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Meilleures pratiques pour la gestion des frais de voyage

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La gestion des frais de voyage d'affaires est incroyablement importante pour le succès d'une entreprise. Si vous travaillez dans ce domaine, vous êtes en première ligne pour gérer la trésorerie et superviser l'un des plus importants frais généraux de l'entreprise. Ce guide est là pour vous aider à éliminer une partie du stress associé à la gestion des dépenses et vous aider à mettre en place un processus qui impressionnera indubitablement.

En quoi consistent exactement les frais de voyage d'affaires ?

Une dépense de voyage d'affaires est un coût encouru lors d'un déplacement à des fins professionnelles. Cela peut inclure le coût des produits ou des services nécessaires au voyage et sont généralement associés à un voyage loin de chez soi pendant des jours ou des semaines.

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Quels frais de voyage d'affaires les employés peuvent-ils réclamer ?

La règle clé pour réclamer toute dépense est qu'elle doit être exclusivement et nécessairement encourue dans l'exercice de votre travail en relation avec les objectifs de l'entreprise. Cela signifie que vous (par opposition à votre entreprise) ne devez pas tirer un avantage personnel de la déduction des frais.

En voici quelques exemples : 

  • Les coûts réels du voyage (le vol, le billet de train, les frais d'hôtel, etc.)
  • Les frais de subsistance (vos aliments et boissons consommés pendant la durée de votre voyage) 
  • Tous les autres frais occasionnés par votre voyage, tels que les frais de divertissement. 

Ce que ne constitue pas une dépense de voyage légitime

Ce que vous devez également prendre en compte, c'est ce qui n'est pas inclus dans les « frais de voyages d'affaires ». Cela ressemble à ceci :

  • Déplacements vers et depuis votre bureau habituel 
  • Tout voyage effectué pour des raisons personnelles.

Qu'en est-il de la conduite ? Puis-je réclamer des frais si je loue une voiture ou si j'utilise ma propre voiture pour des raisons professionnelles ? Oui, bien sûr.

Vous êtes tenu de déclarer les frais de déplacement à des fins fiscales. Les coûts tels que le service de bus des employés ou les services de taxi lorsque le covoiturage n'est pas disponible sont exemptés de déclaration fiscale.

Comment gérer le processus de déplacement et de dépenses

1. Décidez du mode de paiement des employés

Il existe deux manières principales de régler vos dépenses :

  • Demandez aux employés de les payer d'avance en utilisant leur carte personnelle/compte bancaire/espèces et demandez-leur ensuite de soumettre des notes de frais. 
  • Payez vos dépenses directement à partir du compte bancaire de l'entreprise ou de la carte d'entreprise.

1. La carte de crédit/dépense de l'entreprise

Bien qu'il n'y ait aucune obligation légale de le faire, le fait que les employés soumettent des notes de frais peut prendre du temps ; vous pourriez envisager une carte de dépenses d'entreprise qui, à tout le moins, facilite le suivi des finances. Il existe de nombreuses entreprises qui proposent à la fois le suivi des dépenses et les cartes de crédit d'entreprise, comme Spendesk ou Pleo, elles vous permettront de suivre et de contrôler les dépenses à partir d'une seule source.

Si vous décidez d'opter pour des cartes de dépenses d'entreprise, veillez à effectuer quelques recherches avant de vous adresser directement à votre banque d'entreprise actuelle. Pleo a rédigé un bon guide sur la façon de choisir une carte de crédit d'entreprise.

2. Payer avec des cartes personnelles et soumettre des notes de frais

Pour de nombreuses petites et moyennes entreprises, c'est l'option la plus simple. Demander aux employés de payer les dépenses professionnelles à partir de leur compte personnel est une pratique assez courante. Le remboursement des frais peut prendre beaucoup de temps, tant pour les professionnels de l'administration que pour le personnel. Des facteurs tels que la demande de reçus fiscaux ne font qu'ajouter de la complexité au processus. Vous trouverez plus de détails sur les implications fiscales des demandes de remboursement de frais ici. Si c'est la méthode préférée de votre entreprise, alors c'est une bonne idée d'utiliser un logiciel tel qu'Expensify ou Spendesk. Ceux-ci vous aideront à numériser et à suivre les dépenses.

2. Définir un processus clair pour la soumission et le remboursement des dépenses

Que vous utilisiez des formulaires sur papier, des feuilles de calcul ou un logiciel de gestion des frais, le fait d'avoir un processus très clair vous aidera à gérer les montagnes d'e-mails, mais aussi à fixer des attentes pour les employés qui pourraient attendre des remboursements de frais. L'établissement d'accords sur le niveau de service avec le personnel vous aidera à obtenir les informations dont vous avez besoin en temps voulu et empêchera également le personnel d'envoyer des e-mails de suivi pour connaître le statut des réclamations.

