ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN 03/03/2023

¡Hola! Somos TravelPerk S.L.U. (conocida por los humanos como TravelPerk) y queremos explicarte cómo protegemos tus datos personales y tu privacidad.

🔏 Nuestro papel en la protección de tu privacidad

Si eres usuario, cliente potencial o tester de TravelPerk, asistente a alguno de nuestros eventos o simplemente visitante de nuestro sitio web, esta Política de Privacidad te incumbe.

Nuestras responsabilidades

Si te encuentras en una de las categorías anteriores, actuamos como ‘responsables del tratamiento’ de tus datos personales cuando tratamos dichos datos por los motivos que se indican en el apartado "Cómo y por qué utilizamos tus datos".

Cuando tratamos sus datos personales por tales motivos, si eres usuario o usuaria de TravelPerk:

• 🇺🇲 En relación con una empresa radicada en los Estados Unidos de América o Canadá (incluidas las filiales extranjeras), TravelPerk America, Inc es el corresponsable del tratamiento de tus datos.
• 🇬🇧 En relación con una empresa radicada en el Reino Unido (incluidas las filiales extranjeras), TravelPerk UK IRL Limited es el corresponsable del tratamiento de tus datos.

Si estás buscando trabajo en TravelPerk, esta no es la Política de Privacidad que te incumbe. Tienes que consultar nuestra Política de Privacidad de Selección de Personal.

Puedes ponerte en contacto con nuestro Delegado de Protección de Datos enviando un correo a dpo@travelperk.com.

Tus responsabilidades

• Lee detenidamente esta Política de Privacidad.
• Si eres clienta o cliente nuestro, consulta también los contratos suscritos con nosotros (incluido nuestro Acuerdo de Tratamiento de Datos), dado que pueden contener información detallada sobre cómo recopilamos y procesamos tus datos en calidad de "Encargados del Tratamiento" por encargo de tu empresa.
• Si compartes información personal sobre otra persona, o si otra persona comparte información personal sobre ti con nosotros, te aseguramos que solo utilizaremos esta información para los fines indicados en esta Política de Privacidad. En el momento en el que compartes esta información con nosotros confirmas que estás autorizado a compartirla para que la podamos utilizar según lo estipulado en esta Política de Privacidad.

📂 Cuándo y cómo recopilamos datos

Desde el primer momento en el que interactúas con TravelPerk estamos recopilando datos. A veces eres tú quien nos proporciona los datos, otras somos nosotros quienes los recopilamos de forma automática.

Aquí te explicamos cuándo y como lo hacemos:

Cuándo y cómo recopilamos datos

Datos que nos proporcionas tú

Datos que recopilamos nosotros

Cuando navegas por cualquier apartado de nuestro sitio web

Cuando descargas nuestra aplicación

Cuando utilizas TravelPerk

Cuando te identificamos como cliente potencial

Cuando recibes correos electrónicos nuestros

Cuando solicitas una demo de TravelPerk

Cuando recibimos correos electrónicos sobre tu persona por parte de proveedores de viajes

Cuando solicitas asistir a un evento organizado por TravelPerk

Cuando accedes a recibir comunicaciones comerciales

🏷️ Tipos de datos que recopilamos

✉️ Información de contacto

Tu nombre, dirección de correo electrónico, puesto en tu empresa y cualquier otro dato de contacto que puedas compartir con nosotros.

💼 Información profesional

Información sobre la empresa, entidad u organización para la que trabajas, con la que colaboras o a la cual representas.

🪪 Datos que te identifican personalmente

Tu documento nacional de identidad, dirección IP, información de inicio de sesión, datos del navegador utilizado (p. ej., tipo y versión), zona horaria, plug-ins del navegador, información de geolocalización e información sobre tu sistema operativo (p. ej., versión).

👆 Datos sobre cómo utilizas TravelPerk

El uso que haces de nuestra aplicación, incluidas tus secuencias de clics (la ruta que sigues en nuestra aplicación), los productos/servicios que visualizas, los tiempos de respuesta de las páginas que visitas, cualquier error de descarga con el que te encuentres, el tiempo que permaneces en cada página, lo que haces en esas páginas, la frecuencia con la que lo haces y otras acciones que puedas realizar.

🗣️ Imagen y voz

En determinadas interacciones con el equipo de TravelPerk puede que grabemos tu imagen o tu voz (p. ej., en llamadas con representantes de ventas o de atención al cliente o si participas en sesiones de investigación de producto).

