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La guía de descuentos para viajes de empresa

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Cómo conseguir descuentos en viajes corporativos

Si no se gestionan bien, los viajes de empresa pueden consumir una parte importante del presupuesto de una organización. Y aunque muchas empresas han adoptado el trabajo remoto, a menudo es necesario enviar a ciertos miembros del equipo a otros países para asistir a reuniones o conferencias. En esta guía le mostraremos cómo puede beneficiarse de descuentos en viajes corporativos con herramientas adecuadas que le permitirán ahorrar tiempo y dinero, entre otras ventajas. 

Tarifas de viajes corporativos

En primer lugar, es importante comprender que muchos proveedores de servicios de viaje, como hoteles, agencias de alquiler de vehículos y aerolíneas, valoran mucho las relaciones que establecen con las empresas. Son conscientes de que los viajes corporativos son una gran industria y que la fidelidad es un valor a cultivar.

Las tarifas corporativas son tarifas especiales que los proveedores de servicios de viaje ofrecen a las empresas. Estas tarifas pueden ser fijas o negociarse directamente. 

Los descuentos para viajes corporativos asumen diferentes formas:

  • tarifas corporativas en hoteles;
  • tarifas aéreas corporativas (similares a las de viajeros frecuentes);
  • alquiler de coches corporativos; 
  • cuentas corporativas para viajes compartidos. 

Al inscribir a su empresa en programas de descuentos para viajes corporativos, obtendrá gran cantidad de beneficios.

  1. Ahorro en costes: sobra decir que beneficiarse de las tarifas corporativas puede ahorrarle bastante dinero a su empresa. Un buen programa también le permitirá controlar sus gastos.
  2. Comodidad: los programas de descuento para viajes corporativos pueden eliminar muchos de los dolores de cabeza relacionados con la organización y planificación de viajes de empresa, gracias a herramientas que facilitan la reserva y el seguimiento. 
  3. Control: los programas de viajes corporativos ofrecen más que ahorros. Estos programas pueden ayudarle a mantener su política de viajes, ya que permiten un mayor control y transparencia en materia de gastos.
  4. Beneficios para sus empleados: incluso cuando viajen por motivos personales, sus empleados podrán disfrutar de algunos de los mismos descuentos y ventajas. 

8 consejos para obtener descuentos en viajes corporativos para pequeñas empresas

En el pasado, solo las grandes empresas disfrutaban de los beneficios de los programas de viajes corporativos, ya que los proveedores de servicios de viajes se centraban en organizaciones con grandes presupuestos y poder adquisitivo. Por fortuna, el panorama ha cambiado y las pequeñas empresas cuentan con abundantes opciones para obtener descuentos en viajes corporativos. 

A continuación, le presentamos ocho formas en las que su empresa puede beneficiarse de descuentos en viajes corporativos.

1. Estudie las opciones

Puede parecer un consejo obvio, pero es importante dedicar tiempo a comparar los precios de cualquier reserva que necesite realizar. Es posible que le sorprenda la gran variedad de precios entre diferentes proveedores de servicios. 

2. Negocie

No todos los proveedores de servicios anuncian abiertamente sus descuentos para viajes corporativos. No tenga miedo de solicitar tarifas preferentes. Si le dicen que no o si obtiene una tarifa más alta de lo esperado, ¡negocie! 

3. Utilice tarjetas de crédito de empresa

También conocidas como tarjetas de crédito para viajes de empresa, muchos bancos y proveedores de tarjetas de crédito ofrecen productos que favorecen los viajes corporativos a través de una serie de diferentes ventajas. Si se registra y utiliza una tarjeta de crédito para viajes de empresa, es probable que obtenga los siguientes beneficios: 

  • tarifas más económicas al reservar vuelos, hoteles, transporte y otros;
  • un programa de fidelización basado en puntos para servicios específicos; 
  • acceso a salas VIP o «business» en los aeropuertos;
  • ocasionalmente, estancias en hotel gratuitas.

Un factor que debe tener en cuenta es que el proveedor de su tarjeta de crédito probablemente le cobrará una tarifa anual por estas tarjetas, pero es probable que recupere ese dinero en ahorros con bastante rapidez. 

4. Regístrese en programas de fidelización y programas de recompensas

Si usa con frecuencia los servicios de una determinada aerolínea, cadena de hoteles o agencia de alquiler de automóviles, compruebe si ofrece algún programa de fidelización en el que pueda inscribirse. De esa manera, cuanto más utilice sus servicios, mejores serán las recompensas y los descuentos que le ofrezcan.

Existen muchos beneficios importantes asociados con los programas de fidelización, a saber:

  • descuentos en mejoras para viajes aéreos;
  • menores límites de facturación de equipaje;
  • salidas tardías de habitaciones del hotel y beneficios adicionales;
  • entrega gratuita de coches de alquiler en el aeropuerto;
  • días gratuitos de alquiler de coches.

Incluso si ya está inscrito en programas de fidelización, compare siempre los precios antes de hacer su reserva. En ocasiones, las tarifas de la competencia pueden resultarle más económicas. 

5. Viajar entre semana

Viajar de lunes a jueves suele ser más barato, ya que durante estos días se realizan menos viajes por motivos de ocio. Esto significa que los hoteles tienen más habitaciones disponibles y las aerolíneas ofrecen más asientos.

6. Presupuestación y seguimiento de gastos

Establezca presupuestos y dietas diarias en aspectos como las comidas y los desplazamientos al centro de la ciudad para mantenerse al tanto de los costes de viaje de su empresa. Existen diversas herramientas de seguimiento de gastos que puede utilizar para controlar todos sus costes. 

7. Un paquete completo de gestión de viajes

TravelPerk le ofrece una solución integral de gestión de viajes para que pueda planificar, reservar y gestionar viajes de empresa de principio a fin. Esto significa que puede reservar vuelos, alojamiento, trenes y vehículos de alquiler desde una sola plataforma.

El software de gestión de viajes de TravelPerk también le brinda acceso a funciones como políticas de viaje, facturas individuales y de equipo, integraciones e informes de gasto. 

8. Recuperación del IVA

TravelPerk también ofrece un servicio de recuperación de IVA que facilitar la tarea de reclamar sus devoluciones de IVA en vuelos, hoteles, automóviles y viajes de tren. Esto le ayudará a ahorrar hasta un 20 % en gastos de viajes de empresa.