De nombreuses entreprises ont vu leurs activités perturbées en 2023, y compris leurs déplacements professionnels. Les voyageurs d’affaires ont dû faire preuve d’une grande réactivité, modifier rapidement leurs programmes et faire face à la hausse des prix. Mais quel est l’impact de cette situation sur les professionnels à travers le monde ? Les pays ont-ils été touchés différemment et comment les voyageurs gèrent-ils les difficultés ?

Nous avons mené une enquête en ligne auprès de 4 000 voyageurs d’affaires de tous âges et de tous secteurs dans quatre pays : le Royaume-Uni, les États-Unis, l’Espagne et l’Allemagne. 

Nous vous présentons ci-dessous les principaux résultats de cette enquête qui permet de fournir un état des lieux de la situation.

Voici les principales conclusions de l’enquête de TravelPerk sur les perturbations affectant les voyages d’affaires :

• 79 % des sondés ont rencontré une perturbation lors d’un voyage d’affaires en 2023 
• Les voyageurs d’affaires britanniques ont été les plus touchés par les grèves des transports (28 %), tandis que les perturbations liées aux conditions météorologiques, comme les catastrophes naturelles et les inondations, ont surtout affecté les voyageurs américains (33 %). Ces derniers ont également été davantage touchés par des problèmes de visa par rapport aux Européens, puisque 17 % d’entre eux se sont vu refuser l’entrée dans un pays ou ont subi des retards dans le traitement de leur demande 
• Dans tous les pays étudiés, 40 % des voyageurs d’affaires ont déclaré avoir subi des retards et 1/4 des voyageurs d’affaires ont été confrontés à des annulations en 2023 
• En moyenne, 40 % des voyageurs d’affaires déclarent vérifier plus souvent les mises à jour sur leur voyage en raison des retards, tandis que 35 % affirment préférer désormais réserver des options assorties de politiques d’annulation souples 
• En cas de problème, 33 % des voyageurs interrogés préfèrent s’entretenir avec un représentant du service clientèle 

D’après les sondés, les principaux avantages des voyages d’affaires sont la découverte de nouveaux lieux (44 %) et le développement de nouvelles compétences (43 %) 

Les voyageurs peinent à trouver des solutions adaptées à leur budget

À la question de ce qu’ils trouvent le plus difficile dans la réservation d’un voyage d’affaires, le pourcentage le plus élevé de voyageurs (34 %) déclare avoir eu du mal à trouver des options à des prix abordables ou entrant dans leur budget. 30 % ont déclaré qu’il était difficile de trouver des options adaptées à leur emploi du temps.

Les 5 principaux défis auxquels les voyageurs d’affaires sont confrontés au Royaume-Uni, en Allemagne, en Espagne et aux États-Unis lorsqu’ils réservent des voyages d’affaires :

• 34 % Trouver des options à des prix abordables ou respectant le budget.
• 30 % Trouver des options adaptées à l’emploi du temps.
• 29 % Annulation de vols/trains/réservations.
• 25 % Obtenir une réponse rapide de la part du service clientèle en cas de besoin.
• 22 % Obtenir des tarifs précis ou à jour.

Enquête TravelPerk : 4 000 voyageurs d’affaires interrogés au Royaume-Uni, en Espagne, en Allemagne et aux États-Unis en novembre 2023.

L’inflation ayant un impact sur les prix des voyages d’affaires, il n’est pas étonnant qu’un nombre croissant de professionnels s’inquiètent des coûts. Heureusement, d’après nos données, les tarifs aériens et hôteliers ont commencé à se stabiliser au deuxième trimestre de 2023.

40 % des voyageurs d’affaires ont subi des retards de plus d’une heure en 2023, tandis que près d’un quart d’entre eux ont été affectés par des annulations

Les retards dans les transports ont constitué un sérieux problème en 2023. Aux États-Unis par exemple, les aéroports enregistrent un nombre record de passagers et de vols sans que leur capacité d’accueil augmente, selon le Public Interest Research Group (PIRG). Les retards ont également été problématiques dans les aéroports européens, avec 106,7 millions de voyageurs affectés pendant les seuls mois d’été, selon Aviation Direct. 

Ces tendances sont confirmées par nos données, qui montrent que 40 % des voyageurs, tous pays confondus, ont subi des retards de plus d’une heure en 2023. Par ailleurs, 24 % des voyageurs ont dû faire face à des annulations. Celles-ci ont été particulièrement fréquentes au Royaume-Uni, où 30 % des voyageurs ont été concernés.

