So finden Sie das richtige Reisebüro für Geschäftsreisen

Wenn Sie nach einem anderen Reisebüro für Geschäftsreisen suchen (oder zum ersten Mal mit einem solchen zusammenarbeiten) gibt es zahlreiche Fragen, die Sie sich stellen sollten:

• Brauche ich wirklich ein Reisebüro für Geschäftsreisen?
• Wie finde ich ein Unternehmen, das alle unsere Anforderungen erfüllt und gleichzeitig die Reisekosten senkt?
• Wie merke ich, wenn ich das richtige Reisebüro gefunden haben?

Für die erste Frage gibt es eine eindeutige Antwort: Ja, Sie brauchen ein Reisebüro für Geschäftsreisen oder ein Unternehmen, das Reisemanagementfunktionen anbietet. Sie benötigen eine Lösung, die Technologie mit menschlicher Unterstützung bei der Buchung und während der Reise verbindet. Die zwei weiteren Fragen werden wir in diesem Beitrag ausführlicher beantworten.

46 % der Geschäftsreisenden haben schon einmal eine Hotelbuchung getätigt, die nicht den Reiserichtlinien des Unternehmens entsprach – im Bereich der Geschäftsreisen läuft als eindeutig etwas schief. Missbräuchliche Buchungen von Geschäftsreisen sind ein großes Problem. Ohne Überblick nehmen Buchungen, die nicht den Richtlinien entsprechen, immer mehr zu.

Lesen Sie weiter und erfahren Sie, wie Sie durch eine Reisemanagement-Tool oder ein Reisemanagement-Unternehmen mehr Compliance erzielen und die Zufriedenheit Ihrer Geschäftsreisenden erhöhen.

Was ist ein Reisebüro für Geschäftsreisen?

Ein Reisemanagement-Unternehmen ist ein Dienstleister, der Reisen für Unternehmen bucht und verwaltet. In der Regel arbeitet Ihr Unternehmen mit einer oder mehreren Ansprechpersonen zusammen, die alle Reisen gemäß Ihrer Reiserichtlinien buchen und Reisende unterstützt, während diese unterwegs sind. Durch ein effizientes, organisiertes Management von Geschäftsreisen lassen sich Reiseausgaben reduzieren, die Spesenabrechnung und der Buchungsprozess optimieren sowie das Reiseerlebnis für alle Beteiligten erheblich einfacher gestalten.

Es gibt so viele verschiedene Arten von Reisebüros für Geschäftsreisen, dass sich das Serviceangebot kaum zusammenfassen lässt. Große Unternehmen bieten oft Unterstützung in Dutzenden Sprachen, berechnen jedoch für jeden Anruf Gebühren. Kleinere Unternehmen sind außerhalb der Geschäftszeiten möglicherweise schwerer zu erreichen und sprechen nicht so viele Sprachen, bieten jedoch oft gegen eine monatliche Gebühr einen Premium-Service, der alle Anforderungen abdeckt.

Das haben die meisten Reisebüros für Geschäfts- und Dienstreisen gemeinsam:

• Sie buchen Reisen für Mitarbeiter.
• Sie bieten Reiselösungen und Unterstützung bei Stornierungen, Umbuchungen und ähnlichem.
• Sie verhandeln Gruppen- und Firmentarife.

Vorteile eines Reisebüros für Geschäftsreisen

Es gibt viele Gründe und Vorteile, warum Sie mit einem Reisebüro für Geschäftsreisen zusammenarbeiten können. Sehen wir uns die Top-Vorteile an, die Sie erwarten, wenn Sie ein Geschäftsreiseprogramm nutzen:

• Kompensation von fehlenden internen Ressourcen oder mangelnder Expertise: Vielleicht brauchen Sie keinen internen Vollzeit-Reisemanager und Ihr Büroteam erstickt bereits unter einem Berg anderer wichtiger Aufgaben. Ein Reisebüro für Geschäftsreisen stellt Reiseexperten und die benötigten Services bereit, um die notwendigen Reisevorbereitungen für Ihr Unternehmen zu treffen, ohne dass Sie zusätzliches Personal einstellen müssen.
• Verhandlung von Gruppen- und Unternehmenstarifen: Bei Gruppenreisen und wiederholten, nachhaltigen Reisen können Büros bessere Preise für ihre Kunden aushandeln.
• Unterstützung während der Reise: Wenn Büroleiter die Geschäftsreisenden unterstützen müssen, wird es stressig. Reisende erhalten dann nämlich nachts und am Wochenende vielleicht nicht immer die nötige Hilfe, während der Büroleiter die Belastung durch Überstunden spürt. Ein Reisebüro kann diese Situation entlasten.
• Berichte zu Reiseausgaben: Um Budgets zu optimieren, müssen Unternehmen wissen, welche Abteilungen wie viel für Reisen ausgeben. Reisebüros können die Ausgaben für alle Beteiligten je nach Team, Abteilung oder Projekt aufschlüsseln und Ihnen dabei helfen, einen genauen Überblick über die Reisekosten zu behalten.
• Einhaltung von Richtlinien: Jedes Unternehmen hat gewisse Regeln, die eine Reiserichtlinie bilden. Ein Reisebüro kann diese Richtlinien bei der Buchung einhalten.

