Tipps für Ihr Reisekostenmanagement

Das Reisekostenmanagement ist für den Erfolg eines Unternehmens von wesentlicher Bedeutung. Wenn Sie in diesem Bereich arbeiten, wissen Sie, was dahintersteckt – Sie stehen an vorderster Front bei der Verwaltung des Cashflows und überwachen einen der größten Gemeinkostenposten des Unternehmens. Dieser Leitfaden soll Ihnen dabei helfen, die Spesenverwaltung etwas weniger stressig zu gestalten und einen Prozess aufzubauen, der zweifellos beeindruckend sein wird.

Was genau sind Geschäftsreisekosten?

Geschäftsreisekosten sind, wie der Name schon vermuten lässt, Kosten, die bei geschäftlichen Reisen anfallen. Dazu zählen die Kosten für Produkte oder Dienstleistungen, die für die Reise nötig sind. Diese geht normalerweise mit einer tage- oder wochenlangen Abwesenheit von zu Hause einher.

Welche Reisekosten können Mitarbeiter geltend machen?

Wenn Spesen geltend gemacht werden, gibt es eine Hauptregel: Spesen dürfen ausschließlich und notwendigerweise nur für die Ausübung Ihrer Tätigkeit zum Erreichen der Geschäftsziele anfallen. Das bedeutet, dass Sie (im Gegensatz zu Ihrem Unternehmen) keinen persönlichen Vorteil daraus ziehen sollten, Spesen geltend zu machen.

Hier haben wir einige Beispiele für Reisekosten gesammelt: 

• Die tatsächlichen Reisekosten (Flug, Bahnticket, Hotelkosten, usw.)
• Die Verpflegungskosten (die während Ihrer Reise konsumierten Speisen und Getränke) 
• Alle anderen Kosten, die durch die Reise entstanden sind, wie z. B. Bewirtungskosten.

Was zählt nicht zu den legitimen Reisekosten?

Beachten Sie auch, welche Ausgaben nicht zu den Geschäftsreisekosten zählen. Nicht in die Kategorie der Geschäftsreisekosten fallen zum Beispiel folgende Punkte:

• Pendeln zu Ihrem gewohnten Arbeitsplatz und zurück nach Hause 
• Reisen aus privaten Gründen.

Doch was ist, wenn ich mit dem Auto auf Geschäftsreise gehe? Kann ich Spesen geltend machen, wenn ich ein Auto miete oder aus geschäftlichen Gründen mit meinem privaten Auto fahre? Ja, natürlich.

Sie sind verpflichtet, Reisekosten aus steuerlichen Gründen abzurechnen. Einige Kosten müssen jedoch nicht an das Finanzamt gemeldet werden. Kosten für einen Mitarbeiter-Busservice oder Taxidienste, wenn Mitfahrgelegenheiten nicht verfügbar sind, sind von der Steuererklärung ausgenommen.

So verwalten Sie den Reise- und Spesenprozess

1. Entscheiden Sie sich für eine Zahlungsmethode für Ihre Mitarbeiter

Im Wesentlichen gibt es zwei Möglichkeiten, wie Sie Spesen bezahlen können:

• Bitten Sie Ihre Mitarbeiter, die Spesen im Voraus mit ihrer persönlichen Kreditkarte, ihrem Bankkonto oder bar zu bezahlen und dann eine Spesenabrechnung einzureichen. 
• Bezahlen Sie Spesen direkt von einem Bankkonto Ihres Unternehmens oder mit einer Firmenkreditkarte.

1. Zahlung mit Firmenkreditkarte

Die Spesenabrechnung ist zwar gesetzlich nicht vorgeschrieben, kann den Mitarbeitern aber dennoch viel Zeit kosten. Überlegen Sie daher, eine Firmenkreditkarte zu nutzen, die es nicht zuletzt viel einfacher macht, einen Überblick über die Finanzen zu behalten. Es gibt zahlreiche Unternehmen, die sowohl eine Ausgabenverfolgung als auch Firmenkreditkarten anbieten, z. B. Spendesk oder Pleo. Mit diesen Lösungen können Sie Ausgaben aus einer Quelle nachverfolgen und kontrollieren.

Wenn Sie sich für eine solche Firmenkreditkarte entscheiden, informieren Sie sich zuerst gründlich, bevor Sie direkt zur Hausbank Ihres Unternehmens gehen. Pleo hat einen guten Leitfaden zur Auswahl der richtigen Firmenkreditkarte erstellt.

