Reisekostenmanagement: Leitfaden für Ihr Spesenmanagement 2024

Der Name verrät es schon: Geschäftsreisekosten sind Kosten, die im Rahmen einer Geschäftsreise entstehen. Darunter fallen:Für derartige Reise- und Reisenebenkosten müssen Arbeitnehmer:innen während einer Dienstreise nicht selbst aufkommen. Persönliche Ausgaben hingegen, die beispielsweise im Rahmen von Freizeitaktivitäten außerhalb der Arbeitszeit getätigt werden, zählen nicht zu den erstattungsfähigen Kosten.Um Missverständnissen vorzubeugen, ist es wichtig, die Reisekosten für Geschäftsreisen in Ihrem Unternehmen exakt zu benennen und zu definieren. Ihre Mitarbeiter:innen sollten genau wissen, welche Kosten zu den Spesen zählen und welche nicht. Hierfür eignet sich zum Beispiel die unternehmenseigene Reiserichtlinie.Ebenso wichtig ist ein gut organisiertes Spesenmanagement, um die Reisekosten Ihres Unternehmens stets im Blick zu behalten und die Finanzplanung der Dienstreisen effektiv und übersichtlich zu gestalten.

Denn weist das Reisekostenmanagement Schwächen auf, führt das schnell zu einem finanziellen Mehraufwand, einem höheren Verwaltungsaufwand und nicht zuletzt auch zu Frustration bei den Mitarbeiter:innen – sei es bei den Reisenden selbst, bei den verantwortlichen Travel Manager:innen oder in der Finanzabteilung oder Buchhaltung. Die Ursachen hierfür sind vielseitig:Fest steht: Die Zeit, die in das unorganisierte und ineffiziente Ausgabenmanagement fließt, könnte auch sinnvoller und vor allem gewinnbringender genutzt werden. Mit einem effektiven und gut durchdachten Spesenmanagement erleichtern Sie nicht nur Ihren Mitarbeiter:innen die Arbeit, sondern sparen unter Umständen auch bares Geld.

Für ein gutes Ausgabenmanagement sollten sie unbedingt einheitliche und konkrete Regelungen für die einzelnen Schritte des

Dienstreisegenehmigungsprozesses

und der Abrechnung festlegen. Wer darf buchen, wo wird gebucht, was darf gebucht werden, welches Budget gilt es einzuhalten, wie wird bezahlt und wie und bis wann müssen Spesenabrechnungen eingereicht werden – all das sind relevante Fragen im Buchungsprozess. Im Folgenden finden Sie einige der wichtigsten Punkte, die Sie für ein effizientes Spesenmanagement berücksichtigen sollten.

Für die Vereinfachung des Reisekostenmanagements bietet es sich an, den Mitarbeiter:innen die Buchung von Geschäftsreisen über eine Firmenkreditkarte zu ermöglichen. Dies hat zwei große Vorteile:In der Praxis bietet sich dieses Vorgehen aber primär für große Firmen an, die hohe Reisekosten handhaben müssen. In kleinen und mittelständischen Unternehmen ist es immer noch üblich, dass Kosten ausgelegt und später erstattet werden. Aber auch hier gilt es die Zahlungsmethode, sowie den Bezahl- und Rückerstattungsvorgang genau zu kommunizieren.

Um den genauen Überblick über die getätigten Ausgaben zu behalten, gilt es, diese zeitnah, umfassend und korrekt zu erfassen. Halten Sie Ihre Daten über die getätigten Reisekosten immer aktuell, am besten, indem Sie die Spesendaten in regelmäßigen Abständen aktualisieren. In kleinen Unternehmen kann das im 2-Wochen-Takt erfolgen, in großen Unternehmen je nach Notwendigkeit hingegen auch täglich.Zudem sollten Sie alle Kosten effektiv kategorisieren – versehen Sie alle Ausgaben mit entsprechenden Kategorien und Tags, damit Sie diese schnell einer bestimmten Kostengruppe zuordnen können. Hier einige Beispiele, wie Sie Reisekosten gruppieren können:Durch eine Kategorisierung der Reiseausgaben erhalten Sie wertvolle Daten, anhand derer Sie das benötigte Budget für zukünftige Reisen besser beurteilen und berechnen können. So sehen Sie beispielsweise, wie viel des Reisebudgets durchschnittlich für den Transport oder die Übernachtung aufgewendet wird, welche Reisearten oder Reiseziele das höchste Budget voraussetzen und vieles mehr. Zudem können Sie so auch erkennen, ob es bestimmte Reisen oder Mitarbeiter:innen gibt, die vielleicht mehr kosten als der Durchschnitt.

