Reisekosten absetzen: So sparen Sie bei Geschäftsreisen

02 Mai 2023 · 8
Wer beruflich unterwegs ist, kann die angefallenen Reisekosten von der Steuer absetzen. Dazu zählen Fahrtkosten, Verpflegungsaufwendungen und Übernachtungskosten. Erfahren Sie hier, welche Nachweise Sie benötigen und wie Sie die Reisekosten in der Steuererklärung richtig angeben. Wir geben außerdem wertvolle Tipps rund um weitere Steuerersparnisse bei Dienstreisen.

Wann kann ich eine Dienstreise steuerlich absetzen?

Um Geschäftsreisen steuerlich absetzen zu können, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein:
1. Die Auswärtstätigkeit muss „beruflich veranlasst“ stattfinden. Das bedeutet: Die Reise ist im Interesse Ihres Arbeitgebers erfolgt. Dazu zählen zum Beispiel:
  • Messe- & Veranstaltungsbesuche
  • Außendienstfahrten/Kundentermine
  • Fortbildungen
  • Unterricht in der Berufsschule
  • Studienfahrten
2. Sie können die Reisekosten nur dann absetzen, wenn der Arbeitgeber diese nicht erstattet hat. Sollten Ihre Ausgaben bereits über eine
Reisekostenabrechnung
ausgeglichen worden sein, können Sie diese nicht mehr steuerlich geltend machen.
3.  Für das Absetzen Ihrer Reisekosten sind Nachweise notwendig: Heben Sie daher alle Rechnungen, Quittungen und Belege auf. Dies gilt allerdings nicht für Verpflegungsmehraufwendungen, da diese mit einer Pauschale beglichen werden.

Welche Reisekosten kann ich genau absetzen?

Sie können die meisten Kosten geltend machen, die im Rahmen Ihrer Geschäftsreise angefallen sind. Dazu zählen:
  • Fahrtkosten (z. B.
    Kilometerpauschale
    , Zugtickets, Flugtickets, Taxikosten, Parkgebühren, Mautgebühren, Mietwagen-Kosten)
  • Übernachtungskosten (z. B. Hotelkosten, Miete)
  • Verpflegungsmehraufwand (Pauschale)
  • Reisenebenkosten (z. B. Trinkgelder, Telefonkosten, Gepäckaufbewahrung, Versicherungen im Rahmen der Reise)
Nicht absetzen können Sie die Anschaffung von Reiseausrüstung wie Gepäck oder Reiseführer sowie eventuell entstandene Geldbußen oder Verwarngelder.

Sind tatsächliche Kosten oder Pauschalen absetzbar?

Die meisten Kosten für die Dienstreise können Sie in der tatsächlichen Höhe steuerlich absetzen. Hierzu benötigen Sie die entsprechenden Belege – verwahren Sie also Hotelrechnung, Zugticket, Parkschein etc., um diese bei Bedarf dem Finanzamt vorlegen zu können. Gerade bei längeren oder häufigeren Reisen ist es empfehlenswert, eine Tabelle anzulegen, damit Sie die Übersicht behalten und sämtliche Ausgaben dokumentiert sind.
Keine Belege benötigen Sie, wenn Sie mit dem eigenen Fahrzeug anreisen sowie für die Verpflegung. In beiden Fällen werden Pauschalen angesetzt.

Kilometerpauschale

  • Kilometerpauschale Auto: Kilometersatz von 30 ct
  • Kilometerpauschale andere Fahrzeuge (z. B. Motorrad): Kilometersatz von 20 ct
Anders als bei der Pendlerpauschale zählt beim Absetzen der Reisekosten für Geschäftsreisen der gesamte Weg, nicht nur die einfache Strecke. Doch Achtung: Haben Sie für die Reise den Dienstwagen genutzt, können Sie hierfür keine Werbungskosten geltend machen.

Verpflegungspauschale in Deutschland

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Die sogenannte
Verpflegungspauschale
(oder auch Verpflegungspauschbetrag) richtet sich nach der Reisedauer sowie dem Reiseland. Folgende Regelungen gelten für innerdeutsche Aufenthalte:
  • Befinden Sie sich mehr als 8 Stunden außerhalb der Wohnung oder der dauerhaften Tätigkeitsstätte, können Sie 14 Euro Verpflegungsmehraufwand geltend machen.
  • Bei einem vollen Kalendertag – also einer Reise zwischen 8 und 24 Stunden – sind 28 Euro absetzbar.
Bei mehrtägigen Dienstreisen können Sie für den An- und Abreisetag jeweils 14 Euro von der Steuer absetzen.

Pauschbeträge bei Auslandsreisen

Da die Verpflegungskosten je nach Reiseland unterschiedlich hoch ausfallen, unterscheidet sich die Verpflegungspauschale im Ausland entsprechend. Die komplette Reisekostentabelle für Auslandsreisen mit den ab 01. Januar 2023 geltenden Pauschbeträgen wurde vom
Bundesfinanzministerium
veröffentlicht.

