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Comment bénéficier de remises sur les voyages d’affaires

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S’ils ne sont pas bien gérés, les voyages d’affaires peuvent consommer une part importante du budget d’une organisation. Même si de nombreuses entreprises ont adopté le travail à distance, pouvoir envoyer les membres de votre équipe à l’étranger pour des réunions ou des conférences est souvent nécessaire.  Dans ce guide, vous verrez comment, avec les bons outils, vous pouvez bénéficier de remises sur les voyages d’affaires pour économiser du temps, de l’argent et plus encore. 

Tarifs spéciaux d’entreprise

Tout d’abord, il est important de comprendre que de nombreux prestataires de services de voyage comme les hôtels, les agences de location de voitures et les compagnies aériennes accordent une grande importance au développement de relations avec les entreprises. Ils comprennent que les voyages d’affaires sont une grande industrie et que la fidélité paie.

Les tarifs corporatifs sont des tarifs spéciaux offerts aux entreprises par les prestataires de services de voyage. Ces tarifs sont soit fixes, soit négociables directement. 

Les remises sur les voyages d’affaires se présentent sous différentes formes :

  • Tarifs d’entreprise pour les hôtels
  • Tarifs d’entreprise pour les vols (programmes grand voyageur)
  • Tarifs d’entreprise pour les locations de voiture 
  • Comptes d’entreprise pour le covoiturage 

En inscrivant votre entreprise à des programmes de réduction sur les voyages d’affaires, vous bénéficiez de :

  • Économies de coûts : inutile de le répéter, bénéficier des tarifs d’entreprise peut faire économiser beaucoup d’argent à votre entreprise. Un bon programme vous donnera également la possibilité de surveiller vos dépenses.
  • Confort : les programmes de remise sur les voyages d’affaires peuvent vous faciliter la tâche lors de l’organisation et de la planification des voyages, en vous offrant des outils qui facilitent la réservation et le suivi.  
  • Contrôle : les programmes de voyages d’affaires offrent plus que de simples économies. Ces programmes peuvent vous aider à maintenir votre politique de voyage car vous avez plus de contrôle et de transparence sur vos dépenses.
  • Avantages pour vos employés : même lorsqu’ils voyagent pour des raisons personnelles, vos employés peuvent profiter des mêmes tarifs et avantages réduits.  

8 conseils pour obtenir des réductions sur les voyages d’affaires pour les petites entreprises

Dans le passé, seules les grandes entreprises bénéficiaient des avantages des programmes de voyages d’affaires, car les prestataires de services de voyages se concentraient sur les organisations disposant de budgets et d’un pouvoir d’achat importants. Heureusement, ce n’est plus le cas et les possibilités pour les petites entreprises de profiter de remises sur les voyages d’affaires sont nombreuses. 

Voici neuf façons dont votre entreprise peut bénéficier de remises sur les voyages d’affaires :

1. Faites des recherches

C’est un premier point qui peut sembler évident : prévoyez du temps pour comparer les prix de tout ce que vous devez réserver. Vous serez surpris de voir à quel point les prix peuvent varier d’un fournisseur de services à l’autre. 

2. Négociez

Tous les fournisseurs de services n’annoncent pas ouvertement leurs remises sur les voyages d’affaires. N’hésitez pas à demander des tarifs préférentiels. Si vous obtenez un refus, ou un tarif plus élevé que prévu, négociez ! 

3. Utilisez des cartes de crédit d’entreprise

De nombreuses banques et fournisseurs de cartes de crédit proposent des produits qui favorisent les voyages d’affaires grâce à un certain nombre d’avantages différents. Il s’agit de cartes de crédit pour voyages d’affaires. En vous inscrivant et en utilisant une carte de crédit pour voyages d’affaires, vous obtiendrez probablement : 

  • Des tarifs moins chers lors de la réservation de vols, d’hôtels, de transports et plus encore
  • Un programme de fidélité à points pour obtenir des services spécifiques 
  • Un accès aux salons VIP ou lounges dans les aéroports
  • Des séjours à l’hôtel gratuits occasionnels

Gardez à l’esprit que votre fournisseur de carte de crédit vous facturera probablement des frais annuels pour ces cartes, mais vous économiserez probablement cet argent assez rapidement. 

4. Inscrivez-vous à des programmes de fidélité et à des programmes de récompense

Si vous utilisez fréquemment une compagnie aérienne, une chaîne hôtelière ou une agence de location de voitures en particulier, renseignez-vous pour savoir si elle propose des programmes de fidélité auxquels vous pouvez vous inscrire. De cette façon, plus vous utilisez leurs services, meilleurs sont les taux de récompenses et les remises que vous obtenez.

Les programmes de fidélité présentent de nombreux avantages, notamment :

  • Des surclassements à prix réduit pour les voyages en avion
  • La possibilité d’enregistrer des bagages supplémentaires
  • Des départs tardifs des chambres d’hôtel et des avantages supplémentaires
  • La livraison gratuite à l’aéroport de votre voiture de location
  • L’ajout de jours gratuits à votre location de voiture

Même si vous êtes inscrit à des programmes de fidélité, faites toujours le tour des différentes options avant de réserver. Les tarifs des concurrents peuvent parfois être moins chers pour vous. 

5. Voyagez pendant la semaine

Voyager entre le lundi et le jeudi est normalement moins cher, car moins de personnes voyagent à des fins de loisirs ces jours-là. Cela signifie que les hôtels ont plus de chambres et les compagnies aériennes plus de sièges à remplir.

6. Budgétisez et suivez vos dépenses

Établissez des budgets de dépenses quotidiens pour certains éléments comme l’alimentation et les déplacements au sein des villes, afin de vous aider à maîtriser les frais de déplacement de votre entreprise. Il existe différents outils de suivi des dépenses que vous pouvez également utiliser pour suivre toutes vos dépenses. 

7. Un package complet de gestion des voyages

Chez TravelPerk, nous proposons une solution complète de gestion des voyages qui vous permet de planifier, réserver et gérer les voyages d’affaires du début à la fin. Cela signifie que vous pouvez réserver des vols, des hébergements, des billets de trains et des locations de voitures sur une seule plateforme.

Le logiciel de gestion des voyages de TravelPerk vous donne également accès à des fonctionnalités telles que les politiques de voyage, les factures individuelles et d’équipe, les intégrations et les rapports de dépenses.  

8. Récupération de la TVA

TravelPerk propose également un service de récupération de TVA qui permet à votre entreprise de réclamer beaucoup plus facilement vos remboursements de TVA sur les vols, les hôtels, les voitures et les trajets en train. Cela vous permettra d’économiser jusqu’à 20 % sur les frais de déplacement professionnel.