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Der komplette Leitfaden für Reiserichtlinien

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So erstellen Sie eine Reiserichtlinie für Geschäftsreisen

Zwei Mitarbeiter diskutieren über die Erstellung einer Reiserichtlinie

Vielleicht zweifeln Sie daran, dass eine Reiserichtlinie wirklich notwendig ist. Viele Geschäftsreisende buchen bei Billigfluglinien und so haben Sie vielleicht in Ihrem Unternehmen keine Probleme mit zu hohenReiseausgaben. Eine gute Reiserichtlinie umfasst allerdings nicht nur, was Mitarbeiter bei ihrer Auswärtstätigkeit auf Reisen mit ihrer Firmenkarte kaufen oder wie viel sie bei Flügen oder Übernachtungen ausgeben können. 

Eine Reiserichtlinie ist viel mehr als das. Mit ihr können Sie Dienstreisen so abwickeln, dass sie nicht unnötig viel Zeit für die Nachbearbeitung im Backofficerauben. Außerdem sorgen Sie damit für die Sicherheit Ihrer Reisenden.

So verfassen Sie eine Reiserichtlinie, die Mitarbeiter auch wirklich einhalten

Für Ihr Unternehmen ist eine Richtlinie sicherlich vorteilhaft, doch genauso wichtig sind dabei Ihre Mitarbeiter. Wenn Sie die Anforderungen Ihrer Mitarbeiter einbeziehen, können Sie die Richtlinie so gestalten, dass diese tatsächlich für sie nützlich ist.

Hier sind zwei wesentliche Wege, um dies umzusetzen:

  • Integrieren Sie Informationen, die Mitarbeiter interessieren (z. B. Rückerstattung und Sicherheit) – wenn Mitarbeiter auf Ihre Richtlinie verweisen müssen, beschäftigen sie sich eher damit. Binden Sie Ihre Vorgaben zu Reisekosten und das Erstattungsverfahren ein, damit Mitarbeiter genau wissen, was sie ausgeben dürfen. Beschreiben Sie auch Vorgehensweisen für Reiseversicherungen und Notfälle. 
  • Weisen Sie klar auf das genehmigte Reisebuchungstool mit integrierten Richtlinien hin – Sie sollten nicht erwarten, dass sich Mitarbeiter die erlaubten Tagessätze für 100 verschiedene Städte merken. Mit Ihrer Reiserichtlinie können Sie Mitarbeiter auf das genehmigte Reisebuchungstool erinnern. Darin sollten Mitarbeiter Richtlinien zu Budgets pro Strecke und Reiseziel und auch zum Genehmigungsverfahren finden. Im gewählten Tool sollten Sie auch einstellen können, ob bei Buchungen außerhalb der Richtlinien direkt eine Freigabeanfrage an den jeweiligen Travel Manager gesendet wird.

Alle Tipps direkt umsetzen? Werfen Sie einen Blick in unser Muster für Reiserichtlinien. 

So verfassen Sie eine Reiserichtlinie –  Schritt für Schritt

Werfen wir nun einen Blick darauf, wie Sie eine sinnvolle Richtlinie schreiben. Legen Sie Ziele und Prioritäten für Änderungen fest, binden Sie wichtige Kollegen ein und beurteilen Sie die funktionierenden Aspekte und Problemfelder Ihrer aktuellen Richtlinie.

Bewerten Sie Ihre aktuellen Richtlinien oder Methoden

Ist Ihre Richtlinie veraltet oder haben Sie gar keine?

Bevor Sie zu einer neuen Vorlage greifen, sollten Sie die aktuellen Richtlinien und das Reisemanagement überprüfen. Was funktioniert und was weniger gut? Involvieren Sie dazu relevante Mitarbeitergruppen in ein Kick-off-Meeting.

Setzen Sie Ziele und Prioritäten

Bestimmen Sie zwei oder drei Beweggründe für die Überarbeitung der Richtlinie. Grund dafür könnte ein wachsendes Team sein, dessen Anforderungen Sie erfüllen wollen. 

Hier sind mögliche Ziele für die Aktualisierung Ihrer Reiserichtlinie:

  • Weniger Verwirrung bei Geschäftsreisenden
  • Weniger manuelle Arbeitsschritte für Administratoren
  • Höhere Compliance bei Reiserichtlinien
  • Niedrige unnötige Reiseausgaben
  • Erhöhter Schutz und Sicherheit für Reisende
  • Verbesserte Kostenkontrolle der Reiseausgaben
  • Höhere Mitarbeiterzufriedenheit

Involvieren Sie Stakeholder

Die Unternehmensgröße und -struktur bestimmen, wer Ihre überarbeitete Travel Policy absegnen muss. Wir alle haben alle Hände voll zu tun. Manche Kollegen werden den ganzen Prozess über beteiligt sein. Anderen wiederum können Sie auch einfach eine entsprechende Freigabeliste geben, um deren Zeit nicht übermäßig zu beanspruchen.

