Rydoo-Review: Digitales Geschäftskostenmanagement leicht gemacht

18 Apr 2023 · 7
Sind Sie beruflich viel unterwegs oder in der Buchhaltung für die Abrechnung von Reise- und anderen Geschäftskosten zuständig? Dann haben Sie wahrscheinlich genug von nicht auffindbaren Belegen, umständlichen Fahrtkostenberechnungen und länderspezifischen Verpflegungspauschalen. Vielleicht können wir Ihnen die perfekte Lösung bieten. Lesen Sie unsere Rydoo-Review und finden Sie es heraus…

Über Rydoo: Was ist Rydoo?

Rydoo
ist eine SaaS-Lösung zur digitalen Geschäfts- und Reisekostenabrechnung.
Das Unternehmen mit Hauptsitz in Belgien ging aus den Start-ups Xpenditure und iAlbatros hervor. Seit dem Rebranding im Jahr 2018 steht der Markenname Rydoo für ein benutzerfreundliches Gesamtpaket zur schnellen Verwaltung und Erstattung sämtlicher Geschäftsausgaben. Ob Spesen, Transport- oder Übernachtungskosten, dank Rydoo können Anwender ihre Belege noch vor Ort einreichen und genehmigen lassen. Der Verwaltungsaufwand in der Finanzabteilung verringert sich. Geschäftsreisende und Mitarbeitende im Außendienst erkennen in der schnellen Erstattung ihrer Auslagen einen echten Mehrwert.

Wer sollte Rydoo verwenden?

Von der Nutzung der digitalen Expense-Management-Lösung profitieren im Unternehmen alle, die in irgendeiner Form an der Abrechnung von Geschäfts- und Reisekosten beteiligt oder selbst beruflich viel unterwegs sind. Von der Geschäftsleitung über die Buchhaltung bis hin zur Personalabteilung schätzen Führungs- und Fachkräfte die hilfreichen Rydoo-Funktionen. Ob kleiner Familienbetrieb oder globaler Konzern, das SaaS-Modell bietet individuelle Pakete für die unterschiedlichsten Anforderungen.

Alle Rydoo-Funktionen im Überblick

Sie möchten wissen, wie Rydoo die Abrechnungs-, Erstattungs- und Genehmigungsprozesse rund um das Thema Geschäftskosten vereinfacht? Hier die nützlichsten Funktionen:
  • Belege können einfach mit dem Handy abfotografiert, eingescannt und on the go hochgeladen werden. Die branchenführende OCR-Technologie wandelt sämtliche Texte automatisch in ein maschinenlesbares Format um. Verschwundene Quittungen gehören der Vergangenheit an, die digitale Rydoo-Nutzung ist nachhaltig und papierlos.
  • Erstattungsanträge können in Echtzeit gestellt und genehmigt werden. Das erlaubt Ihren Mitarbeitenden, sich auf den eigentlichen Zweck ihrer Geschäftsreise zu konzentrieren, statt Kostentabellen und Expense Reports auszufüllen. Auch in der Buchhaltung sorgt Rydoo für Übersichtlichkeit und maximale Transparenz.
  • Kilometerpauschalen
    und der
    Verpflegungsmehraufwand
    werden automatisch berechnet. Für ein bequemes Spesenmanagement im Ausland sind zudem länderspezifische Tagessätze konfigurierbar.
  • Rydoo ermöglicht die Definition unternehmenseigener
    Reiserichtlinien
    . Ein Überschreiten des festgelegten Kostenlimits wird sofort angezeigt, um die
    Compliance
    zu verbessern.
  • Zahlreiche Integrationen mit ERP-Systemen, HR-Plattformen und Buchungstools für Geschäftsreisen wie
    TravelPerk
    garantieren ein nahtloses Benutzererlebnis. Mit der Kreditkarte bezahlte Spesen und andere Reisekosten werden, je nach Anbieter, direkt zurückerstattet, Taxifahrten automatisch abgerechnet. Auch die oft komplizierte Mehrwertsteuererstattung ist dank Rydoo nach wenigen Klicks erledigt.

Preismodelle und Kosten

Rydoo-Kunden können aus drei Paketen mit unterschiedlichen Leistungen wählen:
Essentials
8 € monatlich pro Nutzer bei jährlicher Abrechnung
- Unbegrenzte Spesen- Kilometerpauschalen- Basis-Integration- Schnellste mobile App zum Scannen von Belegen- Export zu PDF und Excel
Professional
10 € monatlich pro Nutzer bei jährlicher Abrechnung
Beinhaltet alles aus dem Essentials-Tarif plus:- Per Diems / Tagesgelder- Integration Online-Buchhaltung- Abgleich von Banktransaktionen- Einrichten von Richtlinien und Ausgaberegeln- Erweiterte Genehmigungsprozesse- Anpassbare Felder- Benutzerdefinierter Feed für Transaktionen
Enterprise
Preise für das Rundumpaket mit allen Extras gibt es auf Anfrage beim Kundensupport auf www.rydoo.com/de.
Beinhaltet alles aus dem Pro-Tarif plus:- API-Zugang- SAML-Einzelanmeldung (SSO)- Rydoo Insights