2. Zahlung mit persönlichen Zahlungsmitteln und anschließende Spesenabrechnung

Für viele kleine und mittelständische Unternehmen ist dies die einfachere Option. Es ist recht weit verbreitet, dass Mitarbeiter geschäftliche Ausgaben im Voraus von ihrem persönlichen Konto bezahlen. Die Rückerstattung der Ausgaben ist sowohl für die Buchhaltung als auch für Ihre Mitarbeiter ein zeitaufwändiger Prozess. Faktoren wie das Einfordern von Steuerbelegen machen das Ganze nur noch komplizierter. Weitere Details zu den steuerlichen Auswirkungen von Spesenabrechnungen finden Sie hier. Wenn Sie diese Methode für Ihr Unternehmen bevorzugen, empfiehlt es sich, eine Software wie Expensify oder Spendesk zu verwenden. Diese helfen Ihnen dabei, Ausgaben digital zu erfassen und nachzuverfolgen.

2. Legen Sie einen klaren Prozess für die Einreichung und Rückerstattung von Spesen fest

Egal, ob Formulare auf Papier, Tabellenkalkulation oder Spesensoftware: Ein klarer Prozess trägt entscheidend dazu bei, die Flut an E-Mails effizienter zu verwalten und schafft klare Erwartungen für Mitarbeiter, die auf die Rückerstattung ihrer Spesen warten. Durch Service-Level-Agreements mit Mitarbeitern erhalten Sie die benötigten Informationen rechtzeitig und verhindern, dass Mitarbeiter per E-Mail nach dem Stand ihrer Rückerstattungen fragen.

Beachten Sie dabei folgende Prozessoptionen:

• Kostenprognose vor der Reise: Bitten Sie Ihre Mitarbeiter, vor der Reise eine Kostenprognose zu erstellen. Dadurch werden sie gezwungen, ihre Ausgaben zu überdenken.
• Beleg- und Rechnungstypen: Geben Sie unbedingt an, in welchem Format Sie Nachweise akzeptieren (z. B. Steuerrechnung im PDF-Format/Beleg auf Papier). 
• Frist für die Einreichung von Spesenabrechnungen: Stellen Sie sicher, dass Spesenabrechnungen innerhalb von 5 Werktagen nach Abschluss der Geschäftsreise eingereicht werden.
• Spesenerstattungszeitraum: Das Unternehmen verpflichtet sich, die Spesenabrechnung innerhalb von 15–30 Tagen an die Mitarbeiter zurückzuerstatten. Während dieses Zeitraums kann das Unternehmen weitere Informationen zu den Spesen anfordern.

Wenn Sie keine Spesenverwaltungssoftware verwenden möchten, stellen Sie sicher, dass Sie standardisierte Spesenabrechnungsformulare nutzen, die allen Mitarbeitern zugänglich sind.

3. Kommunizieren Sie die Spesenrichtlinie offen

Viele Unternehmen integrieren ihre Spesenrichtlinie in die Geschäftsreiserichtlinie – und fast alle haben Probleme damit, dass diese Richtlinien auch eingehalten werden. Egal, für welche Zahlungsoption sich Ihr Unternehmen entscheidet: Ausgaben abseits der Unternehmensrichtlinien bringen das Unternehmen in unangenehme Situationen. Wenn Sie einem Mitarbeiter die Firmenkreditkarte geben und er Ausgaben tätigt, die gegen die Richtlinie verstoßen, ist das Geld erst einmal weg. Wenn der Mitarbeiter etwas mit seiner persönlichen Kreditkarte gekauft hat, das nicht den Richtlinien entspricht, und diese Spesen dann einfordert, steht der Arbeitgeber vor dem unangenehmen Szenario, die Rechnung entweder zu bezahlen oder dem Mitarbeiter verärgert auf den Kosten sitzen zu lassen. 

Um solche Zwickmühlen zu vermeiden, stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeiter die Regeln kennt. Kommunizieren Sie die Regeln klar und regelmäßig, damit Mitarbeiter gar nicht anders können als sie zu befolgen.

Dazu gibt es mehrere Möglichkeiten:

• Quartalsmäßig verschickte, unternehmensweite E-Mails: Senden Sie einmal pro Quartal eine E-Mail mit den Richtlinien. Bei kleinen Teams ist dies möglicherweise nicht erforderlich.
• Sprechen Sie bei Meetings, an denen alle Mitarbeiter teilnehmen, darüber: Ihr Job ist wichtig und spart dem Unternehmen Geld, daher müssen alle die Regeln kennen. Bitten Sie, beim nächsten Meeting einige Minuten über die Regeln zu sprechen und bringen Sie Beispiele (natürlich ohne Namen zu nennen) für gute und schlechte Spesenabrechnungen.
• Veröffentlichen Sie die Regeln im Unternehmens-Intranet: Stellen Sie sicher, dass es sich um ein Live-Dokument handelt und jeder einfach darauf zugreifen kann. Verknüpfen Sie es mit einem Google-Dokument oder einem beliebigen Tool. Dadurch müssen Sie die Mitarbeiter nicht bitten, frühere Versionen zu löschen oder zu ignorieren, wenn Sie das Dokument aktualisieren.

