Reiserichtlinien: Ihr Leitfaden für Geschäftsreisen 2023

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Travel Risk Management: Risikomanagement bei Dienstreisen

Geschäftsreisender telefoniert am Bahnhof Travel Risk Management

Wenn Ihre Mitarbeiter:innen regelmäßig auf Geschäftsreisen sind, gehört es zu Ihrer Fürsorgepflicht als Arbeitgeber, Ihr Team über mögliche Reiserisiken zu informieren. Ein wirksames und klar strukturiertes Travel Risk Management ist deshalb wichtig. Denn nur wenn Ihr Risikomanagement gut aufgestellt ist, können Sie die Reisesicherheit Ihres Teams jederzeit gewährleisten. 

Den Grundstein für ein gutes Risikomanagement legen Sie mit der Reiserichtlinie: Hier können Sie mögliche Risiken definieren und Ansprechpartner:innen für den Ernstfall benennen. Wie Sie dabei am besten vorgehen und was in puncto Reisesicherheit in der Richtlinie enthalten sein sollte, klären wir hier. 

Definition & Bedeutung: Was ist Travel Risk Management und warum ist es wichtig?

Travel Risk Management ist ein Risikomanagement, das speziell auf Geschäftsreisen ausgelegt ist. Es dient dazu, Mitarbeiter:innen vor und während einer Geschäftsreise über mögliche Reiserisiken zu informieren und sie auf diese Weise vor Gefahren zu schützen. Auch wenn Notfälle möglichst zu vermeiden sind, sind Sie und Ihre Kolleg:innen mit einem guten Travel Risk Management auf den Ernstfall vorbereitet. Dazu gehört, dass Mitarbeiter:innen wissen, an wen sie sich wenden können, wenn es mal nicht rund läuft. Das Risikomanagement kann entweder intern etabliert werden oder zum Beispiel über externe Reiserisikomanagement-Unternehmen abgewickelt werden. 

Die Sicherheit Ihrer Mitarbeiter:innen ist der eine Aspekt, weshalb das Travel Risk Management so wichtig ist. Es gibt aber noch andere Aspekte, die dafür sprechen, ein gut funktionierendes Risikomanagement in Ihr Unternehmen zu integrieren. Eines ist sicher: Wenn sich Mitarbeiter:innen auf Geschäftsreisen um ihre Sicherheit sorgen oder allein mit Zug- oder Flugausfällen herumschlagen müssen, bleibt ihnen nicht mehr viel Energie für den eigentlichen Grund der Reise. Herrscht hingegen Klarheit über die Situation im Reiseland und fühlen die Mitarbeiter:innen sich sicher, sind sie motivierter und produktiver. Gleichzeitig erfüllen Sie als Arbeitgeber Ihre Fürsorgepflicht und haben ihrerseits die Gewissheit, dass Ihre Geschäftsziele nicht unter möglichen Reiserisiken leiden.

Ein gut etabliertes Travel Risk Management ist also nicht erst seit dem Ausbruch von COVID-19 wichtig, sondern nützt Ihnen und Ihren Mitarbeiter:innen in jeglicher Hinsicht.

ISO 31030:2021 – der Standard für Travel Risk Management

Wie bedeutsam das Thema „Travel Risk Management“ ist, können Sie auch daran erkennen, dass dafür ein eigener ISO-Standard entwickelt wurde: ISO 31030:2021. Die ISO-Norm mit dem Titel „Travel Risk Management – Guidance for organizations“ ist ein international anerkannter Leitfaden, der 2021 von der International Organization for Standardization veröffentlicht wurde.

Dieser Leitfaden gibt Unternehmen und Organisationen jeder Größe eine Orientierungshilfe rund um die Verwaltung von Reiserisiken. So bietet der ISO-Standard einen strukturierten Ansatz, um

✓ die politische Situation im Reiseland zu bewerten und überprüfen,

✓ ein Hilfsprogramm für den Ernstfall zu entwickeln,

✓ Bedrohungen und Gefahren zu identifizieren,

✓ Risiken realistisch einzuschätzen,

✓ Ressourcen und Stärken Ihres Unternehmens zu identifizieren,

✓ Präventionsmaßnahmen zu entwickeln und umzusetzen.

Die ISO-Norm unterstützt Sie also dabei, das Risikomanagement in Ihrem Unternehmen wirksam umzusetzen. Bevor es jedoch an die Umsetzung geht, sollten Sie wissen, was konkret in den Aufgabenbereich des Travel Risk Managements fällt. Wir geben Ihnen ein paar Anhaltspunkte.

Umfang: Was ist Teil des Travel Risk Managements?

Geschäftsreisende mit Gepäck am Flughafen Travel Risk Management

Letztendlich passen Sie eine Reiserichtlinie an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens an. Für ein wirksames Risikomanagement sollte die Richtlinie jedoch ein paar wesentliche Punkte enthalten, die in ihrer Gesamtheit die drei grundlegenden Pfeiler des Travel Risk Managements abbilden und mit Leben füllen: Vorbeugung, Überwachung und Reaktion.  Welche Punkte das sind, klären wir hier.