Voici quelques options de processus que vous pouvez envisager :

  • Projection des dépenses avant le voyage : demandez aux employés de remplir une projection avant leur voyage, cela les obligera à réfléchir à leurs dépenses.
  • Types de reçus et de factures : veillez à indiquer dans quel format vous voulez que les preuves soient fournies (par exemple, facture fiscale en PDF/reçu physique). 
  • Délai de soumission des notes de frais : assurez-vous que les notes de frais sont toutes soumises dans les 5 jours ouvrables suivant la fin du voyage d'affaires.
  • Période de remboursement des frais : l'entreprise s'engage à rembourser le personnel dans les 15 à 30 jours suivant la demande de remboursement des frais, période pendant laquelle l'entreprise peut consulter les frais.

Si vous choisissez de ne pas utiliser un logiciel de gestion des frais, assurez-vous de disposer de formulaires de notes de frais standardisés accessibles à tous les employés.

3. Communiquer la politique de dépenses

De nombreuses entreprises incluent leur politique de frais dans leur politique de voyages d'affaires, et presque toutes ont des problèmes de conformité. Quelle que soit l'option de paiement choisie par votre entreprise, dépenser en dehors des règles de l'entreprise met l'entreprise dans des situations délicates. Si vous avez donné à quelqu'un une carte de crédit d'entreprise, et qu'il dépense sans respecter la politique, l'argent est déjà payé. Si l'employé a acheté quelque chose avec sa carte personnelle et fait une demande de remboursement de frais en dehors de la politique, l'employeur doit faire face à une situation délicate : soit payer la facture ou soit laisser un employé sans le sou et mécontent. 

La meilleure façon d'éviter cela est de s'assurer que chaque employé connaît bien les règles. Veillez à communiquer les règles clairement et régulièrement, afin qu'ils n'aient aucune excuse pour ne pas les respecter.

Voici certaines façons d'y parvenir :

  • E-mails trimestriels à l'échelle de l'entreprise : envoyez un e-mail avec la politique chaque trimestre. Cela peut ne pas être nécessaire si vous êtes une petite équipe.
  • Parlez-en lors des réunions de l'ensemble du personnel : votre travail est important et fait gagner de l'argent à l'entreprise, et chaque employé doit connaître les règles. Lors de la prochaine réunion, demandez à parler pendant quelques minutes en donnant des exemples (sans citer de noms) de bonnes et de mauvaises notes de frais
  • Publiez-les sur l'intranet de votre entreprise : assurez-vous qu'elles soient incluses dans un document dynamique et facilement accessible. Liez-les à un document Google ou à tout autre outil que vous utilisez. Ainsi, les mises à jour ne vous obligent pas à demander aux employés de supprimer ou d'ignorer les versions précédentes.

Dans la mesure du possible, automatisez les dépenses pour eux en utilisant un outil comme TravelPerk qui évite aux employés de devoir déclarer leurs frais de vol et d'hébergement. 

Si vous craignez que quelqu'un dans votre entreprise ne respecte délibérément les règles et ne trompe votre entreprise en lui soutirant de l'argent, assurez-vous de lire notre guide sur la manière de reconnaître et de neutraliser la fraude aux dépenses.  

Comment calculer et suivre les frais de voyage d'affaires comme un pro ?

Étant donné que l'entreprise moyenne dépense environ 950 $ par employé et par an pour les voyages nationaux uniquement, il est probable que les administrateurs et ceux qui travaillent dans le domaine de la gestion des dépenses se verront demander des rapports et des ventilations sur les dépenses de l'entreprise en matière de voyages. Voici quelques-uns des éléments qui rendront vos rapports trimestriels ou annuels beaucoup plus faciles si vous établissez ces éléments dès maintenant.

1. Enregistrez tout et étiquetez chaque dépense

Cela semble évident, mais si vous n'utilisez pas un logiciel pour le faire à votre place, ce temps consacré à l'organisation de chaque reçu, facture et rapport de dépenses créera d'énormes avantages au moment d'analyser les dépenses. Les rapports sur les voyages et les dépenses sont extrêmement importants car, dans de nombreux pays, ces coûts sont déductibles des impôts, ce qui peut permettre aux entreprises de faire de grosses économies.

La première chose à faire est de vous assurer que vous tenez régulièrement un registre complet de toutes vos dépenses professionnelles. Le mieux est de le faire tous les jours, mais au minimum, vous devriez chercher à le faire deux fois par semaine. Tout ce que vous dépensez doit être comptabilisé ! Faites attention aux paiements en espèces, ceux-ci peuvent facilement être oubliés dans votre dossier, mais ils constituent tout de même une dépense professionnelle, et il ne faut pas les oublier. La meilleure façon d'y parvenir est de choisir l'un des nombreux logiciels de comptabilité d'entreprise disponibles sur le marché. Vous pouvez consulter nos recommandations sur les principaux acteurs ici. C'est une bonne idée d'étiqueter les dépenses afin de pouvoir facilement extraire des méta-informations en cas de besoin. Plus vos enregistrements sont granulaires, mieux c'est. Pensez à regrouper et à étiqueter les frais de voyage de plusieurs façons. 

  • Par type de voyage (client existant, ventes, événement d'entreprise)
  • Par département
  • Par type de dépenses

Il est bon de s'assurer que vos dépenses récurrentes sont configurées dans votre système comptable. Si vous savez que vous allez payer un fournisseur tous les mois, définissez cette entrée pour qu'elle se reproduise dans les mois à venir. Cela vous permettra de ne pas manquer le paiement et de mieux planifier l'avenir.

