Gestionar los gastos de los viajes de negocios

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¿Eres un trabajador que suele utilizar su vehículo particular para desplazarse a otro lugar por motivos laborales y quieres saber cuánto te debe pagar tu empresa por kilómetro recorrido? 

¿Tienes una empresa y quieres saber qué se considera exactamente un gasto de kilometraje y cómo cotizan y tributan estos gastos? 

En este artículo te explicamos qué son los gastos de kilometraje, qué costes incluyen y cuáles no y cuál es el precio que se paga por kilómetro en España en el 2022. Además, también responderemos las preguntas más frecuentes sobre este tema.

Qué son los gastos de kilometraje

Son un tipo de gasto de locomoción que la empresa debe compensar a un trabajador que utiliza su vehículo privado para desplazarse fuera de su centro habitual de trabajo para desempeñar su actividad laboral. 

El reembolso de este gasto es de carácter compensatorio; es decir, está pensado para que la empresa compense al trabajador por todos los gastos relacionados con su vehículo privado en los que incurre al usarlo con fines laborales, como el carburante o el mantenimiento.

Qué incluyen los gastos de kilometraje

Este tipo de gastos están pensados para cubrir el desgaste y el consumo que genera el vehículo privado que utiliza un trabajador por motivos laborales. Estos son los tipos de gastos que se incluyen dentro de la tasa de kilometraje:

  1. Gastos de combustible

Este es el primer gasto que se debe tener en cuenta, ya que representa la parte más importante del gasto en el que incurre un trabajador que usa su propio vehículo para hacer viajes de trabajo.

  1. Gastos de desgaste y mantenimiento del vehículo

Esta categoría sirve para cubrir gastos relacionados con el desgaste que sufre el vehículo debido a los desplazamientos laborales y las posibles averías que pudiera llegar a sufrir. Por ejemplo, este concepto incluye la suciedad que va acumulando el aceite, las piezas que se deben renovar, etc.

  1. Seguro del coche

Esta partida económica debe cubrir una parte proporcional de la cuota mensual, trimestral o anual del precio del seguro del vehículo privado del trabajador.

  1. Impuestos relacionados con el vehículo

Son varios los impuestos que gravan un vehículo, como el impuesto de matriculación o el impuesto de circulación. Por lo tanto, la parte proporcional del coste de los impuestos que el trabajador debe pagar por tener su propio vehículo también debe estar cubierta.

Qué no incluyen los gastos de kilometraje

Un trabajador que utilice su propio vehículo para desplazamientos con fines laborales puede tener que hacer frente a otros tipos de gastos, además de los mencionados anteriormente. Aunque estos gastos adicionales no se incluyan dentro de los gastos de kilometraje, hay algunos que la empresa reembolsará a los empleados y otros que no.

Las multas de tráfico y las infracciones por tiques de aparcamiento son algunos de los tipos de gastos que la empresa no rembolsará a los trabajadores. Si el trabajador comete una infracción de tráfico o de aparcamiento durante el desplazamiento laboral y recibe una multa, tendrá que asumir la responsabilidad y pagarla, ya que la empresa no se hará cargo de ella.

Otros gastos reembolsables

Los gastos de aparcamiento y peajes no se incluyen como gastos de kilometraje, pero la empresa sí que se los reembolsa a sus trabajadores¶

El coste de los parkings y los peajes se consideran otro tipo de gastos de viaje o de representación. Por lo tanto, la empresa debe compensárselos igualmente al trabajador, siempre y cuando presente documentación que los justifique.

Precio medio del kilometraje en España en el 2022

Lo primero que debemos saber es que el precio por kilómetro no está regulado en nuestro país. Esto quiere decir que las empresas pueden decidir libremente a cuánto pagan el kilómetro a sus trabajadores. El precio que decidan debe estar especificado en el convenio colectivo de cada empresa o en el del sector de actividad.

Preguntas frecuentes

¿Cómo cotizan y tributan los gastos de kilometraje en España?

