Guide complet sur les politiques de voyages d'entreprise

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La COVID-19 et votre politique de voyage d'affaires

La pandémie de COVID-19 a bouleversé notre façon de travailler. Elle nous a obligés à repenser le concept de bureau, à accorder une plus grande importance au bien-être des employés et à réduire considérablement le nombre de voyages d'affaires que nous effectuons. Aujourd'hui, lorsque les voyages sont effectués, les gestionnaires de voyages ont beaucoup plus à prendre en considération, des restrictions de voyage à la gestion efficace des risques pour les voyageurs d'affaires, et plus encore.

La Global Business Travel Association prévoit que les voyages d'affaires se rétabliront complètement d'ici 2025 et que les signes de reprise sont déjà encourageants. Cela dit, la pandémie de coronavirus a changé la nature de l'industrie du voyage d'affaires, du moins dans un avenir prévisible.

Compte tenu de tout cela, les gestionnaires de voyages d'affaires doivent revoir et réviser leurs politiques de voyages d'affaires et s'assurer que leur organisation et les membres de leur équipe peuvent reprendre leur voyage en toute sécurité.

Voyages d'affaires responsables pendant une pandémie

Alors que la pandémie continue d'affecter les voyages d'affaires, les entreprises doivent s'adapter à une situation en constante évolution afin d'assurer la sécurité et le bien-être des membres de leur personnel. Cela va au-delà du simple arrêt des déplacements non essentiels. Les gestionnaires de voyages sont liés par un devoir de diligence envers leurs voyageurs et cela est particulièrement pertinent dans la situation actuelle.

Les voyages doivent être planifiés à l'aide d'une approche analytique et les opinions et perceptions du voyageur sur la sécurité du voyage doivent être prioritaires. La planification à l'avance est le meilleur moyen d'atténuer les risques.

La gestion des risques est de la plus haute importance et c'est là que les solutions TravelCare et Duty of Care de TravelPerk peuvent être vitales pour toute entreprise. Celles-ci permettent aux gestionnaires de voyages de :

  • Rester facilement à jour et de communiquer les derniers conseils relatifs aux voyages, les restrictions, les annulations, le risque d'exposition, et d'autres informations vitales.
  • Suivre les employés tout au long de leurs déplacements et leur offrir une assistance et une gestion des interventions d'urgence 24 h/24 et 7 j/7.
  • Obtenir des aperçus et des rapports clairs sur chaque voyage pour une meilleure gestion des risques futurs et des contrôles de conformité.

Une politique de voyage à l'épreuve de la pandémie

La gravité de la situation et le fait qu'elle va probablement changer notre façon de voyager pendant un bon bout de temps (voir la section suivante) obligent les entreprises à adapter leur politiques de voyage d'entreprise pour tenir compte de cette nouvelle réalité et faire en sorte que toute la gestion des voyages se fasse en toute sécurité, de manière responsable et avec un devoir de diligence au cœur de tout.

Voici quelques éléments à garder à l'esprit pour rendre votre politique de voyage plus efficace contre la COVID-19 :

1. Suivez les bons conseils

Votre politique de voyage doit être basée sur les recommandations des autorités officielles, tant au niveau local qu'international. Parmi celles-ci, nous pouvons citer l'Occupational Safety & Health Authority (OSHA), les Centers for Disease Control and Prevention (CDC)et l'Organisation mondiale de la santé (OMS).

Ce sont les sources à consulter pour obtenir des informations sur comment voyager, où voyager et quand voyager. Si vous voyagez vers ou dans l'Union européenne, consultez le site Web de Re-Open EU pour savoir quels pays de l'UE sont des régions à risque plus ou moins élevé, qui nécessitent des tests COVID-19, des certificats de vaccination ou une quarantaine obligatoire à l'entrée et des informations sur toute autre mesure importante en place.