1. Notfallsituationen und Notfallkontakte

Reiserisiken können sehr vielfältig sein. Sie reichen von vermeintlich kleinen Reisestörungen wie Zug- oder Flugausfällen, Unwettern und Streiks bis hin zu ernsten Sicherheitsrisiken wie Naturkatastrophen, Terroranschlägen und schweren Unfällen. Insbesondere bei den schweren Bedrohungen gilt: Nicht erst der Eintritt einer solchen Situation, sondern bereits die ersten Anzeichen sind als ernstzunehmende Gefahr einzustufen und erfordern dementsprechend eine Handlung, um Ihre Reisenden zu schützen und in Sicherheit zu wissen. 

Ob kleine Ungereimtheiten, die zum Daily Business von Travel Manager:innen gehören, oder wahre Ausnahmesituationen: Risiken wollen gemanagt werden, damit Ihre Mitarbeiter:innen sicher und sorglos reisen können. Definieren Sie die entsprechenden Situationen deshalb in Ihrer Reiserichtlinie, damit die Mitarbeiter:innen wissen, in welchen Fällen das Travel Risk Management für sie zuständig ist und wie sie in einer Notfallsituation vorzugehen haben.

Das Herzstück dieses Abschnitts Ihrer Reiserichtlinie sind Telefonnummern und Notfallkontakte, kurzum alle Informationen, die Reisende verwenden können, um während einer Dienstreise Hilfe zu erhalten. Dazu gehören:

  • Kontaktdaten und Erreichbarkeit der Ansprechpersonen im Unternehmen
  • Nummer einer Notfall-Hotline, beispielsweise eines Dienstleisters, mit einer möglichst flächendeckenden Erreichbarkeit (am besten 24/7)
  • Kontaktperson und Durchwahl bei der Versicherung
  • Informationen zur Vorgehensweise in jedweder Notfallsituation, von Flugausfällen und Hotelstornierungen bis hin zu Krankheitsausbrüchen 

Hier sollten Sie auch festhalten, über welche Tools Mitarbeiter:innen die Zwischenfälle melden sollten, die während der Geschäftsreise auftreten, und wie Ihr Unternehmen das Krisenmanagement durchführt.

Notieren Sie außerdem, wer für die Umsetzung der Richtlinie zum Reiserisikomanagement zuständig ist. Dieser Abschnitt sollte Einzelpersonen, relevante Abteilungen und alle anderen Beteiligten umfassen. Die jeweiligen Personen und Abteilungen sind direkt dafür verantwortlich, dass die Richtlinie umgesetzt wird.

2. Risikobewertung der Reisenden & des Reiselands

Das Ziel von Reiserisikobewertungen ist es, alle Gefahren zu identifizieren, denen Geschäftsreisende während einer Dienstreise ausgesetzt sein könnten. Da sich das Reiserisiko ständig ändert, sollten Reiserisikobewertungen alle potenziellen Risiken abdecken und stets auf einem aktuellen Stand gehalten werden. Die Bewertung ist deshalb vor jeder Reise durchzuführen und auch während des Aufenthalts weiterzuführen. 

Eine Reiserisikobewertung sollte Folgendes beinhalten: 

  • Die Gesundheit der reisenden Personen:
    Prüfen Sie vorab, ob die Mitarbeiter:innen mit medizinischen Risiken konfrontiert oder für solche anfällig sind und stellen Sie sicher, dass eine medizinische Versorgung während der Reise ermöglicht wird. 
  • Das Risikoprofil der Reisenden:
    Individuelle Faktoren wie das Geschlecht oder die Religionszugehörigkeit der Mitarbeiter:innen sind zwar für die Arbeit irrelevant, können in einem Zielland jedoch zu einem erhöhten Risiko führen. Als Arbeitgeber können Sie den Schutz der Reisenden nur gewährleisten, wenn Sie derartige Faktoren mit einbeziehen. 
  • Die Situation im Zielland:
    Auch unabhängig vom Risikoprofil der Reisenden kann das Zielland zahlreiche Reiserisiken bergen – von politischer Instabilität und einer erhöhten Kriminalitätsrate über regional endemische Krankheiten oder andere Gesundheitsrisiken bis hin zu einem erhöhten Potenzial von Naturkatastrophen. All diese Aspekte müssen unbedingt Einzug ins Travel Risk Management halten.  
  • Die geplanten Reiserouten:
    Nicht nur die Destination selbst, sondern auch der Weg dorthin ist auf lauernde Gefahren zu überprüfen. Travel Manager:innen sollten die exakte Reiseroute Ihrer Mitarbeiter:innen kennen und mittels Traveler Tracking im Notfall verfolgen können. Auch die Sicherheit der einzelnen Verkehrsmittel auf verschiedenen Abschnitten der Route sowie an verschiedenen Aufenthaltsorten ist zu kommunizieren.  
  • Die Einreisebestimmungen des Ziellandes:
    Welche Papiere benötigen die Mitarbeiter:innen, um ins Zielland einzureisen? Ist ein Visum oder eine vorübergehende Aufenthaltsgenehmigung erforderlich? Bedarf es eines Nachweises der beruflichen Tätigkeit vor Ort? Welche Impfungen werden empfohlen oder vorausgesetzt, wie sind die COVID-19-Bestimmungen und welche Regularien zum Zoll gibt es zu beachten? All das ist ebenfalls Teil des Travel Risk Managements und somit auch der Reiserichtlinie. 

