En 2023, muchas empresas experimentaron problemas en sus operaciones, entre las que se encuentran los viajes de negocios. Los viajeros se vieron obligados a reaccionar y cambiar los planes a la velocidad de la luz. Además, tuvieron que hacer frente a unos precios en alza. ¿Pero en qué medida afectó esta situación a los profesionales de todo el mundo? ¿Afectó por igual a todas las regiones? ¿Cómo están gestionando el caos los viajeros?

Hemos realizado una encuesta en línea a 4000 personas que suelen viajar por negocios de diversos sectores y edades, en cuatro países diferentes, Reino Unido, EE. UU., España y Alemania. 

A continuación te ofrecemos una serie de conclusiones clave que hemos extraído de esta encuesta. Así podrás hacerte una idea de cuál es la situación actual.

Conclusiones clave de la encuesta realizada por TravelPerk sobre el caos en los viajes de negocios

• El 79 % de los viajeros de negocios de todo el mundo sufrió problemas durante sus viajes en 2023. 
• Para los viajeros de negocios del Reino Unido, la mayor parte de los problemas que experimentaron tuvieron que ver con huelgas de transporte (28 %). En cambio, para los viajeros estadounidenses, los problemas más habituales a los que se enfrentaron tuvieron que ver con factores climáticos, como los desastres naturales y las inundaciones (33 %). Muchos viajeros de Estados Unidos también tuvieron que enfrentarse a problemas con los visados, en comparación con los de Europa (al 17 % se le denegó la entrada o sufrió retrasos en la tramitación del visado). 
• Entre los encuestados de todos los países objeto del estudio, el 40 % afirmó haber sufrido retrasos, y 1 de cada 4 se vio afectado por cancelaciones en 2023. 
• Una media del 40 % de los viajeros asegura que comprueba las actualizaciones de sus viajes con más frecuencia a causa de los retrasos, mientras que el 35 % prefiere actualmente efectuar reservas con políticas de cancelación flexibles. 
• Cuando algo sale mal, el 33 % de los viajeros de todo el mundo prefiere hablar con una persona del servicio de asistencia al cliente. 

Según los encuestados, las principales ventajas de los viajes de negocios son conocer lugares nuevos (44 %) y adquirir nuevos conocimientos (43 %).

A los viajeros les cuesta encontrar opciones que se ajusten a su presupuesto

Para el 34 % de los viajeros, lo más complicado a la hora de reservar un viaje de trabajo es encontrar opciones que no sean demasiado caras o que se ajusten a su presupuesto. Además, otro 30 % tuvo dificultades para encontrar opciones de viaje que se ajustaran a su planificación.

En el contexto actual, en el que los precios de los viajes de negocios se ven afectados por la inflación, no resulta sorprendente que cada vez más profesionales se preocupen por los costes. Por suerte, según nuestros datos, las tarifas de vuelos y hoteles comenzaron a estabilizarse en el segundo trimestre de 2023.

En 2023, un 40 % de los viajeros sufrió retrasos de más de una hora, mientras que una cuarta parte sufrió alguna cancelación

Los retrasos de los viajes representaron un problema grave en 2023. Por ejemplo, los aeropuertos en Estados Unidos están experimentando cifras récord de pasajeros y vuelos sin un aumento en la capacidad para acomodarlos, según el PIRG (Grupo de Investigación de Interés Público) de EE. UU. En Europa, los retrasos sufridos en los vuelos también fueron una fuente de problemas. Tan solo en los meses de verano, un total de 106,7 millones de pasajeros se vieron afectados, cifra recopilada de Aviation Direct. 

Los datos de nuestra encuesta corroboran estas tendencias en el sector: el 40 % de los viajeros de todos los países sufrió retrasos de más de una hora en 2023. Además, el 24 % de los viajeros también sufrió cancelaciones. En el Reino Unido, concretamente, este problema afectó al 30 % de los viajeros.

