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Le guide du responsable voyages et déplacements d’affaires moderne

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Qu’est-ce qu’un responsable voyages et déplacements ?

Un responsable voyages et déplacements est responsable de tous les aspects des voyages d’affaires. Il aide à concevoir la politique de voyage d’une entreprise, à gérer les préparatifs de voyage, à organiser et à surveiller les frais liés au voyage et à veiller au bien-être des voyageurs d’affaires. Après le voyage, un responsable voyages et déplacements est chargé d’analyser les données et de les utiliser pour rationaliser et améliorer les futurs voyages. Il doit posséder le bon ensemble de compétences, notamment d’excellentes compétences en communication et en organisation, ainsi qu’un goût pour la pensée stratégique. 

Auparavant, le rôle de responsable voyages et déplacements était assumé par un office manager ou une personne du service RH qui organisait les déplacements en plus de ses autres responsabilités. De nos jours, de plus en plus d’entreprises de toutes tailles voient l’avantage d’employer un responsable voyages et déplacements d’affaires dédié. 

Responsabilités d’un responsable voyages et déplacements

Politique de voyage d’entreprise

L’un des rôles principaux d’un responsable voyages et déplacements est de définir une politique de voyages d’entreprise. Celle-ci prend en compte tous les coûts potentiels d’un voyage et établit des règles et des directives que les employés doivent suivre lors de l’organisation d’un voyage. La politique doit contenir des informations sur les aspects suivants des pratiques de l’entreprise en matière de voyages d’affaires :

  • Procédure de réservation et outil de réservation de voyage approuvé
  • Coût de réservation autorisé (pour les hôtels, les vols, le transport terrestre)
  • Exceptions ou règles spéciales pour les villes ou les itinéraires plus onéreux
  • Prestataires préférés de l’entreprise
  • Processus d’approbation pour les déplacements dépassant les limites habituelles
  • Procédure de remboursement
  • Dépenses autorisées et non autorisées
  • Processus de débriefing après le voyage
  • Compagnie d’assurance voyage
  • Devoir de diligence sur les fournisseurs ou procédures

Supervision des plans et des arrangements de voyage

Certaines entreprises décident de confier à leur responsable voyages et déplacements la responsabilité de réserver tous les éléments clés des voyages d’affaires des employés, mais d’autres entreprises laissent cette responsabilité aux employés eux-mêmes. Les deux aspects les plus importants sont le transport et l’hébergement, mais les responsabilités couvrent également l’assurance voyage, les transferts aéroport et bien plus encore.

Une fois la politique de voyage d’entreprise établie, les responsable voyages et déplacements cherchent à réserver des voyages conformément aux directives préétablies, afin de garantir aux gestionnaires d’entreprise l’obtention des meilleures offres. Les responsable voyages et déplacements incluent également des détails plus spécifiques concernant le transport et l’hébergement. Par exemple, la plupart des politiques de voyage d’entreprise spécifient la classe de voyage (affaires ou économique) et les catégories d’hôtel.

Gestion des dépenses et du budget voyage

Un autre aspect des voyages d’affaires relativement difficile à prévoir est la gestion des cartes de crédit et les dépenses à destination. Les responsable voyages et déplacements sont chargés de fixer des limites de dépenses acceptables pour les voyages afin de simplifier le suivi financier.

Mettre un plafond sur les cartes de crédit et les dépenses donne à l’entreprise plus de contrôle sur les frais liés aux voyages d’affaires. Cependant, un certain degré de liberté est nécessaire pour garantir la satisfaction des employés. Un responsable voyages et déplacements est donc chargé de trouver l’équilibre entre liberté et rentabilité. Comme le coût de la vie varie d’une destination à l’autre, les limites de dépenses doivent varier en conséquence.

Un écueil potentiel ici est qu’il est difficile d’évaluer le bon montant pour chaque voyage. Par conséquent, un responsable voyages et déplacements avec une expérience dans le secteur est souvent un choix sûr, en raison de ses connaissances et de ses ressources.

Analyse des données

Alors qu’une politique voyages d’entreprise vise à couvrir toutes les éventualités de déplacements professionnels d’une entreprise, il est important d’analyser les déplacements effectués. Un responsable voyages et déplacements doit rassembler les données de tous les voyages pour prendre des décisions éclairées concernant la politique de voyage à l’avenir.

Par exemple, si des employés réservent de manière récurrente des voyages dépassant le budget, cet aspect doit être abordé. Avec un ensemble de données fiable basé sur les voyages passés, un responsable voyages et déplacements peut identifier les problèmes et consulter les employés pour voir quels changements sont nécessaires.

Enfin, les données financières sont utiles lors de la définition des KPI et de l’analyse de la rentabilité des déplacements professionnels. Les responsables administratifs peuvent clairement comparer les dépenses aux gains apportés par chaque voyage, pour voir lesquels sont les plus bénéfiques.

Adoption des nouvelles technologies

La technologie liée aux voyages d’affaires évolue très rapidement et les responsable voyages et déplacements doivent s’y adapter. Les améliorations apportées aux outils de réservation rendent les processus plus rapides et plus efficaces pour l’ensemble de l’entreprise. Par exemple, avec une politique de voyage en place, les employés ont désormais la possibilité de réserver leur propre voyage tout en suivant les directives de la politique d’entreprise.

Un autre avantage des nouvelles technologies concerne les données liées aux voyages d’affaires. Des outils tels que TravelPerk stockent les données en un seul endroit afin qu’elles soient faciles à analyser. Un avantage secondaire du stockage intelligent des données est qu’il réduit le besoin de flux d’e-mails lors de l’organisation de voyages.

Par conséquent, suivre les nouvelles avancées technologiques donne aux employés plus d’autonomie et aux responsable voyages et déplacements plus de temps pour se concentrer sur d’autres activités.

Pourquoi un responsable voyages et déplacements est-il important ?

Les coûts liés aux déplacements professionnels représentent souvent la deuxième dépense en importance pour les entreprises, derrière les salaires et avantages sociaux des employés. Et même si la pandémie de COVID-19 a considérablement réduit les voyages d’affaires en 2020, le secteur se rattrape déjà à un rythme encourageant et devrait se rétablir complètement dans les années à venir. Ces deux points signifient que les déplacements continueront à jouer un rôle majeur dans les dépenses d’une entreprise. Par conséquent, il est intéressant que les voyages d’affaires soient gérés de manière professionnelle.

Questions associées

En quoi est-il différent d’utiliser un gestionnaire de voyages ?

L’utilisation d’un responsable voyages et déplacements ajoute un élément de contrôle important aux voyages d’affaires. Les déplacements non gérés peuvent entraîner un manque de coordination et donc des coûts accrus et inattendus lorsqu’il s’agit d’organiser des déplacements. Un responsable voyages et déplacements cherche constamment à améliorer l’expérience de voyage d’affaires pour les membres de l’équipe et est également lié par le devoir de diligence, assurant ainsi leur sécurité et leur bien-être.  

En quoi un responsable voyages et déplacements est-il différent d’une agence de voyages ?

Un responsable voyages et déplacements est responsable de l’organisation et de la stratégie en coulisses des voyages d’affaires d’une entreprise. Généralement interne, il recommande des lignes directrices, met en place des tarifs préférentiels et donne des recommandations aux employés.

D’autre part, une agence de voyages ne joue qu’un rôle de réservation des vols, de l’hébergement et d’autres aspects des voyages d’affaires. Avec l’émergence de nouvelles technologies comme TravelPerk, bon nombre de ces tâches peuvent être traitées et gérées par le responsable voyages et déplacements d’une manière parfaitement conforme à la politique de voyages de l’entreprise.