In der modernen Arbeitswelt sind flexible und effiziente Mobilitätslösungen von entscheidender Bedeutung für Unternehmen und deren Mitarbeiter:innen. Die Car Allowance bietet hierfür eine interessante Alternative zum klassischen Dienstwagen – wirft gleichzeitig aber auch Fragen nach ihrer Effektivität, der steuerlichen Behandlung und den Auswirkungen auf die Arbeitnehmer:innen und das Unternehmen auf. Im Folgenden klären wir, was genau eine Car Allowance ist, wie sie funktioniert, welche Vor- und Nachteile sie bietet und wie Unternehmen das Konzept in ihr Fuhrparkmanagement integrieren können.

Die Car Allowance, auch Pkw-Überlassungspauschale oder Nutzungspauschale, ist eine finanzielle Zulage, die Unternehmen ihren Mitarbeiter:innen als Teil ihres Arbeitslohns auszahlen. Im Gegenzug verpflichten sich die Angestellten dazu, ihr Privatfahrzeug für dienstliche Zwecke zu nutzen. Der finanzielle Zuschuss soll dabei die mit dem Besitz, Betrieb und der Wartung eines Fahrzeugs verbundenen Kosten abdecken. Darunter fallen z. B. die Anschaffungskosten oder Leasingkosten, der Kraftstoffverbrauch, die Versicherung, Reparaturen sowie der durch die Nutzung entstehende Wertverlust.Kurz gesagt nutzen Arbeitnehmer:innen ihren Privatwagen auch für geschäftliche Termine und Dienstfahrten und erhalten dafür eine Art „Entschädigung“ vom Arbeitgeber. Ob und in welchem Umfang eine Überlassungspauschale angeboten wird, obliegt dem Unternehmen.

Die grundlegende Voraussetzung für das Modell der Car Allowance ist, dass der oder die Mitarbeiter:in ein Privatfahrzeug besitzt oder die Anschaffung eines solchen plant. Welches Fahrzeug angeschafft wird, entscheidet dabei primär der oder die Angestellte. Doch auch, wenn die Arbeitnehmer:innen die offiziellen Eigentümer:innen der Fahrzeuge sind, kann sich das Unternehmen immer noch das Recht vorbehalten, in Sachen Automodell, Alter oder Ausstattung mitzureden.Bei Bestandsfahrzeugen kann der Arbeitgeber also darüber entscheiden, ob das Fahrzeug für dienstliche Zwecke geeignet ist und daher für eine Bezuschussung in Frage kommt oder nicht. Ein Veto wird hier aber meist nur bei hohem Alter des Fahrzeuges oder bei einer sehr großen Diskrepanz zwischen Automodell und dienstlicher Nutzung eingelegt. Soll ein neues Auto angeschafft werden, so tauschen sich Mitarbeiter:innen und Unternehmen idealerweise im Vorfeld aus, um die beste Mobilitätslösung für beide Seiten zu finden.Steht fest, dass ein Privatwagen für die Car Allowance geeignet ist und fortan auch für dienstliche Zwecke genutzt wird, bezahlt der Arbeitgeber dem oder der Angestellten dafür die Überlassungspauschale. Die Höhe der Zulage kann dabei stark variieren und hängt von mehreren Faktoren ab, darunter das gewählte Fahrzeugmodell, die spezifische Rolle des oder der Mitarbeiter:in im Unternehmen oder die erwartete Reisetätigkeit. Wie hoch die tatsächliche Pauschale ausfällt, gilt es im individuellen Fall zu prüfen.Die festgelegte Summe für die Car Allowance wird dann in regelmäßigen Abständen ausgezahlt – in der Regel geschieht dies monatlich mit dem Gehalt.