Les 5 perturbations les plus courantes rencontrées par les voyageurs d’affaires au Royaume-Uni, en Espagne, en Allemagne et aux États-Unis en 2023 :

• 40 % Retards (de plus d’une heure)
• 24 % Annulations
• 22 % Perturbations liées aux conditions météorologiques (catastrophes naturelles, inondations…)
• 20 % Grèves des transports
• 18 % Bagages perdus ou retardés

Enquête TravelPerk : 4 000 voyageurs d’affaires interrogés au Royaume-Uni, en Espagne, en Allemagne et aux États-Unis en novembre 2023.

Les voyageurs d’affaires consultent plus fréquemment les mises à jour et réservent des options assorties de politiques d’annulation souples

Les perturbations modifient la manière de voyager pour le travail, les professionnels faisant de leur mieux pour éviter que les changements perturbent leurs déplacements. 39 % des voyageurs interrogés déclarent vérifier plus fréquemment les mises à jour sur leur voyage, tandis que 35 % réservent désormais des options assorties de politiques d’annulation souples et 34 % prévoient plus de temps pour arriver à destination.

Comment les perturbations dans les transports ont modifié la perception des déplacements professionnels en 2023 :

• 39 % Je consulte plus fréquemment les mises à jour sur mes voyages.
• 35 % Je réserve des options assorties de politiques d’annulation souples.
• 34 % Je prévois plus de temps pour arriver à destination.
• 30 % J’envisage différents modes de transport même si cela rallonge la durée totale de mon voyage.
• 25 % Je prolonge mes voyages pour rester plus longtemps.
• 23 % Je visite plusieurs destinations en un seul voyage, afin d’exploiter au mieux mon temps passé hors du bureau.
• 8 % Les perturbations n’ont pas changé mon comportement de voyageur cette année.

Enquête TravelPerk : sur les 4 000 personnes interrogées au Royaume-Uni, en Allemagne, en Espagne et aux États-Unis, 3 166 ont déclaré avoir été affecté par des perturbations lors de leurs voyages en 2023. Enquête réalisée en novembre 2023.

Aux États-Unis, les voyageurs d’affaires sont particulièrement enclins à prévoir plus de temps pour se rendre à leur destination, puisque 43 % d’entre eux déclarent l’envisager. Les retards sont en effet très fréquents aux États-Unis, 84 % des voyageurs américains ayant subi des perturbations en 2023.

En Espagne, le pourcentage le plus élevé de voyageurs a déclaré vérifier plus fréquemment les mises à jour sur les voyages (41 %), tandis qu’en Allemagne, les voyageurs ont le plus souvent déclaré réserver des options assorties de politiques d’annulation souples (37 %).

La plupart des voyageurs préfèrent communiquer avec un représentant d’un service clientèle

Dans les quatre pays étudiés, les voyageurs d’affaires se retrouvent sur un point : le contact humain constitue une préoccupation majeure dans leurs réservations. Lorsque les voyageurs doivent annuler ou modifier leur réservation en urgence, ils préfèrent s’adresser à un être humain. 

Pour effectuer des modifications, 33 % des sondés ont déclaré préférer parler à un représentant du service clientèle par téléphone. Cette option est privilégiée par rapport à la possibilité d’effectuer des modifications en ligne, par SMS, à l’aide d’un chatbot ou en s’adressant à une personne à l’aéroport.

Comment les voyageurs d’affaires au Royaume-Uni, en Allemagne, en Espagne et aux États-Unis préfèrent modifier leurs réservations :

• 33 % Au téléphone avec un membre du service clientèle.
• 23 % Soi-même en ligne.
• 22 % En personne avec un employé de la compagnie aérienne, de l’hôtel, du train ou du service de location de voitures.
• 11 % Par SMS/chat en ligne avec un représentant du service clientèle.
• 9 % En ligne avec un chatbot ou l’IA (intelligence artificielle).

Enquête TravelPerk : 4 000 voyageurs d’affaires interrogés au Royaume-Uni, en Espagne, en Allemagne et aux États-Unis en novembre 2023.

Les voyageurs d’affaires s’inquiètent pour leur santé et leur retour au travail

Dans tous les pays étudiés, les voyageurs d’affaires éprouvent des difficultés à leur retour pour rattraper le retard accumulé dans le traitement et des e-mails et dans les rendez-vous, en personne et en ligne. 35 % d’entre eux l’ont déclaré comme un problème, un pourcentage encore plus élevé aux États-Unis (39 %). 

Tous pays confondus, 20 % des voyageurs s’inquiètent également du décalage horaire et de la fatigue physique. La santé et le bien-être constituent en effet une préoccupation grandissante sur le lieu de travail : selon une enquête de l’Employee Benefit Research Institute, un Américain sur trois se déclare très préoccupé par son bien-être au travail. 

Compiler, soumettre et faire approuver les dépenses liées à un voyage peut aussi représenter un défi. 19 % des sondés ont rencontré un problème en la matière.

