Ausgabenmanagement verbessern & Geschäftsreisekosten im Blick behalten
Ausgabenmanagement verbessern & Geschäftsreisekosten im Blick behalten
Geschäftsreisen buchen, Ausgaben verwalten und dabei jederzeit den Überblick behalten – genau das ermöglicht TravelPerk. Als All-in-One-Lösung in Sachen Business Travel vereinen wir Reisen- und Ausgabenmanagement auf einer Plattform – für mehr Sichtbarkeit und Kontrolle, weniger Aufwand und große Ersparnisse.
Geschäftsreisen buchen & Reisekosten verwalten – alles an einem Ort
Bei der Reisebuchung mehrfach die Plattform wechseln? Hohe Summen auslegen und mühsam Belege für die Rückerstattung sammeln? All das war gestern. Wir helfen Ihnen dabei, Ihr Reise- und Ausgabenmanagement zu revolutionieren – indem wir alle wichtigen Schritte von der Reisebuchung bis zur Spesenabrechnung an einem Ort bündeln. So können Ihre Mitarbeiter:innen Flug, Mietwagen, Unterkunft und Co. buchen, ohne das Tool zu wechseln – auf die richtige Kostenstelle, mit umsatzsteuerfähiger Rechnung, zu besten Konditionen, mit Expert:innen-Support und selbstverständlich im Rahmen Ihrer individuellen Reiserichtlinie.
Eine Plattform, viele Möglichkeiten: Spesen-App integrieren
In Ihrem TravelPerk-Konto werden Ihre Reisekosten in Echtzeit erfasst und für Sie aufbereitet – inklusive Rechnungen und Reportings. Um diese gemeinsam mit allen anderen Geschäftsaufgaben zu verwalten, binden Sie Ihr bevorzugtes Ausgabenmanagement-Tool einfach per One-Klick-Integration in die TravelPerk-Oberfläche ein. So kombinieren Sie die Lieblingssoftware Ihres Finanzteams mit der Nummer 1 für Travel Manager:innen und Reisende – und wickeln das gesamte Rechnungsmanagement an einem einzigen Ort ab. Egal, ob Spendesk, Pleo, Yokoy oder eine der zahlreichen anderen – alle führenden Spesenmanagement-Plattformen lassen sich nahtlos integrieren.
Warum Benutzer TravelPerk lieben
Aus diesem Grund haben sich Tausende von Unternehmen für TravelPerk entschieden, um ihre Geschäftsreisen zu verwalten!
Sofortige
Plattformeinrichtung
Keine
Einrichtungsgebühr und keine versteckten Kosten
15 Sek.
angestrebte Reaktionszeit für den Kundensupport
80 %
Reisekostenerstattung bei Stornierung
25 %
der Umsatzsteuer auf Reisekosten zurückfordern
Mehr Flexibilität & Sicherheit – perfekt für Ihr KMU
Wir wissen, dass kleinere Unternehmen sich flexible und agile Ausgabenmanagement-Lösungen für ihre Reisekosten wünschen – und darauf angewiesen sind, dass keine unvorhersehbaren Kosten entstehen. Egal, ob kleines, mittleres oder großes Unternehmen: Wir bieten erstklassige Reiselösungen für all unsere Kund:innen, von der Geschäftsreisebuchung über die Fürsorgepflicht bis hin zum Reise-Risikomanagement. Weil Flexibilität für uns an erster Stelle steht, erhalten Sie mit FlexiPerk selbst bei spontanen Stornierungen 80 % der Kosten zurück. Außerdem unterstützen wir Sie bei der Mehrwertsteuer-Rückerstattung und sorgen für maximale Transparenz und volle Kostenkontrolle. Und falls Sie spontan Unterstützung brauchen, ist unser Support-Team rund um die Uhr da – mit echten Menschen, die sich um Ihr Anliegen kümmern.