Bei der Car Allowance handelt es sich um einen Mobilitätszuschuss, der als Teil des Gehalts gehandhabt wird – aus diesem Grund muss die Pauschale auch entsprechend mit dem Arbeitslohn voll versteuert werden, inklusive der evtl. anfallenden Sozialabgaben. Beim Dienstwagen handelt es sich hingegen um einen geldwerten Vorteil, der entsprechend in der Steuererklärung als solcher genannt und versteuert werden muss. Hier kommt für die Versteuerung entweder ein Fahrtenbuch zum Einsatz oder der Firmenwagen wird pauschal mit der 1 %-Regelung abgerechnet.

Der Bezug einer Car Allowance wirkt sich nicht auf den Anspruch auf die Entfernungspauschale aus. Da der Weg vom Wohnort bis zur Arbeitsstätte mit dem privaten Pkw zurückgelegt wird und es sich dabei um keine dienstliche Fahrt handelt, kann die Entfernungs- bzw. Pendlerpauschale auch steuerlich geltend gemacht werden.Anders verhält es sich mit der

Kilometerpauschale

für Dienstreisen. Ob und in welchem Umfang diese beim Unternehmen oder Finanzamt trotz Bezug einer Car Allowance geltend gemacht werden kann, gilt es im Einzelfall abzuklären. Manche Unternehmen bieten vielleicht zusätzlich zur Überlassungspauschale auch Kilometergeld für Dienstreisen an, da diese Beträge grundsätzlich von der Steuer abgesetzt werden können. Bei anderen Unternehmen sind diese Kosten evtl. bereits in die Überlassungspauschale mit einkalkuliert und es wird kein zusätzlicher Zuschuss gewährt.Für genauere Informationen zu den steuerlichen Konditionen und der konkreten Versteuerung der Car Allowance wenden Sie sich am besten an die Finanzabteilung Ihres Unternehmens oder an Ihr Steuerbüro.

Oft fällt im Zusammenhang mit der Car Allowance auch der Begriff des „Mobilitätsbudgets“ bzw. der „Mobilitätspauschale“. Es ist aber wichtig zu wissen, dass es sich dabei um unterschiedliche Dinge handelt, auch wenn das Mobilitätsbudget ebenfalls als Dienstwagen-Alternative gehandelt wird.Die Car Allowance ist ein Mobilitätszuschuss, der explizit für ein vorhandenes Privatfahrzeug und dessen dienstliche Mitnutzung gewährt und direkt vom Unternehmen an die Arbeitnehmer:innen ausgezahlt wird.Beim Mobilitätsbudget hingegen handelt es sich um einen Fahrzeugtyp ungebundenen Mobilitätszuschuss, den Arbeitgeber ihren Angestellten gewähren können. Statt eines Dienstwagens oder einer Nutzungspauschale für den Pkw verfügen Mitarbeiter:innen dann über ein festes „Budget“, das sie monatlich in ihre dienstliche und auch private Mobilität investieren können – auch in alternative Verkehrsmittel wie Bahn oder Bus. So könnte der Weg zu einem auswärtigen Kundentermin bspw. auch mit der Bahn oder einem Carsharing-Dienst zurückgelegt werden, statt mit einem Dienstwagen.Hinweis: Das Mobilitätsbudget bzw. die Mobilitätspauschale ist wiederum nicht zu verwechseln mit der sogenannten „Mobilitätsprämie“ für Geringverdiener:innen. Wer aufgrund eines zu geringen Einkommens keine Einkommensteuer zahlt und somit keine Werbungskosten, wie etwa die Entfernungspauschale, absetzen kann, kann mithilfe der Mobilitätsprämie anteilig Geld für zurückgelegte Arbeitswege erhalten.

