Reisekostenmanagement: Leitfaden für Ihr Spesenmanagement 2023

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Reisekostenabrechnung-App: die beliebtesten Spesen-Apps 2023

Reisekostenabrechnung-App

Ob für das Finanzteam, die Buchhaltung, für die Travel Manager:innen oder die Reisenden selbst – in vielen Unternehmen ist die Reisekostenverwaltung eine eher unbeliebte Aufgabe, die von den Beteiligten gern aufgeschoben wird, bis sie sich nicht mehr vermeiden lässt. Der Grund: unüberschaubare Zettelsammlungen, mühsam auszufüllende Excel-Tabellen und lange E-Mail-Ketten. Aber das geht auch anders – denn für die Spesenverwaltung gibt es jede Menge Apps.  

Indem Sie die Reisekostenabrechnung in Ihrem Unternehmen über eine App abwickeln, sparen Sie Zeit, Geld und schonen nicht zuletzt die Nerven Ihrer Mitarbeiter:innen. Wir stellen Ihnen beliebte Beispiele für Reisekosten-Apps vor und erklären, wie moderne Spesen-Tools funktionieren, was sie können und welche Vorteile die Digitalisierung und Automatisierung der Reisekostenabrechnung bietet.   

Was ist eine Reisekostenabrechnung-App?

Im Rahmen einer Geschäftsreise werden verschiedenste Kosten fällig. Zu den gängigsten Ausgabenkategorien zählen die An- und Abreise bzw. Transportmittel allgemein, die Unterbringung in einer adäquaten Unterkunft und der Verpflegungsmehraufwand, der für die Reisenden während der Auswärtstätigkeit entsteht. In Unternehmen, in denen das Reise- und Reisekostenmanagement manuell vonstattengeht, entsteht allein durch die Rekonstruktion im Nachhinein ein großer Aufwand – denn manche Zahlungen werden im Voraus oder in Echtzeit getätigt, andere im Nachgang per Rechnung, einen Teil übernimmt vielleicht das Unternehmen, während ein anderer Teil von den Arbeitnehmer:innen selbst gezahlt wird. Das Resultat: ein großes Durcheinander. 

Apps für die Spesenabrechnung setzen genau hier an – und helfen Ihnen dabei, alle Kosten, die rund um eine Geschäftsreise entstehen, in ein digitales Umfeld zu übertragen und zu automatisieren: 

  • In der App werden alle Quittungen, Rechnungen und andere wichtige Belege an einem Ort aufbewahrt. 
  • Sie behalten den Überblick über bereits erfolgte sowie noch zu tätigende Zahlungen und können diese verwalten.
  • Sämtliche Ausgaben lassen sich koordinieren, gruppieren, verschiedenen Abteilungen zuweisen und vor allem auch konsolidieren, um ein transparentes Gesamtbild zu erhalten. 

Aber nicht nur für die Aufbereitung ist eine Reisekostenabrechnung-App hilfreich. Auch die Abwicklung kann hierüber automatisiert erfolgen. So können Sie: 

  • Firmenkreditkarten einrichten oder hinterlegen 
  • Rechnungen bezahlen 
  • Rückerstattungen vornehmen
  • Pauschalen auszahlen, z. B. für den Verpflegungsmehraufwand oder die Dienstreisekilometer, die mit dem Privat-Pkw zurückgelegt wurden

Viele Anwendungen sind dabei nicht auf den Bereich der Reisekosten beschränkt, sondern lassen sich für das gesamte Expense Management Ihres Unternehmens nutzen und decken daher auch andere Buchhaltungsfunktionen ab. Außerdem ist meist auch eine Berichtfunktion integriert – so können Sie beispielsweise einsehen, wie hoch die Richtlinien-Compliance ausfällt oder an welchen Stellen das Budget überschritten wurde. 

Vorteile von digitalen Reisekostenabrechnungen

Wie in vielen anderen Kontexten auch, bringt die Digitalisierung im Bereich der Reisekostenverwaltung einige Vorteile mit sich – zeitlicher, finanzieller und auch prozessualer Natur: 

