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Geschäftsreisen & Coronavirus Informationcenter

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Leitfaden zur Stornierung von Geschäftsreisen aufgrund des Coronavirus

Noch bevor die Regierungen nie da gewesene Reiseverbote erlassen haben, hatten viele Unternehmen bereits damit begonnen, aufgrund der zunehmenden Verbreitung des Coronavirus alle wesentlichen Geschäftsreisen zu unterbinden. 

Wenn Sie Fragen zu Stornierungen von Geschäftsreisen während der Coronakrise haben, hilft Ihnen dieser Leitfaden weiter. Ob Sie Rückerstattungen erhalten, ob Sie Inlandsreisen stornieren sollten, und vieles mehr – wir erleichtern Ihnen die Entscheidung.

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Wie Sie herausfinden, ob Sie eine Geschäftsreise aufgrund von Covid-19 stornieren sollten

Da sich das Coronavirus nahezu weltweit verbreitet, fordern viele Länder ihre Bürger auf, sich Zuhause zu schützen und nicht ins Ausland zu reisen. Gleichzeitig gelten mehrere Reiseverbote. Dutzende Länder haben ihre Grenzen für Ausländer bereits geschlossen.

Zusätzlich werden Flüge gestrichen und einige Flughäfen ganz oder teilweise geschlossen.

Wenn Sie in den nächsten Monaten einen internationalen Flug geplant haben, sollten Sie ernsthaft darüber nachdenken, ihn zu stornieren oder umzubuchen. Andernfalls laufen Sie Gefahr, dass Ihnen im Zielland die Einreise verwehrt wird oder Sie nicht nach Hause zurückkehren können, weil die Flugzeuge am Boden bleiben.

Was ist, wenn meine Reise erst in 2 Monaten oder später stattfindet?

Zu diesem Zeitpunkt ist es schwer zu sagen, wann Reisen wieder so wird wie früher. Viele Messen und Veranstaltungen, die für Oktober und später geplant sind, wurden bis jetzt noch nicht abgesagt. Da Sie noch etwas Zeit haben, ist es wahrscheinlich sicher, jetzt keine Änderungen vorzunehmen und einen Monat vor der Reise eine Entscheidung zu treffen.

Wenn Sie eine Geschäftsreise für die Zukunft planen, zum Beispiel in 3 Monaten, ist es ratsam, den Aufpreis für ein flexibles Ticket oder einen Service wie FlexiPerk zu zahlen. Auf diese Weise können Sie den Flug oder das Hotel ohne zusätzliche Kosten umbuchen oder einen Großteil des Reisepreises zurückerstattet bekommen.

Was ist mit Reisen im Inland?

Inlandsreisen sind derzeit in vielen Ländern rein rechtlich gesehen nicht verboten, können einen jedoch trotzdem vor Herausforderungen stellen. Wenn Sie die Möglichkeit haben, Ihr Ziel mit dem Auto zu erreichen, ist das wahrscheinlich die klügere Wahl.

Wenn Sie sich immer noch nicht sicher sind, ob Sie einen Flug stornieren sollten oder nicht, beachten Sie folgende Punkte:

  • Aktuelle Reisebeschränkungen in Ihrem Land, am Zielort und in Ländern, in denen Sie zwischenlanden
  • Das Risiko, dass Flüge gestrichen oder ganze Flughäfen geschlossen werden
  • Die Anzahl neuer Krankheitsfälle und die momentane Wachstumsrate

Auch wenn man davon ausgehen kann, dass Geschäftsreisen wieder einen Aufschwung erleben werden, entscheiden sich die meisten Geschäftsreisenden, während der Coronakrise alle unnötigen Reisen zu stornieren oder zu verschieben.

Erhält man Rückerstattungen für Geschäftsreisen, die aufgrund des Coronavirus storniert werden?

Wegen der geringeren Nachfrage werden Flüge regelmäßig storniert und die Flugpreise erstattet.

Beachten Sie bei Stornierung einer Reise, dass jede Fluggesellschaft und jedes Hotel eigene Richtlinien hat. Die meisten Anbieter haben ihre Regelungen an die momentane Situation angepasst und erlauben jetzt Stornierungen von Buchungen, die normalerweise nicht oder nur teilweise erstattbar gewesen wären. Die Airline KLM erlaubt zum Beispiel derzeit jedem, der einen Flug mit Abflugdatum bis einschließlich 31. Mai gebucht hat, diesen auf einem späteren Zeitpunkt umzubuchen, ohne die typische Änderungsgebühren zu berechnen. Außerdem kann auch ohne Extrakosten das Reiseziel geändert werden.