Mit der freien Fahrzeugwahl und der uneingeschränkte Privatnutzung des Fahrzeugs wurden bereits 2 Vorteile der Car Allowance genannt. Doch welche weiteren Vor- und auch Nachteile bringt das Konzept für Arbeitnehmer:innen und Unternehmen mit sich? Wir haben die wichtigsten Aspekte für Sie zusammengefasst.Vorteile für Mitarbeiter:innenNachteile für Mitarbeiter:innenVorteile für UnternehmenNachteile für Unternehmen

Die Car Allowance Policy sollte klar strukturiert werden und alle relevanten Themen und möglichen Fragen bezüglich der geschäftlichen Nutzung von Privatfahrzeugen klären. Im Idealfall enthält sie Abschnitte zu folgenden Themen:Im Folgenden gehen wir auf die einzelnen Punkte noch etwas genauer ein.

In der Einleitung der Richtlinie werden der Inhalt des Dokuments sowie die Rahmenbedingungen für dessen Gültigkeit klar definiert.

Dieser Abschnitt befasst sich damit, wer im Unternehmen die Car Allowance erhalten kann – und unter welchen Bedingungen dies möglich ist. In den meisten Unternehmen steht der Zuschuss nicht allen Angestellten zur Verfügung, primär, da ihn auch nicht alle Mitarbeiter:innen benötigen. Wer z. B. nie geschäftlich mit dem Auto unterwegs ist, braucht auch keinen Zuschuss für Dienstfahrten. Umso wichtiger ist es, dass es ein klares Anspruchsverfahren für die Car Allowance gibt und die Bedingungen für den Bezug eindeutig geregelt sind. Hier kann das Unternehmen auf die Bedürfnisse seiner Mitarbeiter:innen eingehen und individuelle Regelungen für unterschiedliche Abteilungen oder Position finden.Dieser Abschnitt eignet sich auch, um evtl. Ausnahmen für die Car Allowance zu vermerken – etwa, dass jede:r Angestellte in Führungspositionen Anspruch auf die Pauschale hat, ungeachtet seiner bzw. ihrer auswärtigen dienstlichen Tätigkeiten o.  Ä.

Nachdem die Berechtigung geklärt wurde, gilt es, die Zuständigkeiten für die Angestellten klar zu definieren. In diesem Abschnitt sollte bspw. festgehalten werden, dass die Mitarbeiter:innen selbst für die Anschaffung, Versicherung, Reparatur und Wartung ihres Fahrzeugs zuständig sind und zudem für sämtliche damit verbunden Kosten aufkommen müssen.Es sollte deutlich hervorgehen, dass mit der gezahlten Pauschale sämtliche Mehrkosten abgegolten sind, die durch die geschäftliche Nutzung eines Privatfahrzeugs für die Angestellten entstehen können.

Einer der wichtigsten Teile der Car Allowance Policy ist die Regelung der Finanzen – also die Frage danach, wie hoch der tatsächliche Zuschuss ausfällt und wie dieser ausgezahlt wird.Meist werden die Pauschalen individuell berechnet: Das heißt, es kommt ein zuvor vom Unternehmen festgelegtes Berechnungsverfahren für den Zuschuss zum Einsatz, das Aspekte wie das Fahrzeugmodell, die Anschaffungskosten und die dienstliche Fahrleistung berücksichtigt. Es gibt aber auch den Fall, dass feste Pauschalbeträge für unterschiedliche Personengruppen oder Mitarbeiter:innen-Kategorien im Unternehmen hinterlegt werden.In diesem Abschnitt kann ebenfalls festgehalten werden, ob das Unternehmen neben bzw. zusätzlich zu der Überlassungspauschale noch weitere freiwillige Finanzleistungen, wie etwa eine zusätzliche Kilometerpauschale für Dienstreisen, erbringt.

