Der Guide für moderne Reisemanager:innen im Unternehmen

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Moderne Reisemanager:innen im Unternehmen – ein Leitfaden

Das Berufsbild des/der Travel Manager:in ist noch relativ jung, denn noch immer übernehmen in Unternehmen oft ungeschulte Angestellte, etwa aus der Personalabteilung, die Reiseplanung für Geschäftsreisen nebenbei. Doch es findet ein Umdenken statt, und Fachkräfte mit Expertise – die Reisemanager:innen – sind gefragt wie nie. Doch was genau machen Reisemanager:innen überhaupt, welche Aufgaben haben sie und welchen Mehrwert bieten sie Unternehmen? Wir klären hier alles, was Sie über Travel Manager:innen wissen sollten.

Was ist ein:e Reisemanager:in?

Reisemanager:innen (auch: Travel Manager:innen) sind für die Verwaltung und Planung aller Aspekte von Geschäftsreisen im Unternehmen verantwortlich. Sie erstellen Reiserichtlinien für Unternehmen, treffen Reisevorbereitungen, überwachen Reiseausgaben und kümmern sich um das Wohlergehen von Geschäftsreisenden. Und auch nach dem Ende Geschäftsreise geht die Arbeit von Reisemanager:innen weiter, sie sind nämlich auch für die Reisekostenabrechnung, die Analyse der Reisekostendaten und für die Optimierung zukünftiger Reisen verantwortlich. 

Das Geschäftsreisemanagement ist ein sehr breites Feld und umfasst zahlreiche verschiedene Aufgaben und Tätigkeiten, daher benötigen Reisemanager:innen unterschiedlichste Kompetenzen. Zu den wichtigsten zählen unter anderem: 

✓ Expertise in der Reisebranche,
✓ ein ausgeprägtes Kommunikations- und Organisationstalent,
✓ ein gutes Händchen für Finanzen sowie
✓ messerscharfes und strategisches Denken. 

In vielen Unternehmen wird das Reisemanagement oft noch immer von Büroleiter:innen oder Mitarbeiter:innen der Personalabteilung übernommen. Diese Personen sind aber meist nicht speziell für das Reisemanagement ausgebildet und übernehmen die Geschäftsreiseorganisation zusätzlich zu ihren eigentlichen Tätigkeiten. Die fehlende Expertise und der arbeitstechnische und bürokratische Mehraufwand für die Angestellten sind nur zwei Nachteile dieser Vorgehensweise. 

Doch immer mehr Unternehmen erkennen allmählich, welche Vorteile es bietet, eine:n qualifizierte:n Reisemanager:in einzustellen. Vor allem Firmen, bei denen Geschäftsreisen auf der Tagesordnung stehen, können von dem Wissen und den Kompetenzen der Spezialisten profitieren.

Warum ist ein:e Reisemanager:in wichtig?

Die Aufwendungen für Geschäftsreisen stellen für Unternehmen nach den Gehältern und Zusatzleistungen an die Mitarbeiter:innen oft den zweitgrössten Kostenpunkt dar. Allein aus finanzieller Sicht lohnt es sich also, Geschäftsreisen und Reisekosten professionell managen zu lassen. Reisemanager:innen sind Experten für die Reisebuchung und wissen dementsprechend, wo gebucht werden sollte, wie sich Reisekosten einsparen lassen und sich Buchungsvorgänge effizienter gestalten lassen. Dieses Wissen kann Unternehmen viel Geld und den Reisenden viel Zeit sparen, die sie sinnvoller investieren können. 

2020 hatte die Corona-Pandemie die Zahl der Geschäftsreisen zwar stark reduziert, diese Entwicklung kehrt sich aber schnell wieder um und wird in den kommenden Jahren voraussichtlich wieder auf das Niveau vor der Krise zurückkehren. Geschäftsreisen werden also auch in Zukunft eine grosse Rolle für Unternehmen spielen – und gleiches gilt auch für das professionelle Reisemanagement.