Viele Integrationen zur Prozessvereinfachung

Rydoos Ausgabenmanagement lässt sich mit wenigen Klicks in gängige Buchhaltungs- und ERP-Systeme, wie SAP, Oracle Netsuite, Microsoft Dynamics oder Quickbooks einbetten. Durch tägliche Synchronisationen bleiben sämtliche Informationen immer auf dem neuesten Stand. Personenbezogene Daten können einfach von HR-Plattformen wie
Personio
,
HiBob
oder BambooHR übernommen werden. Integrationen mit Zahlungsanbietern ermöglichen automatische Rückbuchungen auf die Kreditkarte sowie eine unkomplizierte Währungsumrechnung oder Mehrwertsteuererstattung.
Durch eine Schnittstelle mit
TravelPerk
entsteht ein Rundumpaket zum Thema Business Travel. Denn bevor Sie Spesen, Transport- oder Übernachtungskosten abrechnen können, müssen die Leistungen schließlich erst gebucht werden. Die Geschäftsreiseplattform TravelPerk bietet Ihnen Flug- und Zugtickets, Mietwägen, Hotels und andere Reiseserviceangebote zu günstigen Konditionen.
Dank der Partnerschaft mit Rydoo können Sie mit wenigen Klicks auf sämtliche Buchungsinfos, Bestätigungen und Rechnungen zugreifen und alles im selben System verwalten.

Verfügbare Sprachen

Für eine individuelle User Experience sind die Rydoo-App und Webversion momentan neben Deutsch auf Englisch, Französisch, Holländisch, Portugiesisch, Italienisch und Spanisch erhältlich. Zudem werden mehrere Währungen unterstützt und Wechselkursgebühren zu tagesaktuellen Kursen berechnet.

So funktioniert Expense-Management in der Rydoo-Webversion

Die Nutzung der Rydoo-Webversion ist einfach und intuitiv. Über das übersichtliche Dashboard können sowohl Reisende und Außendienstmitarbeitende als auch die Finanzabteilung auf sämtliche Funktionen zugreifen.

Rydoo-Web für Mitarbeitende

Vom übersichtlichen Rydoo-Dashboard können Anwender*innen auf sämtliche Funktionen zugreifen:
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Sie erhalten einen Überblick über bereits erfasste Transaktionen (Expenses) und deren Status.
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Mit wenigen Klicks lassen sich neue Quittungen und Belege hinzufügen.
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Sie können gespeicherte Dateien von Ihrem PC hochladen oder Geschäftsausgaben manuell nachtragen. Auch Fahrtkosten und Tagegelder lassen sich digital erfassen.
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Darüber hinaus bietet Ihnen Rydoo verschiedene Such- und Filterkriterien, sodass sich Kosten beispielsweise mit einer bestimmten Reise verknüpfen lassen.
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Jeder Geschäftsausgabe wird ein Status zugewiesen. Sobald alle nötigen Infos wie Datum, Verkäufer, Betrag und Währung vorliegen, gilt die Ausgabe als verifizierter Posten. Jetzt kann der digitale Rückerstattungsantrag mit einem Klick eingereicht werden. Sie müssen nichts weiter tun, als auf eine Bestätigung der Finanzabteilung zu warten. Falls ein Antrag keine Genehmigung erhält, ändert sich der Status Ihrer Anfrage auf „abgelehnt“. Sie können sich die Begründung ansehen und eventuell erforderliche Nachbesserungen vornehmen.

Rydoo-Web für die Buchhaltung

Wenn Sie im Unternehmen für die Erstattung von Reisekosten zuständig sind, zeigt Ihnen Rydoo alle Anträge zur Genehmigung in einer übersichtlichen Liste. Sie können die Einträge nach Mitarbeitenden, Beträgen oder Kostenkategorien sortieren und sämtliche Details zu den Ausgaben einsehen, bevor Sie eine Bestätigung zur Rückerstattung erteilen. Selbstverständlich können Sie auch mehrere Anträge gleichzeitig genehmigen und auf diese Weise noch mehr Arbeitszeit sparen. Falls eine Ausgabe nicht im Einklang mit den festgelegten Reiserichtlinien steht, weist Rydoo automatisch darauf hin, sodass Sie den Antrag mit der passenden Begründung ablehnen können. Weiter unten im Bildschirm finden Sie noch nicht eingereichte Erstattungsanträge. Bei Bedarf können Sie Erinnerungen an bestimmte Nutzer versenden und sie auf offene Anfragen aufmerksam machen.

