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La guía de descuentos para viajes de empresa

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Cómo obtener descuentos y tarifas corporativas de hotel

Los costes de alojamiento suelen consumir una parte importante de los gastos en viajes de empresa. En esta sección, le mostraremos cómo puede reducir costes y beneficiarse de algunos de los mejores descuentos corporativos en hoteles. 

Al igual que otros proveedores de servicios de viajes, los hoteles ofrecen tarifas y descuentos corporativos a sus clientes empresariales. Estos descuentos suelen empezar con un 10 %, pero puede obtener fácilmente mejores condiciones si se preocupa de comparar ofertas y negociar un poco los precios. 

A los hoteles les conviene ofrecer a los viajeros de empresa tarifas más atractivas, a cambio de su lealtad y la garantía de un alto volumen de negocios. 

Cómo funcionan las tarifas corporativas de los hoteles

Las tarifas corporativas de los hoteles suelen negociarse de antemano entre el hotel o cadena hotelera y la empresa, por lo general a través del agente de viajes de la organización. Una vez que haya negociado una tarifa especial para su empresa, podrá empezar a disfrutar de los beneficios a través de un código corporativo.

Cuando realice reservas a través del sitio web del hotel, podrá insertar su código corporativo en el cuadro para cupones o códigos de descuento al realizar su reserva. Es posible que los viajeros de empresa tengan que presentar algún tipo de tarjeta empresarial o identificación durante el registro en el hotel para demostrar que tienen derecho a los descuentos corporativos que ofrecen. 

Las tarifas pueden aplicarse de la misma manera durante todo el año o solo durante días hábiles o fuera de temporada alta. Todo depende de lo que se haya negociado entre la empresa y el hotel. 

En algunos casos, los empleados también pueden disfrutar de estos descuentos y beneficios cuando viajan por motivos personales. 

Además de ahorrar dinero en viajes de empresa, contar con buenas tarifas corporativas también le permite estar al tanto de sus gastos y ajustarse a su política de viajes. Con frecuencia, las tarifas corporativas de los hoteles pueden incluir beneficios adicionales como condiciones de cancelación más flexibles y puntos de fidelización que pueden canjearse por noches gratis u otros complementos. 

Cómo conseguir excelentes tarifas corporativas en hoteles

Si su empresa es de gran tamaño, la tarea de encontrar las mejores tarifas corporativas en hoteles recaerá normalmente en el agente de viajes, ya que esta persona comprende a la perfección las necesidades de viaje de la empresa y su presupuesto. Tiene una idea clara de su poder adquisitivo y esta es su principal apuesta. 

A continuación le ofrecemos otros consejos para obtener las mejores tarifas de hotel.

  • Puede optar por trabajar directamente con una agencia de viajes con acceso a las mejores tarifas corporativas de los hoteles. Aunque estos servicios pueden tener su coste, podría acabar por ahorrar bastante dinero. 
  • Si tiene en mente un hotel o una cadena de hoteles en concreto que pueda satisfacer todas sus necesidades de viajes de empresa presentes y futuros, puede optar por consolidar todas sus reservas de hotel con ellos. Este nivel de exclusividad puede brindarle fantásticos beneficios y tarifas. 
  • Puede firmar un contrato por un número fijo de noches. Esta estrategia requiere una comprensión muy clara de sus necesidades de viaje. Puede negociar un número fijo de noches al año en las que va necesitar habitaciones de hotel. 
  • Busque tarifas de última hora. Lo último que quiere un hotel son habitaciones vacías, así que si está dispuesto a correr el riesgo, reservar el alojamiento muy cerca de la fecha de llegada podría resultar muy económico. 

Tarifas corporativas de hoteles para pequeñas empresas

Los descuentos empresariales en hoteles no son solo para grandes empresas. Las pequeñas empresas e incluso los emprendedores pueden disfrutar de excelentes tarifas y beneficios. Los estudios demuestran que las pequeñas empresas tienden a gastar aproximadamente un 19,7 % más en sus viajes que las empresas grandes. Como pequeña empresa, obtener las mejores tarifas puede reducir este porcentaje de forma drástica.