Die Aufgaben eines Reisemanagers

Unternehmensweite Reiserichtlinien

Eine der Hauptaufgaben von Reisemanager:innen ist es, eine Reiserichtlinie für das Unternehmen zu erstellen. In einer solchen Richtlinie werden alle potenziellen Kosten der Dienstreise berücksichtigt und Regeln und Vorschriften festgelegt, die Mitarbeiter:innen bei der Organisation und Buchung der Reise einhalten müssen. 

Eine Reiserichtlinie sollte unter anderem über folgende Aspekte informieren:

  • Buchungsvorgang und genehmigtes Reisebuchungstool
  • Bevorzugte Reiseanbieter
  • Zulässige Kosten der Buchung (Hotels, Flüge, Transport an Land)
  • Ausgabenlimits für Reisekosten
  • Zahlungsmodalitäten rund um die Reise – wer zahlt was und wie? 
  • Spesenkosten, Reisekostenabrechnung und Reisekostenrückerstattung
  • Freigabeprozess für Geschäftsreisen und zuständige Personen
  • Evtl. Sonderregelungen (für etwa kurzfristige oder von den Richtlinien abweichende Dienstreisen)
  • Reiseversicherungsträger
  • Massnahmen zur Gewährleistung der Fürsorgepflicht auf Geschäftsreisen

Alles Wichtige zum Thema Reiserichtlinien, den Inhalten und der Erstellung erfahren Sie in unserem Guide „Reiserichtlinien: Ihr Leitfaden für Geschäftsreisen 2023“.

Vorbereitung und/oder Überwachung von Reiseplänen

In einigen Unternehmen sind Reisemanager:innen dafür verantwortlich, die Geschäftsreise für ihre Kolleg:innen zu buchen – in diesem Fall zählen die Planung und Buchung von Flug, Hotel, Transport und mehr zu den direkten Aufgaben des Reisemanagements. 

In anderen Unternehmen können Mitarbeiter:innen ihre Reisen hingegen selbstverantwortlich buchen, doch auch in diesen Fällen ist es zumindest Aufgabe der Reisemanagerin, den Buchungsvorgang und die Reisepläne gemäss der Reiserichtlinie zu überwachen und gegebenenfalls anzupassen. Zudem kann sie Reisenden mit Rat und Tat zur Seite stehen, wenn diese sich bei der Buchung oder den Kosten unsicher sind.

Verwaltung von Ausgaben und Reisebudgets

Geschäftsreisen können vor allem eines sein: kostspielig. Umso mehr, da einige Ausgaben nur schwer vorherzusehen sind, wie zum Beispiel die tatsächlichen Kosten am Reiseziel. Existieren keine Ausgabenlimits oder klare Regelungen für das Reisebudget, werden Dienstreisen schnell zur Kostenfalle für Unternehmen. 

Daher ist eine der wichtigsten Aufgaben von Reisemanager:innen, das Reisebudget zu überwachen und sinnhafte Ausgabenlimits für die Reisekosten festzulegen – sowohl für die Transportmittel und Unterkünfte als auch für weitere Ausgaben. Durch ein entsprechendes Limit für Kreditkarten und eine Obergrenze für Spesen haben Unternehmen mehr Kontrolle über ihre Ausgaben, und die Nachverfolgbarkeit der Finanzen wird vereinfacht. 

Doch nicht alle Reisekosten können pauschalisiert werden, da sich die Lebenshaltungskosten je nach Reiseziel stark unterscheiden können. In solchen Fällen müssen Reisemanager:innen die Kostenplanung entsprechend anpassen und sinnhafte Regelungen für Ausnahmen festlegen. Ziel des Reisekostenmanagements ist es dabei stets, die Geschäftsreisen für die Mitarbeiter:innen angenehm zu gestalten, aber dennoch die Kosteneffizienz für das Unternehmen zu gewährleisten.

