Rydoo-Review: Digitales Geschäftskostenmanagement leicht gemacht

Von der Nutzung der digitalen Expense-Management-Lösung profitieren im Unternehmen alle, die in irgendeiner Form an der Abrechnung von Geschäfts- und Reisekosten beteiligt oder selbst beruflich viel unterwegs sind. Von der Geschäftsleitung über die Buchhaltung bis hin zur Personalabteilung schätzen Führungs- und Fachkräfte die hilfreichen Rydoo-Funktionen. Ob kleiner Familienbetrieb oder globaler Konzern, das SaaS-Modell bietet individuelle Pakete für die unterschiedlichsten Anforderungen.

Rydoo-Kunden können aus drei Paketen mit unterschiedlichen Leistungen wählen:

Für eine individuelle User Experience sind die Rydoo-App und Webversion momentan neben Deutsch auf Englisch, Französisch, Holländisch, Portugiesisch, Italienisch und Spanisch erhältlich. Zudem werden mehrere Währungen unterstützt und Wechselkursgebühren zu tagesaktuellen Kursen berechnet.

Die Nutzung der Rydoo-Webversion ist einfach und intuitiv. Über das übersichtliche Dashboard können sowohl Reisende und Außendienstmitarbeitende als auch die Finanzabteilung auf sämtliche Funktionen zugreifen.

Wenn Sie im Unternehmen für die Erstattung von Reisekosten zuständig sind, zeigt Ihnen Rydoo alle Anträge zur Genehmigung in einer übersichtlichen Liste. Sie können die Einträge nach Mitarbeitenden, Beträgen oder Kostenkategorien sortieren und sämtliche Details zu den Ausgaben einsehen, bevor Sie eine Bestätigung zur Rückerstattung erteilen. Selbstverständlich können Sie auch mehrere Anträge gleichzeitig genehmigen und auf diese Weise noch mehr Arbeitszeit sparen. Falls eine Ausgabe nicht im Einklang mit den festgelegten Reiserichtlinien steht, weist Rydoo automatisch darauf hin, sodass Sie den Antrag mit der passenden Begründung ablehnen können. Weiter unten im Bildschirm finden Sie noch nicht eingereichte Erstattungsanträge. Bei Bedarf können Sie Erinnerungen an bestimmte Nutzer versenden und sie auf offene Anfragen aufmerksam machen.

Als Administrator können Sie mit Rydoo in wenigen einfachen Schritten individuelle Reiserichtlinien für Ihr Unternehmen festlegen. Die vorgegebenen Kriterien sind selbsterklärend. Definieren Sie Ausgabelimits, erlauben Sie Rückerstattungen ohne Beleg, geben Sie einen fixen Zeitraum für die Antragstellung vor oder lassen Sie unter bestimmten Bedingungen automatische Genehmigungen zu. Bestimmen Sie selbst, welche Richtlinien am besten zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passen. Darüber hinaus können Sie anhand der Daten aus Rydoo aufschlussreiche Statistiken erstellen, die anfallenden Geschäftskosten und Reiseausgaben analysieren und Sparpotenziale aufdecken.

Rydoo bietet Unternehmen die komplette Kontrolle über sämtliche Geschäfts- und Reisekosten. Sie können Ausgabenlimits und Tagessätze festlegen, Genehmigungsprozesse automatisieren und alle Nachweise papierlos in Echtzeit erfassen. Zahlreiche Integrationen vereinfachen die Arbeitsabläufe zusätzlich, indem Stammdaten automatisch zwischen ERP-, Buchhaltungs-, HR- und

Reisemanagementsystemen

übertragen und synchronisiert werden. Auch auf die Mitarbeiterzufriedenheit wirkt sich die Einführung von Spesenmanagementsystemen in der Regel positiv aus. Geschäftsreisende müssen nicht mehr lange auf die Erstattung ihrer Kosten warten, während die Beschäftigten in der Buchhaltung von mehr Übersichtlichkeit und Transparenz sowie weniger Arbeitsaufwand profitieren. Als einziger Nachteil gegenüber Offline-Lösungen lässt sich höchstens die fehlende persönliche Betreuung nennen. Aber selbst die ist durch den 24/7-Kundensupport von Rydoo gewährleistet.

Um einen ersten Einblick in die Funktionen von Rydoo zu erhalten, können Sie einen Termin für eine kostenlose Produktvorführung vereinbaren. Sie müssen auf der Website lediglich ein kurzes Formular mit Infos zu Ihrem Unternehmen ausfüllen und schon kann es losgehen.

Über eine Million Fachleute weltweit vertrauen in puncto Reisekostenabrechnung auf Rydoo und die Nutzerzahlen steigen täglich. Zu den zufriedenen Kunden gehören kleine Unternehmen genauso wie Global Player und bekannte Marken wie Miele, Swiss, Deloitte, WeTransfer, Burger King oder Mazars.