Der komplette Leitfaden für Reiserichtlinien

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Vorlage für Reiserichtlinien

Frau mit einer Vorlage für Reiserichtlinien

Unsere Vorlage für Reiserichtlinien nimmt Ihnen viel Arbeit ab. Unsere Erfahrung mit tausenden Kunden weltweit und das Wissen vieler Travel Manager und Experten hat uns geholfen,  die wichtigsten Bestandteile einer Richtlinie zu ermitteln. Daraus entwickelten wir eine leicht verständliche und einfach anpassbare Vorlage. Hier können Sie unsere Vorlage herunterladen.

Was beinhaltet unser Muster für Reiserichtlinien?

Unsere Vorlage für Geschäftsreiserichtlinien für Reisende aus Großbritannien, den USA oder der EU umfasst die folgenden sechs Hauptabschnitte. Wir haben die Vorlage so gestaltet, dass sie leicht zu lesen und anpassbar ist.

Eine ideale Reiserichtlinie enthält diese Abschnitte:

  1. Einleitung
  2. Ablauf der Reisebuchung
  3. Kostenkategorien
  4. Nicht erstattungsfähige Ausgaben
  5. Reisekostenabrechnung und Erstattungsverfahren
  6. Geschäftsreise-Support, Sicherheit und Fürsorgepflicht

Werfen wir einen Blick darauf, was Sie in jedem Bereich einfügen sollten.

Muster-Reiserichtlinie herunterladen

Abschnitt 1. Einleitung Ihrer Reiserichtlinie

Ihre Richtlinie benötigt immer eine Einleitung. Warum? Sie möchten Mitarbeitern klarmachen, dass Ihre Richtlinie nicht bloß ein bürokratisches Monster ist. Sie sollten verdeutlichen, dass die Richtlinie in Erster Linie FÜR Ihre Mitarbeiter existiert.. Wir empfehlen, die wichtigsten Vorteile Ihrer Reiserichtlinie in einer Liste zusammenzufassen, damit Sie Ihre Mitarbeiter von Anfang an mitnehmen

Wenn Sie verschiedene Reiserichtlinien für Abteilungen oder Mitarbeitergruppen haben, dann sollten Sie in diesem Abschnitt auch direkt erwähnen, wen die jeweilige Richtlinie betrifft und welche spezifischen Mehrwerte es gibt.

Tipp: Nennen Sie zu Beginn die Vorteile der Richtlinien-Compliance, wie etwa mehr Sicherheit und Support auf Reisen. Somit wissen Mitarbeiter, warum sie die Vorgaben einhalten sollten.

Abschnitt 2. Buchen von Reisen

Im zweiten Teil unserer kostenlosen Muster-Reiserichtlinie finden Sie alles, was Ihre Mitarbeiter über das Buchen von Reisen wissen müssen.

  • Wie die Reise zu buchen ist – Was ist Ihr genehmigter Ablauf, Ihre Methode und/oder Plattform zum Buchen von Reisen? Wenn Ihr Unternehmen eine Reiseplattform zum richtliniengerechten Buchen hat, nennen Sie diese. Andernfalls geben Sie Kontaktdaten des Zuständigen für die Reisebuchung an.
  • Einsatz von Treueprogrammen – Viele Unternehmen verbieten es Reisenden, Punkte für persönliche Vielflieger-Programme oder ähnliche Kundenbindungsprogramme zu sammeln. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern vertrauen, dass sie richtig handeln, können Sie dies jedoch erlauben und einen Satz in Ihre Richtlinie aufnehmen wie „Mitarbeiter können sich nicht aufgrund von Treuepunkten für teurere Optionen entscheiden“.
  • Freizeitverlängerung – Manche Geschäftsreisende möchten ihre Reise über das Wochenende verlängern oder einige Urlaubstage aufbrauchen. Fügen Sie Regeln für Freizeitverlängerungen bzw. „Bleisure Travel“ hinzu, z. B. wie viel mehr der Rückflug oder ein anderes Reisemittel höchstens kosten darf.

Tipp: Legen Sie klar dar, wie Geschäftsreisende buchen sollen. Nutzen Sie eine unternehmensweite Buchungsplattform, um alle Reisen an einem Ort zu verwalten. 

Abschnitt 3. Kategorien für Ausgaben

Zum Zweck der Reisekostenabrechnung sollten Sie festlegen und klar kommunizieren, was Mitarbeiter bei ihrer Auswärtstätigkeit ausgeben dürfen. 

