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Der komplette Leitfaden für Reiserichtlinien

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Ein praktischer Leitfaden für Reiserichtlinien

Travel Manager bei der Erstellung einer Geschäftsreiserichtlinie am Computer

Wenn es darum geht, eine Reiserichtlinie für Geschäftsreisen zu erstellen, ist es verlockend, sie schnellstmöglich zu schreiben und abzuhaken. Allerdings beeinflusst Ihre Richtlinie die Entscheidungen und den Arbeitsalltag von Geschäftsreisenden, Reisemanagern und der Finanzabteilung.. 

Die perfekte Richtlinie hilft Ihnen dabei, Ihre Geschäftsreisen zu konsolidieren, sodass sie sehr viel einfacher zu abzuwickeln sind. Falls Sie einige Fallstricke nicht beachten, verpuffen Richtlinien leider häufig – und haben keine Wirkung auf das Reiseverhalten im Unternehmen. 

Zu Beginn dieses Leitfadens erklären wir kurz, was eine Reiserichtlinie für Geschäftsreisen ist und welche Vorteile sie Ihrem Unternehmen bringen kann. Anschließend erfahren Sie Wichtiges zu folgenden Themen: bewährte Praktiken, Tipps zum Verfassen der Richtlinie, eine anpassbare Vorlage für Ihre Reiserichtlinie, wie Sie nahezu volle Konformität erreichen, wie Sie Reisefreigaben technisch umsetzen und wie Sie den Buchungsvorgang für Geschäftsreisen automatisieren.

Was sind Richtlinien für Geschäftsreisen?

Eine Reiserichtlinie, auch als Travel Policy bekannt, legt im Wesentlichen die Regeln des kompletten Reiseablaufs fest. Sie beschreibt wie Ihre Mitarbeiter Dienstreisen buchen können, genehmigen lassen und abrechnen sollen. Meistens erstellen Finanz- oder Reisemanager die Reiserichtlinien und klären darin beispielsweise ab, ob Mitarbeiter in der Business-Class fliegen dürfen, wie viele Wochen im Voraus sie Reisen buchen sollen oder ob es besondere Vorsichtsmaßnahmen für allein reisende Mitarbeiter zu beachten gibt.

Eine umfassende Reiserichtlinie informiert in der Regel über Folgendes:

  • Buchungsprozess und genehmigtes Reisebuchungstool
  • Obergrenzen für Kosten (Übernachtungen, Flugreisen sowie andere Reisemittel und Verpflegungskosten)
  • Sonderregeln oder Ausnahmen für teurere Städte oder Strecken
  • Bevorzugte Reiseanbieter
  • Genehmigungsverfahren für Reisen außerhalb der Richtlinie
  • Rückerstattungsprozess
  • Zulässige und nicht erstattungsfähige Ausgaben
  • Nachbesprechung der Reise
  • Reiseversicherung
  • Sicherheits- und Gesundheitsmanagement

Eine Reiserichtlinie steuert nicht nur den Buchungsvorgang. Sie regelt zahlreiche Aspekte der Geschäftsreise und betrifft verschiedenste Mitarbeitergruppen.

Warum eine Reiserichtlinie für Geschäftsreisen erstellen?

Klare Vorgaben schaffen mehr Fairness für alle Reisenden.

Reiserichtlinien sind nicht bloß ein Gewirr von Regeln, die für Frust und Ärger sorgen. Vielmehr können sie sich positiv auf Geschäftsreisende und Unternehmen auswirken. Hier sehen Sie, wie:

Vorteile für Reisende

  • Flexibilität und Autonomie, eigene Reisen innerhalb der Richtlinien zu buchen 
  • Mehr Sicherheit (sowohl im Bezug auf Erstattungsfähigkeit als auch auf die Wahl der Anbieter und ggf. die Sicherheit am Zielort)
  • Mehr Klarheit bei der Reiseplanung und -buchung

Vorteile für Unternehmen

  • Weniger unvorhergesehene Kosten bei Reisen und mehr Kontrolle
  • Weniger Stress und Frust wegen der Reisekostenabrechnung und Kostenerstattung
  • Mehr Fairness und Transparenz förderneine positive Unternehmenskultur

Was sollen Reiserichtlinien enthalten?

Die Richtlinie für Ihre Geschäftsreisen legt fest wie Mitarbeiter reisen sollten, was während der Reise zu beachten ist und wie die anfallenden Kosten und Aufgaben nachbearbeitet werden sollen. Dabei können Richtlinien mehr oder weniger komplex ausfallen. Ein paar Punkte sollte Ihre Richtlinie aber in jedem Fall beinhalten.