2. Dressez la liste des précautions à prendre pour voyager

Qu'il s'agisse de précautions ou d'obligations, il est important de souligner et d'insister sur l'importance pour les voyageurs d'affaires de prendre certaines mesures pour assurer leur propre sécurité et celle des autres lors de leurs déplacements. Par exemple, il peut s'agir de porter un masque facial, de se laver fréquemment les mains et d'utiliser un désinfectant pour les mains, et de pratiquer la distanciation sociale.

3. Procédures à suivre en cas d'infection au virus de la COVID-19

Si un employé obtient un résultat positif au test ou développe l'un des symptômes typiques de la COVID-19 pendant ou juste après son voyage, la politique doit indiquer les mesures nécessaires qu'il doit prendre conformément aux recommandations de santé publique. Ces recommandations comprennent normalement un isolement immédiat, une consultation médicale appropriée et de nouveaux tests COVID-19 si nécessaire. L'employé doit immédiatement en informer la personne de contact interne (par exemple, un responsable des RH), en particulier dans le cas où il pourrait y avoir un risque d'autres infections au sein de l'entreprise.

4. Toute modification apportée aux niveaux d'approbation du voyage

Chaque entreprise a ses propres couches d'approbation standard pour la réservation des voyages d'affaires. Cependant, pendant une pandémie, même si les voyages ont repris, il est important de revoir les flux d'approbation.

Lorsque vous envisagez de modifier les couches d'approbation, vous devez vous demander si vous avez besoin d'une couche supplémentaire à court ou moyen terme pour garantir le respect des meilleures pratiques de l'entreprise et des règles de la politique de voyage, et si vous devez adopter un processus de gestion des risques spécifique à la COVID-19 qui s'inscrit dans le processus d'approbation.

Comme les retards et les annulations sont monnaie courante en ce moment, vous pourriez également envisager de modifier votre politique de réservation anticipée. Alors qu'il est généralement moins cher de réserver un voyage à l'avance, prolonger la fenêtre de réservation peut aider à donner plus de flexibilité à vos voyageurs d'affaires.

5. Exigences relatives à la preuve de vaccination

Afin de limiter la propagation du virus et de se conformer aux exigences de certains pays, compagnies aériennes et hôtels, de nombreuses entreprises ont commencé à restreindre les voyages d'affaires des employés non vaccinés ou de ceux qui n'ont pas déclaré leur statut vaccinal.

Si vous décidez de mettre en place des directives similaires, elles doivent être exprimées clairement dans votre politique de voyages d'affaires afin d'éviter toute confusion ou déception.

6. Recours à d'autres options que le voyage en avion

Les aéroports et les avions sont des endroits bondés, et malgré les protocoles de nettoyage renforcés et les exigences relatives au port du masque, de nombreuses entreprises ont commencé à opter pour des solutions alternatives au voyage en avion.

Les moyens de transport terrestres, comme le train et la voiture, sont d'excellentes alternatives qui peuvent potentiellement limiter l'exposition des voyageurs d'affaires à la COVID-19.

Vous pourriez envisager de mettre en place de nouvelles lignes directrices en matière de transport pour les voyages de courte durée et, par conséquent, de nouvelles règles sur la durée des voyages, les politiques de location de voitures et le remboursement du kilométrage.

7. Directives relatives aux voyages d'affaires et aux événements

Là encore, pour limiter l'exposition des employés au virus, il faut aussi reconsidérer les nouvelles restrictions de vos politiques qui couvrent la participation à des événements. Que vous souhaitiez mettre en œuvre de nouvelles règles qui couvrent les vidéoconférences pour remplacer la présence physique, ou des directives qui couvrent les protocoles pour voyager uniquement à certains événements, celles-ci doivent être clairement énoncées dans votre politique de voyages d'affaires.

Lorsque vous envisagez d'ajouter des restrictions, réfléchissez aux questions suivantes pour vous aider à créer un cadre d'évaluation des risques :

  • Comment la participation au voyage d'affaires/à l'événement s'aligne-t-elle sur nos objectifs commerciaux ?
  • Le voyage/événement d'affaires est-il essentiel pour la formation de nouveaux employés ou le perfectionnement des employés existants ?
  • Existe-t-il des alternatives à l'événement en personne qui produiraient les mêmes résultats/buts ?

