Reisekostenmanagement: Leitfaden für Ihr Spesenmanagement 2024

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Kostenlose Vorlage für ein Formular zur Reisekostenabrechnung

Was ist ein Formular zur Reisekostenabrechnung?

Mit Formularen für die Reisekostenabrechnung können Unternehmen die Geschäftsausgaben der Mitarbeitenden erfassen und überwachen. In den Formularen werden alle Ausgaben aufgeführt, wie Mahlzeiten, Schulung, Reisen, Unterhaltung und sonstige Ausgaben, die die Mitarbeitenden aus eigener Tasche statt mit einer Firmenkreditkarte bezahlt haben. Formulare für die Reisekostenabrechnung hängen in der Regel mit der Reiserichtlinie des Unternehmens zusammen.

In einem Ausgabenbericht werden alle Kosten ausführlich aufgeschlüsselt. Mitarbeitende müssen außerdem die jeweiligen Belege beifügen. Darüber hinaus sind die Ausgaben nach Kategorien geordnet, sodass diese leicht ins Buchhaltungssystem des Unternehmens übertragen werden können.

Obwohl die Formulare für die Reisekostenabrechnung sich unterscheiden können, tragen alle Formulare in der Regel dazu bei, die wichtigsten Informationen zu den Geschäftsausgaben festzuhalten. Damit können Unternehmen:

  • Ermitteln, wie viel sie Mitarbeitenden, die Kosten aus eigener Tasche bezahlt haben, zurückerstatten müssen.
  • Geschäftsausgaben ausführlich dokumentieren, damit sie diese von der Steuer absetzen können.

Formulare für die Reisekostenabrechnung können mit einer Buchhaltungssoftware oder App, Microsoft Office-Vorlagen in Word oder Excel sowie PDF-Dateien oder anderen Programmen erstellt werden. Formulare für die Reisekostenabrechnung werden regelmäßig ausgefüllt, in der Regel einmal im Monat oder Quartal. Nach der Freigabe erhalten die Mitarbeitenden das Geld für die angefallenen Geschäftsausgaben zurückerstattet. Auf der Suche nach praktischen Beispielen? Werfen Sie einen Blick auf das  Ausgabenformular der Cambridge University. Dort werden die A

Welche Angaben sollte ein Formular für die Reisekostenabrechnung enthalten?

Formulare für die Reisekostenabrechnung sind oft auf die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens abgestimmt und entsprechen dessen Reiserichtlinie. Mitarbeitende müssen auf wichtige Informationen zugreifen können, wie zum Beispiel Kilometer- oder Tagegeld. Es ist wichtig, dass sie die Ausgabenlimits kennen und genau wissen, wie viel sie zurückerstattet bekommen können. Es gibt jedoch ein paar wichtige Informationen, die in jedem Formular enthalten sein sollten, um für eine organisierte Ausgabenverfolgung zu sorgen:

  • Angaben über die Mitarbeitenden (Abteilung, Position, Kontaktdaten etc.)
  • Datumsangaben und Währungsbeträge, die mit den Angaben auf den Belegen, die als Nachweis für diese Ausgabe eingereicht wurden, übereinstimmen
  • Eine kurze Beschreibung für jede Ausgabe
  • Über welches Konto innerhalb Ihres Unternehmens die Kosten abgerechnet werden

Die meisten Formulare für die Reisekostenabrechnung werden auch folgende Informationen enthalten:

  • Zwischensummen für jede Ausgabenart, was die Eingabe in das Buchhaltungssystem erleichtert
  • Der zu erstattende Betrag
  • Ein leeres Feld für Anmerkungen zur Ausgaben, die vielleicht nicht den vorgegebenen Kategorien entsprechen

Formulare für die Reisekostenabrechnung sind unerlässlich, um das Budget einzuhalten und sicherzustellen, dass die anfallenden Geschäftsausgaben dem Unternehmen einen Mehrwert bieten. Natürlich bringen sie auch mühsame Kleinarbeit mit sich. Daher ist es wichtig, dass das Ausfüllen des Formulars so einfach wie möglich ist, damit Ihre Mitarbeitenden diesen Vorgang als nicht ganz so lästig empfinden und akkurate Angaben machen. Dies wird auch den Vorteil haben, dass die Formulare rechtzeitig ausgefüllt und eingereicht werden. Verschaffen Sie sich von Zeit zu Zeit einen umfassenden Überblick über Ihre Formulare für die Reisekostenabrechnung. Ermitteln Sie, wie sie möglichst optimiert werden können, um auch die Verwaltung von Geschäftsreisekosten zu vereinfachen. Einige Beispiele zur Verbesserung sind:

  • Löschen Sie Felder, die sowieso niemand mehr nutzt. 
  • Geben Sie deutlich an, welche Felder erforderlich und welche optional sind (Sie könnten zum Beispiel nur für Bewirtungskosten ausführliche Erklärungen verlangen).
  • Erläutern Sie im Anhang alle Felder, die vielleicht nicht eindeutig sind (Geben Sie zum Beispiel genau an, was die Erklärung für Bewirtungskosten enthalten muss: anwesende Personen, Art der Bewirtung, Geschäftszweck etc.)

Unser ausführliches Formular für die Reisekostenabrechnung wurde speziell dafür konzipiert, dass Unternehmen die Reisekostenabrechnung so unkompliziert wie möglich gestalten können. Sie können das Formular hier herunterladen und es an Ihre Anforderungen an

Entdecken Sie unser Formular für die Reisekostenabrechnung

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