Reisekostenmanagement: Leitfaden für Ihr Spesenmanagement 2024

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Kilometerpauschale in Deutschland

Lächelnde Frau im Auto blickt in den Seitenspiegel

Viele Arbeitnehmer:innen müssen Tag für Tag erhebliche Strecken mit Auto, Bahn oder Bus zurücklegen, um an ihren Arbeitsort zu kommen. Zusätzlich können Geschäftsreisen anstehen – mit hohen Reisekosten. Doch wie werden die Fahrtkosten gedeckelt? Wir geben einen Überblick zur Kilometerpauschale und klären den Unterschied zur Entfernungspauschale.

Kilometerpauschale bei Dienstreisen – was ist das?

Dienstreisen können Arbeitnehmer:innen in ferne Länder oder auch nur in die Nachbarstadt führen. Kongresse, Messen, Treffen mit potenziellen Geschäftspartner:innen – Gründe für Dienstreisen gibt es viele. Damit Arbeitnehmer:innen Reisekosten wie die Fahrtkosten erstattet bekommen, gibt es die Kilometerpauschale. Diese Pauschale gilt für jeden gefahrenen Kilometer auf dem Hin- und Rückweg, den Mitarbeiter:innen mit dem Privatfahrzeug zurücklegen.

Die Fahrtkosten einer Dienstreise können Arbeitnehmer:innen entweder als Reisekosten in der Reisekostenabrechnung aufführen oder in der Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Führt der Weg über die Reisekostenabrechnung, kann der Arbeitgeber die Kilometerpauschale auszahlen. Entsprechende Regelungen sollte das Unternehmen in der Reiserichtlinie festlegen. Hinweis: Der Arbeitgeber ist nicht dazu verpflichtet, die Kilometerpauschale zu übernehmen. In dem Fall zahlt das Finanzamt die Pauschale, sofern Arbeitnehmer:innen die Fahrtkosten der Dienstreise in der Steuererklärung angeben.

Wenn Arbeitnehmer:innen die Dienstreise im eigenen Fahrzeug machen, müssen sie die Fahrten und Entfernungen in einem Fahrtenbuch schriftlich festhalten, um am Ende die Kilometerpauschale ausgezahltzu bekommen.

Mit dem Kilometergeld vom Arbeitgeber werden bei Nutzung eines privaten Pkw Sprit, Abnutzung und Versicherung abgedeckt. Zusätzliche Kosten – Parkgebühren zum Beispiel – können Arbeitnehmer:innen separat abrechnen. Wenn der Pkw besonders viel Sprit verbraucht, sollten Arbeitnehmer:innen den entsprechenden Kilometerbetrag errechnen und die Anpassung mit dem Arbeitgeber besprechen. 

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Was ist nicht in der Kilometerpauschale enthalten?

Die Kilometerpauschale enthält nicht den Weg zur Arbeit, also zur ersten Tätigkeitsstätte. Dieser wird über die Entfernungspauschale ausgeglichen. Auch wenn Arbeitnehmer:innen mit öffentlichen Verkehrsmitteln unterwegs sind, wird die Kilometerpauschale nicht gezahlt. Stattdessen wird der tatsächliche Ticketpreis erstattet. Wer für die Geschäftsreise einen Dienstwagen gestellt bekommt oder mit dem Fahrrad reist, erhält ebenfalls keine Pauschale.

Können auch Freelancer:innen die Kilometerpauschale ansetzen?

Tatsächlich können auch Freiberufler:innen und Selbstständige die Kilometerpauschale geltend machen. Freelancer:innen unternehmen alle nötigen Dienstreisen mit einem privaten Fahrzeug oder den öffentlichen Verkehrsmitteln – und können die entstehenden Fahrtkosten natürlich von der Steuer absetzen. 

Berechnung der Kilometerpauschale

Die Berechnung der Kilometerpauschale folgt einem einfachen Prinzip. Die Faustformel für die Berechnung lautet:

x gefahrene Kilometer · 0,30 € Kilometersatz = zu erstattende Kilometerpauschale

Fährt also ein/e Mitarbeiter:in auf einer Dienstreise mit dem privaten Pkw 433 km von Hamburg nach Köln und wieder zurück, ergibt sich folgende Rechnung:

  1. 433 km · 2 = 866 km für Hin- und Rückfahrt
  2. 866 km · 0,30 € = 259,80 € zu erstattende Kilometerpauschale
Lächelnder Mann mit Kreditkarte am Laptop

Kilometerpauschale vs. Entfernungspauschale – was ist der Unterschied?

