Compliance, engl. für Einhaltung, beschreibt die Einhaltung bestimmter Anforderungen innerhalb eines Unternehmens. Compliance-Regeln sind Verhaltensrichtlinien für unterschiedliche Situationen, die in einem Unternehmen auftreten können. Verhalten sich Mitarbeiter:innen und Führungskräfte gesetzeskonform, compliant, können Risiken für das Unternehmen minimiert werden. Solche Risiken können zum Beispiel Bußgelder, Schadensersatzansprüche oder andere Kosten bzw. Mehrkosten sein, die sich belastend auf ein Unternehmen auswirken. Um die Compliance sicherzustellen, können Unternehmen ein Compliance-Management-System einrichten und Compliance-Beauftragte ernennen.

Compliance bei Dienstreisen bezieht sich vor allem auf die Einhaltung der Reiserichtlinien. Dass Mitarbeiter:innen die Richtlinien einhalten, ist besonders aus zwei Gründen wichtig:

Dienstreisen sind mit hohen Reisekosten verbunden. Ausgaben für den Transport und die Unterkunft fallen dabei am meisten ins Gewicht. Damit die Kosten nicht den Rahmen sprengen, ist es umso wichtiger, dass Sie in Ihrer Reiserichtlinie Budgetgrenzen festlegen und dass Mitarbeiter:innen diese bei der Buchung von Flügen und Hotels einhalten. Genauso wichtig ist die Definition von erstattungsfähigen Ausgabenkategorien und solchen, die nicht erstattungsfähig sind. So gehen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeitenden am Ende keine Rechnungen für private Ausgaben einreichen.

Die Compliance bei Dienstreisen ist nicht nur mit Pflichten von Mitarbeiter:innen verbunden, sondern dient auch deren Sicherheit – zum Beispiel bei Projekteinsätzen im Ausland. Neben Informationen zu Reisekosten und anderen Regelungen enthält eine Reiserichtlinie auch wichtige Informationen, die dem Schutz der Reisenden dienen. Dazu gehören zum Beispiel die Vorgehensweise in Notfällen, der sichere Umgang mit Alkoholkonsum sowie spezielle Verhaltensregeln im Ausland. Mit diesen Regelungen erfüllen Arbeitgeber ihre Fürsorgepflicht – im Gegenzug sind sie auf die Compliance ihrer Mitarbeiter:innen angewiesen.

Im Folgenden zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie potenzielle Compliance-Probleme rechtzeitig erkennen und nachhaltig beheben. So können Sie die Zufriedenheit Ihrer Arbeitnehmer:innen langfristig verbessern, unnötige Kosten vermeiden und die Sicherheit Ihrer Reisenden gewährleisten.

Finden Sie heraus und dokumentieren Sie, wann und warum Mitarbeiter:innen entgegen der Richtlinien buchen. Wenn Sie eine entsprechende Software verwenden, können Sie solche Konformitätsprobleme automatisch erfassen.Verfolgen Sie Buchungen entgegen der Richtlinie am besten nach. So können Sie besser verstehen, ob es an Ihrer Richtlinie liegt oder an mangelnder Compliance Ihrer Kolleg:innen. Auf diese Weise erfahren Sie, wie viele Dienstreisen nicht gesetzeskonform gebucht werden, und können den Ursachen und möglichen Trends auf den Grund gehen.Ein mögliches Szenario ist, dass Geschäftsreisen zwar nur zu 70 % konform mit Ihren Reiserichtlinien sind, die meisten Compliance-Probleme aber bei unvermeidbaren Last-Minute-Reisen oder kurzfristigen Vertriebsterminen entstehen. Erstellen Sie für solche Reisen eine separate Richtlinie. So können Sie eine Verzerrung Ihrer Daten vermeiden. Andere Beispiele für typische Buchungen außerhalb der Richtlinie sind:Wenn Sie allerdings merken, dass gewisse Teams oder Personen unnötigerweise außerhalb der Richtlinien buchen, dann sollten Sie die Gründe dafür herausfinden.

Wenn Sie noch kein Buchungstool mit integrierten 

Reiserichtlinien

 haben, sollten Sie das in Erwägung ziehen. Wenn Sie Ihre Richtlinien in den Buchungsprozess integrieren, können Mitarbeiter:innen das gewünschte Geschäftsreiseprogramm innerhalb Ihrer Budgetgrenzen wählen.Unsere Daten aus vielen Jahren 

Geschäftsreisemanagement

 zeigen deutlich, dass Geschäftsreisende mit hoher Wahrscheinlichkeit auf ein nicht genehmigtes Tool ausweichen, wenn ihnen kein einheitliches und einfaches Tool für die selbstständige Buchung zur Verfügung steht. Wenn Sie beispielsweise mit einem Reiseunternehmen zusammenarbeiten, mit dem Reisende für die Buchung erst mehrere Telefonate führen müssen, finden sie schnell einen anderen Weg. Dadurch wird es für Ihr Reisemanagement besonders schwierig, Reisekosten nachzuverfolgen. Als Faustregel gilt: Geschäftsreisen sollten mindestens genauso einfach zu buchen sein wie Urlaubsreisen. Deshalb ist ein geeignetes Buchungstool so wichtig.