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Datenanalyse

Um den Geschäftsreiseprozess und die Reiserichtlinien im Unternehmen zu optimieren, sollten die bereits getätigten Reisen stets analysiert werden. Dazu sammeln Reisemanager:innen verschiedene Reisedaten, wie beispielsweise die Finanzdaten, anhand derer sie fundierte Entscheidungen für die Weiterentwicklung der Richtlinien und die Verbesserung des Geschäftsreiseprozesses treffen können.

Durch die Pflege einer zuverlässigen Reisedaten-Datenbank und eine sorgfältige Analyse der Daten lassen sich Probleme im Geschäftsreiseprozess schnell erkennen. Stellen Reisemanager:innen zum Beispiel fest, dass Mitarbeiter:innen bei der Buchung von Reisen immer wieder das Budget überschreiten, so können sie zeitnah darauf reagieren – etwa indem sie das Gespräch mit den Angestellten suchen oder die Reiserichtlinien konkretisieren oder ändern. 

Die bei der Analyse erhobenen Finanzdaten sind zu guter Letzt auch hilfreich, um die Rentabilität von Geschäftsreisen mithilfe regelmässiger Kostenberichte zu überprüfen. Das Reisemanagement sieht genau, wie viel für jede Reise ausgegeben und was damit verdient wurde, und kann so erkennen, welche Geschäftsreisen wirklichen Mehrwert für das Unternehmen bieten.

Gruppe bespricht Grafiken am Schreibtisch.

Herausforderungen für Reisemanager:innen

Bei der Erfüllung ihrer vielfältigen Aufgaben müssen sich Reisemanager:innen oft auch einer Reihe von Herausforderungen stellen, die es zur Zufriedenheit sowohl des Unternehmens als auch der Reisenden zu klären gilt.

Fehlende Datentransparenz und unzureichende Reisedaten

Wie wir bereits erfahren haben, ist die Analyse der Reisedaten und die Erstellung von Kostenberichten ein wichtiger Bestandteil des Geschäftsreisemanagements. Doch genau das wird Travel Manager:innen oft durch fehlende Datentransparenz und unzugängliche Reisedaten erschwert. Vor allem, wenn die Reisedaten manuell ins System eingetragen werden, die Erfassung nur zeitverzögert stattfindet oder verschiedene Daten in verschiedenen Abteilungen landen, erschwert das die Überprüfung der Reisen erheblich. 

Ohne strukturierte und regelmässige Berichte kann das Reisemanagement keine fundierten Aussagen darüber treffen, ob die Budgetplanung momentan gut funktioniert und die Rentabilität gegeben ist oder eben nicht. Aus diesem Grund sollten Reisedaten im besten Fall nur in einem System oder auf einer Plattform gebündelt undregelmässig aktualisiert werden.

Mangelnde Kontrolle bei der Reisebuchung

Eine weitere Herausforderung ist die mangelnde Kontrolle bei der Reisebuchung, vor allem dann, wenn Angestellte ihre Geschäftsreisen selbst buchen. Auch wenn es Reiserichtlinien gibt und darin alle Buchungsmodalitäten geklärt sind, kann es immer wieder passieren, dass es zu unautorisierten Buchungsvorgängen kommt. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn Angestellte Dienstreisen über nicht genehmigte Reisebüros oder Buchungstools abwickeln. Solche Buchungen tauchen meist nicht im System des Unternehmens oder von Reise-Vertragspartnern auf. Daher werden die damit verbundenen Richtlinienverstösse und Zusatzkosten oft zu spät erkannt, nämlich dann, wenn die Geschäftsreise schon stattgefunden hat. 

Passiert so etwas häufiger, kann das zu erheblichen Mehrkosten für das Unternehmen führen. Besteht das Unternehmen aber darauf, dass Mitarbeiter:innen ihre Reisen individuell buchen dürfen, fehlt es Reisemanager:innen oft an Mitteln und Wegen, die Einhaltung der Richtlinien durchzusetzen und so die Kontrolle über die Kosten zu behalten.