👍 Datos de opinión

Datos personales adicionales que puedas compartir en el marco de sesiones de feedback de cliente (p. ej., a través de compartir pantalla, entrevistas directas, etc.) o de encuestas de opinión.

🙂 Otra información

Cualquier otra información que puedas proporcionar cuando cursas una solicitud de información o que pueda generarse en el marco de la relación contractual entre tu empresa, organización o entidad y TravelPerk.

⚠️ ¿Qué pasa con los datos sensibles?

No recopilamos ningún "dato sensible" sobre ti (como origen racial o étnico, opiniones políticas, creencias religiosas o filosóficas, afiliación sindical, datos genéticos o biométricos, datos de salud, datos acerca de tu vida u orientación sexual, delitos o presuntos delitos) excepto si eres tú quien consiente en revelarnos dichos datos sensibles cuando solicitas alguno de nuestros servicios.

🧒 ¿Y con los datos que afectan a menores?

TravelPerk es un servicio B2B dirigido y pensado para ser utilizado únicamente por personas mayores de 16 años. Los servicios de TravelPerk no van dirigidos a menores, y no autorizamos a personas menores de 16 años a crear una cuenta de TravelPerk o a solicitar directamente nuestros servicios.

En ocasiones excepcionales puede ocurrir que los usuarios que viajan con hijos menores tengan que facilitar los datos personales de esos menores para poder utilizar nuestros servicios. Estos datos solo hay que proporcionarlos si es estrictamente necesario para poder utilizar los servicios. En el caso de menores de 16 años, el adulto autorizado ha de tener la potestad legal necesaria para poder otorgar el consentimiento en nombre del menor. En el caso de menores de entre 16 y 18 años, el adulto autorizado tiene que obtener y acreditar el consentimiento otorgado por el menor.

⚙️ Cómo y por qué utilizamos tus datos

Solo podemos utilizar tus datos con fines específicos y si tenemos una base legal para hacerlo. Estos fines son:

Gestión de la relación contractual

Ejecutar, cumplir, supervisar y hacer cumplir los contratos suscritos; emitir informes de costes y facturas a clientes y cobrar los pagos. Esto incluye los datos personales de aquellas personas que suscriben los contratos con TravelPerk o que están autorizadas a contratar nuestros servicios en nombre del cliente.

Base jurídica: Contrato
Categorías de datos: Datos de contacto, Información profesional, Otra información

Relación contractual potencial

Tramitar solicitudes de información sobre nuestra empresa o servicios, procesar solicitudes de servicios de TravelPerk en nombre de tu empresa, entidad u organización y gestionar posibles relaciones contractuales entre TravelPerk y tu empresa, entidad u organización.

Base jurídica: Medidas precontractuales
Categorías de datos: Datos de contacto, Información profesional, Datos que te identifican personalmente

Comunicaciones comerciales

Enviar comunicaciones comerciales y promocionales relacionadas con servicios o productos de TravelPerk similares a los que has solicitado o por los que te has interesado alguna vez. Esto puede incluir comunicaciones electrónicas o telefónicas. Si la normativa aplicable lo permite, también podemos enviarte comunicaciones comerciales sobre productos o servicios que consideremos que pueden ser de interés para tu empresa.

Si no deseas recibir este tipo de comunicaciones, puedes oponerte en cualquier momento a ellas haciendo clic en el enlace de darse de baja (unsuscribe) que aparece en el mensaje.

Base jurídica: Consentimiento (cuando la ley lo requiera), Interés legítimo (desarrollar y hacer crecer nuestro negocio con nuestros clientes). Puedes indicar que no deseas recibir más comunicaciones comerciales en cualquier momento y sin coste alguno.
Categorías de datos: Datos de contacto, Información profesional

Plataformas e integraciones

Comunicar tus datos de contacto a nuestros Socios de Integración previo consentimiento por tu parte.

Base jurídica: Consentimiento
Categorías de datos: Datos de contacto, Información profesional

Mejora continua de TravelPerk

Gestionar landing pages y mapas de calor en nuestro sitio web, realizar pruebas funcionales y optimizar el tráfico; recopilar opiniones a través de plataformas, cuestionarios y sesiones en directo; anonimizar datos para tareas de desarrollo, testing y análisis; grabar y analizar llamadas con el equipo de TravelPerk con fines de aseguramiento de la calidad; realizar análisis de datos, incluido el uso de inteligencia artificial y otras tecnologías y, en algunos casos, de terceros.