Prozesse automatisieren & Reisekosten senken
Mit TravelPerk und der integrierten Ausgabenmanagement-Software Ihrer Wahl können Sie sämtliche Prozesse rund um die Reisebuchung und Spesenverwaltung digitalisieren und weitestgehend automatisieren. Hinterlegen Sie Ihre Reiserichtlinien, definieren Sie Budgetgrenzen, legen Sie Genehmigungsworkflows fest und richten Sie Kostenstellen ein. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter:innen richtlinienkonforme Reisen buchen können. Gleichzeitig sorgt das integrierte Ausgabenmanagement dafür, dass Rückerstattungen wie von selbst laufen – oder dank Firmenkarte gar nicht mehr nötig sind. Das Resultat: eine höhere Compliance, zufriedenere Mitarbeiter:innen und all das zu niedrigeren Kosten.
Planen, buchen und verwalten Sie Ihre Geschäftsreisen mit unserem integrierten Online-Buchungstool.
Riesiges Inventar
Profitieren Sie von einer großen Auswahl und ausgehandelten Tarifen für Flüge, Bahnreisen, Mietwagen und Unterkünfte weltweit.
Flexibel & sicher
Erhalten Sie die neuesten Reisewarnungen und Sicherheitsinformationen zu all Ihren Reisen und bleiben Sie flexibel: mit flexiblen Stornierungsbedingungen und einer garantierten Rückerstattung in Höhe von 80 % Ihrer Reisekosten.
24/7-Kundenservice
Lassen Sie sich unterstützen – von echten Reiseexpert:innen statt nur von Bots. Unser Support-Team bemüht sich, binnen 15 Sekunden auf Ihr Anliegen zu reagieren.
Unsere Nutzer:innen lieben uns
Wir freuen uns, dass wir Geschäftsreisen für Reisende, Travel Manager:innen und Finanzteams zu einer großartigen Erfahrung machen können. Das zeigen auch die zahlreichen tollen Bewertungen auf der Bewertungsplattform G2.com.
Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Fordern Sie hier eine Produktdemo an.
Häufig gestellte Fragen
Was ist Ausgabenmanagement?
Das Ausgabenmanagement, auch Spesenmanagement, umfasst die Verwaltung sämtlicher Geschäftsausgaben eines Unternehmens – darunter Spesenabrechnungen, Freigabeprozesse, Kostenübersichten, Firmenkreditkarten u. v. m. Heute gibt es viele hilfreiche Tools, die Finanzteams beim Rechnungsmanagement und anderen Finanz-To-dos unterstützen. Ein digitales, automatisiertes Ausgabenmanagement ist meist effizienter und weniger fehleranfällig als eine händische Ausgabenverwaltung.
Wie hängen Reisemanagement und Spesenmanagement zusammen?
Reisemanagement und Spesenmanagement sind streng genommen zwei verschiedene Verwaltungsbereiche und werden je nach Größe und Organisationsstruktur des Unternehmens teils sogar in unterschiedlichen Abteilungen verortet. Trotzdem hängen sie unmittelbar miteinander zusammen, denn jede Geschäftsreise verursacht automatisch Reisekosten – und diese müssen beglichen, abgerechnet oder rückerstattet werden. Damit sind Kosten für Geschäftsreisen Teil der Unternehmensausgaben – und somit relevant für die Ausgabenverwaltung. Ein funktionierendes Reisemanagement setzt daher ein funktionierendes Spesenmanagement voraus und andersherum.
Was sind Reisekosten und was ist Reisekostenmanagement?
Bei den Kosten, die im Kontext einer Geschäftsreise anfallen, unterscheidet man zwischen Reisekosten und Reisenebenkosten. Zu den Reisekosten zählen die Ausgaben für die Unterkunft, die An- und Abreise sowie die Verpflegungsaufwendungen. Hinzu kommen außerdem diverse Reisenebenkosten – bspw. für Reiseversicherungen, Parkgebühren, Fahrtkosten vor Ort, Eintrittsgelder für Firmenveranstaltungen, berufliche Telefonate oder Mobilfunkgebühren u. v. m. Die gesamte Verwaltung aller Ausgaben, die bei der Buchung oder während einer Geschäftsreise entstehen, bezeichnet man als Reisekostenmanagement – von der Dokumentation über die Reisekostenabrechnung bis hin zur Rückerstattung. Das Reisekostenmanagement ist wiederum Teil des Ausgabenmanagements eines Unternehmens.