Für ein effektives und geordnetes Spesenmanagement ist es unerlässlich, klar definierte Abrechnungs- und Rückerstattungsprozesse in Ihrem Unternehmen zu etablieren. Egal, ob Sie Papierformulare, eine Tabellenkalkulation oder eine Travel Expense Management Software für Ihr Reisekostenmanagement nutzen: Gleichbleibende Vorgehensweisen rund um die Buchung und die Abrechnung von Dienstreisen tragen erheblich zur Effektivität des gesamten Prozesses bei.Hat Ihr Unternehmen noch keine Reiserichtlinie, ist nun der richtige Zeitpunkt gekommen, um eine solche zu erstellen. Halten Sie darin alle relevanten Informationen und Aspekte rund um das Reisekostenmanagement fest. Klären Sie unter anderem,Haben Sie klare Richtlinien für die Abrechnung- und Kostenrückerstattung bei Geschäftsreisen definiert, gilt es, diese anschließend auch umfassend an Ihre Angestellten zu kommunizieren. Hierzu können Sie zum Beispiel regelmäßig Informations-Mails verschicken oder aber die Richtlinien auf einem firmenweiten Server jederzeit zur Verfügung stellen. Denn es gilt: Auch die beste Reiserichtlinie hat keine Wirkung, wenn sie nicht befolgt wird.Alle wichtigen Informationen rund um die Reiserichtlinie finden Sie auch in unserem Guide

„Reiserichtlinien: Ihr Leitfaden für Geschäftsreisen 2023“.

Sie sehen, dass ein effektives Reisekostenmanagement viel Arbeit bedeuten kann, doch das muss es nicht. Business Travel Plattformen, die auf das Management von Geschäftsreisen und Geschäftsreisekosten spezialisiert sind, können Ihnen unter anderem bei der Dienstreiseplanung und der Dienstreisegenehmigung helfen. Durch die Integration von

Spesenverfolgungs-Programmen

unterstützen die Plattformen Sie zudem auch effektiv beim Überwachen Ihrer Unternehmensausgaben und erleichtern Ihnen so das Spesenmanagement erheblich. Durch die Nutzung eines Reisemanagement-Tools können Sie alle Prozesse rund um die Geschäftsreise – ob planerischer oder finanzieller Natur – optimieren und so Geld sparen.Moderne Geschäftsreisemanagement-Tools, wie TravelPerk, ermöglichen Ihnen unter anderem Folgendes:Reisemanagement-Lösungen bieten Ihnen die Möglichkeit, viele Prozesse, die vorher aufwendig manuell bearbeitet werden mussten, zu automatisieren und vor allem auch papierlos zu gestalten. Das reduziert den bürokratischen Mehraufwand erheblich und ermöglicht Ihren Mitarbeiter:innen im selben Zug eine größere Flexibilität bei der Buchung von Geschäftsreisen.

Doch worauf sollten Sie bei der Auswahl eines Geschäftsreisemanagement-Tools achten? Hier sind einige Punkte, auf die Sie Wert legen sollten:TravelPerk bietet Ihnen all das und noch mehr. Mit

FlexiPerk

haben Sie zum Beispiel zusätzlich die Möglichkeit einer Kostenrückerstattung von bis zu 80 %, sollten Sie Ihre Geschäftsreise stornieren oder abbrechen müssen.

Wie rechnet man Spesen richtig ab?Strecken Mitarbeiter:innen die Reisekosten für eine Geschäftsreise vor, so können sie sich die Kosten mithilfe der Spesenabrechnung von ihrem Arbeitgeber zurückerstatten lassen. Wichtig dabei ist, dass die Spesenabrechnung vollständig und korrekt ausgefüllt wurde. Viele Firmen bieten dafür vorgefertigte Formulare an. Diese können die Mitarbeiter:innen dann einfach entsprechend der Anleitung ausfüllen, unterschreiben und dann der zuständigen Finanzabteilung vorlegen. Zudem müssen der Spesenabrechnung sämtliche Rechnungen und Quittungen über die entstandenen Kosten beigefügt werden. Achten Sie also auf Ihrer Dienstreise verstärkt darauf, alle wichtigen Belege gut aufzubewahren.Was ist der Unterschied zwischen Reisekosten und Spesen?Die Begriffe „Spesen“ und „Reisekosten“ benennen im Grund dasselbe, nämlich alle Kosten, die einem Reisenden im Rahmen einer Dienstreise und seiner dort ausgeübten geschäftlichen Tätigkeit entstehen.Welche Arten von Spesen gibt es?Grundlegend wird zwischen vier verschiedenen Spesen-Arten unterschieden: den Fahrtkosten, den Übernachtungskosten, den Verpflegungskosten und den sonstigen Nebenkosten, auch Nebenspesen genannt.Wie sind Spesen definiert?Spesen, auch Reisekosten genannt, sind als die Kosten definiert, die Geschäftsreisenden im Rahmen einer Dienstreise entstehen. Dazu zählen Transport- und Übernachtungskosten genauso wie Verpflegungskosten. Die Reisenden können sich sämtliche Spesen, sofern sie die Kosten privat vorgestreckt haben und diese nicht direkt vom Unternehmen bezahlt wurden, mit der Spesenabrechnung vom Arbeitgeber erstatten lassen oder entsprechend beim Finanzamt einreichen.