Automatisieren Sie die Spesen nach Möglichkeit mit einem Tool wie TravelPerk, sodass Mitarbeiter ihre Flug- und Unterkunftskosten nicht mehr über Spesenabrechnungen melden müssen. 

Wenn Sie den Verdacht haben, dass jemand in Ihrem Unternehmen die Regeln absichtlich missachtet und Ihr Unternehmen um Geld betrügt, lesen Sie unbedingt unseren Leitfaden zum Erkennen und Vermeiden von Spesenbetrug. 

So berechnen und verfolgen Sie Geschäftsreisekosten wie ein Profi

Angesichts der Tatsache, dass ein durchschnittliches Unternehmen rund 950 $ pro Mitarbeiter und Jahr allein für Inlandsreisen ausgibt, müssen Administratoren und Mitarbeiter im Spesenmanagement mit großer Wahrscheinlichkeit Berichte und Aufschlüsselungen zu den Reisekosten des Unternehmens. Wenn Sie folgende Punkte beachten, wird Ihre vierteljährliche oder jährliche Berichterstattung bedeutend vereinfacht.

1. Erfassen Sie jede Ausgabe und versehen Sie sie mit Tags

Dieser Punkt klingt vielleicht offensichtlich, aber die Zeit, den Sie für die Organisation von Belegen, Rechnungen und Spesenabrechnungen aufwenden, wird sich bei der Analyse der Ausgaben massiv auszahlen, auch wenn Sie keine Software haben, die dies für Sie erledigt. Reise- und Spesenabrechnungen sind äußerst wichtig, da die Kosten in vielen Ländern steuerlich absetzbar sind, wodurch das Unternehmen viel Geld einsparen kann.

Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie all Ihre Geschäftsausgaben regelmäßig und umfassend erfassen. Am besten wäre es, dies jeden Tag zu tun, aber das Ziel sollte sein, mindestens zwei Mal pro Woche eine solche Erfassung zu machen. Alles, was Sie ausgeben, muss gezählt werden! Achten Sie auf Barzahlungen: Diese können leicht übersehen werden, sind aber trotzdem eine Geschäftsausgabe und dürfen nicht vergessen werden. Entscheiden Sie sich dazu für eine der vielen Buchhaltungslösungen, die auf dem Markt erhältlich sind. Hier finden Sie unsere Empfehlungen zu den wichtigsten Lösungen. Es ist eine gute Idee, Ihren Ausgaben Tags zuzuweisen, damit Sie bei Bedarf leicht Metainformationen abrufen können. Je detaillierter Ihre Unterlagen strukturiert sind, umso besser. Reisekosten können dabei auf verschiedene Arten gruppiert und mit Tags versehen werden. 

• Nach Art der Reise (Bestandskunde, Verkauf, Firmenveranstaltung)
• Nach Abteilung
• Nach Spesenart

Stellen Sie auch sicher, dass wiederkehrende Ausgaben in Ihrem Buchhaltungssystem entsprechend angelegt werden. Wenn Sie wissen, dass Sie einem Lieferanten jeden Monat einen bestimmten Betrag zahlen, legen Sie fest, dass dieser Eintrag in Zukunft automatisch wiederholt erstellt wird. So verpassen Sie ihn nicht und können besser für die Zukunft planen.

2. Berechnen Sie jede Reise

Verschaffen Sie sich einen Überblick über die gesamten Kosten der Reise und tragen Sie nicht nur Reise- und Verpflegungskosten in die jeweiligen Tabellen ein. Dadurch erhalten Sie wertvolle Daten, anhand derer Sie beurteilen können, wie viel Budget Sie für zukünftige Reisen in diese Region oder zu dieser Veranstaltung veranschlagen sollten. So erkennen Sie auch Reisen oder Mitarbeiter, die mehr als der Durchschnitt zu kosten scheinen. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Elemente der Reise berücksichtigen und die Reise als Ganzes analysieren.

Erfassen Sie unter anderem folgende Punkte:

• Reisekosten: Flüge, Bahntickets, Mietwagen und auch das Benzin, das getankt wird
• Unterkunft: Hotel, Airbnb oder wo auch immer übernachtet wurde
• Speisen und Getränke
• Verpflegung: entweder für Kunden oder gemäß der Richtlinie 
• WLAN-Verbindungen und andere Kosten, die nötig sind, um unterwegs arbeiten zu können. 