Der erste Schritt zur Reduzierung der Reisekosten ist die Sichtbarkeit ebendieser. Mit TravelPerk können Sie Ihre Ausgaben in Echtzeit verfolgen – einzeln, im Überblick oder nach sinnvollen Kategorien geclustert. So lassen sich Schwachstellen und Potenziale auf einen Blick erkennen und für die Zukunft angehen.
Des Weiteren können Sie bei TravelPerk Ihre individuelle Geschäftsreiserichtlinie hinterlegen und so sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter:innen nicht außerhalb des Budgets buchen. Genehmigungsworkflows helfen Ihnen dabei, den Buchungsprozess noch feingliedriger und geregelter zu gestalten.
Hinzu kommt ein branchenführendes Inventar an Unterkünften. So können wir gute Konditionen für die Buchung von Hotels und Ferienwohnungen für Ihre Geschäftsreise garantieren: Wir verhandeln die Preise, Sie profitieren davon. Im Anschluss bekommen Sie eine umsatzsteuerfreundliche Rechnung.
Wir unterstützen Sie außerdem bei der Mehrwertsteuer-Rückforderung und bieten flexible Stornierungsbedingungen. So erhalten Sie bei der Nutzung von FlexiPerk 80 % der Geschäftsreisekosten zurück, wenn Sie Ihre Reise kurzfristig stornieren müssen.
Warum sollte ich eine Ausgabenmanagement-Software verwenden?
Software-Lösungen für das Ausgabenmanagement bieten zahlreiche Vorteile. Alles in allem steigern sie die Effizienz der Finanzprozesse Ihres Unternehmens und helfen Ihnen so langfristig dabei, Zeit und Geld zu sparen. Hier einige der wichtigsten Vorteile:
Spesen-Apps verkürzen die Wege und reduzieren die Zettelwirtschaft – und damit auch potenzielle Fehlerquellen.
Sie können Workflows, Kostenrichtlinien, Budgets und Verantwortliche festlegen und so sichergehen, dass alle Ausgaben budgetkonform sind.
Ausgetüftelte Reporting-Funktionen sorgen für volle Transparenz: Sie können alle Kosten einsehen, Berichte erstellen lassen und die gewonnenen Daten als Grundlage für fundierte Finanzentscheidungen nutzen.
Eine gute Ausgabenmanagement-Software lässt sich nahtlos vernetzen und in andere Tools integrieren. TravelPerk konzentriert sich bspw. auf die Bereiche Reise- und Reisekostenmanagement – lässt sich aber mit nur einem Klick mit allen führenden Ausgabenmanagement-Software-Lösungen integrieren. So können Sie Ihre Lieblingstools unkompliziert miteinander kombinieren.
Welche Funktionen bietet eine Software zur Ausgabenverwaltung?
Eine gute Spend Management Lösung versammelt alle wichtigen Features aus dem Bereich des Ausgaben- und Rechnungsmanagements auf einer Plattform. So erhalten Sie z. B. Firmenkreditkarten, können Rechnungen begleichen, Quittungen scannen, Rückerstattungen abwickeln, Kilometerpauschalen und Verpflegungspauschalen berechnen, Ausgaben einsehen und kategorisieren, Budgets definieren u. v. m. Mehr zu den Funktionen der einzelnen Software-Lösungen erfahren Sie in unserem Blogbeitrag zum Thema „Ausgabenmanagement-Software“.
Welche Ausgabenmanagement-Tools lassen sich bei TravelPerk integrieren?
TravelPerk hat Partnerschaften mit nahezu allen führenden Software-Anbietern aus dem Bereich des Ausgabenmanagements. Aktuell lassen sich folgende Tools bei TravelPerk integrieren (Stand: Januar 2024):
Pleo
Yokoy
Payhawk
Rydoo
Circula
Moss
Expensya
Mobilexpense
Spendesk
Jenji
Captio
PayEm
BILL Spend & Expense (ehemals Divvy)
Ramp
Expensify
ExpenseIn
Fyle
Webexpenses
Allocate SelenityExpenses
Airbase
Emburse
Soldo
Haslle
Nähere Infos zu den einzelnen Integrationen finden Sie auf unserem Marktplatz.
