Advert icon

Meilleures pratiques pour la gestion des frais de voyage

12 MIN READ

>
Home>Ressources>Guides>Business Travel Expenses>Meilleures applications de suivi des dépenses et de gestion des voyages d'affaires 2022

Meilleures applications de suivi des dépenses et de gestion des voyages d'affaires 2022

Vous vous entendez souvent dire « mon système fonctionne pour moi », alors qu'en réalité, vous vous noyez dans les fichiers Excel et vos larmes ? Eh bien, comme dirait tous les milléniaux, il y a une application pour vous sauver ! 

Il est aujourd'hui plus important que jamais de maîtriser ses finances en consignant et suivant vos habitudes de dépenses, ainsi qu'en établissant un budget avec précision. Mais ce processus frustrant et répétitif implique souvent un gaspillage de temps et de ressources. 

Les applications de suivi et de gestion des dépenses sont votre comptable personnel de poche. Ce sont des employés virtuels créés pour suivre les dépenses professionnelles, les frais de déplacement, le temps facturable et même les indemnités kilométriques de votre entreprise. 

Avant de nous pencher sur les points forts de nos meilleurs candidats, nous allons discuter des caractéristiques communes des applications de suivi et de gestion des dépenses et de ce qu'elles font.

Qu'est-ce qu'une application de suivi des dépenses ?

Tenir des registres détaillés des dépenses de votre entreprise peut faire la différence et permettre à une entreprise de générer des profits. Les applications de suivi des dépenses automatisent efficacement ce processus, laissant peu de place à l'erreur humaine et à la fraude en archivant la saisie manuelle des données. Elles font désormais partie intégrante de la plupart des processus de gestion des frais de voyages d'affaires dans le monde. Tout comme les outils médicaux suivent votre santé physique, ces outils suivent numériquement la santé financière de votre organisation.

Leur objectif principal est d'économiser de l'argent et du temps et de rationaliser les processus. Elles servent de canaux par lesquels vous pouvez gérer des budgets courants et récurrents, et télécharger et organiser virtuellement des reçus, et tout cela en déplacement ! 

Les flux d'approbation personnalisés et les politiques de dépenses vous permettent de suivre et d'approuver rapidement les dépenses de gestion des voyages d'affaires. Ces applications automatisent également les processus de dépenses tels que la conversion des devises, le suivi du kilométrage et le remboursement des employés. 

Une tâche autrefois laborieuse, qu'il valait mieux laisser pour la fin du mois pour les voyageurs d'affaires, les équipes financières et les gestionnaires de voyages, peut désormais être effectuée en temps réel en y consacrant un minimum d'efforts. Pour vous aider à trouver la solution idéale pour votre programme de voyages d'affaires, nous avons rassemblé les meilleures applications pour que vous puissiez les examiner.

how to optimize travel budget ebook download button

Quelles sont les meilleures applications de suivi des dépenses : 

Expensify

Les fonctions automatisées et l'interface intuitive d'Expensify en font la solution idéale pour les start-ups, les PME et les grandes entreprises. 

Fonctionnalités populaires :

  • Rapport de dépenses
  • Produit de carte d'entreprise 
  • Mises à jour en temps réel des horaires de voyage 
  • Suivi du kilométrage 
  • Téléchargement/stockage des reçus SmartScan
  • Importation de cartes de crédit
  • Accès auditeur
  • Flux d'approbation automatiques
  • Remboursement le jour même 
  • Support multi-devises 
  • Webinaires de formation gratuits
  • Compatibilité IOS/Android

Marchés : USA, UK, Europe, Australia, and Canada

Langue prise en charge : anglais 

Intégration de TravelPerk avec Expensify

Zoho Expense

Le processus d'approbation simplifié de Zoho Expense le place en deuxième position pour les PME et les grandes entreprises.

Fonctionnalités populaires :

  • Hiérarchie d'approbation simplifiée
  • Enregistrement des dépenses 
  • Suivi du kilométrage
  • Téléchargement des reçus SmartScan
  • Support multi-devises
  • Importation de cartes de crédit
  • Remboursement des employés 
  • Intégration avec Zoho CRM/Zoho Invoice
  • Compatible avec iOS/Android 

Marchés : Amériques centrale et du Sud, Royaume-Uni, Europe, Australie, Chine, Afrique, Inde et Japon.

Langues prises en charge : anglais, espagnol, chinois, allemand, français et portugais.

Rydoo Expense

Le processus d'intégration souple de Rydo Expense avec ses autres services de gestion des frais est adapté aux moyennes et grandes entreprises 

Fonctionnalités populaires :

  • Intégration avec les progiciels de gestion intégrés 
  • Processus d'approbation
  • Suivi du kilométrage
  • Support multi-devises
  • Téléchargement de reçus/factures numériques 
  • Gestion des remboursements
  • Prend en charge les services externes, c'est-à-dire, DropBox 
  • Analyse des relevés de carte de crédit 
  • Compatibilité IOS/Android

Marchés : Amériques centrale et du Sud, Royaume-Uni, Europe, Canada, Moyen-Orient et Mexique

Langues prises en charge : anglais, néerlandais, français, allemand, italien, portugais et espagnol

Xero Expense

Le logiciel moderne et basé sur le cloud de Xero Expense est adapté aux petites entreprises et aux employés.