Grundsätzlich wird zwischen Kilometerpauschale und Entfernungspauschale – der sogenannten Pendlerpauschale – unterschieden. Für die Erstattung gelten in beiden Fällen Pauschalbeträge. Aber was ist der Unterschied? 

Entfernungspauschale für den Arbeitsweg

Während die Kilometerpauschale nur für Dienstreisen mit dem privaten Pkw gilt und sowohl für die Hinfahrt als auch für Rückfahrt angesetzt werden kann, deckt die Entfernungspauschale einen anderen Bereich ab: Erstattungsfähig ist die einfache Wegstrecke (Hin- oder Rückweg) vom Wohnort zum Arbeitsplatz. Das Transportmittel spielt dabei keine Rolle: Die Entfernungspauschale wird gezahlt, egal ob Arbeitnehmer:innen den Arbeitsweg mit dem Auto, den öffentlichen Verkehrsmitteln, dem Fahrrad oder zu Fuß zurücklegen. Wichtig: Die Entfernungspauschale richtet sich nach der kürzesten Wegstrecke, nicht nach den tatsächlich zurückgelegten Kilometern.

Grundsätzlich können Arbeitnehmer:innen nicht erwarten, für den ArbeitswegFahrgeld vom Arbeitgeber erstattet zu bekommen. Ein Fahrtkostenzuschuss durch den Arbeitgeberist freiwillig. Die Entfernungspauschale bekommen Arbeitnehmer:innen vom Finanzamt, indem sie die kürzeste Wegstrecke ihres Arbeitswegs in der Steuererklärung angeben.

Wenn Arbeitnehmer:innen an zwei Wohnsitzen gemeldet sind und dadurch unterschiedliche Beträge pro Strecke entstehen, gilt die Entfernungspauschale ebenso. Nehmen wir an, eine berufstätige Person bewohnt eine Wohnung nahe der Arbeitsstätte und fährt am Wochenende zu ihrer Familie, die weiter weg wohnt. Wenn die Person beide Wohnungen angemeldet hat, kann sie auch die Fahrt zur Familie steuerlich geltend machen.

Home-Office-Tage und private Besuche, für die Umwege anfallen, sind nicht erstattungsfähig. An Home-Office-Tagen geht der Gesetzgeber davon aus, dass keine Kosten für Dienstwege anfallen. Ebenso verhält es sich mit Fahrtkosten bei privaten Besuchen: Diese zählen zur Freizeit und müssen selbstverständlich aus eigener Tasche finanziert werden. 

Unterschied Pendlerpauschale und Kilometerpauschale – Übersicht

Die Kilometerpauschale und die Pendlerpauschale (Entfernungspauschale) sind zwei grundverschiedene Dinge. Die Unterschiede haben wir hier zusammengefasst:

KilometerpauschalePendlerpauschale (Entfernungspauschale)
Gilt für DienstreisenGilt für Arbeitsweg vom Wohnort zur Arbeitsstätte
Nur bei Nutzung des privaten PkwGilt für Auto, ÖPNV, Fahrrad, Fußgänger
Kilometersatz: 30 CentKilometersatz bis 20 Kilometer: 30 Cent;
ab 21. Kilometer: 38 Cent (2022-2026)
Für Hin- und RückwegNur für einfache Wegstrecke
Berechnung nach gefahrenen KilometernBerechnung nach kürzester Wegstrecke

Welche Pauschalbeträge gelten in Deutschland?

Für die Kilometerpauschale – also die Erstattung der Fahrtkosten bei Dienstreisen – gilt ein Pauschalbetrag von 30 Cent pro gefahrenem Kilometer für Fahrten mit dem eigenen Pkw. Für Verkehrsmittel wie Motorräder oder ähnliche Vehikel gilt ein Pauschalbetrag von 20 Cent pro gefahrenem Kilometer.

Für die Entfernungspauschale wird – genauso wie bei der Kilometerpauschale – ein Kilometersatz von 30 Cent zugrunde gelegt. Im Gegensatz zur Kilometerpauschale steigt der Kilometersatz der Entfernungspauschale aber ab dem 21. Kilometer auf 38 Cent. Die höhere Pauschale soll allerdings nur für die Jahre 2022 bis 2026 gelten. Ab 2027 gilt dann wieder ein Betrag von 30 Cent.