Zwischen Compliance und Zufriedenheit der Reisenden

Die eben erwähnte Einhaltung der Reiserichtlinien oder auch „Compliance“ genannt, ist ein weiterer Knackpunkt für Travel Manager:innen. Denn eine Reiserichtlinie kann noch so gut sein, zeigt aber keine Wirkung, wenn sie von den Reisenden nicht befolgt wird. 

Im Hinblick auf die Compliance müssen Unternehmen meist zuerst eine Grundsatzentscheidung treffen und sich für einen der folgenden Wege entscheiden:  

  1. Reiseplanung und -buchungen werden ausschliesslich von Reisemanager:innen übernommen. 
  2. Mitarbeiter:innen dürfen ihre Geschäftsreisen selbst buchen. 

Die erste Variante garantiert die Einhaltung der Richtlinien, lässt den einzelnen Angestellten aber keine Möglichkeit zur individuellen und flexiblen Reiseplanung. Das kann das Verhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer:innen unter Umständen belasten, da sich Reisende bevormundet fühlen können oder denken, dass ihnen vom Unternehmen kein Vertrauen entgegengebracht wird. 

Die zweite Option gibt den Reisenden die Möglichkeit, die Geschäftsreise auf ihre Bedürfnisse anzupassen und die Planung und Buchung eigenverantwortlich anzugehen – das steigert die Zufriedenheit der Angestellten auf Reisen teils enorm. Zudem signalisiert der Arbeitgeber durch dieses Vorgehen, dass er den Mitarbeiter:innen vertraut. Zugleich besteht aber auch ein erhöhtes Risiko, dass Reisende sich nicht an die Reiserichtlinien halten, die Compliance leidet und ungewollte Kosten und Probleme für das Unternehmen entstehen.  

Der Reisemanager befindet sich bei der Gestaltung des Geschäftsreisemanagements stets auf einer Gratwanderung zwischen der Durchsetzung der notwendigen Compliance, um die Kosteneffizienz zu gewährleisten, und der Erfüllung der Mitarbeiterbedürfnisse, um die Zufriedenheit der Reisenden zu gewährleisten.

Unterstützung für moderne Reisemanager:innen – Travel-Management-Tools

Doch moderne Unternehmen und Reisemanager:innen müssen sich diesen Herausforderungen nicht mehr allein stellen. Mittlerweile gibt es eine Reihe von Travel-Management-Tools, die den Geschäftsreiseprozess vereinfachen und Reisemanagern die nötigen Werkzeuge zur Verfügung zu stellen, die sie für ein optimales Reisemanagement benötigen.

TravelPerk ist eines dieser Tools und ermöglicht es Travel Manager:innen, alle Aspekte einer Geschäftsreise auf nur einer einzigen Plattform zu verwalten: von der Organisation über die Buchung von Flug und Unterkunft bis hin zur Abrechnung und der Reisedatenanalyse. Dadurch, dass sämtliche Buchungen und Abrechnungen an nur einem Ort stattfinden, stehen Reisemanager:innen die aktuellen Reisekostendaten stets vollumfänglich und transparent zur Verfügung. Echtzeit-Reportings und Kostenberichte geben Aufschluss über alle getätigten Buchungen und über das dafür genutzte Reisebudget. Durch den Zugriff auf aussagekräftige Datensätze können Reisemanager:innen fundierte Entscheidungen für die weitere Reise- und Kostenplanung im Unternehmen treffen. 

Und auch in Sachen Compliance bieten Travel-Management-Tools verschiedene Lösungen an. TravelPerk beispielsweise ermöglicht die direkte Integration der Reiserichtlinien in den Such- und Buchungsprozess. Dadurch können Mitarbeiter:innen Flüge, Unterkunft und Transportmittel ganz bequem, flexibel und vor allem richtlinienkonform selbst buchen. So müssen sich Travel Manager:innen nicht mehr zwischen der Durchsetzung der Compliance und der Zufriedenheit der Reisenden entscheiden. 

