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Der Guide für moderne Reisemanager in Unternehmen

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Was ist ein Reisemanager?

Ein Reisemanager ist für alle Aspekte von Geschäftsreisen verantwortlich. Sie arbeiten an den Reiserichtlinien eines Unternehmens mit, treffen Reisevorbereitungen, organisieren und überwachen Reiseausgaben und kümmern sich um das Wohlergehen von Geschäftsreisenden. Nach der Reise ist der Reisemanager dafür verantwortlich, die Daten zu analysieren und darauf basierend zukünftige Reisen zu optimieren und zu verbessern. Dazu sind verschiedenste Fähigkeiten notwendig, unter anderem ein ausgeprägtes Kommunikations- und Organisationstalent sowie messerscharfes, strategisches Denken. 

Bisher wurde die Rolle des Reisemanagers oft vom Büroleiter oder einem Mitarbeiter der Personalabteilung übernommen, der dann Geschäftsreisen neben seinen eigentlichen Tätigkeiten organisierte. Heutzutage erkennen immer mehr Unternehmen aller Größen, welche Vorteile es bietet, einen eigenen Reisemanager im Unternehmen einzustellen. 

Aufgaben eines Reisemanagers

Unternehmensweite Reiserichtlinie

Eine der Hauptaufgaben des Reisemanager ist es, eine Reiserichtlinie für das Unternehmen festzulegen. In dieser werden alle potenziellen Kosten einer Reise berücksichtigt und Regeln und Richtlinien festgelegt, die Mitarbeiter bei der Organisation einer Reise einhalten müssen. Die Richtlinie sollte über folgende Aspekte von Geschäftsreisen im Unternehmen informieren:

  • Buchungsvorgang und genehmigtes Reisebuchungstool
  • zulässige Kosten der Buchung (Hotels, Flüge, Transport an Land)
  • besondere Ausnahmen oder Regeln für teurere Städte oder Routen
  • bevorzugte Anbieter
  • Freigabeprozess für Reisen, die die üblichen Beschränkungen überschreiten
  • Kostenerstattung
  • erlaubte und nicht erlaubte Ausgaben
  • Nachbesprechungsprozess zur Reise
  • Reiseversicherungsträger
  • Sorgfaltspflicht für Anbieter oder Verfahren

Überwachungen von Reiseplänen und -vorbereitungen

In einigen Unternehmen sind Reisemanager dafür verantwortlich, alle wichtigen Aspekte von Geschäftsreisen ihrer Kollegen zu buchen. In anderen Unternehmen wiederum ist dies den Mitarbeitern selbst überlassen. Die beiden wichtigsten Aspekte sind Transport und Unterkunft, zu den Aufgaben zählen jedoch auch die Organisation von Reiseversicherungen, Flughafentransfers und vieles mehr.

Nachdem die Reiserichtlinie des Unternehmens eingeführt wurde, buchen Reisemanager Reisen gemäß den vorab vereinbarten Richtlinien, sodass die Unternehmensführung weiß, dass immer die besten Angebote genutzt werden. Reisemanager kümmern sich auch um genauerer Details zu Transport und Unterkunft. In den meisten Richtlinien für Geschäftsreisen ist zum Beispiel die zu buchende Reiseklasse (z. B. Business oder Economy) sowie die Hotelkategorie festgelegt.

Verwaltung von Ausgaben und Reisebudgets

Ein weiterer, relativ schwer vorhersehbarer Aspekt von Geschäftsreisen sind das Kreditkartenmanagement und die Ausgaben am Ort der Reise. Reisemanager legen vernünftige Ausgabenlimits für Geschäftsreisen fest, um die Nachverfolgbarkeit der Finanzen zu vereinfachen.

Durch ein Ausgabenlimit für Kreditkarten und eine Obergrenze für Spesen haben Unternehmen mehr Kontrolle über ihre Ausgaben für Geschäftsreisen. Für die Moral der Mitarbeiter ist jedoch ein gewisser Grad an Freiheit nötig. Ein Reisemanager ist daher dafür verantwortlich, den Grat zwischen Freiheit und Kosteneffizienz zu finden. Da die Lebenskosten je nach Reiseziel unterschiedlich sind, müssen auch die Ausgabenlimits entsprechend angepasst werden.

