Guía sobre políticas de viajes

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Los beneficios de una política de viaje flexible

Los gestores de viajes y los gerentes financieros saben lo complicado que resulta gestionar un programa de viajes de negocios nacionales o internacionales. Para que tus empleados viajen seguros y reserven opciones rentables con arreglo al presupuesto, lo lógico es contar con una política organizada para regular cómo viajan. 

Si tu actual política de viajes de negocios no es eficaz, te preguntarás qué es lo que está fallando exactamente.

¿Por qué los viajeros siguen reservando viajes de negocios que incumplen la política? Es posible que ignoren las reglas, o quizá el proceso no funciona como debería. ¿Cómo puedes simplificar la política para mejorar su cumplimiento? 

Si crees que a tu política actual le vendrían bien algunas mejoras, piensa en adoptar una política de viaje flexible. Si añades cierto «margen de maniobra» a las reglas, los viajeros disfrutarán de las mejores ofertas y tu política se adaptará a las necesidades de tu organización.

Sigue leyendo para averiguar qué son las políticas de viaje flexibles y cómo adoptarlas para que sean eficaces para tu empresa. 

Políticas de viaje estrictas y políticas de viaje flexibles. ¿En qué se diferencian?

Si la política de viaje de tu empresa es estricta, los viajeros deben cumplir rigurosamente determinados requisitos a la hora de reservar sus viajes. 

Por ejemplo, quizá exista un presupuesto máximo inamovible para vuelos nacionales e internacionales, o para la reserva de alojamiento, además de reglas fijas sobre el tipo de transporte que se ha de usar o sobre los gastos reembolsables. También puede haber reglas sobre billetes y vuelos flexibles, tarifas de primera clase frente a las de clase turista, políticas de cancelación o el uso de aerolíneas específicas (United Airlines, Alaska Airlines, Jetblue, Southwest Airlines, American Airlines, Delta Airlines, etc.). Además, puede haber reglas sobre el seguro de viaje o los billetes de ida y vuelta. Las organizaciones que necesitan mantener un control riguroso de los costes suelen optar por una política de viaje estricta.

Por otro lado, una política de viaje flexible proporciona más autonomía a la hora de reservar los viajes de negocios. Los viajeros tienen la posibilidad de elegir sus aerolíneas u hoteles preferidos, y cuentan con más flexibilidad en cuanto a los costes del viaje dependiendo de la temporada, las distintas tarifas según las fechas de los futuros viajes y otros factores. 

¿Por qué las empresas están adoptando políticas de viaje flexibles?

La pandemia de la COVID-19 sirvió para que muchas personas y empresas se dieran cuenta del valor de la flexibilidad en los viajes, ya que se puso de manifiesto la velocidad a la que pueden cambiar las condiciones del sector y los planes de viaje debido a circunstancias externas. En general, la flexibilidad permite a los viajeros pensar rápido y tomar la mejor decisión posible basándose en las circunstancias del momento.

Aunque la inflación de los precios de los viajes se está estabilizando en el segundo trimestre de 2023, según los datos de TravelPerk, los costes siguen fluctuando con el paso del tiempo. Las circunstancias imprevistas pueden alterar los precios y la disponibilidad, y eso dificulta o imposibilita cumplir con una política de viaje fija. 
Por ejemplo, si una política de viaje solo permite reservar billetes de avión con una aerolínea determinada, dicha aerolínea puede subir los precios súbitamente o cancelar todos los vuelos de un día en concreto, mientras que puede haber disponibles vuelos con facturación de última hora en otras aerolíneas. Por lo tanto, los viajeros no podrían llegar a tiempo a su destino y respetar el presupuesto sin incumplir la política. 

¿Todavía tienes dudas de si las políticas de viaje flexibles te beneficiarán?

Tres ventajas fundamentales de adoptar una política de viaje flexible

Empodera a los empleados y aumenta su satisfacción

Las políticas flexibles ofrecen a los empleados más libertad para elegir las opciones de viaje que quieren. Como cada uno puede tener sus preferencias, una política flexible les permite seleccionar los hoteles, billetes de tren, tarifas de vuelo y billetes de avión más adecuados para ellos. La autonomía y la libre elección son importantes en relación con el compromiso de los empleados, y un 80 % de los empleados con autonomía se comprometen con su trabajo, según los datos de Effectory.