  1. Geringere Fehleranfälligkeit:
    Kürzere Kommunikationswege und weniger händische Übertragungen und Anpassungen bedeuten weniger Fehler.
  2. Immense Zeitersparnis:
    In der App erfolgt die Spesenabrechnung in Echtzeit per Klick – das erspart vielen Mitarbeiter:innen eine Menge Arbeitszeit. 
  3. Besserer Überblick:
    Alle Belege rund um die Geschäftsreise lassen sich mithilfe einer Spesen-App an einem zentralen Ort verwalten, der immer und von überall auf der Welt abrufbar ist. 
  4. Kürzere Wartezeiten:
    Weiterleitungen, Einreichungen und Erstattungen übernimmt die App – damit stauen sich keine Formulare an und alles läuft flüssiger. 
  5. Höhere Zufriedenheit:
    Durch die schnellere Abwicklung und den geringeren Arbeitsaufwand steigt die Zufriedenheit aller Beteiligten – und mit ihr auch die Compliance, weil weniger Missverständnisse und Richtlinienverstöße entstehen. 
  6. Größerer Mehrwert:
    Die App bereitet alle entstandenen Kosten übersichtlich auf. So können Sie nachvollziehen, wo es Schwierigkeiten oder Abweichungen gab, und für die Zukunft lernen. 

All diese Benefits tragen letztlich dazu bei, dass App-gestützte Reisekostenabrechnungen Ihrem Business zu mehr Effizienz verhelfen können. Mit welchen Funktionen Sie dies erreichen, sehen wir uns im Folgenden an. 

9 beliebte Reisekostenabrechnung-Apps im Überblick

Wir haben Ihnen neun beliebte App-Beispiele für die (Reise-)Kostenverwaltung rausgesucht, die Sie nahtlos mit Ihrem TravelPerk-Konto verknüpfen können. So läuft der gesamte Prozess rund um die Dienstreise sorglos ab: Reiseanträge, Reisebuchungen, Stornierungen, Spesenabrechnungen, Rückerstattungen und, und, und.

Pleo

Pleo

Bei Pleo sind „Ihre Ausgaben in sicheren Händen“. Die smarte und intuitiv bedienbare Anwendung bietet ganzheitliche Ausgabenlösungen für Unternehmen jeder Größe in vielen verschiedenen Branchen. Pleo übernimmt Reisekostenabrechnungen, Rückerstattungen, Rechnungen, Firmenkreditkarten und das allgemeine Ausgabenmanagement. 

Beliebte Funktionen von Pleo

  • Nahtlose Integration von Buchhaltungssoftware (DATEV, Lexoffixe und Co.)
  • Alle Standorte und Gesellschaften in einem Konto: Multi-Entity-Lösung 
  • Verwaltung und Zahlung von Eingangsrechnungen
  • Virtuelle Firmenkarten mit Apple- und Google Pay
  • Belege mobil erfassen 
  • Berechnung und Verwaltung von Pauschalen weltweit: für Verpflegungsmehraufwand & Kilometerpauschalen
  • Automatisierte Vorkontierung 
  • Erfassung von Bar- und Privatauslagen
  • Individuelle Ausgabenlimits pro Nutzer:in
  • In-App-Rückerstattungen
  • Firmenkartensperrungen in Echtzeit 

Unterstützte Sprachen: Dänisch, Deutsch, Englisch, Finnisch, Französisch, Italienisch, Niederländisch, Norwegisch, Portugiesisch, Schwedisch, Spanisch

Zur TravelPerk-Integration mit Pleo 

Yokoy

Yokoy

Mit Yokoy setzen Sie Ihr „Spesenmanagement auf Autopilot“ – denn das Ausgabenmanagement-Tool arbeitet mit Künstlicher Intelligenz (KI). Die Software wendet sich vor allem an mittlere und große Unternehmen, besonders aus den Bereichen Finanzen, Technologie und verarbeitendes Gewerbe. 

Beliebte Funktionen von Yokoy

  • Nahtlose Integration von Buchhaltungssoftware (Datev, Lexoffice und Co.)
  • Nahtlose Integration von Steuer-, HR-, Travel Management- und Finanz-Tools 
  • Automatisiertes Rechnungsmanagement inkl. Überprüfung 
  • Abgleich mit vorab genehmigten Zahlungspartnern 
  • Übertragung in die Ressourcenplanung 
  • Automatische Erstellung von Reisekostenabrechnungen 
  • Erkennung von Ausreißern und Sonderfällen 
  • Automatisierung der Mehrwertsteuerrückerstattung
  • Smarte Firmenkarten: visuell und physische Visa-Karten

Unterstützte Sprachen: Deutsch, Englisch, Niederländisch, Spanisch  

Zur TravelPerk-Integration mit Yokoy

Circula

Circula

Circula hilft Ihnen dabei, Ihre Reisekosten und andere Auslagen „super simpel“ zu verwalten. Zur automatisierten Reisekostenabrechnung packt die App gleich eine ganze Reihe weiterer Funktionen, mit denen sie sich durchaus von der Konkurrenz abhebt – darunter die Abrechnung von Essenszuschüssen, Internetpauschalen, Sachbezügen, Mobilitätsbudgets und Mitarbeiter:innen-Benefits. Das deutsche Business richtet sich vor allem an große Unternehmen, die auf Fach- und Technologiedienstleistungen spezialisiert sind – und wird z. B. selbst von DATEV genutzt. Für Steuerberater:innen bietet Circula eine gesonderte Beratung an. 