In diesem Abschnitt unserer Reiserichtlinienvorlage teilen wir die Ausgaben für Geschäftsreisen nach den üblichen Kategorien auf: Flugkosten und andere Verkehrsmitteln, Übernachtungen, Essen und Unterhaltung sowie persönliche Telefonnutzung.

Die folgenden Angaben sollen in den einzelnen Ausgabenkategorien enthalten sein:

Flüge

  • Genehmigte Buchungsplattform oder -methode
  • Bevorzugte Anbieter (falls vorhanden)
  • Regeln, ob Buchungen für die Business Class erlaubt sind, z. B. bei bestimmten Flugreisen von Mitarbeitern einer höheren Führungsebene
  • Wie viele Tage im Voraus die internationalen Reisen gebucht werden müssen
  • Wie lange im Voraus bei Flügen im Inland gebucht werden soll

Unterkunft

  • Erlaubtes Buchungstool oder -verfahren
  • Obergrenzen für Verpflegungskosten pro Reiseziel
  • Bevorzugte Anbieter und Details zu ausgehandelten Tarifen (falls vorhanden)
  • Regeln bei Hotelbuchungen für Standardzimmer und Upgrades, z. B. sind Standardzimmer erforderlich, aber Zimmer-Upgrades erlaubt, wenn keine zusätzlichen Kosten anfallen
  • Erstattungsfähige Übernachtungskosten und Parkgebühren vor Ort
  • Regeln für die Buchung von Airbnb- oder anderen Apartments

Schienenverkehr

  • Genehmigte Buchungsplattform oder -methode
  • Erlaubte Fahrtkosten und Kategorien, zum Beispiel Economy

Taxis und Mitfahrgelegenheiten

  • In welchen Fällen Taxis und Mitfahrgelegenheiten erlaubt sind, z. B. nur, wenn öffentliche Verkehrsmittel nicht möglich sind
  • Budgetgrenze pro Ticket inklusive Trinkgelder

Mietwagen und Privat-PKW

  • Gestattete Mietwagenklasse, z. B. Kompakt- oder Mittelklasse
  • Wie viele Mitarbeiter sich einen Mietwagen teilen müssen, wenn sie gemeinsam reisen
  • Wie viel pro Kilometer (oder Meile) erstattet wird

Essen und Freizeitgestaltung

  • Erstattungsfähiger Betrag für Mahlzeiten 
  • Bzw. alternativ ein Tagesbudget bzw. eine Pauschale
  • Richtlinien für Teammahlzeiten, z. B. wer den Betrag genehmigt
  • Regeln zum Einladen von Kunden, z. B. was erlaubt ist

Persönliche Telefonnutzung

  • Erstattungsfähiger Betrag oder Prozentsatz der Handyabrechnung für die Dauer der Reise
  • Sind Schäden oder Diebstahl des persönlichen Telefons auf einer Dienstreise erstattungsfähig, wenn ja, bis zu welchem Betrag?

Tipp: Unsere Muster-Reiserichtlinie enthält bereits alles. Tragen Sie einfach die Beträge, die zugelassenen Anbieter und weitere Angaben zu jeder erstattungsfähigen Ausgabenkategorie ein. Was nicht zu Ihrem Unternehmen passt, können Sie einfach entfernen.

Abschnitt 4. Nicht erstattungsfähige Ausgaben

Fügen Sie eine Liste mit den möglichen Reisekosten hinzu, die nicht erstattet werden. Hier finden Sie einige Beispiele dafür, die möglicherweise in Ihre Reiserichtlinie passen:

  • Einkäufe im Flugzeug
  • Kosten für Übergepäck
  • Kinderbetreuung, Haustierbetreuung und Tierpensionen
  • Hygieneartikel oder Kleidung
  • Clubmitgliedschaften bei Fluggesellschaften
  • Minibar- und Bar-Abrechnungen
  • Wäscherei oder Textilreinigung
  • Geldstrafen für Falschparken oder Verkehrsverstöße
  • Umbuchungsgebühren für Flugtickets
  • Bahnreisen in der ersten Klasse
  • Premium-, Luxus- oder Elite-Mietwagen
  • Filme, Online-Unterhaltung oder Zeitungen
  • Nutzung von Spas und Fitnessstudios
  • Blumen, Süßigkeiten und Konditorwaren
  • Zimmerservice
  • Zusätzliche Betten oder Bettwäsche
  • Kleidung
  • Schadensmeldung am privaten PKW
  • Versicherung der Autovermietung

Tipp: Bestimmen Sie gemeinsam mit den wichtigsten Stakeholdern, wie Ihrem CFO und ein paar Ihrer viel reisenden Mitarbeiter, welche Kosten von Reisenden fairerweise selbst getragen werden sollen.