Viele Anbieter haben ähnliche Regeln eingeführt und ermöglichen kostenlose Umbuchungen, während Rückerstattungen meistens nicht mehr ausgezahlt werden. Selbst Fluggesellschaften mit sehr großzügigen Kulanzregelungen erstatten während der Coronakrise nur noch Reisen in und aus sehr stark betroffenen Gebieten wie Norditalien.

Weitere Informationen finden Sie im oberen Abschnitt bei den Tarifbedingungen der Airlines und Hotels aufgrund des Coronavirus

Reiseversicherungsschutz

Wenn Ihr Unternehmen eine Reiseversicherung abgeschlossen hat, dann sind Stornierungen infolge der Coronakrise höchstwahrscheinlich in vollem Umfang abgedeckt. Geschäftsreisen verzeichnen weitaus mehr Stornierungen als Urlaubsreisen. Der Kunde könnte Ihnen absagen. Möglicherweise ist der Grund für die Reise nicht mehr relevant. Die Versicherung deckt in der Regel ein breites Spektrum an Stornierungsgründen ab, darunter wahrscheinlich auch die Corona-Pandemie. Wenn Sie eine Reiseversicherung abgeschlossen haben, sollten Sie bei Stornierung den vollen Reisepreis erstattet bekommen und eine Umbuchung gemäß den Bedingungen des Hotels oder der Fluggesellschaft vermeiden.

Reiseversicherungen decken auch Lösegeldforderungen, Terroranschläge, Gepäckverlust und medizinische Notfälle ab. Abhängig von der Art der Geschäftsreisen in Ihrem Unternehmen (Häufigkeit, Anlass der Reisen, Zielländer usw.) brauchen Sie eventuell gar keine Reiseversicherung, die so viel Schutz bietet.

Hier finden Sie einige beliebte Anbieter von Reiseversicherungen, bei denen Stornierungen aufgrund des Coronavirus in einigen oder allen Tarifen abgedeckt sind:

  • Visitor’s Coverage
  • Travel Guard
  • IMG
  • Allianz

Wenn Ihr Unternehmen eine Reiseversicherung hat, befolgen Sie die Anweisungen des jeweiligen Anbieters, um Ihre Reise zu stornieren.

Für eine Alternative zu Reiseversicherungen, die Stornierungen und Umbuchungen zu bezahlbaren Preisen ermöglicht, sehen Sie sich FlexiPerk an.

Die Nutzung von Airline- und Hotelguthaben

Viele Anbieter bieten Gutscheine an, damit Sie sich noch nicht auf ein neues Datum festlegen müssen. Da alle Anbieter unterschiedliche Stornierungsbedingungen und Kulanzregelungen haben, ist es schwer zu sagen, wie oder wann Sie die erhaltenen Airline- oder Hotelguthaben verwenden können.

Es gibt jedoch einen Tipp, den wir Ihnen geben können. Die Reisebloggerin und ehemalige Travel-Managerin Suzanne Wolko sagt: „Eine monatliche Übersicht mit noch ausstehendem Airline-Guthaben hat mir geholfen, die Reisenden zu informieren und sicherzustellen, dass diese das Guthaben auch verwenden.“ Achten Sie darauf, alle Guthaben, die sich in dieser Zeit möglicherweise angehäuft haben, im Blick zu behalten.

Was ist mit Punkten, die bei Treueprogrammen gesammelt wurden?

Weitere Informationen zu den Auswirkungen des Coronavirus auf Airline-Treueprogramme finden Sie im Bereich “Tarifbedingungen der Airlines aufgrund des Coronavirus”

So stornieren Sie eine Geschäftsreise aufgrund des Coronavirus

Schritt 1 – Überprüfen Sie die entsprechenden Stornierungsbedingungen

Wenn Sie über TravelPerk oder eine andere Reisemanagement-Plattform gebucht haben, ist das nicht erforderlich aber möglicherweise hilfreich.

Wenn Sie eine Geschäftsreise für sich selbst oder Ihre Kolleginnen und Kollegen stornieren möchten, müssen Sie zunächst die Richtlinien der Fluggesellschaft überprüfen. Achten Sie auf die neuen Kulanzregelungen für Covid-19/Coronavirus, die ständig aktualisiert und geändert werden.

Sobald Sie herausgefunden haben, welche Optionen die Airline anbietet, können Sie das weitere Vorgehen mit Ihren Kolleginnen und Kollegen oder Vorgesetzten besprechen.

