Für viele Unternehmen sind Geschäftsreisen unerlässlich für ihre Geschäftstätigkeit – und sie verursachen hohe Kosten.
Nach mehreren turbulenten Jahren
sind weltweite Geschäftsreisen wieder sicher möglich. Und während sich Unternehmen auf die nächste Phase der Geschäftsreisen vorbereiten, sind sie gleichzeitig bestrebt, ihre Reiseprogramme noch besser zu verwalten.Viele Unternehmen in ganz Europa nutzen
Reisemanagement-Unternehmen,
um Geld zu sparen, die Abläufe zu zentralisieren und sowohl ihr Reisebudget als auch ihre Reiseprogramme zu optimieren.Für den Fall, dass auch Sie Ihre Abläufe im Geschäftsreisemanagement zentralisieren und modernisieren möchten, haben wir einen Leitfaden mit einer Liste von europäischen Reisemanagement-Unternehmen zusammengestellt, der Folgendes umfasst:
- Die Vorteile eines Reisemanagement-Unternehmens für die Buchung und Verwaltung von Geschäftsreisen im Vergleich zu betriebsinternen Abläufen
- Die wichtigsten Funktionen, die bei der Auswahl eines Reisemanagement-Unternehmens zu beachten sind
- Eine Bewertung der fünf besten Reisemanagement-Unternehmen Europas
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Welche Vorteile hat die Nutzung eines Reisemanagement-Unternehmens?
Reisemanagement-Unternehmen sind nicht nur auf Konzerne und große Unternehmen ausgerichtet. Unternehmen jeder Größe und aller Branchen können von der Nutzung eines Reisemanagement-Unternehmens profitieren und nicht nur
bei Flügen Geld sparen
, sondern auch bei Unterkünften
und anderen Reisekosten
.Unternehmen, die ihre Reiseprogramme (und damit ihre Reisebudgets und zukünftigen Geschäftsreisepläne) optimieren, können von einer genauen Spesenabrechnung, optimierten Budgets und einer umfassenden Einhaltung ihrer Geschäftsreiserichtlinien profitieren.
Sehen wir uns weitere Vorteile der Nutzung europäischer Reisemanagement-Unternehmen an, mit denen Sie Ihre Prozesse rund um Geschäftsreisen verwalten können:
- Zentralisiertes Geschäftsreisemanagement: Unternehmen, die ihre Reiseprogramme firmenintern betreiben, nutzen für die Planung ihrer Geschäftsreisen oft zahlreiche Tabellen und komplizierte E-Mail-Threads. Wenn Unternehmen allerdings ein Reisemanagement-Unternehmen nutzen, entfallen diese komplizierten Prozesse. Mithilfe von Reisemanagement-Unternehmen können Sie Reisebuchungen, Kostenprozesse und Reiserichtlinien auf einer benutzerfreundlichen Plattform zentralisieren.
- Kostenersparnis bei Reise- und Übernachtungskosten: Einer der Hauptvorteile eines Reisemanagement-Unternehmens ist seine Erfahrung im Aushandeln der besten Geschäftsreisepreise. Ein gutes Reisemanagement-Unternehmen baut langfristige Partnerschaften mit Hotels und Fluggesellschaften auf, sodass Sie kontinuierlich Geld sparen.
- Benutzerfreundliche Engines zum selbstständigen Buchen: Ein gutes Reisemanagement-Unternehmen erleichtert das selbstständige Buchen – so können Ihre Mitarbeiter mithilfe der integrierten Reiserichtlinien ihre eigenen Reisevorbereitungen treffen.
- Die Möglichkeit, datengestützte Entscheidungen zu treffen und Ihre Reiseausgaben zu optimieren: Reisemanagement-Unternehmen sammeln Ihre Reisedaten und erstellen Berichte über die Entwicklung Ihrer Reiseausgaben, unter anderem mit einer Gliederung der Ausgaben nach Team, Abteilung oder Projekt, sodass Sie zukünftige Budgets noch besser optimieren können.
- Verbesserte Einhaltung der Reiserichtlinien: Selbst bei Unternehmen mit Reiserichtlinien gibt es unautorisierte Buchungen außerhalb der Richtlinien. Reisemanagement-Unternehmen können unautorisierte Buchungen markieren und sperren und Ihre Reiserichtlinienin Ihre Verwaltung Ihres Reiseprogramms integrieren.