Fonctionnalités populaires :

  • Traitements des salaires
  • Ajustement fiscal automatisé
  • Rapports financiers 
  • Facturation numérisée
  • Support multi-devises
  • Rapport de dépenses
  • Compatibilité IOS/Android

Marchés : Amériques centrale et du Sud, Royaume-Uni, Europe, Canada, Moyen-Orient et Mexique

Langue prise en charge : anglais 

Webexpenses 

Webexpenses établit les demandes de remboursement instantanément à partir d'un reçu scanné et convient aux entreprises de toutes tailles dans plus de 70 pays. 

Fonctionnalités populaires :

  • Technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) alimentée par Google Vision 
  • Gestion de la conformité aux politiques de dépenses 
  • Rapports en temps réel par glisser-déposer
  • Capture de reçu numérique 
  • Gestion de la petite caisse
  • Gestion des cartes d'entreprise
  • Conversion de devises
  • Catégories de dépenses personnalisées
  • Vérificateur de réclamations en double 
  • Correspondance intelligente des cartes
  • Suivi et vérification du kilométrage
  • Intégrations PGI
  • Applications mobiles IOS/Android

Marchés : Royaume-Uni, États-Unis, région Asie-Pacifique, Europe, Moyen-Orient et Afrique 

Langues prises en charge : anglais, espagnol et portugais

Cliquez ici pour voir comment vous pouvez intégrer Webexpenses avec TravelPerk

Expensya

Expensya est un logiciel de suivi des dépenses utilisé par tous les types d'entreprises : freelancers, moyennes entreprises ou multinationales.

Fonctionnalités populaires :

  • Gestion des reçus numériques 
  • Technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) 
  • Validation automatisée des dépenses
  • Détection des réclamations en double
  • Gestion multilingue et multi-devises
  • Centralisation des données en temps réel
  • Capture de reçu numérique 
  • Gestion des indemnités kilométriques
  • Intégrations avec les solutions de RH, de paie, de comptabilité et de voyage
  • Cartes de crédit individuelles virtuelles 

Langues prises en charge : anglais, espagnol, français et allemand 

Cliquez ici pour voir comment vous pouvez intégrer Expensya avec TravelPerk

Fyle

La solution facile à utiliser de Fyle est la mieux adaptée aux entreprises de plus de 100 employés et de moins de 5 000 employés. 

Fonctionnalités populaires :

  • Rapprochement automatisé des cartes de crédit
  • Analyse des dépenses en temps réel 
  • Suivi du kilométrage 
  • Gestion des reçus numériques 
  • Rappels automatisés
  • Flux de travail d’approbation des dépenses
  • Tableau de bord centralisé
  • Approbation automatisée des dépenses et de la conformité
  • Détection de fraude
  • Plusieurs groupes de taxes
  • Taux de kilométrage et d'indemnités journalières

Marchés : est disponible dans 20 pays

Langue prise en charge : anglais 

Cliquez ici pour voir comment vous pouvez intégrer Fyle avec TravelPerk

ExpenseIn

Le niveau de prix avantageux d'ExpenseIn en fait un excellent outil de suivi des frais de voyage d'affaires pour les petites entreprises, tout en offrant des fonctionnalités puissantes pour les moyennes et grandes entreprises de tout secteur.

Fonctionnalités populaires :

  • Numérisation des reçus numériques
  • Rapports en temps réel 
  • Conversion de devises
  • Compatibilité IOS, Android et Windows
  • Extraction des données de reçu
  • Calculs de kilométrage automatiques
  • Frais d'achat, de kilométrage et de temps
  • Gestion des politiques de voyage d'entreprise
  • Acheminement flexible des approbations
  • Exportations CSV personnalisables
  • Import des relevés de carte 

Langue prise en charge : anglais 

Cliquez ici pour voir comment vous pouvez intégrer ExpenseIn avec TravelPerk

Shoeboxed

Parmi les nombreuses autres fonctions relatives aux frais de déplacement professionnel, la fonction « Magic Envelope » de Shoeboxed permet aux entreprises d'envoyer par courrier leurs reçus de frais de déplacement professionnel dans une enveloppe prépayée afin qu'ils soient numérisés.