Beliebte Funktionen von Circula

  • Ausgewählter Software-Partner von DATEV 
  • Erfassung von (Bar-)Auslagen
  • Abrechnung von Fahrtkosten und Pauschalbeträgen
  • Mobile Belegerfassung und E-Mail-Belegerfassung per Klick 
  • Extraktion relevanter Daten und Ausgabenüberprüfung
  • Integration von Budgets und Reiserichtlinien auf Abteilungs- und Einzelebene
  • Individuelle Genehmigungsprozesse, Kostenstellen und Co. 
  • Identifizierung von Duplikaten
  • Konformitätsprüfung 
  • Assistentenmodus zur erleichterten Arbeitsaufteilung 

Unterstützte Sprachen: Deutsch, Englisch, Niederländisch, Spanisch

Zur TravelPerk-Integration mit Circula

Rydoo

Rydoo

Wer auf Rydoo setzt, entscheidet sich für „die bessere Form des Spesenmanagements“, so sagt es der Anbieter selbst. Als Reisekostenabrechnung-App automatisiert Rydoo die gesamte Spesenverwaltung und sorgt dafür, dass Erstattungen reibungslos ablaufen. Nahezu alle Ihre Lieblingstools können Sie hier integrieren – das sorgt für eine besonders angenehme Benutzeroberfläche. 

Beliebte Funktionen von Rydoo

  • Nahtlose Integration von zahlreichen verschiedenen Tools aus allen relevanten Business-Bereichen, von DATEV über TravelPerk bis Slack 
  • Integration Ihrer individuellen Richtlinien und Genehmigungsprozesse 
  • Ausgabenlimits festlegen und Meldungen versenden 
  • Belege mobil erfassen
  • Verwaltung von Verpflegungspauschalen inkl. Abzügen
  • Virtuelle und physische Firmenkreditkarten 
  • Automatisierte Kilometererfassung durch integrierten Kartendienst
  • Rückerstattungsmanagement 

Unterstützte Sprachen: Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch, Niederländisch, Portugiesisch, Spanisch

Zur TravelPerk-Integration mit Rydoo

Moss

Moss

Mit Moss können Sie „Ausgaben smarter verwalten“. Die in Deutschland entwickelte und gehostete Lösung für Ihre Reisekostenabrechnung widmet sich dem Ausgabenmanagement in all seinen Facetten. So behalten Sie die volle Budget-Kontrolle, während die Spesen-App einen großen Teil der Arbeit für Sie übernimmt. Win-Win!

Beliebte Funktionen von Moss 

  • Nahtlose Integration von Buchhaltungs- und HR-Systemen (DATEV; Personio und Co.)
  • Automatisiertes Rechnungsmanagement 
  • Automatisierte Vorkontierung und Weiterleitung
  • Individuelle Richtlinien und Freigabeprozesse
  • Automatische Extraktion von Rechnungsdaten, Umsatzsteuersätzen etc. 
  • Rückerstattung von Auslagen in wenigen Klicks 
  • Kalkulation und Berechnung von Reisekosten, inkl. Verpflegungs- und Kilometerpauschalen 
  • Virtuelle und physische Firmenkreditkarten mit individuellen Budgets
  • Budget-Tracking durch App und Verantwortliche 

Unterstützte Sprachen: Deutsch, Englisch, Niederländisch 

Zur TravelPerk-Integration mit Moss

Mobilexpense Declaree & MXP

Mobilexpense

Mobilexpense ist eine „All-in-One Lösung für Ihr Expense Management“ und unterteilt sich in zwei Kernprodukte, um bestmöglich auf Ihre Bedürfnisse einzugehen: 

  • Mobilexpense Declaree für kleine und mittlere Unternehmen (KMU)
  • Mobilexpense MXP für große Unternehmen (Enterprise)

Neben der Unternehmensgröße sind weitere Spezifizierungen möglich. So können Sie zwischen den Industriezweigen Life Science, Buchhaltung und Automobil wählen und Ihre Rolle im Unternehmen angeben: Finanzdienstleister:in, Mitarbeiter:in, HR, Führungskraft oder Reise- und Spesenmanager:in. Mit dieser Differenzierung hebt Mobilexpense sich von anderen Reisekostenmanagement-Apps ab. 