Es ist wichtig, dass Sie darin Ihren genehmigten Buchungsablauf bzw. Ihr Tool für Buchungen klar anführen. Möchten Sie, dass Ihre Mitarbeiter über eine einzige Geschäftsreiseplattform buchen, damit Sie Ihre Reiseausgaben konsolidieren können? Wollen Sie, dass Reisende richtlinienkonform selbst buchen, oder soll lieber ein Zuständiger im Business Travel Management alles buchen?

Ihre Richtlinie sollte auf jeden Fall nicht-erstattungsfähige Kosten klar auflisten. So wissen Reisende, wofür sie keine Erstattung erhalten und die Firmenkarte wird nicht mit unnötigen Ausgaben belastet.

Die Reiserichtlinie ist auch der ideale Platz, um den Erstattungsprozess zu erklären. Schließlich ist diese Information wichtig für Mitarbeiter und es gibt ihnen guten Grund, sich die Richtlinie anzusehen.

Zu guter Letzt (aber nicht weniger wichtig) sollten Sie alle notwendigen Informationen zur Reisesicherheit einfügen. Was müssen Reisende bei einem Notfall auf Reisen tun? Wen sollten sie dabei kontaktieren? Welche Versicherungen sind für sie verfügbar? Was ist am Zielort zu beachten?

Alle diese Punkte erhalten Sie in unseren kostenlosen Muster-Reiserichtlinie und im Abschnitt zur Erstellung einer Richtlinie.

Häufige Probleme bei Reiserichtlinien

Sie möchten sicher nicht, dass Ihre Reiserichtlinien buchstäblich oder virtuell vor sich hin stauben. Leider passiert das in (zu) häufig. Wir beobachten, das viele Reiserichtlinen an folgenden Problemen scheitern? :

  • Reiserichtlinien sind kompliziert und übermäßig bürokratisch
  • Kaum jemand liest ewig lange Richtlinien  und vieles wirdschnell vergessen
  • Reiserichtlinien sind nicht in das Tool zur Buchung integriert

Herausforderungen von Reiserichtlinien in Zahlen 

  • 64 % der jüngeren Mitarbeiter (Millenials) verstehen die Reiserichtlinie zwar, buchen ihre Dienstreise aber trotzdem außerhalb davon.
  • 72 % aller Unternehmen können mit der Reiserichtlinie ihr Compliance Ziel nicht erreichen.
  • mind. 50 % aller Hotelbuchungen verlaufen nicht gemäß der Reiserichtlinien.

Einige Probleme lassen sich lösen, wenn die Anforderungen des Unternehmens und die Bedürfnisse der Reisenden in den Richtlinien auch wirklich berücksichtigt werden. Verläuft die Hälfte der Reisen nicht richtlinienkonform, liegt das vielleicht an veralteten Reisebudgets, die nicht den aktuellen Reisekosten oder Anforderungen entsprechen. Vielleicht reisen Sie auch oft Last-Minute und verstoßen damit gegen selbst festgelegte Richtlinien.

Am besten sollte die Richtlinie so praxisnah wie möglich sein und mit moderner Technologie umgesetzt werden. Dokumente wie ein Wiki, eine Word-Datei oder ein PDF allein bringt es nicht. 

Sie benötigen eine Richtlinie, die Teil Ihrer Buchungsplattform ist.

Binden Sie Ihre Reiserichtlinie in den Buchungsablauf ein

Ein Dokument allein hat kaum Einfluss auf die Ausgaben der Mitarbeiter, daher brauchen Sie eine technische Lösung für die Buchung von Geschäftsreisen innerhalb der Richtlinien. Nutzen Sie ein Buchungstool mit integrierten anpassbaren Reiserichtlinien und Genehmigungsprozessen. Auf diese Weise können Reisende oder Administratoren selbst buchen, sofern die betreffende Reise richtlinienkonform ist. Andernfalls wird der zuständige Manager oder die Finanzabteilung über die beantragte Reisebuchung benachrichtigt (abhängig den Einstellungen für den Reisenden oder die Abteilung).

Jetzt, wo wir dargelegt haben, was eine Reiserichtlinie ist und warum sie wichtig ist, geben wir als nächstes Tipps zur richtigen Erstellung einer Richtlinie. Hier erhalten Sie umsetzbare Tipps von der Erstellung der Reiserichtlinie bis hin zur verbesserten Compliance.