En el Real Decreto 439/2007, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (RIRPF), la Agencia Tributaria estipula que en las comunidades autónomas de régimen común (todas, excepto País Vasco y Navarra) solo estará exenta de IRPF la cantidad resultante de multiplicar 0,19 € por kilómetro recorrido, además de los gastos de peaje y aparcamiento, siempre que se justifique la realidad del desplazamiento y los gastos. 

En las comunidades autónomas de régimen foral, este límite es diferente y lo estipulan las correspondientes Diputaciones Forales. En Euskadi el límite exento de IRPF es de 0,29 € por kilómetro recorrido. En Navarra este límite asciende a 0,32 € por kilómetro recorrido.

Todo lo que exceda las cantidades indicadas está plenamente sujeto a tributación en concepto de rendimiento de trabajo.

Los límites para que las cantidades estén exentas de cotización a la Seguridad Social son los mismos que los del IRPF.

¿Cómo puedo calcular el precio del kilometraje en mi empresa?

Como no hay una tarifa estándar, puede que muchas empresas españolas se pregunten a cuánto deben pagar el kilómetro a sus empleados. Normalmente se suelen tener en cuenta los siguientes factores:

  • La antigüedad y el nivel de responsabilidad del trabajador

Los salarios que perciben los trabajadores difieren en función de la responsabilidad que tienen en su puesto de trabajo y del tiempo que llevan trabajando en la empresa. Por lo tanto, tiene sentido que tampoco se les pague la misma tarifa por kilómetro recorrido.

  • La política de gastos de viaje de la empresa

La política de gastos de viaje es el documento en el que las empresas recogen la normativa que regula todo lo relacionado con los viajes profesionales; por ejemplo, cómo debe ser el proceso de reserva, qué conceptos se pueden cargar como gastos de empresa, qué gastos no son reembolsables, qué herramientas se deben usar para emitir informes de gastos y de reembolso, etc. 

Este es uno de los tipos de gastos de viaje que deben incluir en su política y, por lo tanto, también deben especificar cuál es la tarifa que van a aplicar. 

Si todavía no has implementado una política de gastos de viaje en tu empresa, puedes descargar una plantilla y enterarte de todo lo que necesitas saber al respecto en este artículo de nuestro blog. 

  • El sector en el que desarrolle su actividad tu empresa

Si no tienes claro qué tarifa deberías pagar a tus trabajadores, podrías guiarte por el precio que se estipule en el convenio por el que se rija tu empresa, si es que incluye esta información. 

Por ejemplo, las empresas españolas que se rigen por el Convenio Colectivo Provincial de Limpieza de Edificios y Locales de Bizkaia pagan 0,25 € por kilómetro a sus trabajadores; en el Convenio Colectivo del Sector de Oficinas y Despachos en la Comunidad Autónoma de Madrid estipula que deben pagar 0,32 € por kilómetro y en el Convenio Colectivo de la Industria Siderometalúrgica de Gipuzkoa se establecen 0,36 € por kilómetro.

¿Qué diferencia hay entre los gastos de kilometraje, los gastos de locomoción y los pluses de transporte?

Los gastos de locomoción son todos los gastos relacionados con el transporte público o privado que un trabajador debe utilizar para desplazarse fuera de su centro habitual de trabajo para desempeñar su actividad laboral.

Los gastos de kilometraje son un tipo de gastos de locomoción en los que incurren los trabajadores que utilicen su propio vehículo para desplazarse fuera de su lugar de trabajo habitual por motivos profesionales.

Los pluses de transporte son una compensación que la empresa paga al trabajador en la nómina para compensar los gastos en los que incurra por desplazarse diariamente desde su casa al centro de trabajo y viceversa.

¿A partir de cuántos kilómetros se paga el desplazamiento?

No hay ningún mínimo de kilómetros estipulado, siempre y cuando el desplazamiento sea por motivos de trabajo.

¿Las empresas pueden declarar el pago del kilometraje como gasto?

Sí, siempre y cuando los conceptos estén debidamente justificados. En su política de gastos de viaje la empresa debe estipular cómo se deben justificar, cuál es el plazo de devolución, etc.

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