Das können Reisebüros für Geschäftsreisen nicht

Es gibt jedoch auch viele negative Seiten bei der Zusammenarbeit mit einem Reisebüro für Geschäftsreisen. Hier die wichtigsten Bedenken:

• Veraltete Technologie für Reisende und Administratoren: Reisebüros kommunizieren hauptsächlich über Telefonanrufe und E-Mails mit ihren Kunden. Moderne Reisende möchten sich jedoch nicht durch ein Telefonat aufhalten lassen. Sie möchten selbst im Rahmen der Unternehmensrichtlinien buchen. Auch viele Administratoren melden sich lieber bei einer Plattform an, um ihre Fragen beantworten zu lassen, als einen Reisebüromitarbeiter per E-Mail um einen Bericht zu bitten. Eine gute Technologie hilft Ihnen auch dabei, nützliche Reisedaten zu generieren, mit deren Hilfe Sie die Geschäftsreiseausgaben Ihres Unternehmens genau verfolgen können. 
• Schlechte Preise und hohe Gebühren: Reisebüros können zwar für einzelne Kunden Sonderpreise aushandeln, bieten jedoch meist nicht die besten Preise für spezielle Reisen. Daneben erheben Sie Gebühren und Aufschläge für jeden Aspekt ihrer Dienstleistungen.
• Fehlende Auswahl und Reiseoptionen: Reisebüros arbeiten mit einigen wenigen Anbietern zusammen. Sie bieten normalerweise keine Billiganbieter wie Southwest Airlines und EasyJet an. Diese sollten Sie in Ihrem Reiseprogramm für Geschäftsreisen jedoch auf jeden Fall aufnehmen, da sie insbesondere für Kleinunternehmen Kosteneinsparungen bei Geschäftsreisen möglich machen.

Glücklicherweise gibt es neben Reisebüros für Geschäftsreisen noch andere Optionen.

Traditionelle Reisebüros für Geschäftsreisen im Vergleich zu Geschäftsreise-Plattformen

Buchen Sie Ihren Urlaub auf Malta auch über ein Reisebüro? Vermutlich nicht. Und warum nicht? Weil es Buchungsseiten wie Expedia und Booking.com für Verbraucher gibt, die all Ihre Bedürfnisse als Reisender erfüllen.

Die Geschäftsreisebranche entwickelt sich in eine ähnliche Richtung.

Wie entwickeln sich Geschäftsreisen anders als Privatreisen?

• Reiserichtlinien müssen einfacher und reibungsloser eingehalten werden.
• Reisen werden nicht aus eigener Tasche mit der persönlichen Kreditkarte bezahlt.
• Es werden Spesenberichte zur Budgetanalyse erstellt.
• Automatisierte Spesenabrechnung

Wie sind die Bedürfnisse von Geschäftsreisenden ähnlich zu jenen von Privatreisenden?

• Bedürfnis nach Autonomie und selbstständiger Buchung
• Zugang zu allen weltweit verfügbaren Flügen, Hotels, Zugverbindungen und Mietwagen
• tolles Benutzererlebnis
• tolle Erfahrung auf dem Mobilgeräten
• Reiseunterstützung in Echtzeit (Endverbraucher hätten dies gerne, bekommen es aber selten. Für Geschäftsreisende ist es jedoch ein Muss.)

Sie sehen also, das Unternehmen zwar andere Bedürfnisse (wie die Einhaltung von Reiserichtlinien und das Erstellen von Spesenberichten) haben, es aber auch viele Ähnlichkeiten zu den Bedürfnissen von Endverbrauchern gibt.

Genau wie beim Urlaub möchten Geschäftsreisende ihre Reisen selbst aus allen verfügbaren Optionen buchen und ein tolles Erlebnis genießen, sei es beim Anruf an den Kundensupport oder beim Überprüfen der Reiseroute auf einem Mobilgerät.

Hier liegt aber auch das Problem: Die überwiegende Mehrheit der Reisebüros für Geschäftsreisen hat sich nicht an diese neuen Standards angepasst. Sie zwingen Mitarbeiter immer noch, bei einer Hotline anzurufen, um eine Reise zu buchen, und stellen jeden einzelnen dieser Anrufe in Rechnung.

Achten Sie also auf eine Kombination aus Technologie und menschlichem Service, wenn Sie nach einem Reisebüro für Geschäftsreisen suchen. Diese Lösungen werden oft auch als Reisemanagement-Plattformen bezeichnet. Es gibt eine bekannte Reisemanagement-Plattformen für Unternehmen. Diese können je nach Größe und Bedarf Ihres Unternehmens gute Optionen sein – es gibt jetzt nämlich agiler Alternativen zu Unternehmen wie Concur.