Hinweis: Für Arbeitnehmer:innen im öffentlichen Dienst gilt der Kilometersatz aus dem Bundesreisekostengesetz (BRKG). Nutzen Arbeitnehmer:innen den privaten Pkw, beträgt die kleine Wegstreckenentschädigung gem. § 5 Abs. 1 BRKG 20 Cent pro Kilometer, die große Wegstreckenentschädigung gem. § 5 Abs. 2 BRKG 30 Cent pro Kilometer.

Das Wichtigste zur Kilometerpauschale auf einen Blick

Kilometerpauschale ist nicht gleich Entfernungspauschale. Die Kilometerpauschale gilt bei Dienstreisen, die Entfernungspauschale bzw. Pendlerpauschale für den Weg zur Arbeit. Für Pkw gilt bei Dienstreisen eine Kilometerpauschale von 30 Cent. Findet die Dienstreise mit dem eigenen Fahrzeug statt, muss ein Fahrtenbuch geführt werden, um Fahrgeld vom Arbeitgeber zu erhalten. 

Der Arbeitgeber kann die Kosten für Dienstreisen und für Arbeitswege seiner Angestellten von der Steuer absetzen, sofern alle Belege vorliegen. Tut er das, können Arbeitnehmer:innen die Kosten nicht mehr steuerlich geltend machen.

Private Kilometerkosten werden übrigens grundsätzlich nie erstattet und Mitarbeiter:innen sollten diese auch nicht vom Arbeitgeber einfordern. Unternehmen sind außerdem dazu verpflichtet, zuverlässige Aufzeichnungen über die Spesenansprüche ihrer Angestellten zu führen, und sollten sorgfältig auf deren Richtigkeit achten, um Probleme mit dem Finanzamt zu vermeiden.

Reisekostenmanagement kann viel Zeit kosten. Den Prozess der Fahrtkostenerstattung können Sie mithilfe der Softwarelösung von TravelPerk vereinfachen. 

FAQs – häufige Fragen zur Kilometerpauschale

Wie hoch ist die Kilometerpauschale 2024?

Für Pkw beträgt die Kilometerpauschale 2024 0,30€ pro Kilometer. Für die Berechnung des Kilometergelds multiplizieren Sie den Pauschalbetrag mit der Anzahl der gefahrenen Kilometer.

Erhalte ich meine in der Steuererklärung angegebenen Fahrtkosten zurück?

Die Fahrtkosten zum Arbeitsweg – also die, die nicht vom Arbeitgeber übernommen werden – können Arbeitnehmer:innen in der Steuererklärung als Werbungskosten angeben. Aber dadurch verringert sich nur die Steuerlast. Eine 1:1 Rückerstattung der Fahrtkosten erfolgt dadurch nicht.

Für welche Wege gilt die Kilometerpauschale?

Die Kilometerpauschale gilt für alle Wege, die Sie für eine Auswärtstätigkeit zurücklegen. Also: Wege zu Konferenzen, Messen, Kongressen, Seminaren, Fortbildungen, Kund:innen und anderen Unternehmensstandorten.

Wann 35 Cent pro Kilometer?

Ursprünglich war für die Jahre 2022 und 2023 eine Pendlerpauschale von 35 Cent pro Kilometer geplant. Diese sollte für Arbeitswege mit einer Strecke ab 21 km gelten. Um die Auswirkungen der Inflation auszugleichen, wurde der Kilometersatz jedoch auf 38 Cent pro Kilometer angehoben.

Wie hoch ist die Kilometerpauschale bei Pkw?

2024 beträgt die Kilometerpauschale für Pkw 30 Cent pro gefahrenen Kilometer.

Wie berechnet man Fahrtkosten mit eigenem Pkw?

Kilometerpauschale und Entfernungspauschale werden nahezu nach dem gleichen Prinzip berechnet. Während Sie bei der Kilometerpauschale jedoch die tatsächlich gefahrenen Kilometer zugrunde legen, ist bei der Entfernungspauschale die kürzeste Wegstrecke entscheidend – egal, wie viele Kilometer Sie zurückgelegt haben. Die Faustformeln für die Berechnung der Pauschalen lauten:
●       x gefahrene Kilometer · Kilometersatz = zu erstattende Kilometerpauschale
●       kürzeste Wegstrecke zum Arbeitsort · Kilometersatz = zu erstattende Entfernungspauschale

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