Guide complet sur les politiques de voyages d’entreprise

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Exemple de politique de voyage

Avec notre modèle de politique des dépenses de voyage, nous avons fait le plus gros du travail pour vous. Nos échanges avec des responsables de voyages nous ont permis de découvrir les éléments essentiels d’une politique. C’est ainsi que nous avons pu concevoir une politique concise, simple à comprendre et très facile à adapter.

Téléchargez le modèle maintenant, ou continuez votre lecture pour en savoir plus sur ce que nous avons inclus, pourquoi nous l’avons inclus, et comment personnaliser chaque élément pour l’adapter à votre propre entreprise.

Que contient notre exemple de politique de voyage d’entreprise ?

Notre modèle de politique de voyage d’entreprise pour les voyageurs européens comprend les six sections clés détaillées ici. Nous l’avons formaté pour qu’il soit facile à lire et à personnaliser.

Une politique de voyage conforme efficace se compose de six sections clés :

  • Introduction
  • Procédure de réservation de voyage
  • Catégories des dépenses
  • Achats non remboursables
  • Procédure de déclaration et de remboursement des dépenses
  • Assistance voyage, sécurité et devoir de diligence

Découvrons à présent ce que vous devez inclure dans chaque section.

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1. Introduction

Un exemple de politique de voyage intelligente doit toujours comporter une introduction. Pourquoi ? Vous voulez faire comprendre à vos employés que votre politique n’est pas seulement un vide bureaucratique. Elle contribue à leur sécurité, améliore l’équité et réduit le travail manuel et la confusion. Nous vous recommandons de lister les principaux avantages de votre politique de voyage afin que les voyageurs sachent en quoi elle est essentielle.

Si vous avez plusieurs politiques de voyage pour différents services ou types d’employés, alors vous devriez également préciser dans votre introduction à qui s’adresse la politique.

Astuce : dans votre introduction, expliquez aux voyageurs les avantages qu’ils ont à respecter votre politique, tels que la sécurité et l’assistance, afin qu’ils comprennent pourquoi ils doivent la suivre.

2. Procédure de réservation

Dans la seconde section de notre exemple gratuit de politique de voyage, nous avons inclus tout ce que les employés doivent savoir sur l’endroit et la manière de réserver un voyage.

  • Comment réserver un voyage – Quel est votre processus, méthode et/ou plateforme approuvés pour la réservation des voyages d’affaires ? Si votre entreprise utilise une plateforme pour permettre aux voyageurs de réserver dans le cadre de la politique, indiquez le nom de la plateforme de réservation approuvée. Sinon, indiquez le nom et les coordonnées de l’entreprise ou de la personne qu’ils doivent contacter pour demander une réservation.
  • Utilisation des programmes de fidélité – De nombreuses entreprises n’autorisent pas les voyageurs à collecter des points pour leurs programmes de fidélité personnels. Mais si vous faites confiance à vos voyageurs, vous pouvez leur autoriser cette démarche et inclure une ligne dans votre politique du type : « Les employés ne peuvent pas choisir des options plus coûteuses uniquement pour obtenir des points de fidélité ».
  • Prolongation pour les loisirs – Parfois, les voyageurs d’affaires souhaitent prolonger leur voyage jusqu’au week-end ou utiliser une partie de leurs jours de congés. Vous devez inclure des règles concernant les prolongations pour les loisirs (ou « bleisure »), par exemple la différence de coût autorisée pour les vols retour.

Astuce : expliquez clairement comment les voyageurs sont censés réserver leurs voyages. Utilisez une plateforme de réservation d’entreprise pour suivre tous les voyages sur un seul endroit.

3. Catégories des dépenses

Un point essentiel que doit aborder toute politique et procédure de dépenses concerne ce que les employés sont autorisés à dépenser.

Dans la troisième section de notre exemple de politique de voyage d’entreprise, nous avons réparti les frais de voyage d’affaires par catégories simples : vols, hébergement, transport terrestre, nourriture et divertissement, et utilisation personnelle du téléphone.

Voici les informations à inclure dans chaque catégorie de dépenses :

Vols

  • Outil ou méthode de réservation approuvés
  • Vendeurs privilégiés (le cas échéant)
  • Règles relatives à l’autorisation ou non de la classe affaires, par exemple pour les vols d’une certaine durée ou les vols pris par des employés d’un certain niveau d’ancienneté
  • Combien de jours à l’avance les vols internationaux doivent-ils être réservés
  • Combien de jours à l’avance les vols nationaux doivent-ils être réservés

Hébergement

  • Outil ou méthode de réservation approuvés
  • Tarifs nocturnes maximums par ville
  • Fournisseurs privilégiés et détails des tarifs négociés (le cas échéant)
  • Règles relatives aux chambres standard et aux surclassements, par exemple les chambres standard sont obligatoires, mais les surclassements sont autorisés s’ils sont proposés sans frais supplémentaires
  • Frais d’hôtels remboursables, tels que le parking
  • Règles pour la réservation d’Airbnb ou de locations d’appartements

Transport ferroviaire

  • Outil ou méthode de réservation approuvés
  • Type de billet de train autorisé, par exemple en classe économique

Taxis et covoiturage

  • Quand les taxis et le covoiturage sont-ils autorisés, par exemple uniquement lorsque les transports publics ne sont pas viables
  • Montant maximum par transaction

Voiture de location et voiture personnelle

  • Type de classe de voiture de location autorisée, par exemple compacte ou moyenne
  • Le nombre d’employés censés partager une voiture de location lorsqu’ils voyagent ensemble
  • Quel est le montant remboursé par kilomètre ou mile

Nourriture et divertissement

  • Montant remboursable, par petit-déjeuner
  • Montant remboursable, par déjeuner 
  • Montant remboursable, par dîner
  • En alternative, un maximum journalier ou per diem
  • Règles pour les repas d’équipe, par exemple: “qui approuve le montant ?”
  • Règles relatives au divertissement des clients. Qu’est-ce qui est autorisé ?