Les principaux défis rencontrés au retour d’un voyage d’affaires par les sondés au Royaume-Uni, en Allemagne, en Espagne et aux États-Unis :

• 35 % Rattraper le retard accumulé dans le travail (courriels, réunions…).
• 20 % L’impact des longs voyages sur la santé (décalage horaire, fatigue physique…).
• 19 % Compiler, soumettre et faire approuver les dépenses du voyage.
• 14 % Obtenir le remboursement de ses dépenses dans un délai raisonnable.
• 12 % s/o – Je ne rencontre aucun problème à mon retour de voyage d’affaires.

Enquête TravelPerk : 4 000 voyageurs d’affaires interrogés au Royaume-Uni, en Espagne, en Allemagne et aux États-Unis en novembre 2023.

Les voyageurs d’affaires trouvent qu’il est difficile de suivre le rythme de travail et d’être loin de leurs proches

36 % des voyageurs d’affaires interrogés ont mal vécu l’éloignement de leurs proches lors d’un voyage, tandis que 27 % ont eu des difficultés pour se tenir au courant des tâches et projets en cours. 29 % ont également déclaré que modifier leur voyage en cas de besoin leur était particulièrement compliqué. 

Ces chiffres sont assez similaires dans les quatre pays étudiés. Les voyageurs américains sont surtout préoccupés par le suivi de leurs tâches et projets (33 %), tandis qu’en Espagne, en Allemagne et au Royaume-Uni, c’est l’éloignement des proches qui est le plus difficile à vivre.

Ce que les voyageurs d’affaires peuvent faire pour atténuer les perturbations rencontrées

Face à toutes ces difficultés, il est normal que les professionnels s’inquiètent pour leurs prochains voyages d’affaires. Heureusement, de nombreuses solutions existent pour gérer les perturbations et limiter les dégâts.

Voici quelques conseils que les voyageurs peuvent suivre pour préparer leurs prochains voyages :

Prévoir un délai de sécurité

Compte tenu des récents retards, il est judicieux de prévoir une marge de sécurité pour vos voyages d’affaires. Vous pouvez par exemple : 

• Prévoir plus de temps pour vous rendre à l’aéroport ou à la gare 
• Prévoir de passer une nuit supplémentaire à destination pour que le rythme du voyage soit moins stressant
• Prévoir des escales suffisamment longues pour passer confortablement d’un mode de transport à un autre 

Faire ses valises intelligemment

24 % des voyageurs d’affaires américains ont été affectés par la perte ou le retard de leurs bagages en 2023. Il est donc important de se préparer à de telles circonstances. Si vos bagages sont retardés ou si vous restez bloqué quelque part durant une nuit, il est préférable d’avoir certains effets avec vous. Cela vous évitera du stress si vous devez assister à des rendez-vous importants une fois à destination. 

Veillez à emporter certains articles essentiels dans votre bagage à main, notamment : 

• Vos médicaments 
• Vos papiers d’identité et documents de voyage 
• Des vêtements de rechange 
• Des articles de toilette (shampoing, savon, rasoir…)
• Un chargeur de téléphone 
• Un ordinateur portable et son chargeur, au cas où vous auriez besoin de travailler

Connaître ses droits

Saviez-vous que vous pouvez avoir droit à une indemnisation en cas de retard de votre train ou de votre vol ? La réglementation relative aux retards et aux annulations varie d’un pays à l’autre. Renseignez-vous avant le départ, afin de savoir comment récupérer votre argent en cas de problème. 

Par exemple, les règles de l’UE relatives au transport aérien stipulent qu’en cas d’annulation de vol, les passagers ont droit au remboursement, au réacheminement ou au retour, ainsi qu’à une assistance à l’aéroport. Si le passager est informé de l’annulation moins de 14 jours avant l’heure de départ prévue, il a également droit à une indemnisation. 

En cas de retard, les passagers européens ont également droit à un remboursement, à une assistance et à un vol de retour. En outre, les passagers ont droit à une indemnisation si leur vol arrive à destination avec un retard de plus de trois heures. 

Toujours dans l’Union européenne, les passagers ferroviaires ont droit à un réacheminement ou à un remboursement dans certaines circonstances, en cas d’annulation ou de retard. 

Les passagers aériens américains ont quant à eux droit à un remboursement en cas d’annulation ou de retard, selon le ministère des Transports. Les États-Unis n’ont pas de lois sur l’indemnisation des voyageurs ferroviaires.

Comment TravelPerk aide les voyageurs d’affaires à surmonter les difficultés liées aux perturbations affectant les voyages

TravelPerk propose une solution logicielle de premier plan pour les voyages d’affaires afin d’aider les utilisateurs à facilement réserver, gérer et économiser de l’argent lors de leurs déplacements professionnels. Avec TravelPerk, les voyageurs d’affaires peuvent réserver des hôtels, des vols et des trains à des tarifs compétitifs, soumettre des notes de frais, gérer les politiques de voyages, récupérer la TVA, compenser leur empreinte carbone pour atteindre leurs objectifs de développement durable, et bien plus encore.