Die Möglichkeit, selbst zu buchen, ist jedoch nicht der einzige Aspekt, den Sie im Interesse Ihres Unternehmens und Ihrer Reisenden beachten sollten. Denken Sie an das Risiko, dass sich Mitarbeiter:innen von Ihrem Geschäftsreisetool abwenden werden, sobald sie eine Alternative mit einer benutzerfreundlicheren Oberfläche oder besseren Reisedeals finden. Das heißt: Wenn Ihre Reisesoftware kompliziert ist oder die Nutzererfahrung und das Design an die 90er Jahre erinnern, müssen Sie sich nicht wundern, dass Mitarbeiter:innen andere Buchungskanäle nutzen. Reisen, die nicht über Ihre genehmigte Plattform erfolgen, sind letztendlich auch nicht konform.Anstatt gegen den Strom zu schwimmen, 

wählen Sie ein Reisetool, das Ihre Mitarbeitenden lieben werden

. Wenn Ihr Team über ein einziges Tool bucht, hat das entscheidende Vorteile:Bei der Wahl Ihres Buchungstools sollten Sie auf folgende Punkte achten:

Verbessern Sie die Business Travel Compliance, indem Sie eine automatische Reiserichtlinie erstellen, die bereits bei der Buchung greift und Geschäftsreisenden bestimmte Buchungen erlaubt oder verbietet.Um eine höhere Compliance bei Reisebuchungen zu erreichen, sollten Sie Ihre integrierte, automatisierte Richtlinie für folgende Bereiche anpassen:Je realistischer Ihre automatisierte Richtlinie ist, desto mehr können Sie die Einhaltung der Reiserichtlinie auch ohne Mikromanagement steigern.

Eine gute Compliance ist kein Selbstläufer, aber wenn Sie an den richtigen Stellen etwas verändern, können Sie die Compliance bei Dienstreisen deutlich verbessern. Zur Übersicht fassen wir die wichtigsten Punkte hier noch einmal zusammen: Für eine bessere Compliance sollten Sie …Wir wünschen Ihnen viel Erfolg!

Was muss man bei einer Dienstreise beachten?Bei einer Dienstreise gibt es sowohl von Seiten der Arbeitnehmer:innen als auch des Arbeitgebers ein paar Dinge zu beachten. Zu den Aufgaben des Arbeitgebers, des Geschäftsreisemanagements bzw. der Personalverantwortlichen zählen folgende:-

Reiserichtlinie erstellen

und Transparenz gegenüber Mitarbeiter:innen sicherstellen
- Regelungen für die Nutzung von Dienstwagen in einer

Dienstwagenrichtlinie

festlegen
-

Genehmigungsprozesse implementieren

- Reiserichtlinien-Compliance sicherstellen
-

Fürsorgepflicht

erfüllen
- Kostenkontrolle: Genauigkeit bei der

Reisekostenabrechnung

, wie z. B. bei Spesenabrechnungen und

Verpflegungspauschalen

- Überprüfen, wo Einsparungen möglich sind – z. B. bei ReisebuchungenArbeitnehmer:innen, die auf Dienstreise gehen, sollten folgende Punkte beachten:-

Dienstreiseantrag stellen

- Einhaltung der Reiserichtlinien: von Reisebuchungen über Ausgaben während der Dienstreise bis hin zur Abrechnung
- Gesetzeskonform verhalten und im Ausland an spezifische Regelungen anpassenWas gehört in eine Reiserichtlinie?Eine Reiserichtlinie sollte Regelungen für die wichtigsten Reiseprozesse enthalten. Dazu gehören:1. Buchungsprozess
2. Genehmigungsverfahren
3.

Regelungen zur Arbeitszeit auf der Dienstreise

4. Richtlinien zu Unterkunft und Transportmitteln
5. Verpflegung und Entertainment
6. Erstattungsfähige Ausgabenkategorien
7.

Reiseversicherung

8.

Risikomanagement

9. Reisekostenabrechnung
10. Notfallkontakte des Reisemanagements bzw. der PersonalveranwortlichenOptional können Sie eine

Richtlinie zur Nutzung von Dienstwagen

, eine

Alkoholrichtlinie

sowie Regelungen zu

Bleisure Travel

hinzufügen.Welche Compliance-Regeln gibt es?Compliance-Regeln in Unternehmen können sich auf unterschiedliche Situationen beziehen. Das sind mögliche Regelungen:- Verhaltensrichtlinien zum Umgang mit Kundengeschenken, Einladungen oder sonstigen Vergünstigungen
- Regeln zum Verhalten gegenüber der Konkurrenz
- Regelungen zur Business Travel Compliance
- Allgemeine Verhaltensregeln, zum Beispiel zum Umgang mit Alkohol auf Dienstreisen
- Konsequenzen bei Verstößen gegen die Compliance-RegelnWo ist Compliance geregelt?Compliance kann im Arbeitsvertrag oder in unternehmensinternen Richtlinien wie einer Betriebsvereinbarung geregelt werden. Bei einer Betriebsvereinbarung kommt es auf Transparenz an: Compliance-Beauftragte des Unternehmens sollten regelmäßig per Newsletter oder mithilfe anderer interner Publikationen über Compliance-Regeln und eventuelle Neuerungen berichten.Wer darf Compliance-Beauftragte:r sein?Compliance-Beauftragte:r bzw. Compliance-Manager:in können grundsätzlich alle Mitarbeitenden eines Unternehmens werden. Dafür kann ein Unternehmen entweder eine vollwertige Stelle besetzen oder Mitarbeitende auswählen, die neben ihrer eigentlichen Tätigkeit als Compliance-Beauftragte fungieren. Auch Externe dürfen für diese Aufgabe eingesetzt werden.