Utilisation personnelle du téléphone

  • Montant ou pourcentage de la facture de téléphone portable remboursable pendant les semaines où l’employé voyage
  • Les dommages ou le vol de téléphone personnel sont-ils remboursables ou non pendant un voyage d’affaires, et si oui, jusqu’à quel montant ?

Astuce : nous avons tout inclus dans notre exemple de politique de voyage d’entreprise. Il vous suffit de saisir les montants, les vendeurs agréés et d’autres détails pour chaque catégorie de frais remboursables. Vous pouvez facilement supprimer tout ce qui ne correspond pas à votre entreprise.

4. Achats non remboursables

Incluez une liste des éventuels frais de voyage que votre entreprise ne remboursera pas. Voici quelques exemples de frais non remboursables que vous pourriez vouloir inclure dans votre politique de voyage d’entreprise :

  • Achats pendant le vol
  • Frais de bagages supplémentaires
  • Garde d’enfants, garde d’animaux de compagnie et billets pour animaux de compagnie
  • Articles de toilette ou vêtements
  • Adhésions aux programmes de fidélité des compagnies aériennes
  • Factures de minibars ou bars
  • Blanchisserie ou nettoyage à sec
  • Amendes de stationnement ou infractions au Code de la route
  • Frais de changement de billet d’avion
  • Transport ferroviaire en première classe
  • Location de voitures haut de gamme ou de luxe
  • Films, divertissements en ligne ou journaux
  • Utilisation des spas et des clubs de remise en forme
  • Fleurs, sucreries et confiseries
  • Service de chambre
  • Lits supplémentaires ou linge de lit
  • Vêtements
  • Dommages aux véhicules personnels
  • Assurance de la société de location de voitures

Astuce : impliquez des parties prenantes comme votre directeur financier et quelques-uns de vos voyageurs fréquents pour vous aider à déterminer ce qui est juste d’exclure pour toute l’entreprise ou pour tous les voyages.

5. Déclaration et remboursement

Dans la section relative à votre politique et procédure de dépenses, veillez à inclure ce qui suit :

  • Quel outil utiliser pour les dépenses
  • Quels sont les éléments qui ne doivent pas être ajoutés dans l’outil de dépenses, par exemple si un voyage est réservé avec votre outil de réservation
  • À qui soumettre les notes de frais
  • Que faut-il inclure dans les demandes de remboursement
  • Date limite pour soumettre les demandes de remboursement
  • Délai de traitement moyen pour obtenir un remboursemen

Astuce : indiquez clairement quel outil les employés doivent utiliser pour soumettre leurs dépenses et demandes de remboursement

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6. Sécurité et assistance

Il est important que les voyageurs aient envie de lire votre politique de voyage. Elle doit comprendre les informations auxquelles ils ont besoin d’accéder. Ils devront probablement la consulter régulièrement et pourront ainsi se familiariser avec le document. Les voyageurs se soucient de leur sécurité lors de leurs voyages et votre entreprise devrait en faire autant. Vous devez inclure des informations sur l’assistance voyage, l’assurance voyage et l’organisme chargé du devoir de diligence dans votre politique de voyage d’entreprise.

  • Suivi des déplacements des voyageurs – Profitez de cette occasion pour faire savoir aux voyageurs que lorsqu’ils réservent en utilisant votre méthode ou outil approuvé, ils bénéficieront d’un suivi pendant leur voyage. En cas d’urgence, des mesures seront prises pour les évacuer. Si vous ne savez pas où ils se trouvent, vous ne pourrez pas les aider ! Indiquez le nom de votre outil approuvé et ce qu’ils doivent faire pour que leur voyage soit suivi de près s’ils doivent réserver en dehors de celui-ci pour une raison valable.
  • Assistance voyage – En cas d’annulation, de modification, ou autre, qui les voyageurs doivent-ils appeler ? Indiquez les coordonnées de votre assistance voyage, y compris les numéros de téléphone, les e-mails et tout ce qui peut être utile. S’il y a plusieurs numéros selon la région ou la langue, incluez-les également.
  • Aide en cas d’urgence – Dans cette sous-section, indiquez l’organisme chargé du devoir de diligence (si vous en avez un) et les détails de votre politique d’assurance voyage. Indiquez également le nom de l’employé ou du fournisseur à contacter en cas d’urgence.

Astuce : ajoutez des informations sur l’assistance, l’assurance et la sécurité du voyage afin que les employés puissent trouver tout ce qu’ils doivent savoir en un seul endroit et se familiariser avec votre politique dans son ensemble.

Mise en place de la politique

  • Personnalisez – Personnalisez et finalisez le modèle de politique de voyage. Travaillez avec les parties prenantes pour apporter toutes les modifications et adaptations nécessaires à la politique ; rassemblez tous les détails comme l’assurance voyage, les tarifs de nuitées, etc.
  • Automatisez – Mettez à jour votre politique de voyage automatisée. Créez ou mettez à jour une politique de voyage automatisée afin que les voyageurs et/ou les administrateurs puissent réserver dans le cadre de la politique à n’importe quel moment.
  • Déployez – Déployez les changements auprès des employés. Selon la taille de votre entreprise, déployez votre nouvelle politique de voyage et votre politique automatisée à tous les employés ou à un groupe d’employés pour faire un essai pilote.
  • Écoutez – Notez les réactions concernant la nouvelle politique. Demandez aux employés leur avis sur la clarté de votre politique de voyage, ainsi que sur la facilité d’utilisation des outils approuvés et de l’automatisation de la politique

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