Los viajeros comprueban las actualizaciones de sus viajes con más frecuencia y reservan opciones con políticas de cancelación flexibles

Los problemas mencionados hacen que las personas viajen por negocios de otra manera, ya que intentan evitar las molestias que generan los cambios en los viajes. El 39 % de los encuestados afirma que comprueba las actualizaciones de sus viajes con más frecuencia, mientras que el 35 % reserva opciones con políticas de cancelación flexibles y el 34 % planifica un mayor margen de tiempo para llegar al destino.

En Estados Unidos, un 43 % de los viajeros consideraron planificar un mayor margen de tiempo para llegar a su destino. Es normal si tenemos en cuenta la gran cantidad de retrasos en los vuelos que hubo en Estados Unidos (el 84 % de los viajeros de Estados Unidos sufrió algún tipo de problema en 2023).

En España, el mayor porcentaje de viajeros declaró que estaba comprobando las actualizaciones de los viajes con más frecuencia (41 %), mientras que, en Alemania, un 37 % de viajeros respondió que estaban reservando opciones con políticas de cancelación flexibles.

La mayoría de viajeros prefiere hablar con una persona del servicio de atención al cliente

En todos los países incluidos en la encuesta, los viajeros están de acuerdo en que, cuando reservan un viaje de negocios, es fundamental que haya una persona al otro lado. Si se produce alguna emergencia y los viajeros tienen que cancelar o modificar una reserva, prefieren hablar directamente con una persona real. 

El 33 % de los encuestados afirmó que, para efectuar modificaciones, preferían hablar por teléfono con una persona del servicio de atención al cliente. Además, indicaron que preferían hacerlo así antes que hacer los cambios a través de internet, SMS, chatbot o hablando con alguien en el aeropuerto.

A los viajeros les preocupan la salud y las condiciones de trabajo

En todos los países que han participado en la encuesta, a los viajeros de negocios les resultó difícil ponerse al día con sus reuniones presenciales o virtuales y con los correos electrónicos tras un viaje. En general, esto supuso un problema para el 35 %, mientras que el porcentaje con la misma opinión en Estados Unidos fue aún mayor (39 %). 

Los viajeros también se mostraron preocupados por el jet lag y el cansancio físico (un 20 % de los encuestados de todos los países). La salud y el bienestar son cada vez más relevantes en el entorno laboral. Por ese motivo, no resulta extraño que uno de cada tres trabajadores estadounidenses esté muy preocupado por el bienestar en su lugar de trabajo en general, según una encuesta realizada por el Employee Benefit Research Institute. 

El hecho de tener que recopilar, enviar y recibir la aprobación de los gastos de un viaje también puede resultar complicado. El 19 % de los trabajadores sufrió algún contratiempo relacionado con estos aspectos en todos los países que han participado en la encuesta.

A los viajeros de negocios les resulta complicado seguir con su trabajo y estar lejos de sus seres queridos

El 36 % de los viajeros indicó que fue duro estar lejos de sus seres queridos mientras estuvo de viaje, mientras que el 27 % aseguró que fue difícil estar al día con los proyectos o el trabajo que tenía en marcha. Un 29 % dijo también que fue complicado hacer cambios en su viaje cuando lo necesitó. 

Estas cifras eran bastante parecidas en los cuatros países incluidos en la encuesta. La principal preocupación de los viajeros estadounidenses fue mantenerse al día con los proyectos y el trabajo (33 %), mientras que la de los de España, Alemania y el Reino Unido fue permanecer lejos de los seres queridos.

Qué pueden hacer los viajeros para reducir el impacto de los problemas surgidos en los viajes de negocios

En una situación tan caótica como la actual, es lógico que los profesionales se preocupen por sus futuros viajes de negocios. Por suerte, pueden hacer muchas cosas para solucionar estos problemas y mitigar los daños que causan.

¿Quieres saber cómo gestionar los problemas surgidos durante un viaje?

Consulta nuestra guía de huelgas en Europa y cómo planificar tu viaje con antelación.