Beliebte Funktionen von Mobilexpense

  • Nahtlose Integration von Buchhaltungs-, HR- und ERP-Systemen, Firmenkarten, Mobility- und Reisemanagement-Tools
  • Verknüpfung mit Software-Anbietern für die Mehrwertsteuer-Erstattung 
  • Mobile Belegerfassung und Import von Kreditkartendaten
  • Automatisierte Auslagenverarbeitung, manuelle Prüfung von Ausnahmen 
  • Individuelle Genehmigungsworkflows 
  • Unkomplizierte, zeitnahe Rückerstattung von Reisekosten und Auslagen
  • Einrichten von Tagespauschalen und Freibeträgen 

Unterstützte Sprachen: Deutsch, Englisch, Französisch, Niederländisch, Schwedisch

Zur TravelPerk-Integration mit Mobilexpense

Payhawk

Payhawk

Payhawk ist nach eigenen Angaben „der einfache Weg, Firmenausgaben zu verwalten“. Die Anwendung konzentriert sich nicht nur auf Reisekostenabrechnungen, sondern auf Zahlungen und Ausgaben allgemein – ob per Rechnung, Kreditkarte oder Bar. 

Beliebte Funktionen von Payhawk

  • Nahtlose Integration von Buchhaltungs-, Steuer-, Finanz- und ERP-Anwendungen sowie von TravelPerk 
  • Erweiterte Freigabeprozesse und individuelle Ausgabenrichtlinien 
  • Kontrolloptionen zur Verwaltung von Ausgaben und Richtlinien 
  • Auflistung von Abonnements 
  • Reisekostenmanagement: Verwaltung von Barauslagen, Kilometerpauschalen, Verpflegungsmehraufwand und weiteren Reisekosten 
  • Rechnungsverwaltung und -zahlung inkl. Datenextraktion 
  • Visa-Firmenkreditkarten für Mitarbeiter:innen 
  • Gruppeneinstellungen und gemeinsame Kontrolle von mehreren Gesellschaften und Standorten weltweit 

Unterstützte Sprachen: Bulgarisch, Deutsch, Englisch, Französisch, Niederländisch, Spanisch

Zur TravelPerk-Integration mit Payhawk

Expensya

Expensya

Expensya hilft Ihnen als „Lösung zur Ausgaben- und Zahlungsverwaltung“ dabei, Ihren Return Of Investment (ROI) zu verbessern und das unternehmenseigene Ausgabenmanagement smart zu gestalten. Es gibt maßgeschneiderte Services für kleine, mittlere und große Unternehmen und viele intelligente Funktionen, mithilfe derer Sie Ihre Reisekosten optimieren und Business-Auslagen einfach und unkompliziert verwalten können. 

Beliebte Funktionen von Expensya

  • Nahtlose Integrationen von Buchhaltungs-, Finanz-, HR- und Travel-Software 
  • Mobile Belegerfassung und digitale Belegverwaltung
  • Automatische Spesenvalidierung und Erstattungen
  • Erkennung von Dopplungen
  • Echzeit-Synchronisierung Ihrer Daten 
  • Komplett-Abrechnung von Reisekosten jeder Art 
  • Verwaltung von alltäglichen Geschäftsausgaben und Online-Zahlungen 
  • Verwaltung von Verpflegungsmehraufwänden und Kilometerpauschalen 
  • Bearbeitung von Reiseanträgen 
  • Virtuelle und physische Firmenkarten

Unterstützte Sprachen: Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch

Zur TravelPerk-Integration mit Expensya

Spendesk

Spendesk

Als „7-in-1-Lösung für smartes Ausgabenmanagement“ kombiniert Spendesk alle klassischen Funktionen aus den Bereichen Spesenverwaltung und Buchhaltung auf einer Plattform. Auch geeignet für große Unternehmen mit internationalen Tochtergesellschaften und mehreren Standorten, die Ihre Spesenverwaltung digitalisieren und zentral managen möchten. 

