Automatiser votre politique de voyage représente des avantages indéniables :Bien entendu, la conformité parfaite n’existe pas. Il y aura toujours des voyages de dernière minute qui coûteront plus cher que ce qui est établi dans vos directives pour une destination ou un itinéraire. Mais avec l’automatisation de leur politique,

nos clients

rapportent un taux de conformité moyen de 95 %.Si votre outil n’est pas apprécié par vos salariés ou s'il ne propose pas les fournisseurs et les options qu'ils souhaitent, les voyageurs auront davantage tendance à réserver par d’autres moyens, ce qui rendra votre politique inutile.Chaque fois qu'un membre de votre entreprise réserve un voyage, votre politique est là pour l'aider à prendre ses décisions de réservation.

Les employés sont censés lire les politiques.Et s'ils ne les lisent pas ? Et s'ils les lisent, mais en oublient la moitié ? Et s'ils les lisent et choisissent de les ignorer simplement parce qu'ils ne les aiment pas ?Sans surprise,

50 % des voyageurs d'affaires

admettent ne pas toujours suivre leur politique de voyages. Les principales raisons : la commodité et les prix. Cela signifie que l’outil de voyage approuvé ne leur offre pas les options de vol ou d'hôtel qui conviennent à leur agenda. Ou en tout cas pas à des prix raisonnables. Résultat, ils décident de ne pas suivre la politique et de réserver sur des sites utilisés par le grand public.Dans une autre enquête,

64 % des voyageurs milléniaux

admettent que même s'ils comprennent leur politique des voyages, ils choisissent quand même de réserver en dehors de celle-ci.Autre exemple : lorsque les employés recherchent des hôtels à Londres, les documents de politique de voyages ne peuvent pas préciser avec exactitude quelles options sont conformes, ou non, à la politique. Mais si votre politique est automatisée, vos salariés pourront rechercher directement ce qu’ils souhaitent dans le cadre préétabli.

En règle générale, les politiques de voyages automatiques couvrent les éléments suivants :Généralement, les politiques de voyages se trouvent dans un dossier RH ou dans un wiki interne. En automatisant ces éléments et en limitant ce que les employés peuvent réserver, vous faites économiser de l'argent à votre entreprise et vous vous assurez que les voyages sont équitables pour les employés.

Une politique de voyages automatisée est bien plus performante qu'une feuille de papier lorsqu'il s'agit de contrôler ce que les voyageurs réservent.Toutefois, elle n’est pas complètement à l'abri des problèmes générés par sa version papier.Les politiques automatisées ne fonctionnent qu'à l'intérieur de l'outil de voyage. Si les voyageurs n'aiment pas utiliser votre outil pour quelque raison que ce soit, ils pourraient finir par réserver sur un site grand public. Dès lors, vous perdrez le contrôle de la gestion ainsi que les avantages financiers tels que la

facturation facile.

Une politique des voyages automatisée se trouve à l'intérieur de votre

outil de voyage d'affaires.

Chaque fois que les employés l'utilisent pour réserver un voyage, ils peuvent ainsi voir quelles options sont acceptées ou exclues de la politique.Si les employés doivent réserver un vol, un hôtel, une voiture ou un train en dehors de la politique de l'entreprise, ils peuvent utiliser l'outil pour envoyer une demande d'approbation à leur administrateur. Pas besoin d'écrire un e-mail long et détaillé. En utilisant l’outil, toutes les informations du voyage que l'employé souhaite réserver seront à la disposition de l'administrateur.

L'approbation de voyages est généralement gérée manuellement et de façon individuelle par téléphone, e-mail ou en personne. Le voyageur peut avoir à échanger de nombreux e-mails et appels pour définir un itinéraire de voyage avec la personne chargée de la réservation, comme un agent de voyages ou un responsable en interne.En d'autres termes, même si un voyage a été préapprouvé, l'obtention de l'approbation effective, souvent dictée par le coût réel, peut prendre plus de temps.Avec des politiques des voyages automatisées en vigueur, vous faites en sorte que les voyageurs (ou les responsables de voyages d’affaires) puissent effectuer des réservations qui remplissent les conditions établies dans la politique. Pas besoin de processus d'approbation.Vous pouvez dire au revoir…L'approbation est toujours requise pour les voyages avec des besoins particuliers ou les réservations non conformes à la politique pour une bonne raison. Néanmoins, dans la plupart des outils, le gestionnaire/administrateur peut simplement afficher la demande et l'approuver dans la plateforme, en payant automatiquement le voyage.

Une chose est sûre, votre politique des voyages automatisée est aussi performante que l’outil dans lequel elle est intégrée. À condition, bien sûr, que l’outil soit utilisé. Si votre outil n’est pas apprécié par vos salariés ou s'il ne propose pas les fournisseurs et les options qu'ils souhaitent, les voyageurs auront davantage tendance à réserver par d’autres moyens, ce qui rendra votre politique inutile.Votre équipe financière possède peut-être déjà sa propre liste de critères dans un logiciel de gestion des voyages. Elle pourrait malgré tout s’inspirer des critères ci-dessous pour améliorer sa politique automatisée :Le choix d'un outil que les

voyageurs veulent réellement utiliser

s’avère primordial pour le succès de votre politique automatisée.

Les politiques des voyages automatisées n'ont pas à contrôler les décisions de réservation des employés si vous ne le souhaitez pas.Vous pouvez configurer votre outil de voyage avec votre politique, tout en autorisant les voyageurs à réserver sans s’y conformer. Vous pouvez, pour cela, décider du niveau de rigueur qui conviendra à votre politique :Assurez-vous de choisir un outil qui vous permet de disposer de plusieurs options pour différents groupes de voyageurs. Par exemple, les cadres supérieurs et leurs assistants personnels auront probablement besoin de la possibilité de réserver ce qu'ils veulent, à tout moment. Les responsables de compte pour les clients les plus importants peuvent avoir besoin des mêmes privilèges.La définition de processus d'approbation spécifiques pour les voyageurs seuls ou les équipes vous aide à créer une politique automatisée qui reflète la réalité.

Il est maintenant temps de personnaliser la politique dans votre outil de voyage d'affaires afin qu'elle s’adapte à votre entreprise.La configuration de votre outil devrait être simple. La partie la plus difficile pourrait être de convenir des montants maximums d'itinéraire et de destination avec votre équipe.La bonne nouvelle, c’est que lorsque vous regroupez les dépenses de voyage d'affaires dans un seul outil, vous êtes en mesure de collecter des données de voyage réelles qui peuvent vous aider à rendre votre politique plus adaptée.La meilleure chose à faire est de commencer avec une politique automatisée et une réservation regroupée. Ensuite, vous pouvez consulter les données de voyage de votre entreprise tous les trimestres ou tous les ans pour apporter des modifications à vos directives en fonction des données réelles de l'entreprise.