Funktionen, die bei der Auswahl eines Reisemanagement-Unternehmens zu beachten sind
Viele Reisemanagement-Unternehmen in Europa bieten eine
Reisetechnologie
zur Unterstützung des Buchungsprozesses. Während viele dieser Plattformen modern und intuitiv wirken, bieten sie nicht immer die Funktionen, die Sie brauchen, um ein optimiertes Reiseprogramm zu verwalten.Wenn Sie sich für ein Reisemanagement-Unternehmen entscheiden, das nicht alle benötigten Funktionen bietet, sind Sie wieder an dem Punkt, an dem Sie angefangen haben – mit den gleichen Einschränkungen, die Sie in der Vergangenheit hatten.
Im Folgenden beschreiben wir die wichtigsten Funktionen, auf die Sie beim Vergleich europäischer Reisemanagement-Unternehmen achten müssen. So können Sie Geld sparen, Ihre Geschäftsreisenden schützen und Ihr gesamtes Reisemanagementprogramm optimieren.
- Umfangreiches Reiseinventar: Entscheidend ist, dass das von Ihnen gewählte Reisemanagement-Unternehmen Ihnen Zugriff auf ein Inventar mit Anbietern von Unterkünften und Verkehrsmitteln bietet und Ihnen ermöglicht, Preise, Daten und Angebote zu vergleichen, die am besten zu Ihren Reisebedürfnissen passen.
- Integrierte Genehmigungsworkflows: Durch die Integration Ihrer Genehmigungsworkflows und Richtlinien in die Plattform des jeweiligen Reisemanagement-Unternehmens können Sie die Einhaltungsquoten erhöhen und müssen Reisen und Ausgaben nicht mehr über lange E-Mail-Threads verwalten.
- Zentralisierte Rechnungserfassung: Manche Reisemanagement-Unternehmen fungieren nicht als alleiniger Anbieter, was bedeutet, dass Sie auch weiterhin Rechnungen von verschiedenen Unternehmen erfassen und zuordnen müssen. Reisemanagement-Unternehmen, die ein System anbieten, das Ihre gesamten monatlichen Rechnungen in einer einzigen Rechnung zusammenfasst, können Ihnen viel Zeit und Mühe sparen.
- Flexible Buchungsmöglichkeiten: Flexible Buchungsmöglichkeitenerlauben es Unternehmen, kurzfristige Änderungen der Reisetermine oder Stornierungen nach der Buchung kostenlos oder zu einem angemessenen Preis vorzunehmen.
- Rund-um-die-Uhr-Kundendienst das ganze Jahr: Unerwartete Vorkommnisse sind bei Geschäftsreisen unvermeidlich. Sie müssen wissen, dass Ihr Reisemanagement-Unternehmen für Sie da ist und Ihnen hilft, wenn etwas schiefgeht. Ein schneller, leicht erreichbarer Kundendienst ist unerlässlich, wenn es darum geht, Ihren Reisenden bei der Bewältigung der auftretenden Probleme zu helfen.
- Mehrere Optionen für Verkehrsmittel: Egal, ob Ihr Unternehmen versucht, seine CO₂-Bilanz zu reduzieren oder nicht – ein gutes Reisemanagement-Unternehmen bietet Ihnen über die gleiche Plattform neben Flugreisen auch andere Optionen für Verkehrsmittel wie z. B. Mietwagen und Züge.
- Berichtsfunktionen: Die Möglichkeit, auf Reisedaten zuzugreifen, die nach einzelnen Geschäftsreisenden, Transportmitteln, Buchungsart, Stornierungen und erstattungsfähiger Mehrwertsteueraufgegliedert sind, hilft Ihnen, Ihre Ausgaben wesentlich zu optimieren.
Die 5 besten Geschäftsreisemanagement-Unternehmen in Europa
Da Sie nun wissen, worauf Sie bei einem Reisemanagement-Unternehmen achten sollten, werfen wir jetzt einen Blick auf eine Liste von europäischen Reisemanagement-Unternehmen und deren Funktionen. Diese Übersicht soll Ihnen bei der Optimierung Ihrer Reiseprogramme helfen.
Alle Unternehmen auf dieser Liste sind international tätig, haben jedoch ihren Hauptsitz in Europa. Hier ist unsere Auswahl der fünf besten Reisemanagement-Unternehmen in Europa.