Beliebte Funktionen von Spendesk

  • Nahtlose Integrationen von Buchhaltungssoftware (DATEV etc.) und Slack 
  • Zentrale Verwaltung und Automatisierung von Eingangsrechnungen
  • Mobile Belegerfassung 
  • Rückerstattung von Reisekosten und Auslagen
  • Virtuelle und physische Finanzkarten für autonome Teams
  • Volle Ausgabenkontrolle durch Limits und Freigabegrenzen
  • Digitale Buchhaltung: Mehrwertsteuer auslesen, Sachkonten hinterlegen
  • Budgetentscheidungen für Führungskräfte 

Unterstützte Sprachen: Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch, Spanisch 

Zur TravelPerk-Integration mit Spendesk

Welche kostenlose Reisekostenabrechnung-App ist empfehlenswert?

Unter den hier vorgestellten Spesen-Apps bietet nur Pleo ein kostenloses Starter-Paket. Hier können bis zu drei Nutzer:innen ihre Ausgaben tracken, Berichte erstellen, Rechnungen verwalten und bezahlen, Belege automatisiert sammeln und zum Beispiel mit Google Pay und Apple Pay Zahlungen tätigen. Auch verschiedene Integrationen sind im kostenlosen Angebot enthalten. 

Um die Vorzüge einer Reisekostenabrechnung-App kennenzulernen, kann sich ein kostenloser Zugang für den Anfang durchaus lohnen – deshalb finden Sie bei verschiedenen Anbietern auch kostenfreie oder sehr günstige Demo-Versionen. Langfristig zahlt es sich aus, in ein Paket mit größerem Leistungsumfang zu investieren, um zum Beispiel mehreren Mitarbeiter:innen Zugang zum System zu verschaffen und die ausgeklügelten Funktionen voll auszuschöpfen – von Ausgabenlimits über Dashboard-Darstellungen bis hin zu automatisierten Erstattungen und Live-Support. 

Während Pleo die einzige der oben gelisteten Anwendungen mit einem kostenlosen Zugang ist, bieten einige andere Anbieter aber auch kostengünstige Lösungen, insbesondere für kleine Unternehmen. So können Sie bei Circula, Rydoo, Mobilexpense Declaree und Expensya zum Beispiel für 5 bis 8 € monatlich – teils pro Lizenz – kleine Service-Pakete buchen, um die Vorzüge der digitalen Auslagenverwaltung kennenzulernen und eine fundierte Entscheidung für ein höherpreisiges Produkt zu treffen. 

Wie kann eine Spesen-App Spesenbetrug erkennen?

Spesenbetrug kann viele verschiedene Formen annehmen: vom vorsätzlichen Versuch, nicht-erstattungsfähige Reisekosten wie die Minibar im Hotel oder ein Essen mit Freund:innen abzurechnen, über aktive Fälschungen von Belegen bis hin zu versehentlichen oder unwissentlichen Fauxpas wie Übertragungsfehlern, veralteten Pauschalen und Co. 

Eine Reisekostenabrechnung-App reduziert das Risiko eines Spesenbetrugs spürbar, weil durch die Digitalisierung nahezu keine manuellen Prozesse mehr stattfinden: Belege werden direkt abfotografiert oder aus den E-Mails, integrierten Apps oder gar der Kreditkartenabrechnung übertragen, sodass keine Anpassungen vorgenommen werden und dementsprechend auch keine Fehler unterlaufen können. 

Mithilfe von Firmenkreditkarten und automatisierten Rechnungsprozessen sorgen Spesen-Apps außerdem dafür, dass Ihre Mitarbeiter:innen kaum noch in Vorkasse gehen müssen. Wo keine Zahlungen aus eigener Tasche getätigt werden, verschwindet auch die Grundlage, die nötig wäre, um (mehr) Geld zurückzufordern. 

Zudem tragen Reisekostenabrechnung-Apps nachweislich dazu bei, dass Mitarbeiter:innen zufriedener mit dem gesamten Prozess rund um die Spesenverwaltung sind – weil er einfacher und weniger nervenaufreibend abläuft und weil zum Beispiel die Rückerstattung viel schneller erfolgt als bei einer manuellen Handhabung. 

Wo all diese Aspekte nicht ausreichen, um präventiv gegen Spesenbezug vorzugehen, helfen Ihnen diverse Mechanismen der Apps dabei, Versuche zu erkennen und eigenständig zu stoppen. Durch hinterlegte Richtlinien und Budgetgrenzen und eine integrierte KI-Unterstützung werden Sie von vielen Anbietern benachrichtigt, wenn sich Auffälligkeiten ergeben oder wenn hohe Beträge eingefordert werden.  