Ein weiterer Vorteil: Durch die Integration der Reiserichtlinie und durch ein automatisiertes Verfahren zur Geschäftsreisegenehmigung wird das Risiko für unautorisierte Buchungen erheblich reduziert – der Reisemanager behält stets den Überblick und die Kontrolle über die Buchungen. So können alle Beteiligten entspannt auf Geschäftsreise gehen, ohne sich Sorgen um Richtlinienverstösse oder unautorisierte Buchungen machen zu müssen.

Fazit: zukunftsfähiges Reisemanagement

Reisemanager:innen unterstützen ihre Unternehmen dabei, Geschäftsreisen sowohl kosteneffizient als auch angenehm für die Reisenden zu gestalten. Dafür erstellen Sie Reiserichtlinien, helfen bei der Auswahl des richtigen Reisebüros oder der richtigen Buchungsplattform und behalten die Reisekosten stets im Blick. Allzu oft wird ihnen die Arbeit aber durch veraltete und langwierige bürokratische Herangehensweisen im Unternehmen erschwert. Doch die Geschäftsreise-Technologie entwickelt sich rasant weiter und bietet Unternehmen immer mehr Möglichkeiten, das Reisemanagement effizienter und vor allem zukunftsfähig zu gestalten – zum Beispiel durch den Einsatz von Travel-Management-Tools.

Diese digitalen All-in-One-Lösungen für Geschäftsreisen ermöglichen es nicht nur Buchungsprozesse zu beschleunigen und das Reisekostenmanagement zu vereinfachen – durch mehr Flexibilität bei der Buchung wird auch die Zufriedenheit der Reisenden erhöht und zugleich behalten Reisemanager:innen die volle Kontrolle.

FAQ – häufige Fragen zu Reisemanager:innen in Unternehmen

Was macht ein:e Reisemanager:in?

Ein:e Reisemanager:in ist für die Planung und Umsetzung von Geschäftsreisen in Unternehmen verantwortlich. Zu den Hauptaufgaben gehören die Erstellung einer Reiserichtlinie, die Vorbereitung und Überwachung von Reiseplänen, das Reisekostenmanagement sowie das Reporting und die Datenanalyse der Geschäftsreisen. Zudem kümmern sich Reisemanager:innen um das Wohlergehen der Reisenden und sorgen dafür, dass die Fürsorgepflicht auf Geschäftsreisen gewahrt wird.

Was ändert sich, wenn man eine:n Reisemanager:in einsetzt?

Durch den Einsatz Reisemanager:innen können Geschäftsreiseprozesse im Unternehmen effizienter gestaltet und so Kosten eingespart werden. Werden Geschäftsreisen nicht professionell gemanagt, kann dies zu mangelnder Koordination und in weiterer Folge zu bürokratischem Mehraufwand sowie unerwarteten Kosten im Unternehmen führen. Reisemanager:innen kümmern sich um alle Belange im Zusammenhang mit Geschäftsreisen und tragen mit ihrer Expertise dazu bei, Reisen kosteneffizient zu gestalten und die Geschäftsreiseerfahrung stetig zu verbessern.

Worin unterscheiden sich Reisemanager:innen von einem Reisebüro?

Bei Reisebüros handelt es sich um externe Dienstleister, die dem Unternehmen als Geschäftspartner für Dienstreisen zur Seite stehen. Doch während Reisebüros nur die Planung und Buchung von etwa Flug, Hotel und Transport organisieren, ist der Aufgabenbereich von Reisemanager:innen viel umfangreicher. 

Sie sind nicht nur für die Planung und Buchung von Geschäftsreisen verantwortlich, sondern auch für die Organisation und die strategische Ausrichtung des Reisemanagements in Unternehmen. Reisemanager:innen empfehlen Reiserichtlinien, legen Referenzpreise und Ausgabenlimits für das Reisebudget fest und geben den Mitarbeiter:innen Empfehlungen bezüglich Planung und Buchung der Reise. Travel Manager:innen sind direkt im Unternehmen angestellt – sie sind also interne Fachkräfte.

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