Base jurídica: Intereses legítimos: (i) disponer de herramientas para mejorar el servicio al cliente y minimizar y defendernos mejor de posibles reclamaciones por parte de nuestros clientes, y (ii) analizar nuestras prácticas empresariales para poder tomar decisiones fundadas y definir nuestras estrategias de desarrollo y crecimiento del negocio.
Categorías de datos: Datos de contacto, Información profesional, Datos que te identifican personalmente, Datos sobre cómo utilizas TravelPerk, Imagen y voz, Datos de opinión

Soporte al cliente

Enviar notificaciones sobre cualquier cambio en nuestros servicios y resolver posibles problemas con nuestra plataforma a través del correo electrónico, teléfono o chat.

Base jurídica: Intereses legítimos: i) cumplir nuestras obligaciones contractuales con nuestros clientes, y ii) trabajar y reforzar nuestra reputación de marca a fin de proteger y hacer crecer nuestro negocio.
Categorías de datos: Datos de contacto, Información profesional, Datos que te identifican personalmente, Otra información

Garantizar la seguridad de los servicios y del sitio web de TravelPerk

Asegurarnos de que nuestros servicios y nuestro sitio web no se utilicen de forma no autorizada o fraudulenta detectando, investigando o impidiendo cualquier actividad que contravenga la ley o las políticas de TravelPerk.

Base jurídica: Interés legítimo: proteger nuestros activos y a nuestros clientes de ciberataques y acciones maliciosas similares.
Categorías de datos: Datos de contacto, Información profesional, Datos que te identifican personalmente, Otra información

Inscripción y asistencia a eventos

Organizar y celebrar eventos a los que te hayas inscrito o a los que vayas a asistir, incluido el envío de comunicaciones relacionadas con dichos eventos.

Base jurídica: Contrato
Categorías de datos: Datos de contacto, Información profesional

Prevención del fraude

Detectar y prevenir actividades potencialmente prohibidas o ilegales y cumplir con las obligaciones y requisitos legales aplicables. Esto incluye la emisión de facturas a clientes y el cumplimiento de la legislación aplicable en materia de prevención del fraude.

Base jurídica: Interés legítimo: proteger nuestro negocio y a nuestros clientes de acciones fraudulentas tanto con recursos internos como externos.
Categorías de datos: Datos de contacto, Información profesional, Datos que te identifican personalmente, Otra información

Cumplimiento de obligaciones legales

Atender requerimientos por parte de las autoridades y cumplir con la legislación en materia de prevención del terrorismo o con cualquier otro requisito legal aplicable.

Base jurídica: Obligación legal
Categorías de datos: Datos de contacto, Información profesional, Datos que te identifican personalmente, Otra información

Registro de controles de acceso a edificios y registros de visitantes

Conceder acceso a las instalaciones de TravelPerk, gestionar y hacer un seguimiento de todos los visitantes, emitir tarjetas de acceso y garantizar la seguridad de los visitantes y del personal de TravelPerk en nuestros sitios físicos.

Base jurídica: Interés legítimo, Interés público
Categorías de datos: Datos de contacto, Información profesional, Datos que te identifican personalmente, Otra información

⚖️ Tus preferencias de privacidad y tus derechos al respecto

Tus preferencias

⛔ Puedes optar por no facilitarnos datos personales

Si decides hacer esto, es posible que algunas funciones de nuestro sitio web no funcionen como es debido y que no puedas acceder a nuestra aplicación.

🍪 Puedes desactivar las cookies

Tienes la opción de bloquear la instalación de cookies a través de los ajustes de tu navegador o del mensaje de cookies que aparece en nuestro sitio web. Además, puedes eliminar las cookies ya instaladas a través de los ajustes de tu navegador. Ten en cuenta, no obstante, que algunos servicios podrían no funcionar correctamente si desactivas las cookies.

🫴 Puedes solicitar que no utilicemos tus datos con fines comerciales

A menos que nos basemos en tu consentimiento —que, por otra parte, puedes retirar en cualquier momento si lo deseas—, te informaremos acerca de si tenemos previsto utilizar tu información con fines comerciales y publicitarios y si habrá terceros implicados. Si no deseas recibir comunicaciones comerciales, haz clic en el enlace de darse de baja (unsuscribe) que aparece en el mensaje.

Tus derechos

Si eres usuario de TravelPerk: puedes ejercer sus derechos de privacidad comunicándose con los administradores de la cuenta de TravelPerk designados por tu empresa, quienes pueden actuar en nombre del responsable del tratamiento (su empresa). Los administradores la cuenta de TravelPerk de tu empresa pueden gestionar la eliminación de tus datos (consulte las instrucciones disponibles aquí) y actualizar sus datos personales directamente desde la plataforma TravelPerk. En caso de que requieran información adicional, nos la pueden solicitar según sea necesario.

