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Guía sobre políticas de viajes

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Política de viajes automatizada

Imagen:  Daria Nepriakhina

En otros capítulos de esta guía, hemos hablado de las aprobaciones de viajes y de lo mucho que puedes facilitar las cosas a todo el mundo si las automatizas.

Vamos a ver con más detalle cómo funcionan las aprobaciones y a descubrir las ventajas de automatizar el proceso.

En primer lugar, piensa si tus compañeros son conscientes de cómo funciona la política de viajes y el proceso de reserva en tu empresa.

Si tu política de viajes está enterrada entre otros documentos de la intranet o colgada en uno de esos tablones de anuncios que nadie mira, lo normal es que nadie la lea.

Las políticas de viaje van muy bien para explicar las recomendaciones de seguridad en los viajes y el protocolo de reembolso, pero no sirven a la hora de hacer reservas.

En este artículo vamos a hablar de lo siguiente:

  • Ventajas de la automatización
  • Aspectos que puedes automatizar
  • Qué normas hay que incluir
  • Aprobaciones automáticas

Ventajas de la automatización

Una política de viajes automatizada tiene muchas ventajas:

  • Reduce las confusiones.
  • Es inmediata (está siempre a mano cuando se necesita).
  • Mejora sustancialmente el cumplimiento de la política de viajes.

Por supuesto, es imposible que todo el mundo cumpla con todas las indicaciones de la política al 100 %. Siempre hay viajes de última hora que se saltan los presupuestos establecidos para un destino concreto. Pero, según nuestros clientes, la automatización de la política de viajes eleva los niveles de cumplimiento al 95 %.

Eso sí, si a tus compañeros no les gusta la herramienta de reservas que has elegido ni les ofrece los agentes y las opciones que prefieren, lo normal es que acaben haciendo su reserva por otros medios, y tu política de viajes se quede en papel mojado.

Cuando alguien de tu empresa quiera reservar un viaje, debería tener siempre la política a mano para que le sirva de orientación.

¿Cuáles son los inconvenientes de una política de viajes que solo figura en un documento escrito?

Se supone que los empleados deben leer las políticas.

¿Pero qué pasa si no lo hacen? ¿Y si las leen y después las olvidan? ¿Qué pasa si cuando las leen no les gustan y prefieren ignorarlas?

No es de extrañar que el 50 % de los viajeros de negocios admita que no siempre hace caso de las políticas de viajes, sobre todo por motivos relacionados con la comodidad o el precio. La herramienta de reserva de viajes de la empresa no les ofrece precios razonables ni opciones de vuelos y hoteles que encajen con su itinerario. Y al final, acaban saltándose la política y recurriendo a páginas de reservas online.

También hay estudios que afirman que el 64 % de los viajeros de la generación milenial reconoce que, aunque ha leído y entendido la política de viajes, prefiere ignorarla a la hora de reservar.

Por ejemplo, cuando un empleado busca un hotel en Londres, lo normal es que la política de viajes de la empresa no especifique qué opciones están permitidas y cuáles no. Todo esto puede resolverse con una política automatizada integrada en una herramienta de búsqueda y reserva.

Aspectos que puedes automatizar

Las políticas automatizadas ofrecen información inmediata sobre varios aspectos del viaje:

  • Dónde reservar viajes
  • Qué clases de vuelo están permitidas
  • Cuánto se puede gastar en los vuelos de las distintas rutas
  • Cuánto se puede gastar en un hotel en función de la ciudad
  • Qué coches de alquiler están permitidos
  • Cómo procesar los gastos

Hasta hace poco, lo normal era que la política de viajes estuviera perdida entre la documentación de bienvenida de RR. HH. o en el servidor de la empresa. Pero con la automatización, puedes limitar las opciones de los empleados, ahorrar dinero y contribuir a que todo el mundo tenga acceso a las mismas alternativas.

¿Se pueden controlar las reservas de los empleados con una política de viajes automatizada?

Si hablamos de control de las reservas, las políticas de viajes automatizadas son mucho más eficaces que un pedazo de papel.

Sin embargo, siguen teniendo alguna pega.

Las políticas de viajes automatizadas solo funcionan dentro de la herramienta de viajes. Si los empleados deciden no usarla y siguen reservando en las páginas de reservas online, la empresa no puede controlar su actividad ni aprovechar herramientas de contabilidad como la facturación centralizada que ofrece la aplicación.

Qué normas hay que incluir

Las políticas de viajes automatizadas se integran en la herramienta de viajes de negocios que usa tu empresa, y cuando los empleados la utilizan para hacer sus reservas pueden ver qué es lo que permite o no permite la política.

Si tienen que reservar un vuelo, un hotel o un coche que no cumple con la política de la empresa, pueden solicitar la aprobación a su supervisor desde la misma herramienta, sin tener que redactar un correo largo y detallado. La herramienta reúne en un solo lugar toda la información del viaje del empleado y el supervisor puede revisarla cómodamente.

Automatizar la aprobación

Por lo general, los viajes se aprueban manualmente de forma individual, ya sea por teléfono, por correo electrónico o en persona. Este proceso suele implicar un número incontable de correos y llamadas entre el viajero y la persona que formaliza finalmente la reserva, ya sea un agente de viajes o del personal de administración.

Aunque el viaje en sí haya obtenido el visto bueno desde el principio, conseguir la aprobación del presupuesto final del viaje puede llevar muchísimo tiempo.