Da die meisten Fluggesellschaften kostenlose Datumsänderungen anbieten, wollen Sie den Flug wahrscheinlich eher umbuchen als ihn einfach zu stornieren. Das ist natürlich nur dann möglich, wenn Sie das zukünftige Datum bereits wissen und es dem Zweck der Reise dient. Sie sollten sich auch darüber informieren, bis wann Sie Ihre Reise umbuchen können. Somit können Sie die Entscheidung eventuell noch etwas verschieben, falls Sie noch nicht genau wissen, wann Sie reisen möchten.

Die meisten Hotels bieten jedoch keine Rückerstattungen an, es sei denn, Sie haben ursprünglich eine flexible Rate mit kostenloser Stornierung gebucht.

Um eine Reise zu stornieren, sollten Sie sich an den richtigen Ansprechpartner wenden:

  • Wenn Sie über eine Reisemanagement-Plattform gebucht haben, kontaktieren Sie den Kundenservice per E-Mail, Chat oder Telefon.
  • Wenn Ihre Reise über eine Agentur für Geschäftsreisen gebucht wurde, kontaktieren Sie Ihren Berater.
  • Wenn Sie Ihre Reise über eine Buchungswebsite im Internet gebucht haben, kontaktieren Sie die Fluggesellschaft oder das Hotel am besten direkt, da die meisten Buchungswebsites keine große Unterstützung anbieten.

Schritt 2 – Nehmen Sie Kontakt auf aber rechnen Sie mit Wartezeiten

Wichtig: Erwarten Sie Verzögerungen und lange Wartezeiten. Egal ob am Telefon, per E-Mail oder im Chat, erwarten Sie nicht, dass Ihr Anliegen schnell gelöst wird, denn die meisten Reisemanagement-Unternehmen, Hotels und Airlines sind mit Stornierungsanfragen überlastet.

Überlegen Sie, wie wichtig Ihr Fall ist. Ist Ihr Flug morgen oder erst in zwei Monaten? Wenn Ihre Reise erst in einem Monat oder später beginnt, schicken Sie eine E-Mail und warten Sie auf eine Antwort. Verschwenden Sie nicht Ihre Zeit und auch nicht die des Kundenservice-Mitarbeiters, wenn Ihr Anliegen auch ein paar Tage später bearbeitet werden kann. Rufen Sie nur an, wenn Ihr Problem in den nächsten 12 Stunden gelöst werden muss.

Wenn Sie für Ihre Geschäftsreisen eine Reisemanagement-Plattform mit eigenem Kundenservice nutzen, müssen Sie nicht bei der Fluggesellschaft oder dem Hotel direkt anrufen.

Wie bereits oben erwähnt, kontaktieren Sie den Kundenservice per E-Mail, Chat oder Telefon.

Schritt 3 – Machen Sie irgendwie klar, dass Sie aufgrund des Coronavirus stornieren

Es mag sich von selbst verstehen, aber wenn Sie versäumen, es im Chat oder in Ihrer E-Mail zu erwähnen, verursachen Sie ein unnötiges Hin-und-Her. Wenn Sie die Stornierung bei einem Kundenservice-Mitarbeiter beantragen, machen Sie klar, dass Sie aufgrund des Coronavirus stornieren.

Der Kundenservice kann die Stornierung dann entsprechend der geltenden Maßnahmen und Regelungen des jeweiligen Anbieters vornehmen. Sie könnten dann von einer höheren Rückerstattung, Reiseguthaben oder kostenlosen Umbuchungen profitieren.

Hinweis: TravelPerk Kunden finden die Kontaktinformationen unseres Kundenservice-Teams (inklusive aller örtlichen Telefonnummern) hier.

So stornieren Sie eine Reise als FlexiPerk-Nutzer

TravelPerk-Kunden, die sich für FlexiPerk angemeldet haben, erhalten eine Rückerstattung des Reisepreises in Höhe von 80% oder mehr.

Auch wenn FlexiPerk-Nutzer zu einer Rückerstattung in Höhe von 80% oder mehr berechtigt sind, ist es trotzdem wichtig, das Coronavirus als Grund für die Stornierung anzugeben.

Hinweis: Mit einer zusätzlichen Gebühr bei jeder Reise erlaubt es FlexiPerk Unternehmen, jede Mietwagen-, Zug-, Hotel- oder Flugbuchung wieder zu stornieren. Hier erfahren Sie mehr über FlexiPerk. Auf TravelPerk können Sie auch flexible Tarife buchen, ohne sich für FlexiPerk anmelden zu müssen.

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