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Guide complet sur les politiques de voyages d’entreprise

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Guide complet sur les politiques de voyages d’entreprise

Quand l’heure fatidique de rédiger une politique de voyage d’entreprise arrive, il est tentant d’écrire quelque chose de façon précipitée pour finir rapidement. Pourtant, votre politique d’entreprise déterminera la prise de décision future de vos collaborateurs voyageurs, managers et administrateurs.

Celle-ci peut permettre une meilleure gestion des déplacements professionnels et faciliter votre reporting. Toutefois, une politique d’entreprise mal rédigée peut finir par n’avoir aucun effet sur les comportements des employés.

Dans ce guide, nous définirons tout d’abord ce qu’est une politique de voyage d’affaires et expliquerons ce qu’elle peut apporter à votre entreprise. Ensuite, nous entrerons dans les détails avec quelques sujets et ressources essentielles : les meilleures pratiques à adopter, quelques conseils de rédaction, un modèle de politique de voyages personnalisable, la bonne méthode pour parvenir à une conformité quasi-totale, des astuces pour gérer la validation des voyages grâce aux outils technologiques… Enfin, nous vous proposerons un dossier spécial pour apprendre à automatiser votre procédure de réservation des voyages d’affaires.

Politique de voyage : définition

Une politique de voyage est globalement l’ensemble des règles et des procédures d’une entreprise qui décrit comment ses voyages professionnels doivent être approuvés, réservés et financés en interne. Les politiques de voyage d’affaires sont généralement écrites par le directeur financier et le responsable des voyages. Dans le cas où un employé est amené à voyager en classe affaires par exemple, les politiques de voyages permettent de définir combien de temps à l’avance les voyages doivent être réservés ou si certaines précautions doivent être prises par l’employé lorsqu’il voyage seul.

Une politique de voyage exhaustive comprend des informations sur les éléments suivants :

  • La procédure de réservation et l’outil de réservation de voyages approuvé par l’entreprise
  • Les coûts admissibles (hôtels, vols, transports terrestres)
  • Les exceptions ou les règles particulières pour les villes ou les itinéraires au tarif plus élevé
  • Les partenaires et collaborateurs à privilégier
  • Les processus de validation pour les voyages qui dépassent les limites habituelles
  • Le processus de remboursement
  • Les dépenses autorisées et non autorisées
  • Le processus de débriefing de voyage
  • La compagnie d’assurance de voyage
  • L’interlocuteur ou les procédures concernant le devoir de diligence

Cette liste illustre parfaitement le fait qu’une politique de voyage ne concerne pas uniquement le moment de la réservation. Elle permet de contrôler de nombreux aspects des voyages et affecte plusieurs services au sein de l’entreprise.

L’importance de la politique

Des directives claires sont synonymes d’équité pour tous.

Les politiques de voyage ne sont pas qu’une liste rébarbative de règles à suivre. Elles ne doivent pas causer de frustrations ni donner envie de lever les yeux au ciel. Les politiques de voyage d’entreprise sont au contraire conçues pour avoir un impact positif à la fois sur les salariés voyageurs et sur les affaires. Pour cela, quelques notions doivent être comprises :

Avantages pour les voyageurs

  • Flexibilité et autonomie pour réserver leur propre voyage dans le cadre prédéfini
  • Sécurité (suivi constant des déplacements faits par le voyageur)
  • Réduit les frictions au moment de réserver ces déplacements

Avantages pour l’entreprise

  • Réduit et contrôle des dépenses de voyage
  • Minimise les tensions et les frustrations des dépenses et des remboursements
  • Améliore l’équité pour favoriser une culture d’entreprise positive

Que mettre dans la politique ?

La politique de voyage de votre entreprise devra être inspirée par la question suivante : qui voyage dans votre entreprise et pourquoi ? Ceci étant, certains éléments doivent figurer dans la politique de toute entreprise.

