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Gestionar los gastos de los viajes de negocios

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Las mejores prácticas para gestionar los gastos de viaje

La gestión de los gastos de los viajes de negocios es increíblemente importante para que una empresa tenga éxito.  Si trabajas en esta área, estás en primera línea en lo que respecta a la gestión del flujo de caja y la supervisión de uno de los mayores gastos generales de una empresa. Esta guía te ayudará a deshacerte de parte del estrés asociado con la gestión de gastos y a crear un proceso impresionante sin lugar a dudas.

¿Qué son exactamente los gastos de los viajes de negocios?

Los gastos de los viajes de negocios son costes en los que se incurre cuando se viaja por negocios.  Esto puede incluir los costes de productos o servicios necesarios para un viaje y que normalmente tienen que ver con pasar varios días o semanas fuera de casa.

¿Qué gastos de viajes de negocios pueden reclamar los empleados?

La regla clave a la hora de reclamar cualquier gasto es que se debe haber incurrido en este exclusiva y necesariamente por motivos de trabajo, al estar relacionado con objetivos empresariales. Es decir, (a diferencia de a tu empresa) reclamar el gasto no debe procurarte ningún beneficio.

Estos son algunos ejemplos: 

  • Los costos reales del viaje (vuelo, billete de tren, costo del hotel, etc.)
  • El gasto de subsistencia (la comida y bebida que consumas al viajar) 
  • Cualquier otro coste que haya surgido por tu viaje, como el entretenimiento. 

Qué no es un gasto de viaje legítimo

También debes tener en cuenta qué no se considera un «gasto de viaje empresarial». La lista sería la siguiente:

  • Ir y venir a tu oficina habitual 
  • Cualquier viaje realizado por razones privadas

¿Qué pasa con la conducción? ¿Puedo reclamar gastos si alquilo un coche o uso mi propio coche para conducir por razones empresariales? Sí, por supuesto.

Cómo gestionar el proceso de viajes y gastos

1. Decide el método de pago del empleado

Hay dos formas principales para pagar los gastos:

  • Pedir a los empleados que los adelanten pagando con su tarjeta/cuenta bancaria/efectivo personal y que luego reclamen los gastos. 
  • Pagar los gastos directamente desde una cuenta bancaria o con una tarjeta de empresa.

1. La tarjeta de crédito/gasto de la empresa

Aunque no hay ningún requisito legal para hacerlo, hacer que los empleados reclamen los gastos puede requerir tiempo; tal vez prefieras optar por una tarjeta empresarial para gastos que, como poco, te permitirá hacer seguimiento de las finanzas más fácilmente. Hay muchas empresas que ofrecen tanto el seguimiento de los gastos como de las tarjetas de crédito empresariales, como Spendesk o Pleo, que te permitirán supervisar y controlar los gastos desde una sola fuente.

Si decides optar por tarjetas de gasto empresarial, asegúrate de ver qué opciones hay antes de acudir directamente a tu banco corporativo actual. Pleo tiene una buena guía sobre cómo elegir una tarjeta de crédito empresarial.

2. Pagar con tarjetas personales y reclamar los gastos

Para muchas pequeñas y medianas empresas, esta opción es la más simple. Pedir a los empleados que paguen los gastos empresariales con su cuenta personal es una práctica bastante habitual. El reembolso de los gastos puede requerir mucho tiempo tanto a los profesionales de administración como a la plantilla. Cosas como tener que pedir recibos fiscales tan solo complican más el proceso. Obtén más información sobre las implicaciones fiscales de la reclamación de gastos aquí. Si este es el método que prefiere tu empresa, entonces te recomendamos usar un «software» como Expensify o Spendesk. Estas herramientas te ayudarán a digitalizar los gastos y a hacer un seguimiento de ellos.

2. Establece un proceso claro para presentar gastos y obtener reembolsos

Tanto si usas formularios en papel, hojas de cálculo o «software» de gastos, tener un proceso muy claro te ayudará a gestionar montañas de correos electrónicos, además de dejar claro a los empleados que esperen el reembolso de algún gasto qué pueden esperar. Establecer acuerdos de nivel de servicio con la plantilla te ayudará a obtener la información necesaria a tiempo y hará que cesen los correos de la plantilla preguntando por el estado de sus reclamaciones.

Estas son algunas opciones de procesos que puedes considerar:

  • Previsión de gastos previa al viaje: pide a los empleados que hagan una previsión antes de su viaje, algo que les obligará a considerar su gasto.
  • Tipos de recibos y facturas: asegúrate de indicar en qué formato se espera recibir cualquier prueba (por ejemplo, factura fiscal en PDF/recibo físico) 
  • Cronograma de presentación de reclamaciones de gastos: asegúrate de que todas las reclamaciones de gastos se realicen en de los 5 días hábiles siguientes a la finalización del viaje de negocios.
  • Período de reembolso de gastos: la empresa se compromete a reembolsar al personal los gastos en los 15-30 días siguientes a la reclamación de gastos, un periodo en el que la empresa puede hacer consultas sobre los gastos.