Wann benötige ich einen Nachweis über Reisekosten?

Für sämtliche Kosten, die nicht pauschal abgesetzt werden können, benötigen Sie Nachweise in Form von Quittungen, Rechnungen und Belegen. Dazu zählen:
  1. Übernachtungskosten: Rechnungen von Hotels, Pensionen oder Ferienwohnungen mit Angabe des Namens, der Anschrift und des Reisezeitraums.
  2. Fahrtkosten: Taxibelege oder Quittungen von öffentlichen Verkehrsmitteln, beispielsweise Bahn- oder Flugtickets. Wenn Sie Ihr eigenes Fahrzeug nutzen, benötigen Sie eine detaillierte Aufstellung der gefahrenen Kilometer und Angaben zu Datum, Uhrzeit sowie Start- und Zielort der Fahrt.
  3. Reisenebenkosten: Belege für Nebenkosten, die während der Dienstreise angefallen sind, wie Parkgebühren, Mautkosten oder Telefon- und Internetkosten.
  4. Fortbildungs- und Tagungskosten: Rechnungen von Seminaren, Kongressen oder Fachtagungen, die im Rahmen der beruflichen Tätigkeit besucht wurden.
Bewahren Sie alle Belege sorgfältig auf und sammeln Sie sie geordnet, um dem Finanzamt einen lückenlosen Nachweis über die angefallenen Reisekosten erbringen zu können.

Wie mache ich die Reisekosten steuerlich geltend?

Um Ihre Reisekosten absetzen zu können, müssen Arbeitnehmer:innen diese in der Anlage N der Steuererklärung eintragen. Als Selbstständige:r sind eigene Reisekosten sowie die Ihrer Mitarbeiter:innen als Betriebsausgaben absetzbar. Wie genau Sie diese geltend machen, erfahren Sie in den folgenden Abschnitten.

Werbungskosten: Anlage N in der Steuererklärung

Arbeitnehmer:innen werden pro Jahr 1.200 Euro (ab 2023: 1.230 Euro) pauschal als Werbungkosten angerechnet: Das bedeutet, das zu versteuernde Bruttoeinkommen aus nichtselbstständiger Arbeit verringert sich um diesen Betrag. Sind höhere Werbungskosten angefallen – beispielsweise durch Anschaffung von Arbeitsmitteln oder eben Geschäftsreisen –, können Sie diese zusätzlich absetzen. Berechnen Sie also zunächst, ob Sie insgesamt auf einen höheren Betrag als die Werbungskostenpauschale kommen.
Sollte dies der Fall sein, können Sie auf Seite 2 der Anlage N in Zeile 50 alle tatsächlichen Reisekosten (Hotelkosten, Fahrtkosten etc.) angeben. Ebenfalls führen Sie dort auf, ob Ihr Arbeitgeber anteilig Reisekosten erstattet hat – in diesem Fall ist der Restbetrag steuerlich absetzbar. Ab Zeile 52 tragen Sie dann die Abwesenheiten zur Berechnung der Verpflegungspauschale ein. Haben Sie im Laufe Ihrer Dienstreise eine Mahlzeit gestellt bekommen, müssen Sie dies in Zeile 55 anteilig aus der Pauschale herausrechnen. Hier gilt:
  • Frühstück: 20 % Abzug (5,60 € bei 28 € Pauschale)
  • Mittag- oder Abendessen: 40 % Abzug (11,30 € bei 28 € Pauschale)
Verpflegungsaufwendungen, die im Ausland angefallen sind, müssen Sie je nach Reiseland berechnen und dem Finanzamt in einer gesonderten Aufstellung zur Verfügung stellen. In Zeile 56 geben Sie die Gesamtsumme dieser Aufwendungen an.

Reisekosten absetzen für Selbstständige

Als Selbstständige:r können Sie Ihre eigenen Reisekosten sowie die Reisekosten Ihrer Mitarbeiter:innen – sofern Sie diese erstattet haben – als Betriebsausgaben geltend machen. Wie für Arbeitnehmer:innen zählen bei Selbstständigen Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Reisenebenkosten sowie die Verpflegungspauschale zu den absetzbaren Ausgaben. Für die Kosten müssen Sie in Vorkasse gehen und alle relevanten Belege sammeln. Tipp: Je größer Ihr Unternehmen, desto sinnvoller ist es, feste
Reiserichtlinien
für Ihre Mitarbeiter:innen zu erarbeiten.

Nice to know: Weitere Steuertipps

Sparen Sie noch mehr Steuern – mit unseren Tipps rund um berufliche Reisen und weitere Werbungskosten.