3. Versicherung

Eine Reiseversicherung kann entweder spezifisch als Vorbereitung einer konkreten Reise oder allgemein abgeschlossen werden. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter:innen darüber, welche der beiden Optionen in Ihrem Unternehmen üblich ist und wie Sie dabei für gewöhnlich vorgehen, sprich ob die Reisenden selbst eine Police abschließen müssen oder ob dieser Schritt vom zuständigen Personal oder Dienstleister automatisiert oder auf Anweisung erfolgt. 

Im weiteren Verlauf sollte der Abschnitt zur Versicherung genauestens darauf eingehen, was von Ihrer Reiseversicherung abgedeckt wird und was nicht. Mitarbeiter:innen sollten leicht nachvollziehen können, welche Gegenstände und Ereignisse versichert sind, wie sie Verluste oder Vorfälle melden sollen und Versicherungsansprüche geltend machen können. Wenn der Versicherungsschutz beispielsweise vor Diebstahl oder Beschädigung mobiler Geräte schützt, müssen Sie klarstellen, ob die Police nur für vom Unternehmen ausgegebene Geräte gilt oder ob Mitarbeiter:innen Ansprüche auf private Geräte geltend machen können. Klären Sie in diesem Abschnitt auch, welche Versicherung Mitarbeiter:innen abschließen sollen, wenn sie einen Mietwagen nutzen.

Travel Risk Management automatisieren

Kolleg:innen verlassen gemeinsam ein Gebäude Travel Risk Management

Mit TravelCare bieten wir Ihnen eine Komplettlösung für Ihr Travel Risk Management. Sie erhalten Zugriff auf die neuesten Reisedaten für die Länder, in die Ihre Mitarbeiter:innen reisen. Wir informieren Sie und Ihre Mitarbeiter:innen vor, während und nach der Geschäftsreise über

✓ Reisebeschränkungen

✓ Transportprobleme (z. B. aufgrund von Streiks)

✓ Übertragungsraten von COVID-19 in der Region.

Mit diesen Informationen sind Sie in der Lage, vorausschauend zu planen und die besten Entscheidungen für die Reisesicherheit Ihrer Mitarbeiter:innen zu treffen. Mit unserem praktischen Tracking können Sie außerdem schnell herausfinden, wo sich Ihre Mitarbeiter:innen gerade aufhalten, um sie im Notfall kontaktieren zu können.

Darüber hinaus profitieren Sie und Ihre Mitarbeiter:innen von einem 24/7 erreichbaren Kundendienst – an 365 Tagen im Jahr. Bei uns können Sie sich auf echte Menschen verlassen, denn dringende Anliegen sollten nicht von Bots bearbeitet werden.

FAQ – häufige Fragen rund ums Travel Risk Management

Was ist Travel Risk Management?

Travel Risk Management ist ein Risikomanagement für Geschäftsreisen. Es dient dazu, Mitarbeiter:innen vor und während einer Geschäftsreise über mögliche Reiserisiken zu informieren und sie auf diese Weise vor Risiken zu schützen. Auch wenn Notfälle möglichst vermieden werden sollen, ist ein gutes Travel Risk Management auf den Ernstfall vorbereitet. Dazu gehört, dass Mitarbeiter:innen wissen, an wen sie sich wenden können, wenn es mal nicht rund läuft.

Warum ist Travel Risk Management wichtig?

Die Sicherheit Ihrer Mitarbeiter:innen ist der eine Aspekt, weshalb das Travel Risk Management so wichtig ist, schließlich stehen Sie als Arbeitgeber gesetzlich in der Fürsorgepflicht. Gleichzeitig sollten Sie aber auch bedenken, wie sich ein gutes Sicherheitsgefühl auf die Reisenden auswirkt: Wenn Mitarbeiter:innen sich sicher fühlen, sind sie motivierter und produktiver. Gleichzeitig erfüllen Sie als Arbeitgeber Ihre Fürsorgepflicht und können sich ihrerseits sicher sein, dass ihre Geschäftsziele nicht unter möglichen Reiserisiken leiden. Eine Win-Win-Situation.

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