Dabei kann es schwierig sein, den richtigen Betrag für die jeweilige Reise abzuschätzen. Ein Reisemanager mit Erfahrung in der Branche ist durch seine Erfahrung und Ressourcen oft eine gute Wahl für das Unternehmen.

Datenanalyse

In den Reiserichtlinien eines Unternehmens sollten alle Eventualitäten bei Geschäftsreisen abgedeckt sein. Dennoch ist es wichtig, bereits getätigte Reisen u analysieren. Der Reisemanager sammelt dazu Daten aus allen Reisen, um fundierte Entscheidungen für die Weiterentwicklung der Reiserichtlinien zu sammeln.

Wenn es beispielsweise immer wieder vorkommt, dass Mitarbeiter bei der Buchung von Reisen das Budget überschreiten, sollte dieser Aspekt untersucht werden. Durch zuverlässige Datensätze, die auf vergangenen Reisen basieren, können Reisemanager Probleme erkennen und im Gespräch mit Mitarbeitern herausfinden, welche Änderungen erforderlich sind.

Finanzdaten sind zu guter Letzt auch hilfreich, um KPIs festzulegen und die Rentabilität von Geschäftsreisen zu analysieren. Büroleiter sehen genau, wie viel für jede Reise ausgegeben wurde und was damit verdient wurde, um so die vorteilhaftesten Reisen zu erkennen.

Einsatz neuer Technologien

Die Technologie für Geschäftsreisen entwickelt sich rasend schnell und Reisemanager müssen damit Schritt halten. Durch verbesserte Buchungstools wird der gesamte Prozess schneller und effizienter für Unternehmen. Mit einer geltenden Reiserichtlinie können Mitarbeiter nun ihre eigenen Reisen buchen und zugleich die Richtlinien einhalten.

Ein weiterer Vorteil der neuen Technologie sind die Daten, die bei Geschäftsreisen entstehen. Tools wie TravelPerk speichern Daten an einem Ort, sodass diese einfach analysiert werden können. Ein weiterer Vorteil der intelligenten Datenspeicherung besteht darin, dass bei der Organisation von Reisen keine mühseligen E-Mail-Korrespondenzen nötig sind.

Durch den Einsatz neuer technologischer Fortschritte haben Mitarbeiter also mehr Autonomie und Reisemanager mehr Zeit, sich auf andere Dinge zu konzentrieren.

Warum ist ein Reisemanager wichtig?

Die Aufwendungen für Geschäftsreisen stellen für Unternehmen nach den Gehältern und Zusatzleistungen an die Mitarbeiter oft den zweitgrößten Kostenpunkt dar. 2020 hatte die COVID-19-Pandemie die Zahl der Geschäftsreisen zwar stark reduziert, diese Entwicklung kehrt sich jedoch immer schneller wieder um und wird in den kommenden Jahren voraussichtlich wieder auf das Niveau vor der Krise zurückkehren. Beides führt dazu, dass Geschäftsreisen weiterhin eine große Rolle bei den Ausgaben eines Unternehmens spielen werden. Es ist daher eine gute Idee, Geschäftsreisen professionell zu managen.

Ähnliche Fragen

Was ändert sich, wenn man einen Reisemanager einsetzt?

Ein Reisemanager ist ein starkes Kontrollelement für Geschäftsreisen. Werden diese nicht gemanagt, kann dies zu mangelnder Koordination und in weiterer Folge zu erhöhten und unerwarteten Kosten bei der Organisation von Reisen führen. Ein Reisemanager ist stets bestrebt, Geschäftsreisen für die Teammitglieder noch besser zu machen und verpflichtet sich, die Sicherheit und das Wohlbefinden seiner Kollegen zu gewährleistet. 

Worin unterscheidet sich ein Reisemanager von einem Reisebüro?

Ein Reisemanager ist für die Organisation und strategische Ausrichtung von Geschäftsreisen im Hintergrund verantwortlich. Er empfiehlt Richtlinien, legt Referenzpreise fest und gibt den Mitarbeitern Empfehlungen – und das Allerwichtigste: Er ist normalerweise im Unternehmen angestellt.

Ein Reisebüro dagegen bucht lediglich Flüge, Unterkünfte und andere Punkte von Geschäftsreisen. Durch das Aufkommen neuer Technologien wie TravelPerk können diese Aufgaben einfach vom Reisemanager übernommen werden, sodass sie im perfekten Einklang mit den Reiserichtlinien des Unternehmens abgewickelt werden können.