Rydoo-Web für die Geschäftsleitung

Als Administrator können Sie mit Rydoo in wenigen einfachen Schritten individuelle Reiserichtlinien für Ihr Unternehmen festlegen. Die vorgegebenen Kriterien sind selbsterklärend. Definieren Sie Ausgabelimits, erlauben Sie Rückerstattungen ohne Beleg, geben Sie einen fixen Zeitraum für die Antragstellung vor oder lassen Sie unter bestimmten Bedingungen automatische Genehmigungen zu. Bestimmen Sie selbst, welche Richtlinien am besten zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passen. Darüber hinaus können Sie anhand der Daten aus Rydoo aufschlussreiche Statistiken erstellen, die anfallenden Geschäftskosten und Reiseausgaben analysieren und Sparpotenziale aufdecken.

So funktioniert Expense-Management in der Rydoo-App

Die benutzerfreundliche App-Version für iOS und Android ermöglicht eine zeitnahe Spesenabrechnung für unterwegs. Auf Geschäftsreise oder im Außendienst fotografieren Sie sämtliche Quittungen einfach bequem mit Ihrem Smartphone. Die OCR-Technologie extrahiert die wichtigsten Daten automatisch, sodass Sie Ihre Rückerstattungsanträge on the go stellen können. Falls Sie zusätzliche Informationen manuell ergänzen möchten, ist das jederzeit möglich. Die Gefahr, dass Belege verloren gehen und Sie auf Ihren Auslagen sitzen bleiben, ist gebannt. Wenn Sie beruflich mit dem eigenen Auto unterwegs sind, übernimmt Rydoo zudem die Berechnung der Fahrtkostenpauschale für Sie. Auch Mitarbeitende in der Buchhaltung profitieren von der praktischen Rydoo-App und können Erstattungsanträge überall und jederzeit mit einem Wisch ablehnen oder genehmigen.
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Vor- und Nachteile digitaler Geschäftskostenabrechnung

Rydoo bietet Unternehmen die komplette Kontrolle über sämtliche Geschäfts- und Reisekosten. Sie können Ausgabenlimits und Tagessätze festlegen, Genehmigungsprozesse automatisieren und alle Nachweise papierlos in Echtzeit erfassen. Zahlreiche Integrationen vereinfachen die Arbeitsabläufe zusätzlich, indem Stammdaten automatisch zwischen ERP-, Buchhaltungs-, HR- und
Reisemanagementsystemen
übertragen und synchronisiert werden. Auch auf die Mitarbeiterzufriedenheit wirkt sich die Einführung von Spesenmanagementsystemen in der Regel positiv aus. Geschäftsreisende müssen nicht mehr lange auf die Erstattung ihrer Kosten warten, während die Beschäftigten in der Buchhaltung von mehr Übersichtlichkeit und Transparenz sowie weniger Arbeitsaufwand profitieren. Als einziger Nachteil gegenüber Offline-Lösungen lässt sich höchstens die fehlende persönliche Betreuung nennen. Aber selbst die ist durch den 24/7-Kundensupport von Rydoo gewährleistet.

Erste Schritte

Um einen ersten Einblick in die Funktionen von Rydoo zu erhalten, können Sie einen Termin für eine kostenlose Produktvorführung vereinbaren. Sie müssen auf der Website lediglich ein kurzes Formular mit Infos zu Ihrem Unternehmen ausfüllen und schon kann es losgehen.

Diese Unternehmen setzen bereits auf Rydoo

Über eine Million Fachleute weltweit vertrauen in puncto Reisekostenabrechnung auf Rydoo und die Nutzerzahlen steigen täglich. Zu den zufriedenen Kunden gehören kleine Unternehmen genauso wie Global Player und bekannte Marken wie Miele, Swiss, Deloitte, WeTransfer, Burger King oder Mazars.

Konkurrenzprodukte und Alternativen zu Rydoo

Digitales Ausgabenmanagement ist weltweit auf dem Vormarsch. Wenn Sie nach einer Alternative für Rydoo suchen, können Sie beispielsweise auf die folgenden Anbieter zurückgreifen:
  • Expensify
  • Payhawk
  • Spendesk
  • SAP Concur
Wenn Sie nach einem Komplettpaket für Reisekostenmanagement suchen, sollten Sie Ihren Fokus auf Systeme mit TravelPerk-Integration richten. Wenn Sie auf die Kombination
Rydoo und TravelPerk
setzen, wird die Reisekostenabrechnung zum Kinderspiel.

Fazit: Warum Rydoo?

Warum Sie sich trotz der vielen Mitbewerber für Rydoo entscheiden sollten, möchten wir hier nochmals in aller Kürze für Sie zusammenfassen:
  • Papierlose Reisekostenabrechnung
  • Interne Compliance
  • Schnelle Erstattungszyklen
  • Geringe Arbeitsbelastung
  • Mehr Mitarbeiterzufriedenheit
  • Intuitive Bedienung
  • Hilfreiche Integrationen
  • Mehrere Währungen und Sprachen
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Geschrieben von
Lucy Álvarez
Lucy Álvarez
Content Marketing Manager, TravelPerk
Train Plane Travel

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