Si eres un cliente potencial o tester de TravelPerk, asistente a alguno de nuestros eventos o visitante de nuestro sitio web: puede ejercer sus derechos enviando una solicitud al correo electrónico privacy@travelperk.com.

🔑 Tienes derecho a acceder a la información que tenemos guardada sobre ti

Tienes derecho a solicitar información adicional sobre:

• Las categorías de datos que procesamos
• Los fines del tratamiento de datos
• Las categorías de terceros con los que eventualmente compartimos tus datos
• El plazo de conservación de los datos (o los criterios utilizados para determinarlo)
• Otros derechos relacionados con el uso que hacemos de tus datos

Responderemos a tu solicitud con la información requerida en el plazo de un mes, a menos que facilitar dicha información viole los derechos y libertades de terceros, como la confidencialidad o los derechos de propiedad intelectual. Si no podemos facilitarte la información por este motivo, te informaremos al respecto.

✏️ Tienes derecho a solicitarnos que corrijamos cualquier dato personal inexacto que te concierna

Si los datos que tenemos sobre tu persona son incorrectos, por favor, corrígelos directamente en tu cuenta de TravelPerk. Si no eres un usuario o adminstrador de la cuenta TravelPerk de tu empresa, envíanos una solicitud de rectificación al correo electrónico privacy@travelperk.com.

📇 Puedes oponerte a que utilicemos tus datos para elaborar perfiles o tomar decisiones automatizadas sobre tu persona

No tomamos ninguna decisión que pueda afectarte de forma significativa sobre la base única y exclusiva del tratamiento automatizado de tus datos. Los procesos de decisión relacionados con tus solicitudes cuentan siempre con intervención humana.

↪️ Tienes derecho a trasladar tus datos a otro servicio

Si lo deseas, podemos darte una copia de tus datos en un formato digital de uso común válido para compartir con otro servicio. Ten en cuenta, sin embargo, que no podemos compartir datos sobre otra persona sin su consentimiento expreso.

🗑️ Tienes derecho a que "te olvidemos"

Tienes derecho a solicitarnos que eliminemos cualquier información personal que tengamos sobre ti si ya no es necesaria para utilizar los servicios de TravelPerk. En determinadas ocasiones puede que esto no sea posible (p. ej., si tenemos un contrato suscrito contigo), pero en todo caso te informaremos al respecto.

Si eres usuario de TravelPerk y deseas eliminar tu cuenta de usuario: por favor envía tu solicitud a un administrador de la cuenta de TravelPerk de tu empresa. Los administradores pueden eliminar cuentas de usuario de la plataforma de TravelPerk siguiendo los pasos proporcionados en este artículo (en la sección "Delete user").

😡 Tienes derecho a presentar una reclamación sobre el uso que hacemos de tus datos

Si algo te preocupa sobre el uso de tus datos, por favor, infórmanos primero al respecto para ver si lo podemos solucionar. Si no podemos resolver el problema, puedes presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). Para ello, sigue las instrucciones que figuran en su sitio web en https://www.aepd.es/.

🔒 ¿En qué medida son seguros los datos que recopilamos?

Contamos con un programa integral de seguridad diseñado para recopilar y conservar tus datos personales de forma segura.

• Centro de datos (AWS) certificado ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018, SOC 1, SOC 2, SOC 3, PCI DSS Nivel 1 y C5 por BSI.
• Encriptación de datos en reposo y en tránsito tanto en la plataforma como en el punto final de TravelPerk.
• Cortafuegos a nivel de red y de aplicación.
• Pseudonimización de datos allí donde sea necesario.

Consulta nuestro Trust Center para más información. Y, por favor, recuerda:

• Cuando facilitas tus datos personales lo haces por tu propia cuenta y riesgo: desafortunadamente, ninguna transmisión de datos es 100 % segura.
• Eres el responsable de proteger tu nombre de usuario y tu contraseña: mantenlos a salvo y no los compartas con nadie.
• Si crees que tu privacidad ha sido violada, ponte en contacto con nosotros inmediatamente en privacy@travelperk.com.
• Nuestros contenidos pueden incluir enlaces a sitios web y aplicaciones de terceros. Ten en cuenta que esta Política de Privacidad no aplica a sitios web o aplicaciones de terceros. No somos responsables de las políticas ni prácticas de privacidad de sitios web o aplicaciones de terceros. Antes de enviar cualquier dato personal a estos sitios web, revisa sus políticas de privacidad.