Si bien es posible que las pequeñas empresas no tengan los mismos volúmenes y, por lo tanto, el mismo poder de negociación que otras empresas más grandes, hay varias formas en las que pueden obtener excelentes tarifas corporativas en hoteles.

1. Utilice una plataforma de gestión de viajes

Como mencionamos anteriormente, las plataformas de gestión de viajes colaboran con amplias redes de proveedores, lo cual les suele dar acceso a excelentes tarifas. 

2. Compare precios

Tómese su tiempo para ver las ofertas que hay en el mercado. Hable con varios hoteles o cadenas que se adapten a sus necesidades y compare las tarifas u ofertas que le ofrecen directamente. No tenga miedo a pedirles que igualen la mejor oferta que ha recibido hasta el momento.

3. Descuentos para estancias prolongadas

Si necesita alojamiento durante 5 noches o más, puede solicitar lo que se conoce como un descuento por estancia prolongada. Es posible que este descuento no se anuncie públicamente en los sitios web de los hoteles, pero solicitarlo es una práctica muy común. 

4. Opte por tarifas no reembolsables si es posible

Si la flexibilidad de cancelación no es de vital importancia para usted, algunos hoteles ofrecen importantes descuentos al pagar por adelantado con una tarifa no reembolsable. En algunos casos, los hoteles ofrecen descuentos de hasta el 25 %. 

5. Tarjetas de crédito corporativas y programas de fidelización

Muchos proveedores de tarjetas de crédito ofrecen tarjetas de crédito corporativas o empresariales. El uso de estas tarjetas al pagar estancias de hotel puede brindarle descuentos exclusivos para su empresa, noches gratuitas o incluso otros complementos como comidas adicionales. Por lo general, las tarjetas de crédito corporativas tienen su coste, pero pueden resultar rentables si se utilizan con suficiente frecuencia.

Además algunos hoteles tienen sus propios programas de fidelización que premian a los viajeros frecuentes con recompensas, descuentos en tarifas y estancias gratuitas.

6. Utilice los códigos corporativos de sus clientes

Si viaja para reunirse con uno de sus propios clientes, es posible que este cuente con sus propios códigos corporativos o descuentos de hotel ya negociados en un lugar cercano. Hable con su cliente antes de hacer la reserva y compruebe si puede utilizar su código corporativo. 

7. Negocie sus propias tarifas corporativas de hotel

También puede optar por arremangarse y negociar tarifas corporativas para su pequeña empresa. Estos son algunos consejos para empezar:

  • En primer lugar, solicite hablar con el gerente o el director de reservas del hotel.
  • Destaque los beneficios de una posible relación entre su empresa y el hotel. Describa la frecuencia y el volumen de negocios que puede ofrecerles.
  • No pierda de vista los costes ocultos asociados con las tarifas que negocie. Revise con mucha atención los términos y condiciones y esté atento a los recargos o impuestos adicionales para evitar sorpresas desagradables cuando llegue su primera factura.
  • Por último, establezca una comunicación abierta y amistosa con la persona de contacto en el hotel. Si consigue una buena relación de trabajo con el hotel, es más probable que hagan un esfuerzo adicional por usted en caso de que lo necesite.

Cómo puede ayudarle TravelPerk a obtener las mejores tarifas corporativas de hotel

El uso de TravelPerk en su gestión de viajes le proporcionará acceso a tarifas exclusivas difíciles de superar. Hemos negociado las tarifas corporativas de hotel más competitivas para nuestros clientes con algunas de las principales cadenas hoteleras de todo el mundo. Los sitios web de reserva para consumidores no pueden ofrecerle estas tarifas. Están diseñadas solo para empresas.

También le ofrecemos la opción de añadir directamente las tarifas corporativas que haya negociado con sus propios hoteles de elección en su cuenta de TravelPerk. 

Por último, TravelPerk le ofrece además un servicio de recuperación de IVA que facilita enormemente las devoluciones de IVA derivadas de los gastos de hotel y le ayudará a ahorrar hasta un 20 % en los gastos de viajes de empresa.