Fazit: Spesenverwaltung digitalisieren und Zufriedenheit steigern

Die meisten bekannten Apps für die Reisekosten- und Auslagenverwaltung ähneln sich in ihren Funktionen und bieten allesamt einen erheblichen Mehrwert – vor allem für Unternehmen, die das Kostenmanagement bis dato manuell bearbeiten. Fest steht: Zeit sparen und Ihr Budget schonen können Sie ziemlich sicher mit allen Anwendungen, die wir in diesem Beitrag vorgestellt haben. 

Welche Reisekostenabrechnung-App die richtige für Sie ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab: Wie groß ist Ihr Unternehmen? Wer wird vorrangig mit der App arbeiten? Welche Tools nutzen Sie bereits? Welche Painpoints erschweren Ihr Reisekostenmanagement derzeit und was ist Ihnen daher besonders wichtig? All das kann bei der Entscheidungsfindung helfen. 

Achten Sie am besten darauf, dass sich die Anwendung Ihrer Wahl nahtlos mit den Software-Lösungen verknüpfen lässt, die Sie bereits in Ihren Arbeitsalltag integrieren. Wählen Sie nach Möglichkeit einen Anbieter, der auf Ihre Branche spezialisiert ist und passende Lösungen für Ihre Unternehmensgröße anbietet. Wer in puncto Datensicherheit ein besonders gutes Gefühl haben möchte, kann sich auch für eine Option mit deutschem Server-Host entscheiden – hier gelten dieselben Standards, die Sie auch in Ihrem Unternehmen leben. Ansonsten gilt: Lesen Sie sich ein, vergleichen Sie und wählen Sie einen Dienstleister, bei dem Sie sich gut aufgehoben fühlen. 

Kleiner Tipp zum Schluss: Alle hier vorgestellten Apps lassen sich problemlos mit TravelPerk verbinden – für ein ideales, intuitives Dienstreise-Erlebnis – von der Buchung bis zur Abrechnung. 

FAQ – häufige Fragen zu Reisekostenabrechnung-Apps

Wie erstelle ich eine Reisekostenabrechnung?

In einer Reisekostenabrechnung werden alle erstattungsfähigen Reisekosten einer Dienstreise kategorisiert, eindeutig benannt und aufgelistet. Dafür sammeln Sie zunächst alle Rechnungen und Belege, die Sie im Zuge der Vorbereitung und des dienstlichen Aufenthalts erhalten haben: Kosten für Transport und Unterkunft, Ausgaben für die Verpflegung sowie andere dienstlich entstandene Kosten. Die Belege bewahren Sie auf und legen sie dem Dokument bei. Wenn Sie mit einer App arbeiten, muss die Erstellung der Abrechnung nicht händisch in Tabellenform erfolgen und läuft papierlos ab, indem Sie Ihre Belege einfach scannen. Die App kategorisiert die Ausgaben, bereitet sie auf und leitet sie an die entsprechende Kostenstelle weiter. 

Mehr dazu lesen Sie in unserem Blogbeitrag zum Thema Reisekostenabrechnung

Wie sieht eine korrekte Reisekostenabrechnung aus?

Eine korrekte Reisekostenabrechnung im strengen Sinne gibt es nicht – denn hierfür fehlen die gesetzlichen Vorgaben. Trotzdem empfiehlt es sich, die wichtigsten Angaben zu Ihrer Person und zur Reise selbst in die Reisekostenabrechnung einzubinden: 

- Name und Anschrift der reisenden Person 
- Reisedauer und exakte Reisedaten
- Reiseziel (möglichst präzise)
- Zweck der Reise 
- Datum und Unterschrift

Hinzu kommen die einzelnen Ausgaben, die den erstattungsfähigen Kategorien zugeordnet sind, sowie die dazugehörigen Belege. Oft gibt es ein Formular, das Sie für Ihre Reisekostenabrechnung nutzen können. Wenn Ihr Unternehmen bereits App-basiert arbeitet, ist eine händische Reisekostenabrechnung unter Umständen gar nicht mehr nötig. 

Mehr dazu lesen Sie in unserem Blogbeitrag zum Thema Reisekostenabrechnung

Welche Reisekosten kann ich abrechnen?

Im Rahmen einer Dienstreise können Sie verschiedene Kosten geltend machen. Dazu zählen Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand und diverse Reisenebenkosten. Mehr zu den erstattungsfähigen Reisekosten und zum steuerlichen Vorgehen lesen Sie in unserem Blogbeitrag zum Thema Reisekosten absetzen

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