Si optas por no emplear ningún «software» de gestión de gastos, asegúrate de contar con un informe estandarizado a disposición de todos los empleados.

3. Comunica la política de gastos

Muchas empresas incluyen su política de gastos dentro de su política de viajes de negocios y casi todas tienen problemas con el cumplimiento. Independientemente de la opción de pago seleccionada por tu empresa, gastar sin atenerse a las normas de la empresa deriva en situaciones incómodas. Si le has dado a alguien una tarjeta de crédito empresarial y ha incurrido en gastos que no cumplen con la política, ya te has quedado sin el dinero. Si el empleado ha comprado algo con su tarjeta personal y ha reclamado los gastos sin atenerse a la política, el empleador tendrá que hacer frente a la desagradable situación de o bien pagar la factura o bien dejar al empleado en la estacada y descontento. 

No hay mejor forma de evitar todo esto que asegurarse de que todos los empleados conocen las normas. Asegúrate de comunicar las normas clara y periódicamente, para que no tengan ninguna excusa para no cumplirlas.

Aquí te explicamos cómo hacerlo:

  1. Correos electrónicos a toda la empresa cada trimestre: envía un correo electrónico con la política cada trimestre; puede que no sea necesario si el equipo es pequeño.
  2. Habla de la política en las reuniones conjuntas: tu trabajo es importante y ahorra dinero a la empresa, y la gente necesita conocer las reglas. En la próxima reunión, toma la palabra para comentarla durante unos minutos dando ejemplos (sin nombrar nombres) de reclamaciones de gastos buenas y malas.
  3. Publica la política en la intranet de tu empresa: asegúrate de que sea un documento vivo y de fácil acceso. Enlázalo a un documento de Google o a cualquier herramienta que utilices. Así, en caso de actualización, los empleados no tendrán que eliminar o desechar versiones anteriores.

Cuando sea posible, automatiza los gastos usando una herramienta como TravelPerk que haga que ya no sea necesario que los empleados informen de sus gastos de vuelos y alojamiento. 

Si te preocupa que alguien de tu empresa no esté siguiendo deliberadamente las normas y esté robándole dinero a la empresa, no dejes de leer nuestra Guía sobre cómo detectar y eliminar un fraude de gastos. 

Cómo calcular los gastos de los viajes de negocios y hacer seguimiento de ellos como un profesional

Dado que una empresa media gastará alrededor de 950 dólares por empleado al año solo en viajes nacionales, es probable que se pida a los administradores y a quienes trabajan en la gestión de gastos informes y desgloses de los gastos en viajes de la empresa. Estos son algunos de los elementos que, si los introduces ya, harán que elaborar tu informe trimestral o anual sea mucho más fácil.

1. Registra todo y etiqueta cada gasto

Parece obvio, pero si no usas ningún «software» para hacer esto, el tiempo que dediques a organizar cada recibo, factura e informe de gasto lo agradecerás con creces a la hora de analizar el gasto. Los informes de viajes y gastos son extremadamente importantes, ya que en muchos países estos costes son deducibles fiscalmente, por lo que suponen un gran ahorro para las empresas.

Lo primero que debes hacer es cerciorarte de que mantienes un registro completo de todos tus gastos empresariales de forma regular. Hacerlo a diario es lo mejor, pero, si no, al menos deberías hacerlo dos veces a la semana. ¡Debes contabilizar todo lo que gastas! Cuidado con los pagos en efectivo, es fácil que no te acuerdes de registrarlos, pero no dejan de ser un gasto y no hay que olvidarlos. La mejor manera de registrarlos es elegir uno de los muchos programas de «software» contables del mercado. Puedes ver nuestras recomendaciones sobre los tres principales actores aquí. Es una buena idea etiquetar los gastos de forma que puedas extraer información fácilmente cuando sea necesario. Cuanto más granulares sean tus registros, mejor. Considera agrupar y etiquetar los gastos de viajes de distintas formas. 

  • Por tipo de viaje (cliente existente, ventas, evento corporativo)
  • Por departamento
  • Por tipo de gasto

Es buena idea asegurarse de que tus gastos recurrentes están configurados en tu sistema de contabilidad. Si sabes que vas a pagar a un proveedor todos los meses, configúralo para que se repita en los próximos meses. De esta forma no te olvidarás de él y te ayudará a planificar mejor para el futuro.

2. Calcula cada viaje

Es mejor ver el coste de todo el viaje en vez de volcar de inmediato los costes de los viajes corporativos y las dietas en sus correspondientes hojas de cálculo. Esto te proporcionará datos valiosos que te permitirán decidir cuánto asignar para próximos viajes a una región/evento e identificar los viajes o el personal que parezca costar más que la media. Asegúrate de tener en cuenta todos los elementos de cada viaje y revisa el viaje en su conjunto.