A continuación te ofrecemos algunos consejos para preparar tus próximos viajes:

Prevé un colchón de tiempo

Teniendo en cuenta los retrasos que se han producido últimamente, es buena idea contar con un colchón de tiempo cuando viajes por negocios. Entre otras cosas, puedes hacer lo siguiente: 

• Dejar un margen mayor de tiempo para llegar al aeropuerto o la estación de tren por si se produce un retraso. 
• Planificar una noche más en el destino para que el ritmo de viaje sea más relajado.
• Planificar escalas que sean lo suficientemente largas como para hacer cómodamente los trasbordos de un medio de transporte a otro.

Haz la maleta con cabeza

En 2023, el 24 % de los viajeros de negocios de Estados Unidos perdió el equipaje o sufrió retrasos al recibirlo, así que es importante prepararse para este contratiempo. Si el equipaje se retrasa y tienes que pasar una noche en cualquier parte, tendrás que llevar contigo lo básico. Así evitarás estresarte si tienes que asistir a alguna reunión importante cuando llegues a tu destino. 

Asegúrate de llevar todo lo esencial en el equipaje de mano, incluyendo: 

• Medicamentos 
• Documentos de identidad y de viaje 
• Muda 
• Artículos de higiene (champú, gel, cuchillas de afeitar, etc.)
• Cargadores de teléfono 
• Portátil y cargador, por si tienes que trabajar durante ese tiempo

Conoce tus derechos

¿Sabías que es posible que tengas derecho a una indemnización si se retrasa tu vuelo o tu tren? Cada país tiene sus propias leyes en relación con los retrasos y las cancelaciones. Consúltalas antes de viajar para saber cómo conseguir la devolución del dinero si algo no sale según lo previsto. 

Por ejemplo, las normas de pasajeros aéreos de la UE dictan que los pasajeros tienen derecho al reembolso del dinero, a un cambio de ruta o al regreso al lugar de origen, así como a recibir asistencia en el aeropuerto, en caso de que se cancelen sus vuelos. Si se informa al pasajero de la cancelación con menos de 14 días de antelación respecto a la hora de salida, también tiene derecho a una compensación. 

En caso de retraso de un vuelo, los pasajeros de la UE también tienen derecho a reembolso, asistencia y vuelo de vuelta. Asimismo, tienen derecho a recibir una compensación si el vuelo llega al destino final con un retraso de más de tres horas. 

Si se producen cancelaciones o retrasos, los pasajeros de tren de la UE tienen derecho a un cambio de ruta o al reembolso en determinadas circunstancias. 

Por su parte, los pasajeros aéreos de EE. UU. pueden recibir el reembolso en caso de cancelaciones o retrasos, según el Departamento de Transporte de Estados Unidos. Sin embargo, las leyes estadounidenses no contemplan compensaciones de los viajes en tren.

Cómo ayuda TravelPerk a resolver los problemas a los que se enfrentan los viajeros

TravelPerk ofrece el mejor software de gestión de viajes de negocios para ayudar a los viajeros a reservar, gestionar y ahorrar dinero en sus viajes de trabajo de manera sencilla. Gracias a TravelPerk, podrán reservas hoteles, vuelos y trenes con tarifas competitivas, enviar informes de gastos, gestionar políticas de viajes de negocios, recuperar el IVA, compensar la huella de carbono para cumplir los objetivos de sostenibilidad, etc.

¿Necesitas ayuda para efectuar reservas y organizar viajes de negocios?

Consulta nuestra lista de las 6 mejores empresas de gestión de viajes de negocios

Ahorra dinero

Según los viajeros de negocios encuestados, uno de los principales inconvenientes de viajar es tener que recopilar y enviar los gastos de viaje, y su posterior aprobación. El 19 % de los viajeros están afectados por ese problema en todos los países. TravelPerk puede ayudarte: la plataforma gestiona los gastos y las facturas en un único lugar, a la vez que integra las mejores plataformas de gestión de gastos del mundo. Los usuarios pueden configurar automatizaciones para la gestión de gastos. Así se acelera el proceso para todos los miembros del equipo. 

