Kilometergeld berechnen – Fahrtkostenrechner für Dienstreisen

Kilometergeld berechnen – Fahrtkostenrechner für Dienstreisen

Auf Geschäftsreisen legen Arbeitnehmer:innen teils erhebliche Strecken mit ihrem privaten Auto zurück. Die Fahrtkosten, die hierbei entstehen, sind Teil der Reisekosten – und werden über die Kilometerpauschale zurückerstattet.

Last updated 21.07.23

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Fahrtkostenrechner

Kilometerpauschale in Deutschland auf einen Blick

Wer während einer Dienstreise mit seinem Privat-Pkw unterwegs ist, erhält eine Kilometerpauschale von 30 Cent pro Kilometer als Entschädigung. Für Fahrten mit Motorrad, Moped und Co. beläuft sich der Pauschsatz auf 20 Cent pro Kilometer.

Damit sollen die Kosten, die durch die geschäftliche Nutzung des Fahrzeugs entstehen, anteilig gedeckt werden – von den Spritkosten über die Versicherung bis hin zur Abnutzung. Der Pauschsatz gilt deutschlandweit. Die Erstattung kann steuerfrei durch den Arbeitgeber erfolgen oder durchs Finanzamt im Rahmen der Werbungskosten.

30ct/km

20ct/km

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20ct/km

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Kilometerpauschale vs. Entfernungspauschale

Neben dem Kilometergeld für Dienstreisen können Arbeitnehmer:innen auch einen Fahrtkostenzuschuss für den Arbeitsweg von ihrer Wohnung zur Arbeitsstätte beim Finanzamt geltend machen – die sogenannte Entfernungspauschale oder Pendlerpauschale.

Die Entfernungs- bzw. Pendlerpauschale greift für jegliche Art der Anreise – unabhängig davon, ob Sie selbst mit dem Pkw oder einem anderen motorisierten Fahrzeug fahren, als Mitfahrer:in in einer Fahrgemeinschaft pendeln, mit dem Fahrrad fahren, zu Fuß zur Arbeit gehen oder den ÖPNV nutzen.

Der Kilometersatz beträgt hierbei 30 Cent für Strecken von bis zu 20 Kilometern bzw. 38 Cent ab dem 21. Kilometer in den Steuerjahren 2022 bis 2026 (statt 35 Cent, aufgrund der Mobilitätsprämie). Bei der Pendlerpauschale wird allerdings nur eine Wegstrecke angerechnet – entweder der Hin- oder der Rückweg. Als Berechnungsgrundlage gilt die kürzestmögliche Entfernung.

Kilometergeld bei Dienstreisen Entfernungspauschale für Pendler:innen
gilt für Dienstfahrten zu Auswärtstätigkeiten, z. B. Messen, Kongresse oder Geschäftstermine gilt für den Arbeitsweg von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte
gilt nur für Fahrten mit einem motorisierten Privatfahrzeug und pro Fahrzeug, nicht pro Mitfahrer:in gilt für Fahrten mit Pkw und Co., Fahrrad, ÖPNV, Fahrgemeinschaften sowie für Fußgänger:innen
gilt für jeden gefahrenen Kilometer gilt für die kleinstmöglichen Entfernungskilometer
gilt für Hin- und Rückweg gilt für einfache Wegstrecke
Kilometersatz: 30 ct/km für Pkw bzw. 20 ct/km für Motorrad und Co. Kilometersatz: 30 ct/km bis 20 km bzw. 38 ct/km ab 21. km (Mobilitätsprämie)
Kilometergeld bei Dienstreisen
gilt für Dienstfahrten zu Auswärtstätigkeiten, z. B. Messen, Kongresse oder Geschäftstermine
gilt nur für Fahrten mit einem motorisierten Privatfahrzeug und pro Fahrzeug, nicht pro Mitfahrer:in
gilt für jeden gefahrenen Kilometer
gilt für Hin- und Rückweg
Kilometersatz: 30 ct/km für Pkw bzw. 20 ct/km für Motorrad und Co.
Entfernungspauschale für Pendler:innen
gilt für den Arbeitsweg von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte
gilt für Fahrten mit Pkw und Co., Fahrrad, ÖPNV, Fahrgemeinschaften sowie für Fußgänger:innen
gilt für die kleinstmöglichen Entfernungskilometer
gilt für einfache Wegstrecke
Kilometersatz: 30 ct/km bis 20 km bzw. 38 ct/km ab 21. km (Mobilitätsprämie)

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FAQ – häufige Fragen zum Kilometergeld bei Dienstreisen

Wie rechne ich das Kilometergeld aus?

Bei Dienstreisen wird das Kilometergeld pro gefahrenem Kilometer berechnet – dabei wird sowohl die Hinfahrt als auch die Rückfahrt berücksichtigt. Für Fahrten mit Ihrem Privat-Pkw erhalten Sie 30 Cent pro Kilometer. Wer mit dem Motorrad oder einem ähnlichen motorisierten Fahrzeug unterwegs ist, kann 20 Cent pro Kilometer zurückfordern. Die Pauschale können Sie sich als Arbeitnehmer:in entweder steuerfrei vom Arbeitgeber auszahlen lassen oder im Rahmen der Steuererklärung als Werbungskosten vom Finanzamt zurückfordern.

Wichtig: Um nachweisen zu können, dass Sie die Strecke aus beruflichen Gründen zurückgelegt haben, sollten Sie eine Bestätigung des dienstlichen Zwecks vorlegen können – z. B. eine Dienstreisegenehmigung – sowie die entsprechenden Einträge in Ihrem Fahrtenbuch.

Ist die Fahrtkostenrückerstattung für den Arbeitgeber verpflichtend?

Der Arbeitgeber ist nicht dazu verpflichtet, für die Fahrtkosten aufzukommen, die im Rahmen einer Dienstreise für seine Arbeitnehmer:innen anfallen. Weigert sich der Arbeitgeber, die Pauschale auszuzahlen, können die Reisenden das Kilometergeld beim Finanzamt im Rahmen der Steuererklärung zurückfordern. Eine doppelte Rückerstattung – durch den Arbeitgeber und das Finanzamt – ist hingegen nicht möglich.

Wer legt die Pauschalsätze für das Kilometergeld fest?

Die Kilometerpauschale für Deutschland geht auf das Bundesreisekostengesetz zurück. Die Regelungen für den Umgang mit den Fahrtkosten, die im Rahmen einer Dienstreise mit dem privaten Pkw anfallen, unterscheiden sich von Land zu Land.

Können Unternehmen bei der Fahrtkostenrückerstattung auch höhere Beträge auszahlen?

Der Pauschsatz von 30 Cent pro Kilometer ist für Unternehmen nicht verpflichtend. In eigenem Ermessen kann der Arbeitgeber also auch höhere Beträge auszahlen. Die Differenz ist dann jedoch nicht mehr steuerfrei. In der Praxis ist dies also eher selten der Fall.