Auch wenn das Auto im Falle der Pkw-Überlassungspauschale Eigentum des oder der Angestellten ist, kann sich das Unternehmen zumindest ein Stück weit das Mitspracherecht bei der Auswahl des Fahrzeugs vorbehalten. Das Unternehmen kann seinen Mitarbeiter:innen hier nicht direkt vorschreiben, welches Auto zu kaufen ist, kann sich aber dennoch offenhalten, die Pauschale in bestimmten Fällen nicht zu gewähren. So kann z. B. grundlegend festgehalten werden, dass nur Klein- bis Mittelklassewagen in Frage kommen, jedoch keine Fahrzeuge der Oberklasse.Auch kann das Unternehmen sich zum Thema Versicherungen und Wartungen äußern und bspw. einen gewissen Versicherungsschutz für das Fahrzeug als Bedingung für die Gewährung des Zuschusses festlegen. Schließlich muss der Pkw stets für dienstliche Fahrten einsatzbereit sein und das Unternehmen muss sich auch darauf verlassen können.

Es ist immer notwendig, eine Klausel in die Policy aufzunehmen, die das Verfahren zur Änderung des Vertrags oder zur Beendigung dessen im Falle einer Kündigung regelt. Für ein Unternehmen kann es darüber hinaus wichtig sein, sich für den Fall abzusichern, dass die Car Allowance nicht mehr benötigt wird. Dies kann der Fall sein, wenn der Bedarf schlicht nicht mehr besteht oder das Unternehmen dadurch finanziell belastet wird. Auch sollte festgehalten werden, welche Möglichkeiten den Mitarbeiter:innen zur Verfügung stehen, sollten diese Änderungen am Vertrag wünschen. Diese Bedingungen sollten unbedingt in das Dokument aufgenommen werden, falls Änderungen erforderlich sind.

Der Arbeitgeber trägt eine gewisse Verantwortung, wenn es darum geht, die Sicherheit seiner Mitarbeiter:innen zu gewährleisten. Auch wenn das Fahrzeug nicht vom Unternehmen selbst zur Verfügung gestellt wird, kann es dennoch sinnvoll sein, einige Hinweise zu Sicherheit und Umgang mit dem dienstlich genutzten Privatwagen in die Policy aufzunehmen. So kann im besten Fall das Schadensrisiko bei Verletzungen und Unfällen auf Dienstfahrten minimiert werden.

Wenn Sie eine Car Allowance Policy für die Mitarbeiter:innen Ihres Unternehmens erstellen, sollten Sie stets darauf achten, dass die geleisteten Zuschüsse fair sind.In jedem Fall sollte eng mit der Finanzabteilung des Unternehmens zusammengearbeitet werden. Da der Zuschuss mit dem Gehalt ausgezahlt und auch entsprechend versteuert wird, kann es sich lohnen, einen genaueren Blick auf die Zahlen zu werfen. Im besten Fall können Beträge für bestimmte Gehaltsspannen festgelegt werden, die einerseits adäquat für die Überlassungspauschale sind und andererseits keinen zu großen steuerlichen Nachteil für die Mitarbeiter:innen mit sich bringen.

Aus Unternehmenssicht lohnt sich das Angebot einer Car Allowance in jedem Fall, da nicht nur der Administrationsaufwand schrumpft, sondern auch die mit dem Fuhrparkmanagement verbundenen Kosten.Aus Sicht der Angestellten ist das Ganze hingegen kritischer zu hinterfragen. Rein kostentechnisch lohnt sich eine Car Allowance in vielen Fällen nicht, da der Zuschuss zusammen mit dem Gehalt voll versteuert werden muss. Oft fahren Mitarbeiter:innen mit der Regelung zur

Kilometerpauschale

besser. Hierbei wird ebenfalls der private Pkw für Dienstreisen genutzt, aber eben nicht vollumfänglich für geschäftliche Zwecke zur Verfügung gestellt.Grundlegend gilt es, alle vom Unternehmen gebotenen Mobilitätsoptionen an einem konkreten Rechenexempel durchzugehen und dabei auch die persönlichen Umstände und Vorlieben zu berücksichtigen. Am Ende muss jede:r selbst entscheiden, ob sich eine Car Allowance lohnt oder ob sich ein anderes Modell für die geschäftliche Mobilität nicht vielleicht besser eignet.