Los precios de los viajes de negocios y las tarifas aéreas suben en todo el mundo, y a muchos viajeros les preocupa el presupuesto. Un 34 % de los viajeros tiene problemas para encontrar opciones que se ajusten al presupuesto y a un 30% no le resulta fácil efectuar reservas que se ajusten a su planificación. Estas cifras muestran claramente que ahorrar dinero es una prioridad. La amplia oferta de alojamiento y servicios de viaje de TravelPerk ayuda a los usuarios a encontrar la opción que más se adapte a sus necesidades. Además, TravelPerk ofrece a los clientes tarifas negociadas que les permiten ahorrar más dinero al realizar sus reservas.

Información constante

El 39 % de los participantes en la encuesta de TravelPerk comprueba la información con más frecuencia debido a los problemas que surgen en los viajes. Por este motivo, podrán beneficiarse de los servicios de TravelCare. Los usuarios de TravelCare (tanto viajeros como administradores) recibirán notificaciones sobre cualquier problema o modificación que sufran los planes de viajes a través de la aplicación. Además, podrán contactar de manera inmediata con el equipo de atención al cliente si necesitan asistencia. De esta forma, el/la responsable de viajes recibirá ayuda para cumplir el deber de diligencia y las obligaciones relacionadas con la seguridad y salud de los viajeros. 

Además, si utilizan TravelPerk, los viajeros podrán consultar los riesgos y la información de la normativa de forma clara, verificada y en tiempo real, por lo que podrán efectuar sus reservas con absoluta seguridad.

Asistencia cuando la necesitas

El mayor porcentaje de viajeros (33 %) prefiere hablar por teléfono con una persona del servicio de atención al cliente. Les encantará el servicio de atención al cliente de TravelPerk, valorado con siete estrellas y disponible de manera ininterrumpida. 

Los retrasos y los cambios de los viajes son los causantes de que cada vez sea más necesaria la existencia de políticas de cancelación flexibles. El 35 % de los viajeros busca de manera activa ofertas flexibles, por eso, FlexiPerk de TravelPerk es la solución perfecta. Con FlexiPerk, los viajeros pueden cancelar una reserva hasta 2 horas antes de la salida y recuperar el 80 % del importe en crédito en la plataforma de TravelPerk. El resultado es un ahorro medio del 40 % respecto a las tarifas flexibles tradicionales.

En 2023, TravelPerk experimentó un aumento del 35 % en la cantidad de empresas que seleccionan opciones flexibles para recuperar los gastos cuando los viajes no salen según lo planeado. De media, el 10 % de los viajes de TravelPerk los cancelan los viajeros, de los que la mitad no están cubiertos por cancelaciones flexibles. Estas empresas pierden una media de 450 € (470 $) por viaje, teniendo en cuenta que el valor medio de una reserva es de 570 €. Para no perder dinero, las empresas pueden beneficiarse de soluciones flexibles como FlexiPerk.

En general, 2023 fue un año de profundos cambios, incluidos algunos problemas surgidos en los viajes. Por este motivo, los viajeros están preocupados y buscan diferentes soluciones para garantizar que los viajes salgan según lo planeado. Las buenas noticias son que, gracias a la planificación y las herramientas adecuadas, no hay que preocuparse: los viajeros pueden tomar precauciones para estar seguros de que sus viajes irán como la seda y que dispondrán de los recursos necesarios para gestionar la situación si las cosas salen mal. Esperamos que, para el próximo año y los siguientes, los proveedores del sector de los viajes dejen de sufrir estos problemas. 

Metodología

OnePoll realizó una encuesta en línea en nombre de TravelPerk del 27 de octubre al 7 de noviembre de 2023. Participaron 4000 empleados del Reino Unido, Estados Unidos, Alemania y España que viajan por motivos de trabajo. Los encuestados trabajaban en empresas de sectores como la contabilidad, la banca y las finanzas, la venta al por menor y la salud.