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Guía para el agente de viajes de empresa moderno

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¿Qué es un agente de viajes?

Un agente de viajes se encarga de todos los aspectos de los viajes de empresa. Ayuda a diseñar la política de viajes de la empresa, a realizar las gestiones de viaje, a organizar y controlar los gastos de viaje y a velar por el bienestar de los viajeros. Después de cada trayecto, el agente de viajes se ocupa de analizar los datos y utilizarlos para optimizar y mejorar los viajes futuros. Esta persona debe poseer una combinación adecuada de habilidades entre las que se incluyen excelentes habilidades de comunicación y organización, así como la capacidad de pensar de forma estratégica y entusiasta. 

En el pasado, las funciones del agente de viajes formaban parte de las tareas de un administrativo o de otra persona del departamento de recursos humanos que se encargaba de organizar viajes además de sus otras responsabilidades. Hoy en día, cada vez más empresas de diferentes envergaduras comprenden las ventajas de contratar a un agente de viajes de empresa dedicado exclusivamente a esta función. 

Responsabilidades del agente de viajes

Política de viajes de empresa

Una de las funciones principales del agente de viajes consiste en establecer una política de viajes de empresa. Para ello deben tenerse en cuenta todos los posibles costes de los viajes y establecer reglas y pautas que los empleados deben respetar al organizar sus viajes. La política debe contener información sobre los siguientes aspectos, relacionados con las prácticas de viaje de la empresa:

  • procedimiento de reserva y herramienta de reserva de viajes verificada;
  • coste permitido para la reserva (hoteles, vuelos, transporte terrestre);
  • excepciones o reglas especiales para ciudades o rutas más caras;
  • proveedores preferidos por la empresa;
  • proceso de aprobación para viajes que excedan los límites típicos;
  • proceso de reembolso;
  • gastos permitidos y no permitidos;
  • proceso informativo sobre el viaje;
  • compañía de seguros para el viaje;
  • procedimientos o proveedor en materia de protección.

Supervisión de planes y gestiones de viaje

En algunas empresas el agente de viajes tiene la responsabilidad de realizar todas las reservas principales de los viajes de los empleados; sin embargo, otras empresas lo dejan en manos de los propios empleados. Los dos aspectos más importantes son el transporte y el alojamiento, pero entre las responsabilidades también se incluyen los seguros de viaje y los traslados al aeropuerto, por ejemplo.

El establecimiento de una política de viajes de empresa permite a los agentes de viajes realizar reservas que se ajusten a ciertas pautas preestablecidas, con el fin de que los gerentes sepan que se están utilizando las mejores ofertas disponibles. Los agentes de viajes también incluyen detalles más específicos sobre el transporte y el alojamiento. Por ejemplo, la mayoría de las políticas de viajes de empresa especifican la clase de viaje (por ejemplo, «business» o turista) y las categorías de hotel.

Gestión de gastos y de presupuestos de viaje

Otro aspecto de los viajes de empresa que es relativamente difícil de predecir es la gestión de tarjetas de crédito y de los gastos en destino. Los agentes de viajes se encargan de establecer límites de gastos aceptables para simplificar el seguimiento financiero.

Poner un límite a los gastos y al uso de las tarjetas de crédito proporciona a la empresa un mayor control sobre los costes derivados de los viajes. Sin embargo, debe permitirse un cierto grado de libertad para mantener la satisfacción de los empleados. El agente de viajes debe lograr así un equilibrio entre libertad y rentabilidad. Ya que el coste de vida difiere según el destino, los límites de gasto deben variar en consecuencia.

Uno de los riesgos derivados es la dificultad a la hora de calcular la cantidad correcta para cada viaje. Por lo tanto, un agente de viajes con experiencia en el sector suele ser una buena opción, debido a los conocimientos y recursos que puede aportar.

Análisis de datos

Si bien las políticas de viajes de empresa tienen como objetivo anticiparse a todas las posibles eventualidades de los viajes, uno de los factores clave consiste en analizar los trayectos realizados. El agente de viajes debe recopilar datos de todos los viajes para poder tomar las decisiones más adecuadas sobre política de viajes en el futuro.

Por ejemplo, si se presentan casos recurrentes en los que los empleados hacen reservas que exceden el presupuesto, este aspecto debe abordarse. Si el agente de viajes cuenta con datos fiables basados en viajes anteriores, puede identificar problemas y consultar a los empleados para decidir qué cambios son necesarios.

Por último, los datos financieros son útiles a la hora de establecer indicadores de rendimiento (o KPI, por sus siglas en inglés) y analizar la rentabilidad de los viajes de empresa. De esta forma, los empleados con funciones administrativas pueden ver claramente los costes de cada viaje y sus ganancias derivadas, con el fin de identificar los más rentables.

Adopción de nuevas tecnologías

Las tecnologías relacionadas con los viajes de empresa avanzan muy rápidamente y los agentes de viajes deben estar siempre al día. Las mejoras en las herramientas de reserva hacen que los procesos sean más rápidos y eficientes en toda la empresa. Por ejemplo, con una política de viajes en vigor, los empleados tienen la opción de hacer sus propias reservas, siempre que sigan las pautas de la política.

Las nuevas tecnologías también aportan ventajas en lo que se refiere a la recopilación de datos sobre viajes de empresa. Algunas herramientas como TravelPerk almacenan los datos en una sola ubicación para facilitar su posterior análisis. Otra ventaja del almacenamiento inteligente de datos es que se reduce la cantidad de correos electrónicos necesarios para organizar un viaje.

Por lo tanto, si la empresa se mantiene al día con los avances tecnológicos, los empleados disfrutan de más autonomía y los agentes de viajes de más tiempo para dedicarse a otras tareas.

¿Por qué es importante el agente de viajes?

Los costes relacionados con los viajes a menudo representan el segundo gasto más importante para las empresas, después de los salarios y los beneficios de los empleados. Aunque la pandemia de COVID-19 redujo drásticamente los viajes de empresa en 2020, el sector se está recuperando a un ritmo alentador y se espera que se recupere por completo en los próximos años. Ambos aspectos implican que los viajes seguirán desempeñando un papel importante en los gastos de las empresas. Por tanto, es muy recomendable que los viajes de empresa se gestionen de forma profesional.

Cuestiones relacionadas

¿Cuál es la diferencia entre usar un agente de viajes y no usarlo?

El uso de un agente de viajes agrega un fuerte elemento de control a los viajes de empresa. Los viajes no gestionados pueden llevar a una falta de coordinación y, por tanto, a costes elevados e inesperados a la hora de organizar viajes. El agente de viajes se dedica a mejorar constantemente la experiencia de los viajes de negocios para los miembros del equipo y también está obligado a velar por su seguridad y bienestar.  

¿En qué se diferencia un agente de viajes de una agencia de viajes?

El agente de viajes es responsable de la organización y la estrategia entre bastidores de los viajes de empresa. Se encarga de recomendar pautas,  de obtener tarifas preferentes y de proporcionar consejo a los empleados; por lo general se trata de un puesto interno.

Sin embargo, las agencias de viajes solo se encargan de reservar los vuelos y el alojamiento y de organizar otros aspectos de los viajes de empresa. Con la aparición de nuevas tecnologías como TravelPerk, muchas de estas tareas pueden ser gestionadas por el agente de viajes de forma que se ajusten perfectamente a la política de viajes de la empresa.