Guía sobre políticas de viajes

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Políticas de viajes de empresa y COVID-19

La pandemia de COVID-19 ha cambiado totalmente la manera de trabajar. Nos ha obligado a repensar el concepto de oficina, ha puesto sobre la mesa la importancia del bienestar de los empleados y ha reducido drásticamente los viajes. Ahora mismo, si hay que hacer un viaje, los gerentes de viajes deben valorar muchos más factores, como por ejemplo las restricciones en cuanto a viajes o una gestión de riesgos más eficiente para los empleados, por nombrar solo un par de cuestiones.

Según las predicciones de la Global Business Travel Association, los viajes de empresa volverán a los niveles prepandémicos en 2025, aunque los signos de recuperación ya empiezan a ser alentadores. Dicho esto, la pandemia de coronavirus ha supuesto un cambio profundo para el sector de los viajes de negocios y eso va a seguir así durante los próximos años.

Con todo esto en mente, los gerentes de viajes deben revisar y ajustar sus políticas de viajes de empresa para garantizar que sus organizaciones y los miembros de sus equipos puedan volver a salir ahí fuera y sentirse seguros.

Viajes de negocios responsables en tiempos de pandemia

Dado que la pandemia sigue afectando a los viajes de negocios, las empresas deben adaptarse a escenarios que pueden cambiar de la noche a la mañana y garantizar la seguridad y el bienestar de sus empleados. Y no basta con dejar de hacer los viajes que no sean esenciales. Los gerentes de viajes tienen la obligación de velar por el bienestar de los empleados que salen de viaje, lo cual cobra mayor importancia si cabe en situaciones como la actual.

La planificación de los viajes debe llevarse a cabo mediante un enfoque analítico y hay que tener muy en cuenta las opiniones y las sensaciones de los empleados que tienen que viajar en relación a la seguridad del viaje. Una buena planificación es fundamental para mitigar cualquier riesgo.

La gestión de riesgos es tremendamente importante y es aquí donde las funciones TravelCare y de deber de asistencia de TravelPerk se adivinan fundamentales para cualquier empresa. Así pueden emplearlas los gerentes de viajes:

  • Para contar con información actualizada y trasladar con facilidad las últimas alertas referentes a las restricciones, las cancelaciones, los riesgos de exposición y a otras cuestiones relevantes.
  • Para hacer un seguimiento de los empleados durante los viajes y ofrecerles asistencia las 24 horas, así como para gestionar adecuadamente las emergencias.
  • Para acceder a recomendaciones y a informes claros sobre cada viaje. De esta forma, se pueden mejorar de cara al futuro la gestión de riesgos y el control del cumplimiento de las políticas de la empresa.

Una política de viajes adaptada a la pandemia

La gravedad de la situación y el hecho de que es probable que los cambios en la manera de viajar se queden con nosotros durante una temporada —consulta la siguiente sección— implica que las empresas deben adaptar sus políticas de viajes de negocios para reflejar esta nueva realidad y garantizar que la gestión de los viajes se lleve a cabo de forma segura, con responsabilidad y dando prioridad al deber de asistencia.

Aquí te detallamos algunas cuestiones que debes tener en cuenta a la hora de adaptar tu política de viajes a la COVID:

1. Escucha a los expertos

Tu política de viajes debe basarse en las recomendaciones de las autoridades, tanto a nivel local como internacional. Entre estas entidades estarían la Occupational Safety & Health Authority (OSHA), los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades (CDC) y la Organización Mundial de la Salud (OMS).

Estas son las fuentes a las que recurrir para obtener información sobre cómo, a dónde y cuándo viajar. Si viajas a la Unión Europea (o dentro de ella), consulta la web de de Re-open EU para obtener información sobre qué países de la UE son áreas de menor o mayor riesgo que requieren pruebas de COVID-19, certificados de vacunación o cuarentena obligatoria para permitir la entrada de viajeros, así como información sobre otras medidas importantes que entren o estén en vigor.