📍 ¿Dónde almacenamos tus datos?

Almacenamos los datos personales que recopilamos en nuestros servidores de Amazon Web Services, ubicados en Irlanda (EEE). Tratamos los datos personales que recopilamos en nuestras oficinas de Barcelona, Berlín, Londres, Birmingham, Edimburgo, Chicago, Boston y Miami. También trabajamos con proveedores terceros que puede que procesen datos personales fuera del EEE y del Reino Unido.

Si procesamos tus datos fuera del EEE o del Reino Unido, adoptaremos todas las medidas legales necesarias para asegurarnos de que tus derechos de privacidad siguen estando protegidos de la manera descrita en esta Política de Privacidad. Para ello, evaluamos el riesgo de la transferencia de datos y exigimos a nuestros proveedores que suscriban las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea en su versión más actual. Encontrarás más información al respecto en nuestro Libro blanco sobre transferencias internacionales de datos. Si deseas obtener más información sobre las medidas de protección adoptadas, favor consultar nuestro Trust Center y nuestra Página de Seguridad.

⏳ ¿Cuánto tiempo conservamos tus datos?

Conservaremos tus datos personales durante todo el tiempo que dure tu relación con TravelPerk. Si por cualesquiera motivo la relación finaliza, bloquearemos tus datos personales hasta que expiren los eventuales plazos legales de conservación aplicables. Esta medida sirve para demostrar que cumplimos con nuestras obligaciones legales y contractuales. Una vez expirados estos plazos, procederemos a suprimir o a anonimizar tus datos personales.

🙋 Terceros implicados en el tratamiento de tus datos

Puede que compartamos tus datos con empresas u organizaciones terceras por los siguientes motivos:

• Encargados del tratamiento: Puede que compartamos tus datos con proveedores de servicios que nos ayudan a prestar correctamente nuestros servicios. Esto incluye herramientas de atención al cliente, marketing, mejora continua, ciberseguridad y servicios financieros, así como las filiales de TravelPerk. TravelPerk suscribe acuerdos con estos proveedores para proteger tu privacidad.
• Asesores: Es posible que tengamos que compartir datos tuyos con asesores profesionales, como gestores contables, auditores, aseguradoras y bufetes de abogados, a fin de que puedan prestar sus servicios.
• Socios de integración: Si has mostrado interés en alguno de los productos o servicios de nuestros socios de integración, puede que compartamos tus datos de contacto con el socio en cuestión para que pueda ponerse en contacto contigo en calidad de representante de tu empresa. La comunicación de estos datos es necesaria para atender tu solicitud.
• Organismos públicos: Puede que compartamos tus datos con autoridades administrativas y policiales y con juzgados y tribunales si la ley así nos lo exige, o con el fin de defendernos de o interponer posibles demandas legales para proteger nuestros derechos o los derechos de terceros, incluidos los tuyos.

Si en el futuro necesitamos compartir tus datos con cualquier otra categoría de tercero, te informaremos al respecto.

🍪 Cookies

Utilizamos cookies para mejorar tu experiencia con TravelPerk. Estas cookies pueden ser "cookies de sesión", que se borran automáticamente en cuanto sales de nuestro sitio web o aplicación, o "cookies persistentes", que permanecen almacenadas en tu equipo y nos permiten reconocerte y ofrecerte un servicio personalizado cuando nos visitas de nuevo.

Consulta nuestra Política de Cookies para obtener más información sobre cómo utilizamos las cookies.

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Para bloquear las cookies e impedir su instalación tienes que activar el ajuste correspondiente en tu navegador. También puedes gestionar tus preferencias en nuestro mensaje de cookies o eliminar las cookies a través de los ajustes de tu navegador. Ten en cuenta, no obstante, que si configuras tu navegador para que desactive, rechace o bloquee la instalación de cookies (incluidas las "cookies esenciales"), es posible que algunas funciones de nuestro sitio web o de nuestra aplicación no funcionen correctamente. En algunos casos es posible incluso que no puedas acceder a nuestro sitio web o aplicación. Ten en cuenta que no tenemos control sobre el uso de cookies por parte de terceros.

💙 Fomentar la protección de la privacidad

Muchas gracias por leer nuestra Política de Privacidad. Para confeccionarla nos hemos basado en una plantilla de código abierto de Juro y Stefania Passera. ¡Elabora tu propia política de privacidad descargando la plantilla gratuita que encontrarás aquí!