3. Kategorisieren Sie Ihre Ausgaben

Ihre Buchhaltungssoftware hat vordefinierte Kategorien, sodass Sie sofort mit der Kategorisierung Ihrer Ausgaben beginnen können. Versuchen Sie, sich so weit wie möglich an diese Standardkategorien zu halten. Das ist wichtig, denn wenn Sie Ihre Steuererklärung einreichen, können Sie klar sehen, welche Bereiche Ihrer Ausgaben höher oder niedriger sind als geplant. 

Richten Sie für kleine und einmalige Ausgaben die Kategorie „Sonstiges“ ein.

Planen Sie Ihre Reisekosten 

Nachdem Sie nun all Ihre Ausgaben gezählt und erfasst haben, können Sie die Ausgaben der letzten Jahre analysieren und ableiten, wie viel Sie wahrscheinlich für den nächsten Zeitraum ausgeben werden. Dadurch sehen Sie, wo Sie zu viel ausgeben, und können im Voraus billigere Flüge, Hotels usw. buchen. Sehen Sie sich die Saisonabhängigkeit, regelmäßige Ausgaben oder neue Mitarbeiter an, die zur Eröffnung einer neuen nationalen Niederlassung hinzukommen.

So senken Sie Ihre Geschäftsreisekosten

Es gibt viele Möglichkeiten, wie Sie Ihre Ausgaben für Geschäftsreisen senken können. Wir haben 6 Punkte für Sie gesammelt, die Sie sofort umsetzen können. 

1. Müssen Sie über Nacht bleiben?

Die meisten Billigfluglinien und sogar Bahnbetreiber bieten Verbindungen am frühen Morgen oder spätabends an. Diese bedeuten zwar vielleicht etwas weniger Schlaf, können aber eine gute Möglichkeit sein, Geld zu sparen, da keine Ausgaben für eine Übernachtung in einem Hotel oder über Airbnb anfallen. Wenn Sie ein Tool mit automatisierten Reiserichtlinien verwenden, sollten Sie erwägen, alle Reisen mit Übernachtungen freigabepflichtig zu machen. 

2. Sammeln Sie Punkte

Fluggesellschaften, Hotels, Mietwagenunternehmen und sogar Anbieter von alternativen Unterkunftsmöglichkeiten bieten Treueprogramme, durch die Ihr Unternehmen viel Geld sparen kann. Sehen Sie sich die verschiedenen Optionen an und finden Sie diejenigen heraus, die die meisten Vorteile für Sie bieten.

PROFI-TIPP: Bei Buchungslösungen für Geschäftsreisen wie TravelPerk müssen Sie Ihre Prämiennummer nur einmal hinterlegen und sammeln dann automatisch bei jeder Reise Punkte.

3. Verzichten Sie auf Taxis

Taxis, insbesondere vom und zum Flughafen, sind oft der teuerste Weg, um nach Ihrer Ankunft ins Stadtzentrum zu gelangen. Erwägen Sie, Ihre Mitarbeiter dazu verpflichten, die Bahn, U-Bahn, Busse oder Shuttle-Services zu nutzen. So sparen Sie bis zu 50 % der Kosten, insbesondere wenn Mitarbeiter alleine reisen.

4. Sichern Sie sich Firmentarife

Wenn Sie Niederlassungen in mehr als einer Stadt haben und die meisten Ihrer Geschäftsreisen zwischen den Standorten stattfinden, kann es sich lohnen, einen speziellen Firmentarif mit nahegelegenen Hotels auszuhandeln. Sie können das eigentlich in jeder Stadt machen, in die Sie oft geschäftlich reisen. Hotels schätzen diese Stammkundschaft. TravelPerk beschäftigt ein ausgezeichnetes Verhandlungsteam für Firmentarife, das diese Arbeit für Sie übernimmt.

5. Zahlen Sie die korrekten Tagessätze

Stellen Sie Ihren Reisenden einen Tagessatz für Verpflegung und andere Nebenkosten zur Verfügung? Stellen Sie sicher, dass Sie diese Pauschale je nach Stadt anpassen. So gibt es beispielsweise sogar innerhalb der EU große Preisunterschiede. Beachten Sie, dass das Finanzamt die Sätze für die Verpflegungspauschale und die Rückerstattung festlegt. Orientieren Sie Ihre Tagessätze also daran, um weniger zu zahlen.

6. Fordern Sie die Steuer zurück

Jedes Jahr versäumen Unternehmen es, die Mehrwertsteuer von Milliarden Reiseausgaben zurückzufordern. Unternehmen, die auf diese Rückforderung verzichten, zahlen zwischen 5 und 25 % mehr als nötig!