Im Jahr 2020 und darüber hinaus kann ein Unternehmen, das nur die menschliche Komponente dieser Branche bietet, Ihrem Unternehmen nicht dabei helfen können, die Einhaltung von Reiserichtlinien zu automatisieren. Ein Unternehmen, das sich nur auf Technologie stützt, kann wiederum Ihren Reisenden nicht weiterhelfen, wenn sie in einer fremden Stadt festsitzen und nicht nach Hause kommen können.

Deshalb benötigen Sie sowohl Technologie als auch menschliche Unterstützung.

Darauf sollten Sie bei einem Reisebüro für Geschäftsreisen achten

Um Ihren Reisenden Unterstützung während der Reise zu bieten und Ihrem CFO finanzielle Kontrolle zu verschaffen, benötigen Sie nicht nur eine Kombination aus menschlichem Service und Technologie. Beachten Sie auch diese wichtigen Faktoren. Wir haben eine Liste zusammengestellt, worauf Sie achten sollten.

Einfaches Buchungserlebnis

Reisende sollten in der Lage sein, ihre Reisen selbst zu buchen, wenn sie dies möchten. Zugleich sollte es für die Administratoren einfach und problemlos möglich sein, Reisen für andere zu buchen. Für Administratoren sollten auch leistungsstarke Nachverfolgungsmöglichkeiten gegeben sein, um zu überprüfen, welcher Mitarbeiter sich gerade wo auf welcher Geschäftsreise befindet. 

Reiseauswahl für Verbraucher

Bieten Sie den Reisenden Zugang zu allen gewünschten Fluglinien und Hotelmarken. Senken Sie Ihre Reisekosten bei Flügen, indem Sie Billigfluganbieter wie Norwegian und EasyJet nutzen. Alle Reiseoptionen sollten Ihnen als Unternehmen zur Verfügung stehen, ohne ein eigenes Tool für Endverbraucher verwenden zu müssen. 

Keine versteckten Kosten

Machen Sie sich mit der Gebührenstruktur vertraut, bevor Sie sich bei einem Reisemanagement-Unternehmen anmelden. Achten Sie auf Warnsignale wie Gebühren für Support-Anrufe oder für einfache Routinebuchungen.

Ausgezeichnete Unterstützung während der Reise

Hier kommt das menschliche Element ins Spiel. Derzeit gibt es keine Reisetechnologie, die Sie beruhigen kann, wenn Ihr Flug storniert wurde und Sie dringend zu einer Veranstaltung müssen. Ein echter, lebender Mensch kann Ihnen schnell eine alternative Route finden. Suchen Sie nach Reiseunterstützung, die all Ihren Anforderungen gerecht wird, rund um die Uhr in mehreren Sprachen angeboten wird und gute Bewertungen von Reisenden erhalten hat. 

Integrierte Reiserichtlinien und Freigabeoptionen

Was ist der einzige Weg, Ihre Reiserichtlinie einzuhalten? Hinterlegen Sie Ihre Reiserichtlinien auf der Plattform, über die die Reisen gebucht werden, und verpflichten Sie Ihre Reisenden und Administratoren dazu, dieses Online-Buchungstool zu verwenden. Sie müssen nicht nur ein Tool mit integrierten Reiserichtlinien und Freigabe-Workflows finden, sondern auch sicherstellen, dass diese Tool die oben genannten Anforderungen erfüllt. So garantieren Sie ein großartiges Reiseerlebnis und jeder wird das Tool gerne nutzen. Effektives Geschäftsreisemanagement beginnt jetzt!

Berichte zu Reiseausgaben

Machen Sie Ihre Reiseausgaben unglaublich transparent! Da Reisen auf so vielen verschiedenen Plattformen gebucht werden, ist es sehr schwierig, alle Daten zu erhalten. Denken Sie daran, dass 46 % aller Geschäftsreisenden schon einmal auf Websites für Endverbraucher gebucht haben. Die Daten sind auf verschiedenste Plattformen verstreut und können erst abgerufen werden, wenn sie verrechnet werden. Suchen Sie nach einem Unternehmen oder einer Plattform, die Echtzeit-Berichte für Ihr Finanzteam bietet und Sie bei der Rückerstattung unterstützt.

Innovativ und leicht skalierbar

Der Bereich globaler Geschäftsreisen ist sich noch in der Entwicklung. Tatsächlich geht es gerade erst los. Wenn Sie Reisemanagement-Unternehmen und/oder -Plattformen abwägen, achten Sie darauf, dass das Lösung innovativ, bereit für die Zukunft und skalierbar ist, wenn Ihr Unternehmen wächst.

Wir haben eine umfassende Liste mit Kriterien zusammengestellt, die Sie  bei der Suche nach dem perfekten Reisemanagement-Unternehmen beachten sollten, um die richtige Lösung auszuwählen.

Das erwartet Sie:

• Guide zum Erkennen und Lösen von Problemen mit Ihrem Geschäftsreiseprogramm
• Checkliste als PDF und Excel-Datei, die Sie ausfüllen können, um Ihre unternehmensweite Reiserichtlinie zu verbessern
• Aufschlüsselung aller wichtigen Kriterien bei der Suche nach einer tollen Reisemanagement-Lösung 

Legen Sie los und laden Sie jetzt die kostenlose Vorlage herunter!