Il est essentiel d’y inclure, par exemple, la procédure ainsi que l’outil de réservation qui ont été approuvés. Souhaitez-vous que les voyageurs effectuent leurs réservations avec une seule plateforme de voyages d’affaires afin de mieux centraliser les dépenses ? Voulez-vous que les voyageurs réservent eux-mêmes dans le cadre de la politique ou souhaitez-vous qu’un responsable s’occupe de la réservation de tous les voyages ?

Les conditions de votre politique de voyage doivent également clairement indiquer quels achats peuvent passer en note de frais et ceux qui ne le peuvent pas. De cette façon, vos voyageurs n’achèteront pas sans le savoir quelque chose pour laquelle ils ne seront pas remboursés et éviteront également les dépenses inutiles avec leur carte d’entreprise.

La politique de voyage est idéale pour détailler les procédures liées aux frais et aux remboursements et amène les voyageurs à la consulter.

Dernier point, et pas des moindres, vous devez y inclure toutes les informations liées à la sécurité dont les voyageurs pourraient avoir besoin. Que sont-ils censés faire en cas d’urgence lors de leur déplacement ? Qui doivent-ils contacter pour différents types d’urgences ? À quelle assurance peuvent-ils prétendre ?

Pour plus de détails sur ce qui précède, consultez notre page de modèle de politique de voyage et notre section sur la rédaction d’une politique.

Les difficultés les plus communes

Vous ne souhaitez probablement pas que votre politique de voyage soit oubliée au fond d’un tiroir, que ce dernier soit physique ou virtuel. Malheureusement, c’est bien trop souvent le cas. Voici quelques critiques récurrentes associées aux politiques de voyage :

  • Les politiques de voyages sont difficiles à comprendre
  • Personne ne les lit ou ne s’en souvient
  • Les technologies ne sont pas mises au service d’une bonne application des politiques de voyage
  • Les politiques de voyage semblent trop bureaucratiques

Quelques chiffres pour y voir plus clair

  • 64 % des millenials comprennent la politique de voyage de leur entreprise, mais réservent toujours en dehors du cadre défini par celle-ci.
  • 72 % des entreprises n’ont pas atteint le niveau de conformité souhaité par leur politique de voyages.
  • 50 % ou plus des réservations d’hôtel ne relèvent pas des conditions de la politique de l’entreprise.

Certains de ces problèmes peuvent être résolus simplement en ayant une politique qui reflète plus fidèlement les besoins de l’entreprise et des voyageurs. À titre d’exemple : si la moitié des voyages ne semblent pas conformes, peut-être votre budget de voyage standard ne reflète-t-il pas les prix ou les demandes de voyage actuelles ? Le type d’activité de votre entreprise pourrait demander de nombreuses réservations de dernière minute, même si celles-ci vont à l’encontre de la politique établie.

En plus d’une politique réaliste, la meilleure chose qu’une entreprise puisse faire c’est d’avoir une politique qui soit exploitable et qui puisse être mise en œuvre à l’aide de la technologie. Un wiki, un document Word ou un PDF ne suffisent plus.

De nos jours, votre politique de voyage d’affaires doit être intégrée à votre outil technologique de réservation.

Comment l’intégrer à la technologie ?

Un simple document n’aura pas d’effet direct sur les achats. Il vous faut donc un outil de réservation spécifique aux voyages d’affaires. Utilisez un outil de réservation qui intègre des modèles de politiques de voyage et des processus de validation personnalisables. Ainsi, le voyageur ou le responsable peut réserver uniquement si le voyage rentre dans le cadre de la politique de voyage de l’entreprise. Dans le cas contraire, une notification est directement envoyée au manager en charge ou au service financier (en fonction de vos paramètres d’approbation pour ce voyageur ou ce service).

Vous savez désormais ce qu’est réellement une politique de voyage et pourquoi elle est si importante. Mais pour aller plus loin, nous vous invitons à parcourir les autres articles de ce guide. Ces ressources en ligne sont conçues pour vous aider à y voir plus clair sur les différents aspects d’une politique de voyage d’entreprise, notamment :