2. Calculez chaque trajet

Il est préférable de considérer le coût de l'ensemble du voyage et de ne pas se contenter de répartir immédiatement les frais de voyage et de nourriture dans leurs feuilles de calcul dédiées. Vous obtiendrez ainsi des données précieuses qui vous permettront de juger du montant à allouer aux futurs voyages dans cette région/cet événement et d'identifier les voyages ou le personnel qui semblent coûter plus cher que la moyenne. Assurez-vous que chaque élément de chaque voyage est pris en compte et considérez le voyage dans son ensemble.

Ceci devrait inclure, mais n'est pas limité à :

  • Frais de voyage : avion, train, location de voiture, cela inclut l'essence que vous mettez dans la voiture
  • Hébergement : hôtel, Airbnb, ou partout où vous avez séjourné
  • Boissons et alimentation
  • Divertissement : soit pour les clients, soit si la politique le permet 
  • Les connexions Wi-Fi, ou tout ce dont vous aviez besoin pour mener à bien vos activités en déplacement. 

3. Catégorisez vos dépenses

Votre logiciel de comptabilité sera livré avec des catégories préétablies, prêtes à vous permettre de commencer à catégoriser vos dépenses. Essayez de vous en tenir à ces catégories standard autant que possible. C'est important car, au moment de remplir votre déclaration d'impôts, vous serez en mesure de voir clairement quelles catégories de dépenses sont supérieures ou inférieures à ce qu'elles devraient être. 

Pour les petites dépenses et celles qui ne sont pas récurrentes, créez un champ « dépenses diverses ». 

Prévoyez vos frais de voyage 

Avec toutes vos dépenses comptabilisées et enregistrées, vous pouvez examiner les dépenses des années précédentes et identifier le montant que vous êtes susceptible de dépenser. Cela vous aidera à voir où vous dépensez trop, ou à réserver à l'avance des vols, des hôtels, etc. à un prix plus compétitif. Pensez à la saisonnalité, aux dépenses récurrentes, à l'arrivée de nouveaux employés et à l'ouverture d'un nouveau bureau national.

Comment réduire les frais de voyage d'affaires

Il existe de nombreuses façons de réduire vos frais de voyage d'affaires. En voici 6 que vous pouvez appliquer immédiatement. 

1. Devez-vous séjourner pour une nuit ?

La plupart des compagnies aériennes à bas prix et même les compagnies de train proposent des trajets tôt le matin et tard le soir. Bien que ces options impliquent souvent des nuits de sommeil plus courtes, elles peuvent également être un bon moyen d'économiser de l'argent car vous n'avez pas à payer pour une nuit dans un hôtel ou un Airbnb. Si vous utilisez un outil avec des politiques de voyage automatisées, vous devriez envisager de rendre obligatoire l'approbation de tous les voyages comportant une nuitée. 

2. Obtenez le(s) point(s)

Les compagnies aériennes, les hôtels, les entreprises de location de voitures et même les fournisseurs d'hébergement alternatif ont tous des programmes de fidélité qui peuvent potentiellement faire économiser beaucoup d'argent à votre entreprise. Consultez les différentes options qu'ils proposent pour voir laquelle présente le plus d'avantages pour vous.

CONSEIL : les solutions de réservation de voyages d'affaires comme TravelPerk vous permettront de saisir votre numéro de récompenses une fois et de collecter automatiquement des points chaque fois que vous voyagez.

3. Ne prenez pas le taxi

Les taxis, surtout à destination et en provenance des aéroports, sont souvent l'option la plus coûteuse pour se rendre au centre-ville après un vol. Envisagez de rendre l'utilisation des services de train, de métro, de bus ou de navette obligatoire pour vos employés afin d'économiser jusqu'à 50 %, surtout pour ceux qui voyagent seuls.

4. Obtenez des tarifs d'entreprise

Si vous avez un bureau dans plusieurs villes et que la plupart de vos déplacements se font entre les bureaux, négocier un tarif spécial d'entreprise avec les hôtels voisins peut s'avérer très avantageux. En fait, vous pouvez faire cela chaque fois que vous remarquez que vous faites de nombreux déplacement dans la même ville. Les hôtels apprécient souvent les clients réguliers. TravelPerk dispose d'une excellente équipe de négociation des tarifs d'entreprise qui peut le faire pour vous.

5. Obtenez le bon taux d'indemnités journalières

Fournissez-vous à vos voyageurs une indemnité journalière pour les repas et autres frais accessoires ? Veillez à l'ajuster en fonction de chaque ville. Il peut y avoir de grandes fluctuations de prix, même au sein de l'UE par exemple.

6. Récupérez la taxe

Chaque année, les entreprises ne parviennent pas à récupérer la taxe (TVA) sur des milliards de dépenses de voyage. Chaque entreprise qui agit ainsi dépense entre 5 et 25 % de plus que ce qu'elle devrait dépenser !