Las políticas de viaje influyen de manera importante en la satisfacción de los empleados. En Norteamérica, un 79 % de los viajeros afirma que sus experiencias en los viajes de negocios influyen en su satisfacción laboral general, mientras que un 83 % de los viajeros europeos opina lo mismo. 

Permite que los viajeros elijan las mejores opciones de reserva

Con una política de viaje flexible, los viajeros pueden elegir las mejores opciones según los datos de viaje en tiempo real. Esto tiene su importancia, ya que los precios de los viajes fluctúan con el tiempo en función de la temporada y la fecha de salida. Por ejemplo, un límite de precio sensato para el invierno podría no tener ningún sentido en verano, cuando los precios suben.

Las políticas de viaje dinámicas y automatizadas se adaptan a las condiciones del mercado en cada momento. De este modo, los viajeros optarán por tarifas razonables, pero teniendo en cuenta las fluctuaciones de los precios.

Crea una política que se pueda mejorar y perfeccionar fácilmente 

Si conoces el método Lean Startup, conocerás también el ciclo de experimentación y repetición de un producto con el fin de mejorarlo. Este mismo método se puede aplicar a cualquier problema o proceso empresarial, incluyendo las políticas de reserva de viajes.

Para crear la mejor política posible, analiza qué funciona y realiza ajustes con el tiempo para mejorar el cumplimiento. También ayuda disponer de los datos previos. Así podrás entender las tendencias y fluctuaciones de los precios de los viajes.

¿Todo listo para ponerte a elaborar tu política?

Cómo TravelPerk te ayuda a establecer políticas de viaje dinámicas fácilmente

TravelPerk es una solución tecnológica integral para la reserva de viajes de negocios, y cuenta con una interfaz moderna y un flujo de trabajo fácil de usar. Las empresas la utilizan para conseguir las mejores tarifas de hotel y descuentos en viajes de negocios para ahorrar costes, cumplir con las obligaciones del deber de asistencia, gestionar la sostenibilidad y la compensación de la huella de carbono, simplificar la gestión del gasto, realizar reservas flexibles con facilidad, cancelar o reorganizar una reserva con un mínimo coste y más.

Los clientes de TravelPerk también pueden usar la plataforma para crear políticas de viaje y flujos de trabajo automatizados. Los viajeros efectúan las reservas por su cuenta y respetan el presupuesto evitando la microgestión, puesto que las políticas están integradas en la plataforma cuando realizan la reserva. De este modo, el cumplimiento de la política supera el 90 % y se realizan menos reservas que la incumplen. 

¿Quieres saber cómo TravelPerk puede mejorar el cumplimiento de la política?

Echa un vistazo a estas cinco formas de ayudar a los viajeros a cumplir la política de la empresa.

Para su tranquilidad, los gestores pueden aprobar las reservas de los viajeros manual o automáticamente. Los gestores de viajes pueden establecer una política y un flujo de trabajo en la plataforma, y actualizarlos tantas veces como haga falta. Incluso pueden añadir varias políticas si es necesario.

Y lo mejor de todo es que, con TravelPerk, las políticas de viaje no tienen por qué ser fijas: pueden ser dinámicas y flexibles. Con la función de presupuestos dinámicos, los administradores pueden establecer políticas que varíen automáticamente en función de los costes de cada temporada, las tarifas de los proveedores y los costes variables de los servicios.

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Los gestores pueden fijar topes porcentuales para los vuelos y los hoteles basándose en los precios más baratos o medios disponibles. Solo tienen que introducir el porcentaje en la página de la política de viaje del software. Si también establecen un presupuesto máximo, los viajeros no podrán superarlo. Los precios que estén por encima del máximo se marcan para indicar que no cumplen la política, incluso aunque estén dentro del rango del presupuesto dinámico.

Para obtener más información sobre TravelPerk y la creación de políticas de viaje, solicita una demostración.

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