Pero si automatizas la política de viajes, puedes configurarla para que los empleados (o el personal de administración que reserva sus viajes) puedan cerrar la reserva tan pronto como encuentren una opción aceptada por la política. Sin proceso de aprobación.

Lo que elimina:

  • Las ristras de correos electrónicos y las llamadas interminables entre el viajero y quien hace la reserva.
  • La obligación de tener que supervisar los detalles más nimios de la reserva, ya que las normas ya están configuradas.
  • La pérdida de ofertas interesantes porque la aprobación no llega a tiempo.

Aunque puede que haya reservas que sigan necesitando autorización (por ejemplo, en el caso de los viajes con necesidades especiales o de los que no se ajusten a la política por causas justificadas), en la mayoría de los casos, la persona encargada podrá ver y aprobar la solicitud en la misma plataforma, lo que cerrará la compra del viaje.

Cómo aumentar las posibilidades de éxito

Es evidente que para que una política de viajes automatizada sea eficaz, tiene que estar integrada en una herramienta que también lo sea. Eso sí, si a tus compañeros no les gusta la herramienta de reservas que has elegido ni les ofrece los agentes y las opciones que prefieren, lo normal es que acaben haciendo su reserva por otros medios, y tu política de viajes se quede en papel mojado.

Si estás pensando en automatizar la política de viajes de tu empresa, a continuación te indicamos algunas de las cosas (no todas, lo normal es que el departamento de contabilidad tenga su propia lista de exigencias para un programa de gestión de viajes) que debería tener una buena herramienta de viajes:

  • Reseñas de los viajeros (no solo de los gestores de viaje y del personal de contabilidad).
  • El máximo posible de opciones: todas las que pueda haber en Internet y todas las de empresas de bajo coste que los empleados suelen reservar para ahorrar dinero.
  • Un buen servicio de asistencia en viaje con el que se pueda contar a cualquier hora del día o de la noche. Los viajeros no querrán renunciar a eso.

Si quieres que la automatización de tu política de viajes tenga éxito, es fundamental que elijas una herramienta que los viajeros quieran utilizar.

Estrictas, moderadas o laxas

Las políticas de viajes automatizadas no tienen por qué controlar todas las decisiones de viaje de los empleados. La empresa puede elegir el nivel de supervisión que prefiera.

Es posible configurar las normas de la política en la misma herramienta, pero permitir a los viajeros que hagan sus reservas por otros medios. Estas son las opciones de supervisión disponibles:

  • Estricta: los empleados deben solicitar la aprobación de todos sus viajes antes de hacer la reserva (o solo tienen autorización para seleccionar sus preferencias, y la formalización de la reserva queda en manos del personal de administración).
  • Moderada: los empleados solo tienen que solicitar aprobación en el caso de los viajes que no se incluyen en la política.
  • Laxa: los empleados no necesitan solicitar aprobación en ningún caso. Pueden reservar lo que quieran.

Es conveniente elegir una herramienta que permita configurar las opciones de control en función de la categoría de los usuarios. Por ejemplo, lo normal es que los altos directivos y sus asistentes necesiten poder reservar cómo y cuándo quieran, y lo mismo sucede con los ejecutivos a cargo de las cuentas más importantes.

Si quieres que tu política de viajes automatizada refleje la realidad de tu empresa, probablemente tendrás que configurar procesos de aprobación específicos para ciertos equipos y personas.

Configuración de la política

El primer paso es personalizar tu aplicación de viajes de negocios para incluir la política de la empresa.

  1. Define las normas de tu política de viajes: antes de configurar la herramienta, tienes que contar con una política de viajes clara que haya sido aprobada por todas las personas que tengan que tomar una decisión al respecto: desde el director financiero al gerente de viajes o el jefe de contabilidad. Si no tienes claro cómo redactarla, descárgate nuestra guía de redacción de políticas de viajes.
  2. Elige una herramienta que cuente con la aceptación de los viajeros: si no se sienten cómodos al usarla, la automatización de la política no servirá de mucho. Dejarán de usar la herramienta y dejarán de hacer caso a la política.
  3. Define normas para la reserva de vuelos: máximos totales y específicos para cada ruta, clase de los billetes y requisitos de las reservas anticipadas.
  4. Define normas para la reserva de hoteles: máximos totales y específicos para cada destino, número de estrellas y requisitos de las reservas anticipadas.
  5. Define normas para el alquiler de coches y los viajes en tren: requisitos de las reservas anticipadas y presupuestos totales.
  6. Crea políticas de viaje específicas: conjuntos de normas para grupos, personas o situaciones concretas. Por ejemplo, para los técnicos o los comerciales que tienen que hacer reservas de última hora con más frecuencia.
  7. Configura los procesos de aprobación por departamentos: de forma que haya un responsable de aprobación en cada uno de ellos que reciba las solicitudes automáticamente. También puedes configurar la política para que haya grupos que tengan que solicitar aprobación y otros que no.

En cualquier caso, la configuración es lo más fácil. Es más difícil definir presupuestos de viaje con los que todo el mundo esté de acuerdo.

Pero también en ese caso te puede resultar de utilidad la herramienta de viajes. Gracias a que te ofrece información consolidada de todos los gastos de viajes, tendrás una fuente de información muy valiosa a la hora de definir unos presupuestos más exactos.

Para empezar, lo mejor es automatizar la política de viajes y establecer un sistema de reservas único. Después, revisa la información de los viajes realizados de forma periódica y ajusta la política a partir de los datos recogidos.