1. TravelPerk
Das in Spanien ansässige Reisemanagement-Unternehmen TravelPerk bietet eine All-in-one-Plattform, die Unternehmen in Europa und darüber hinaus bei der Optimierung ihrer Reiseprogramme hilft.
TravelPerk bietet Unternehmen nicht nur mehr Reisedienstleistungen und Unterstützung als jedes andere Reisemanagement-Unternehmen, sondern ermöglicht Nutzern auch, alle Geschäftsreiseprozesse über seine zentralisierte, digitale End-to-End-Plattform zu verwalten.
Sie erhalten Zugriff auf ein branchenführenders
Reiseinventar für Flüge
und Unterkünfte
, eine einzigartige Lösung für die Mehrwertsteuererstattung
, ein Programm zur CO2₂-Kompensation
und FlexiPerk
, eine Stornierungsrichtlinie, die Nutzern ermöglicht, Buchungen für Geschäftsreisen bis zu zwei Stunden vor dem Abflug zu stornieren, wobei Sie garantiert 80 % zurückerstattet bekommen. So können Unternehmen beruhigt sein, denn sie wissen, dass ihre gesamten Reisebedürfnisse erfüllt werden, während sie obendrein noch Geld sparen.Weitere wichtige Angebote und Funktionen von TravelPerk sind:
- Umfassende und aktuelle Reisewarnungenfür die Sicherheit von Reisenden
- Rund-um-die-Uhr-Support für Geschäftsreisenmit einer angestrebten Reaktionszeit von 15 Sekunden
- Umfangreiche Berichtsmöglichkeiten
- Vereinfachter Reisekostenprozess, Dashboards für Spesen und eine Spesenabrechnung in Echtzeit
- Zentralisierte und konsolidierte Rechnungsstellung
- Ein riesiger Katalog von Integrationen von Drittanbieter-Software
Egal, ob Sie in Belgien, Mexiko, Australien oder an einem anderen Ort der Welt geschäftlich tätig sind – die umfassende Plattform von TravelPerk deckt Ihren gesamten Bedarf an Geschäftsreisen ab.
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie TravelPerk das Geschäftsreiseprogramm Ihres Unternehmens optimieren kann,
kontaktieren Sie uns gerne noch heute für eine kostenlose Demo
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2. BCD Travel
Das in den Niederlanden ansässige Geschäftsreisemanagement-Unternehmen BCD Travel hat Niederlassungen in 109 Ländern und bietet Unternehmen auf der ganzen Welt Services im Bereich Reisemanagement.
BCD Travel bietet nicht nur traditionelle Dienstleistungen für das Geschäftsreisemanagement, sondern auch Meeting-Management, Kostenmanagement und Verfolgung von CO₂-Emissionen (inklusive Berichten).
Das traditionelle Reisemanagement-Unternehmen BCD Travel bietet seine Dienstleistungen über ein Reisebüro an. Das Unternehmen bietet jedoch auch einige Online-Buchungstools in Form einer Software-Suite von separaten Plattformen an:
- BCD Pay: ein Reisekostenmanagement-Tool
- BCD Alert: eine mobile App für Geschäftsreisende mit 24-Stunden-Support und Risikomanagement
- TripSource: ein Selbstmanagement-Tool für Geschäftsreisende
- DecisionSource: eine Funktion, die auf Grundlage von Reiseprogrammdaten Erkenntnisse ermöglicht
Warum sollten Sie TravelPerk statt BCD Travel wählen?
Trotz dieser Online-Buchungstools ist die Benutzererfahrung unzusammenhängend und dezentral, da die Plattformen von BCD Travel nicht zentralisiert sind.
TravelPerk schließt nicht nur diese Lücke mit seiner zentralisierten Geschäftsreiseplattform, mit der Benutzer den Buchungsprozess von Anfang bis Ende verwalten können, sondern übertrifft BCD Travel auch in mehreren anderen Punkten.
Während beispielsweise die Preise von TravelPerk pauschal und ohne versteckte Kosten sind, zahlen Nutzer von BCD Travel eine Mitgliedsgebühr zuzüglich der Gebühren für Flug- oder Bahnbuchungen. Ein weiterer Punkt: Während TravelPerk über ein branchenführendes Inventar an Flügen und Unterkünften verfügt, ist das Inventar von BCD Travel insgesamt deutlich eingeschränkt.