8. Lignes directrices relatives à l'extension des voyages à des fins de loisirs

Si vous avez actuellement des lignes directrices sur le bleisure en place, réfléchissez à la façon dont elles pourraient devoir être ajustées pendant la pandémie.

Votre objectif est d'assurer la sécurité des voyageurs d'affaires, ce qui peut impliquer de limiter la durée des voyages. Vous pouvez également encourager les voyages de bleisure pour encourager les employés à reprendre les voyages d'affaires.

9. Règles concernant les partenaires de voyage

Lorsque les employés choisissent de prendre un voyage de bleisure, il n'est pas rare qu'ils veuillent emmener un partenaire ou un ami avec eux.

Réfléchissez à l'opportunité d'adapter les règles relatives aux partenaires de voyage afin d'assurer la sécurité de vos voyageurs et de toute personne avec laquelle ils pourraient interagir pendant le voyage. Par exemple, si vous pouvez adapter votre politique afin de restreindre l'accès des personnes non vaccinées aux voyages d'affaires, vous n'avez pas le même contrôle sur les partenaires que les employés pourraient vouloir amener avec eux en voyage.

10. Exigences en matière de tests et/ou de quarantaine à l'arrivée et/ou au départ

Les tests avant le départ et après l'arrivée sont obligatoires dans de nombreux pays, tout comme les exigences de quarantaine.

Si vous demandez à vos employés de voyager pour des raisons professionnelles, vous devrez établir des directives qui couvrent les tests COVID-19 et les règles de quarantaine. Par exemple, soyez clair sur les directives de remboursement qui couvrent les coûts des tests, et prévoyez également un protocole qui couvre les droits des employés s'ils tombent malades ou doivent rester en quarantaine après un voyage d'affaires.

11. Procédures d'annulation

De nos jours, il existe de nombreuses raisons pour lesquelles les voyages d'affaires doivent être annulés, que ce soit à l'avance ou à court terme.

Que votre employé soit testé positif au COVID-19, qu'il y ait une augmentation des cas à la destination du voyage ou qu'un vol soit annulé, vous devrez tenir compte des procédures d'annulation dans votre politique de voyage d'affaires après la COVID.
Pour éviter que les coûts ne grimpent, envisagez de mettre en œuvre FlexiPerk, notre solution flexible qui offre un remboursement d'au moins 80 % des vols, hôtels, trains ou voitures réservés lorsqu'ils sont annulés jusqu'à deux heures avant que les employés ne soient censés voyager.

Voyage d'affaires post-pandémie

Juste parce que les cas de COVID-19 continuent de baisser dans certains pays et que le déploiement de la vaccination est en cours, cela ne signifie pas que les voyages d'affaires vont forcément redevenir ce qu'ils étaient avant la COVID.

Un groupe de 25 professionnels chevronnés des secteurs des technologies du voyage et de la mobilité a fait un certain nombre de prévisions intéressantes sur l'avenir des voyages d'affaires post-COVID. Ces prévisions comprenaient :

  • L'importance de l'information, du suivi et de la communication en temps réel entre les voyageurs d'affaires et leurs entreprises.
  • Le télétravail et le travail hybride vont probablement perdurer, ce qui signifie que cela affectera notre façon de voyager. Les voyageurs d'affaires ne voyageront pas forcément moins, mais leurs voyages devront être mieux organisés pour intégrer des itinéraires professionnels et personnels plus importants. Mais que cela vous plaise ou non, la vidéoconférence est sans doute bien partie pour rester !
  • Le bien-être des employés s'est vu accorder une plus grande priorité. L'accent mis sur le devoir de diligence du gestionnaire de voyages est aujourd'hui plus important que jamais. L'importance de l'hygiène s'est également imposée dans ce devoir de diligence.
  • En plus du bien-être, on met davantage l'accent sur la satisfaction des voyageurs.