Vorstellungsgespräch als Auswärtstätigkeit

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Sie sind auf Jobsuche und schauen auch abseits Ihres Heimatortes nach einem neuen Arbeitgeber? Die Kosten für die An- und Abreise zum bzw. vom Vorstellungsgespräch können Sie von der Steuer absetzen. Hierfür erstellen Sie eine normale Reisekostenabrechnung – genau wie für Dienstreisen auch. Führen Sie dort alle Kosten auf, die im Zusammenhang mit der Reise entstanden sind, und bewahren Sie die entsprechenden Belege auf.
Zusätzlich müssen Sie nachweisen können, dass das Vorstellungsgespräch tatsächlich stattgefunden hat. Dazu benötigen Sie in der Regel eine Bestätigung des Unternehmens, bei dem Sie sich vorgestellt haben. In dieser Bestätigung sollten Ort, Datum und Uhrzeit des Vorstellungsgesprächs sowie der Name des/der Ansprechpartner:in und die Art der Tätigkeit, für die Sie sich beworben haben, aufgeführt sein.

Dienstreise mit Urlaub verbinden & anteilig absetzen

Sie fahren dienstlich an einen attraktiven Ort – und wo Sie schon mal da sind, würden Sie am liebsten gleich einen Urlaub anschließen? Viele Arbeitgeber ermöglichen dies. Die entstandenen Kosten für die berufliche und private Reise werden in diesem Fall anteilig getrennt. Den beruflichen Anteil können Sie – sofern nicht vom Arbeitgeber beglichen – von der Steuer absetzen. Detaillierte Informationen finden Sie in unserem Artikel „
Dienstreise mit Urlaub verbinden
“.

Kilometerpauschale für Fahrten zu anderen Arbeitsstätten

Während der reguläre Arbeitsweg steuerlich durch die Pendlerpauschale abgedeckt ist, können Arbeitnehmer:innen die Fahrt zu weiteren Arbeitsstätten als Reisekosten von der Steuer absetzen. Hier gilt die Kilometerpauschale (Entfernungspauschale).
Die „erste Tätigkeitsstätte“ kann der Arbeitgeber festlegen. Tut er dies nicht, prüft das Finanzamt, wie häufig welche Arbeitsstätte besucht wird. Der Ort, an dem Sie typischerweise an jedem Arbeitstag oder zwei volle Arbeitstage pro Woche oder mindestens ein Drittel Ihrer Arbeitszeit tätig sind, gilt dann als Ihre „erste Tätigkeitsstätte“. Alle Fahrten zu anderen Arbeitsstätten können Sie fortan als Reisekosten über die Kilometerpauschale von der Steuer absetzen.

Weitere interessante Werbungskosten

Abseits der Reisekosten können Sie beispielsweise noch folgende Werbungskosten steuerlich geltend machen:
  • Homeoffice-Pauschale
  • Arbeitsbekleidung
  • Arbeitsmittel
  • Bewerbungskosten
  • Beruflich bedingte Umzugskosten
  • Arbeitszimmer
  • Fortbildungskosten
  • Kontoführungsgebühren (pauschal 16 Euro)
  • Doppelte Haushaltsführung
  • Telefon- und Internetkosten
Eine detaillierte Liste finden Sie bei
Stiftung Warentest
.

FAQ – häufige Fragen zum Thema Dienstreise & Steuererklärung

Wie hoch ist die Pauschale für Reisekosten?
Die Pauschale für Verpflegungsmehraufwände beträgt 2023: bei bis zu 8 Stunden Abwesenheit 14 Euro, zwischen 8 und 24 Stunden 28 Euro und für An- und Abreisetag jeweils 14 Euro. Die Kilometerpauschale bei einer Dienstreise mit dem eigenen Auto liegt 2023 bei 30 Cent pro gefahrenem Kilometer.
Was können Arbeitnehmer:innen steuerlich absetzen, wenn der Arbeitgeber die Dienstreise nicht bezahlt?
Arbeitgeber sind nicht dazu verpflichtet, die
Kosten für Ihre Dienstreise zu bezahlen
– auch wenn viele dies tun. Sollte Ihr Arbeitgeber keine Reisekosten übernehmen, können Sie diese komplett von der Steuer absetzen. Dazu zählen Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwände sowie Reisenebenkosten wie z. B. Trinkgelder oder Gepäckaufbewahrung. Bei anteilig beglichenen Kosten können Sie den Restbetrag steuerlich geltend machen.
Wie prüft das Finanzamt Reisekosten?
Sämtliche Belege für Ihre Reisekosten müssen Sie nach Einreichen der Steuererklärung sechs Monate lang aufbewahren. Das Finanzamt kann diese zur Prüfung Ihrer Reisekosten innerhalb dieser Frist anfordern. Ausnahme: Liegen die Ausgaben unter 10 Euro pro Tag, benötigen Sie keine Belege.
Kann ich Reisekosten trotz Erstattung absetzen?
Sämtliche Reisekosten, die Ihnen erstattet wurden, können Sie nicht von der Steuer absetzen. Haben Sie eine anteilige Kostenerstattung erhalten, ist der Restbetrag absetzbar.
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