Die folgenden Personen sollten Sie bei der Erstellung der Reiserichtlinie einbeziehen oder die finale Version überprüfen lassen:

  • Reisemanager Bringt Einblicke in das Reiseverhalten, die Richtlinienziele und Informationen zu Reiseanbietern, ausgehandelten Tarifen und vielem mehr.
  • Office Manager – Kennt Probleme mit dem Buchungsprozess und dem Reisesupport und hilft beim Setzen von Zielen, um Richtlinien und Abläufe zu verbessern.
  • CEO – Verschafft Einsicht in die Compliance- und Kosteneinsparungsziele und bringt Ideen zur Optimierung der Reisekostenabrechnung ein.
  • COO – Unterstützt bei der Zielsetzung zur Optimierung von Prozessen und Zeitaufwand sowie bei der Erhöhung der Fürsorgepflicht und Compliance.
  • Vielreisende – Wissen, was bei der aktuellen Reiserichtlinie funktioniert und was nicht, und können als Stimme für Mitreisende wirken.
  • HR – Versteht die Anliegen und Erwartungen von Mitarbeitern und hat andere Ziele für Reisen (wie die Personaleinstellung) als Vertrieb oder Marketing.

Involvieren Sie diese Kollegen und erstellen Sie gemeinsam eine Richtlinie, die die Bedürfnisse aller Betroffenen berücksichtigt. Um allen Beteiligten so wenig Zeit wie möglich wegzunehmen, sollten Sie ein Kick-off-Meeting zur Zielfestlegung organisieren. Danach können Sie die verschiedenen Bereiche der Vorlage unabhängig voneinander gestalten. Zum Abschluss sollten Sie alle Beteiligten in ein Meeting einbeziehen, um die Richtlinie vor der Freigabe nochmals zu überprüfen. 

Reisemanagement und Freigabeprozess festlegen

Entscheiden Sie sich zu Beginn über Flexibilität und Kontrolle hinsichtlich der Reisebuchungen und des Freigabeprozesses. Wenn Sie diese Aspekte festlegen, werden andere Entscheidungen leichter fallen.

  • Reisemanagement – Werden Mitarbeiter über Ihr Geschäftsreisetool selbst buchen? Oder kümmert sich weiterhin ein Administrator/Reisemanager um die Reiseplanung- und buchung? Wie viel Flexibilität und Autonomie wollen Sie den Reisenden einräumen? 
  • Striktheit – Wie streng sollen die Richtlinien im Buchungstool sein, wenn Reisende für sich selbst buchen dürfen? Möchten Sie eine Geschäftsreise außerhalb der Richtlinien erlauben und dabei bloß eine Mitteilung an den Manager senden? Oder soll dabei eine Genehmigung notwendig sein? Wollen Sie, dass Reisende die gewünschten Daten für die Dienstreise auswählen können und dann eine Genehmigung für alle Reisen anfordern müssen?

Wenn Sie und Ihre Kollegen sich noch uneinig über das Business Travel Management von Dienstreisen sind, ist es schwierig, eine entsprechende Richtlinie zu verfassen und den Freigabeprozess innerhalb Ihres Bbuchungstools zu gestalten. Involvieren Sie daher rechtzeitig alle wichtigen Stakeholder.

Entscheiden Sie, was Ihre Richtlinie enthalten soll

Nun sollten Sie entscheiden, was Ihre Richtlinie beinhalten soll. Nachfolgend haben wir die Grundlagen in einer Übersicht zusammengefasst. Details dazu erfahren Sie weiter unten in diesem Leitfaden.

Diese Elemente gehören in jede Richtlinie:

  • Eine kurze Einleitung und Erklärung, warum die Richtlinie wichtig für Mitarbeiter ist und was sie darin finden 
  • Ihr zugelassener Buchungsablauf und die genehmigte Reiseplattform
  • Erstattungsfähige Ausgabenkategorien mit Details zu den Beträgen
  • Nicht erstattungsfähige Ausgaben (damit Reisende wissen, was sie selbst bezahlen müssen, wenn sie etwas außerhalb der Kategorien kaufen)
  • Wie Reisekostenabrechnungen und Erstattungsanträge eingereicht werden müssen
  • Kontaktdetails zum Reisesupport, zur Reiseversicherung, zu den Anbietern im Bereich der Fürsorgepflicht und Information zum Notfallschutz

Kleine Unternehmen benötigen in ihrer Reiserichtlinie vielleicht nur ein paar wenige Städte und Reisestrecken, während Konzerne möglicherweise für jede größere Stadt und Strecke Obergrenzen angeben müssen.

Verfassen Sie Ihre Richtlinie und holen Sie die Zustimmung der Stakeholder ein

Erstellen Sie nun Ihre Richtlinie und fügen Sie auch die oben genannten Punkte ein. Sprechen Sie diese mit allen Betroffenen ab und nicht nur den Führungskräften. Bitten Sie auch einen oder mehrere Vielflieger bzw. -reisende um Feedback, damit die Richtlinie so verständlich und präzise wie möglich ist.

Richten Sie eine automatische Reiserichtlinie ein, die bei der Buchung wirkt

Sobald Sie Ihr Richtliniendokument überarbeitet haben, sollten Sie eine automatisierte Version erstellen, um Reisebuchungen in Echtzeit überwachen zu können. Eine automatisierte Reiserichtlinie sperrt oder erlaubt Reisebuchungen basierend auf Ihren Parametern. Sie berücksichtigt dabei automatische von Ihnen eingetragene Budgets für Übernachtungskosten, Fahrtkosten, Flugreisen, Bahnfahrten, Dienstwagen sowie andere Reisemittel usw. Hier erfahren Sie mehr über die automatisierte Reisefreigabe. 

Im Folgenden finden Sie weitere Tipps und anpassbare Muster-Richtlinien, um diese in kurzer Zeit zu integrieren.