Fonctionnalités populaires :

  • Capture de reçu numérique
  • Images de reçus acceptés par l'IRS
  • Reconnaissance optique de caractères (OCR) et vérification humaine des données
  • Archivage automatique des reçus de Gmail
  • Reçu et suivi du kilométrage
  • Rapport de dépenses des employés
  • Création de rapports PDF

Langues prises en charge : catalan, tchèque, danois, allemand, grec, anglais, finnois, français, croate, hongrois, indonésien, italien, japonais, coréen, malais, néerlandais, norvégien, polonais, portugais, roumain, russe, slovaque, espagnol, suédois, thaïlandais, turc, ukrainien, vietnamien, et chinois

TripLog

TripLog est une solution de gestion du kilométrage, du temps et des frais de déplacement professionnel qui convient aux travailleurs indépendants, aux entreprises de taille moyenne et aux entreprises. 

Fonctionnalités populaires :

  • Tableau de bord Web centralisé
  • Surveillance de la localisation en temps réel
  • Application de la politique concernant les voyages
  • Capture de reçu numérique
  • Intégration bancaire et carte de crédit
  • Classification des déplacements professionnels/personnels 
  • Établissement de « règles de voyage fréquent »
  • Rapports kilométriques conformes aux taxes

Langue prise en charge : anglais 

Quel est le meilleur outil gratuit de suivi des dépenses ? 

Si nous parlons d'économiser de l'argent, il est évident que ceci est votre première question, et la réponse à cela est Expensify. Expensify a remporté de nombreux prix internationaux en tant que meilleure application de suivi des dépenses. Son interface utilisateur claire et intuitive, ses fonctions personnalisables, ses politiques d'approbation rationalisées et ses capacités d'automatisation complètes sont d'autant plus attrayantes qu'elles sont gratuites ! 

Les fonctionnalités gratuites comprennent un nombre illimité de SmartScans de reçus et de factures, le suivi automatique du kilométrage et l'automatisation des notes de frais. Expensify accorde également une gracieuse période d'essai gratuite de six mois, ce qui est amplement suffisant pour revitaliser votre système comptable. 

Bien sûr, comme tout produit qui connaît sa valeur, il existe une option de mise à niveau qui offre un accès illimité à des fonctionnalités exclusives. Non seulement le modèle de tarification est abordable, mais vous pouvez essayer des plans de tarification personnalisés en fonction de vos besoins comptables. 

Quel est le meilleur logiciel de gestion des dépenses pour les administrateurs ?

Zoho Expense offre une visibilité accrue sur les habitudes de dépenses et les violations des politiques. Vous pouvez mettre en place des limites budgétaires et surveiller les dépenses des employés grâce à des politiques d'approbation personnalisées.

Cette application vous permet de recevoir automatiquement des reçus et des factures numériques et d'organiser le paiement des indemnités kilométriques. Rejetez ou approuvez les notes de frais en groupe d'un simple glissement de doigt. 

La transparence offerte par Zoho favorise le partage de la responsabilité du bien-être financier de l'entreprise. Lorsque tout le monde partage les informations et la responsabilité, ces personnes restent engagées et impliquées grâce à un sentiment collectif de réussite. 

Il existe des alternatives plus complètes telles que Quickbooks, qui sont des logiciels de comptabilité et d'administration complets. Toutefois, si vous ne recherchez qu'une solution de gestion des dépenses, Zoho reste un bon choix.

Quel est le meilleur outil de suivi des dépenses pour l'employé ?

Xero comprend que vous devez parfois dépenser de l'argent pour en gagner. Si vous devez justifier des dépenses pour un voyage d'affaires ou un déjeuner, votre entreprise vous pourchassera pour finalement obtenir tous ces petits reçus embêtants. 

Plutôt que d'avoir à fouiller dans toutes vos poches pour trouver vos reçus froissés du mois dernier, mettez la main dans votre poche, sortez votre téléphone, prenez une photo du reçu et vous verrez le rapport de dépenses se créer automatiquement pour vous.

Cette application est rapide, simple et conçue pour être utilisée en déplacement. Vous pouvez demander le remboursement de vos frais de voyage et les faire approuver le jour même. Déclarez vos dépenses en toute confiance et vous constaterez une diminution considérable du nombre d'e-mails de rappel dans votre boîte de réception. 

Comment une application de suivi des dépenses peut-elle détecter la fraude aux dépenses ?

Le Royaume-Uni à lui seul perd environ 190 milliards de livres sterling par an en raison de la fraude aux frais professionnels. Les fonctions automatisées des applications de suivi des dépenses combattent les fraudes intentionnelles, telles que les demandes de remboursement de frais falsifiées ou gonflées, et les fraudes résultant d'erreurs. 

La fraude aux dépenses coûte de l'argent aux entreprises et a également un impact négatif sur leur réputation. La numérisation des rapports de dépenses réduit considérablement le risque de falsification des chiffres car les reçus et les factures sont des SmartScans des documents originaux. 

Alors que votre entreprise poursuit son évolution numérique, pourquoi ne pas profiter des possibilités offertes par les nouvelles technologies ? Laissez les applications se concentrer sur vos reçus pour que vous puissiez vous concentrer sur le travail.