Abschnitt 5. Reiseabrechnung und Erstattungsprozess

Fügen Sie zur Kostenabrechnung und Rückerstattung Folgendes hinzu:

  • Tool / Diensleister zur Spesenabrechnung
  • Was ist erstattungsfähig und was nicht?  (z. B. wenn eine Reise mit Ihrer zugelassenen Buchungsplattform gebucht wird)
  • An wen werden Reisekostenabrechnungen gesendet
  • Was ein Erstattungsantrag enthalten muss
  • Deadlines für Erstattungsanträge
  • Übliche Bearbeitungsdauer für die Kostenerstattung

Tipp: Geben Sie klar an, welches Tool Mitarbeiter für Reiseausgaben und Erstattungsanträge nutzen müssen.

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Abschnitt 6. Support, Sicherheit und Fürsorgepflicht

Mitarbeitern ist Sicherheit auf Reisen natürlich wichtig, das sollte sie auch Ihrem Unternehmen sein.Als Arbeitgeber haben Sie außerdem eine gesetzliche Fürsorgepflicht. Informieren Sie in Ihrer Reiserichtlinie daher in jedem Fall über den Support, die Reiseversicherung und Ihre Lösung zur Abdeckung der Fürsorgepflicht.

  • Mitarbeiter-Tracking – Weisen Sie Ihre Kollegen darauf hin, dass ihr aktueller Aufenthaltsort auf Dienstreisen nachverfolgt wird, wenn sie über die zugelassene Buchungsplattform buchen. Somit können Sie im Notfall Hilfsmaßnahmen einleiten. Wenn Sie nicht wissen, wo sich die Reisenden aufhalten, können Sie sie nicht unterstützen! Fügen Sie deshalb den Namen des zugelassenen Tools hinzu. Was, wenn Mitarbeiter aus einem berechtigten Grund auf einem anderen Online-Portal buchen müssen? Erklären Sie präzise, was sie in diesem Fall tun müssen, damit Reisen nachverfolgt werden können.
  • Support auf Reisen – Wen sollen reisende Mitarbeiter bei Stornierungen, Änderungen usw. anrufen? Führen Sie Kontaktmöglichkeiten via Chat oder Kontaktdaten wie Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Ähnliches auf. Geben Sie alle regions- und sprachenspezifischen Nummern an.
  • Notfallschutz – Nennen Sie Ihre Lösung zur Abdeckung der Fürsorgepflichten (falls vorhanden) und die Details Ihrer Versicherungspolice. Fügen Sie alle wichtigen Angaben, Nummern und Namen zu Notfallkontakten ein, damit Mitarbeiter immer die richtigen Kontakte zur Hand haben.

Tipp: Geben Sie alle notwendigen Details zum Support, zur Versicherung und Sicherheit an, damit Reisende alles an einem Ort finden und Sie sie zum Lesen Ihrer Richtlinie bewegen.

Wie Sie Ihre Reiserichtlinie einführen

  • Anpassen – Passen Sie die Muster-Reiserichtlinie an und stellen Sie sie fertig. Arbeiten Sie gemeinsam mit Kollegen an notwendigen Änderungen und Anpassungen der Richtlinie. Fügen Sie alle wichtigen Details wie Reiseversicherung, Verpflegungskosten etc. ein.
  • Automatisieren – Aktualisieren Sie Ihre Geschäftsrichtlinie. Erstellen oder überarbeiten Sie Ihre automatisierte Reiserichtlinie, damit Reisende und/oder Administratoren richtliniengerecht buchen können.
  • Einsetzen – Bringen Sie die Änderungen bei den Mitarbeitern an. Je nach Unternehmensgröße geben Sie das neue Richtliniendokument und die automatisierte Richtlinie an alle Mitarbeiter oder eine erste Stichprobe weiter.
  • Zuhören – Sammeln Sie Feedback von Mitarbeitern. Erfahren Sie dabei, ob die Reiserichtlinie klar verständlich ist und ob das von Ihnen genehmigte Tool und die automatisierte Richtlinie auch wirklich benutzerfreundlich sind.

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