3. Egencia
Egencia hat seinen Hauptsitz in Frankreich, wurde kürzlich von American Express Global Business Travel (AMEX) übernommen und bietet seinen Kunden ein Tool für Geschäftsreisen. Das Unternehmen unterstützt Firmen in über 60 Ländern bei der Reisebuchung, beim Risikomanagement und bei der Sicherstellung des Wohlergehens der Reisenden.
Die wichtigsten Angebote und Funktionen von Egencia sind:
- Reiserichtlinien-Management
- Integrierte Lösung für Reisen und Spesen
- Umfassende Berichts- und Benchmarking-Dashboards
- Reisemanagement-Beratung
- Mehrstufige Genehmigungsworkflows für Geschäftsreisen
Warum sollten Sie TravelPerk statt Egencia wählen?
Trotz der jüngsten Übernahme sind bei Egencia noch einige Modernisierungen nötig. Das Unternehmen bietet keine zentralisierten Reiserouten für mehrere Buchungen an, hat nur begrenzt günstige Flugpreise und berechnet zusätzliche Gebühren für den Kundendienst.
TravelPerk dagegen bietet ein einfaches Preismodell ohne monatliche Zusatzgebühren oder versteckte Kosten, ein umfangreiches Inventar an Flügen und zentralisierte Reiserouten für mehrere Buchungen.
4. Capita Travel and Events
Capita Travel and Events (jetzt in Agiito umbenannt) ist ein auf Reisen, Meetings und Veranstaltungen spezialisiertes Unternehmen mit Sitz im Vereinigten Königreich.
Über die App können Nutzer auf eine Übersicht ihrer gesamten Reise zugreifen, die unter anderem Fluginformationen und Links zum Einchecken enthält, außerdem Aktuelles über etwaige Reiseunterbrechungen erfahren und bei Bahnfahrten und Flügen in Echtzeit aktuelle Infos über Änderungen des Bahnsteigs oder Gates erhalten.
Die wichtigsten Angebote und Funktionen des Unternehmens sind:
- Meeting- und Eventmanagement
- CO₂-Kompensation
- Tracking und Risikomanagement für Reisende
- Rund-um-die-Uhr-Kundendienst das ganze Jahr
- Reise-App für Desktop und Mobilgeräte
- Synchronisierte Buchungen zur Erstellung einer Reiseroute
Warum sollten Sie TravelPerk statt Capita Travel and Events wählen?
Das Geschäftsreiseangebot von Capita Travel and Events ist begrenzt. Kunden haben keinen Zugang zu einer Prämien- oder Treuepunkte-Funktion, das Unternehmen ist stark auf
das Buchungssystem von SAP Concur
angewiesen und bietet keine erkennbaren Drittanbieter-Integrationen an.TravelPerk indessen unterstützt Treueprogramme für Fluggesellschaften und Hotels, bietet ein benutzerfreundliches, firmeneigenes Buchungstool und eine umfangreiche Liste von Softwareintegrationen in einer Vielzahl von Kategorien.
5. ATPI
Das Unternehmen ATPI hat seinen Hauptsitz im Vereinigten Königreich und bietet Kunden auf der ganzen Welt Lösungen für Geschäftsreisen und Firmenveranstaltungen in zahlreichen Branchen, darunter die Einzelhandels-, Technologie-, Bau- und Finanzdienstleistungsbranche.
ATPI spezialisiert sich auf Reisemanagement für Unternehmen, die maßgeschneiderte Reiselösungen in speziellen Branchen benötigen. Das Unternehmen bietet eine spezielle Reiselösung für die Bereiche Offshore und Energie, Marine sowie Bergbau und Rohstoffe.
Die wichtigsten Angebote und Funktionen von ATPI sind:
- ATPI Halo, ein Tool zur Messung, Reduzierung und Kompensation von CO₂
- Online-Buchungstool
- Eventmanagement für Unternehmen
- Tracking-System für Reisende
- Ausgabenmanagementlösung
- Berichtstools
- Mehrstufige Genehmigung und mehrere Workflows
Warum sollten Sie TravelPerk statt ATPI wählen?
ATPI ist zwar eine gute Managementlösung für Unternehmen in spezialisierten Branchen, aber es mangelt an einer umfassenden Reisemanagementlösung.
Wenn man zum Beispiel den Funktionsumfang von ATPI mit TravelPerk vergleicht, wird deutlich, dass ATPI kein vergleichbares Reiseinventar, kein vergleichbares Niveau an Drittanbieter-Integrationen und keine flexiblen Stornierungsbedingungen für kurzfristige Änderungen bietet.
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