2. Haz una lista con las precauciones a tomar

Tanto si hablamos de medidas de precaución como de medidas obligatorias, conviene subrayar la importancia de que quienes viajen por trabajo tomen ciertas medidas con las que garantizar la seguridad propia y la de otras personas. Entre estas medidas estarían el uso de mascarilla, lavarse las manos con frecuencia, utilizar desinfectante para manos o mantener la distancia social.

3. Cómo actuar en caso de contagio por COVID-19

Las políticas de la empresa, de acuerdo con las recomendaciones de salud pública, deben detallar los pasos a seguir en caso de que un empleado dé positivo en una prueba de COVID-19 o presentes los síntomas típicos. Dichas recomendaciones suelen incluir es aislamiento inmediato, la búsqueda de la atención médica adecuada y pruebas adicionales de COVID-19 cuando sea necesario. Los empleados deberán informar inmediatamente a la persona de contacto de la empresa, como por ejemplo a un responsable de RR. HH., sobre todo si hubiera riesgo de más contagios dentro de la empresa.

4. Cambios en las condiciones para la de aprobación de los viajes

Todas las empresas tienen sus condiciones estándar para la aprobación de las reservas de viajes de negocios. Sin embargo, durante una pandemia, y aunque ya se pueda viajar con cierta normalidad, conviene revisar los flujos de trabajo para las aprobaciones.

Al valorar los cambios en las condiciones de las aprobaciones, hay que pensar si se necesitan condiciones adicionales a corto o a medio plazo para garantizar el cumplimiento de las prácticas recomendadas de la empresa y las normas de las políticas de viajes o si hace falta incorporar al proceso de aprobación un proceso de gestión de riesgos específico para la COVID-19.

Dado que ahora mismo son habituales los retrasos y las cancelaciones, quizá quieras plantearte introducir cambios en las políticas de reservas por anticipado. Aunque sea más barato reservar los viajes con antelación, si se amplían los márgenes de tiempo para las reservas, los empleados que viajen por trabajo tendrán más flexibilidad.

5. Requisitos respecto al certificado de vacunación

Con el objetivo de frenar la propagación del virus y de cumplir con ciertos requisitos de los países, las aerolíneas y los hoteles, muchas empresas están restringiendo los viajes de negocios en el caso de aquellos empleados que no se hayan vacunado o que no hayan facilitado su certificado de vacunación.

Si tienes pensado introducir directrices de este tipo, deben expresarse con claridad en la política de viajes de empresa para evitar confusiones o situaciones incómodas.

6. Alternativas a los viajes en avión

Tanto en los aeropuertos como en los aviones suele haber mucha gente y muy junta, y a pesar de que se han reforzado los protocolos de limpieza o de que se requiera el uso de mascarilla, son muchas las empresas que están optando por alternativas al transporte aéreo.

Los medios de transporte terrestre, como el tren o el coche, son alternativas excelentes a la hora de limitar la exposición al COVID-19 de quienes viajan por trabajo.

Quizá quieras plantearte nuevas pautas en relación a los medios de transporte para los viajes de menor distancia y, en consecuencia, nuevas normas respecto a la duración de los viajes, las políticas de alquiler de vehículos o el reembolso del kilometraje.

7. Directrices respecto a los viajes de negocios y la asistencia a eventos

Para reducir la exposición de los empleados al virus también conviene introducir restricciones en las políticas de asistencia a eventos. Si quieres aplicar normas que sustituyan las reuniones presenciales por las videoconferencias o directrices que permitan la asistencia solo a ciertos eventos, todo ello debe reflejarse en tu política de viajes de negocios.

A la hora de introducir restricciones y crear un marco de trabajo para la evaluación de riesgos, hazte las siguientes preguntas:

  • ¿Un determinado viaje de negocios o la asistencia a cierto evento se ajustan a nuestros objetivos empresariales?
  • ¿El viaje/evento de negocios es esencial para formar a nuevos empleados o para ampliar los conocimientos de los empleados que ya llevan tiempo con nosotros?
  • ¿Hay alternativas a la asistencia presencial al evento que puedan ser igual de productivas?