Debe incluir, entre otras, las medidas siguientes:

  • Gastos de viaje: avión, tren, alquiler de coches, incluida la gasolina que hayas echado
  • Alojamiento: hotel, Airbnb o donde te hayas hospedado
  • Comida y bebida
  • Entretenimiento: para los clientes o permitido según la política 
  • Conexiones wifi o cualquier otra cosa que necesites para trabajar si viajas. 

3. Categoriza tu gasto

Tu «software» de contabilidad vendrá con categorías preestablecidas listas para empezar a categorizar el gasto. Trata de ceñirte a estas categorías estándar en la medida de lo posible. Es importante porque a la hora de hacer la declaración fiscal podrás ver claramente las áreas en las que te has gastado más o menos de lo que deberías. 

Para los gastos pequeños y no recurrentes, crea un campo de gastos «varios». 

4. Haz una previsión de tus gastos de viaje 

Con todos los gastos contabilizados y registrados, puedes consultar el gasto de años anteriores y saber cuánto es probable que te gastes. Esto te ayudará a saber si te estás gastando demasiado o a comprar vuelos o reservar hoteles por adelantado, entre otras cosas. Observa la estacionalidad, los gastos recurrentes y los nuevos empleados para la apertura de nuevas oficinas nacionales.

Cómo reducir los gastos de viaje de las pequeñas empresas

Tanto si tu empresa es una pyme o una gran corporación, hay un montón de formas para reducir sus gastos de viaje. Estas son 6 que puedes aplicar directamente. 

1. ¿Tienes que quedarte a dormir?

La mayoría de las aerolíneas de bajo coste e incluso las compañías de trenes tienen opciones a primera hora de la mañana y a última hora de la noche. Si bien esto puede hacer que duermas algo menos, también es una buena forma de ahorrar dinero, ya que no tendrás que pasar la noche en un hotel o en un alojamiento de Airbnb. Si usas una herramienta con políticas de viaje automatizadas, deberías pensar en hacer que todos los viajes que impliquen pasar la noche fuera requieran aprobación. 

2. Obtén el (los) punto(s)

Las aerolíneas, los hoteles, las compañías de alquiler de coches e incluso los proveedores de alojamiento alternativo tienen programas de fidelización que pueden ahorrarle a tu empresa mucho dinero. Echa un vistazo a las diferentes opciones que ofrecen para ver cuál tiene más beneficios para ti.

CONSEJO PROFESIONAL: las soluciones de reservas de viajes de negocios como TravelPerk te permitirán registrar tu número de recompensas una vez y luego acumular puntos automáticamente cada vez que viajes.

3. Corta los taxis

Los taxis, especialmente para ir y venir del aeropuerto, son a menudo la opción más cara para llegar al centro de la ciudad al aterrizar el vuelo. Considera la posibilidad de obligar a los empleados a usar servicios de tren, metro, autobús o transporte para ahorrar hasta un 50 %, especialmente si viajan solos.

4. Obtén tarifas corporativas

Si tienes una oficina en más de una ciudad y la mayor parte de tu viaje es entre oficinas, puede valer la pena negociar una tarifa corporativa especial con hoteles cercanos. De hecho, puedes hacer esto cuando veas que gran parte de tus viajes son a la misma ciudad. Los hoteles suelen apreciar los clientes recurrentes. TravelPerk cuenta con un equipo excelente para negociar tarifas corporativas que puede hacerlo por ti.

5. Calcula bien las dietas diarias

¿Proporcionas a los viajeros una asignación diaria para comidas y otros gastos imprevistos? Asegúrate de ajustarla según la ciudad. Puede haber grandes fluctuaciones de precios, incluso dentro de la UE.

6. Recupera el impuesto

Cada año, hay empresas que no recuperan el impuesto (IVA) de miles de millones de gastos en viajes. ¡Las empresas que dejan pasar esto se gastan entre un 5 % y un 25 % más de que lo que deben!

Las empresas del Reino Unido tienen derecho a recuperar el IVA de los viajes de negocios nacionales mediante la devolución de IVA de Reino Unido. Las empresas de Reino Unido también tienen derecho a recuperar el IVA en que se haya incurrido en otros países, pero dicho IVA se recupera de otras formas (algunas son en línea y otras requieren rellenar un formulario en papel). Haz clic aquí para hacerte con nuestra guía sobre cómo reclamar el IVA en viajes de negocios europeos. Claro está, hay cierta confusión sobre cómo será la recuperación del IVA después del Brexit. Para tener todas las respuestas, consulta cómo afectará el Brexit a la recuperación del IVA en Reino Unido.