Nous vous faisons économiser de l’argent

L’une des principales difficultés rencontrées par les voyageurs d’affaires est de compiler, soumettre et faire approuver leurs frais de déplacement. 19 % des voyageurs l’ont mentionnée, tous pays confondus. TravelPerk peut aider à résoudre ce problème : la plateforme gère les dépenses et les factures en un seul endroit, tout en s’intégrant aux principales plateformes de gestion des dépenses sur le marché. Les utilisateurs peuvent automatiser la gestion des dépenses et accélérer le processus pour tous les membres d’une équipe. 

Face à la hausse du coût des voyages d’affaires et des tarifs aériens, de nombreux voyageurs s’inquiètent pour leur budget. Avec 34 % des voyageurs éprouvant des difficultés pour trouver des options conformes à leur budget, et 30 % qui ont du mal à trouver des options convenant à leur emploi du temps, les économies d’argent sont clairement une priorité. Le vaste catalogue de services d’hébergement et de voyage de TravelPerk peut aider les utilisateurs à trouver la meilleure option pour répondre à leurs besoins. De plus, TravelPerk propose aux entreprises clientes des tarifs négociés, ce qui leur permet de maximiser leurs économies au moment de la réservation. 

Nous vous tenons informé

39 % des sondés de notre enquête recherchent plus fréquemment des informations à la suite de perturbations rencontrées lors de voyages. L’application TravelCare est conçue pour eux. Les utilisateurs de TravelCare (voyageurs d’affaires et gestionnaires) reçoivent des notifications via l’application en cas de perturbations ou de modifications de leurs plans de voyage. S’ils ont besoin d’aide, ils ont également un accès immédiat à l’équipe d’assistance à la clientèle. Les gestionnaires de voyages peuvent ainsi plus facilement respecter leur devoir de diligence et leurs obligations en matière de santé et de sécurité. 

En outre, lorsqu’ils réservent sur la plateforme TravelPerk, les voyageurs ont accès à des informations claires, vérifiées et en temps réel sur les risques et les réglementations, ce qui leur permet de réserver en toute confiance. 

Nous vous aidons en cas de besoin

Le pourcentage le plus élevé de voyageurs (33 %) préfère échanger par téléphone avec un membre du service clientèle. Le service d’assistance sept étoiles de TravelPerk, disponible 24 h/24, 7 j/7, est fait pour eux. 

Les retards et les changements rencontrés en voyage accroissent le besoin de politiques d’annulation souples. Avec 35 % des voyageurs qui recherchent activement des offres flexibles, la solution FlexiPerk de TravelPerk est idéale. Grâce à FlexiPerk, les voyageurs peuvent annuler une réservation jusqu’à deux heures avant le départ et récupérer 80 % du coût sous forme de crédit sur la plateforme TravelPerk. Il en résulte une économie moyenne de 40 % par rapport aux tarifs flexibles traditionnels.

En 2023, TravelPerk a constaté une augmentation de 35 % du nombre d’entreprises choisissant des options flexibles pour récupérer leur argent en cas d’imprévu. En moyenne, 10 % des voyages réservés sur TravelPerk sont annulés par les voyageurs d’affaires, et la moitié d’entre eux ne sont pas couverts par des conditions d’annulation flexibles. Les entreprises perdent ainsi en moyenne 450 € par voyage, sur la base d’une valeur moyenne de réservation de 570 €. Pour éviter de perdre de l’argent, les entreprises ont tout intérêt à choisir des solutions flexibles comme FlexiPerk.

2023 a été une année de grands changements, avec pour conséquence quelques perturbations dans les voyages. Celles-ci ont inquiété les voyageurs et les ont poussés à chercher différentes solutions pour s’assurer que leurs déplacements se déroulent comme prévu. La bonne nouvelle, c’est qu’avec une planification adaptée et les bons outils, il n’y a pas lieu de s’inquiéter. Il est possible de prendre quelques précautions pour s’assurer de faire un bon voyage, avec les bonnes ressources pour gérer la situation en cas d’imprévu. Espérons que ces perturbations seront résolues dès l’an prochain. 

Méthodologie

OnePoll a mené une enquête en ligne pour le compte de TravelPerk du 27 octobre au 7 novembre 2023, auprès de 4 000 adultes salariés du Royaume-Uni, des États-Unis, d’Allemagne et d’Espagne voyageant pour leur travail. Les participants proviennent d’entreprises de secteurs tels que la comptabilité, la banque et la finance, la vente au détail et les soins de santé.