8. Directrices respecto a los viajes «por trabajo y por placer»

Si ya cuentas con directrices referentes a los viajes «por trabajo y por placer», piensa en lo cambios que deberías aplicar durante la pandemia.

El objetivo es velar por la seguridad de quienes viajan por negocios y ello podría conllevar que tengas que limitar la duración de los viajes. Al mismo tiempo, quizá te plantees fomentar los viajes por trabajo y por placer para que los empleados estén más dispuestos a hacer viajes de empresa.

9. Normas sobre viajar acompañados

Si los empleados aprovechan los viajes de trabajo para hacer turismo, lo habitual es que quieran viajar con su pareja o con algún amigo.

Valora la posibilidad de modificar las normas sobre viajar acompañados para velar por la seguridad tanto de los empleados como de las personas con las que puedan relacionarse durante el viaje. Por ejemplo, aunque puedas modificar tus políticas de viajes para impedir que salgan de viaje quienes no estén vacunados, no tienes ese control sobre los acompañantes de los empleados.

10. Requisitos respecto a las pruebas de COVID y a la cuarentena antes de viajar o después del viaje

En muchos países es obligatorio hacerse pruebas de COVID antes de viajar y al volver de un viaje, y lo mismo sucede con la cuarentena.

Si tus empleados tienen que viajar por negocios, deberás establecer directrices referentes a las pruebas de COVID-19 y a la cuarentena. Por ejemplo, deja claras las políticas respecto al reembolso del coste de las pruebas de COVID y establece un protocolo que cubra los derechos de los empleados en caso de que se pongan enfermos o si tienen que ponerse en cuarentena después de un viaje de negocios.

11. Procedimientos de cancelación

Hoy por hoy, un viaje de negocios puede tener que cancelarse por muchas razones, y pueden ser cancelaciones con mucha o poca antelación.

Puede suceder que el empleado se haya contagiado de COVID-19, que haya un aumento de casos en el país de destino o que se cancele un vuelo. Sea cual sea la razón, hay que incluir los procedimientos de cancelación en las políticas de viajes de negocios pos-COVID-19.
Para evitar un aumento de los costes, plantéate utilizar FlexiPerk, ya que gracias a la flexibilidad de esta función podrás obtener un reembolso de al menos el 80 % del importe de los vuelos, los hoteles, los trenes o los coches que hayas reservado, siempre que las reservas se cancelen hasta dos horas antes de la salida.

Los viajes de negocios después de la pandemia

Aunque la incidencia de la COVID-19 siga disminuyendo en algunos países y haya planes de vacunación en marcha, esto no significa que los viajes de negocios vayan a volver a lo que eran antes de la COVID-19.

Un grupo de 25 profesionales de primera línea provenientes de los sectores de los viajes y de la tecnología de la movilidad han hecho una serie de predicciones en relación al futuro de los viajes de negocios en un mundo pos-COVID-19. Estas fueron algunas de sus predicciones:

  • La información, la supervisión y la comunicación en tiempo real será de suma importancia tanto para los empleados que salgan de viaje como para las empresas.
  • Lo más probable es que el trabajo a distancia y el trabajo híbrido hayan llegado para quedarse, lo cual repercutirá en nuestra manera de viajar. Aquellos que viajan por negocios no tienen por qué viajar menos, pero es posible que haya que planificar mejor los viajes para introducir itinerarios profesionales y particulares más amplios. Nos guste o no, todo apunta a que las videoconferencias serán una constante en el futuro.
  • Se dará mayor prioridad al bienestar de los empleados. Ahora los gerentes de viajes deberán tener más presente que nunca el deber de asistencia. La importancia de la higiene formará parte también de las políticas de deber de asistencia.
  • Además del bienestar, se prestará más atención a la satisfacción de los empleados que salgan de viaje.