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Asegurarse de que los empleados no excedan el presupuesto de viajes de negocios y se ciñan a la política es un gran reto para muchas empresas. Por regla general, los viajes de negocios representan gran parte del presupuesto de tu empresa; de ahí que sea esencial mantener esta cuestión bajo control.
En este artículo te explicamos cómo TravelPerk simplifica
el cumplimiento de la política de viajes
en toda tu organización. Desde tener a Claire del equipo financiero contenta con políticas flexibles y procesos de aprobación automatizados llevados a cabo a través de una plataforma hasta lograr que los viajeros se sientan complacidos al darles más autonomía para reservar sus propios viajes y realizar elecciones mejor fundamentadas que, de hecho, se ajusten al presupuesto.5 formas en que TravelPerk te ayudará a mejorar el cumplimiento de la política de viajes
Mejor conocimiento de la política de viajes
Lo primero es lo primero: dar a conocer la política de viajes es fundamental. Si tu equipo ni siquiera ha leído la política de viajes, ¿cómo la van ha cumplir? Si has dedicado tiempo a
crear una política de viajes de negocios sólida
, debes asegurarte de que los empleados la conocen. Parece obvio, ¿no?Pero muchas empresas tienen sus políticas escondidas en una unidad compartida o en una intranet de la empresa, con lo cual es fácil olvidarse de ellas y los empleados no pueden acceder a la información importante cuando la necesitan.
Con TravelPerk, los empleados que tengan que viajar ya no podrán decir que no conocen las políticas. Hacemos que la concienciación y el cumplimiento sean realmente simples al permitirte incorporar tu política de viajes corporativa en nuestra herramienta de reservas. Así los empleados ya no necesitarán revisar documentos larguísimos relativos a las políticas ni tendrán que buscar desesperadamente una política de viajes que está oculta en alguna unidad compartida de tu empresa.
Una vez que hayas subido tu política de viajes a TravelPerk, se integrará fácilmente en tu búsqueda de viajes de negocios; así los viajeros siempre sabrán si un vuelo, un hotel o un tren determinados se ajustan a la política o no.
Así es como tu política se integra en la plataforma de TravelPerk...
Autonomía del viajero y total tranquilidad
Entonces, ¿cuáles son los beneficios adicionales de tener tu política de viajes corporativos integrada en nuestra plataforma?
Por un lado, simplifica el trabajo de los administradores y los gerentes de viajes al dar a los empleados más autonomía para reservar sus propios viajes y tomar decisiones informadas, siempre dentro del presupuesto.
Además, también le da a tu equipo de finanzas una tranquilidad total. (Una preocupación menos para Nigel, tu director financiero...)
Por ejemplo, si un empleado intenta reservar vuelos en primera clase para una conferencia o intenta reservar la suite del ático para un retiro de la empresa, nuestra herramienta de reservas indicará de forma automática que está fuera de la política. Puedes verlo en el siguiente ejemplo.
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Para una mayor tranquilidad y un mayor control de tu presupuesto de viajes de negocios, te recomendamos que configures las aprobaciones personalizadas de la plataforma de TravelPerk. De esta forma, si un empleado intenta reservar un viaje que no se ajusta a la política, puedes elegir a un jefe de equipo o a un gerente de viajes de tu organización para que se encarguen de aprobar ese viaje.
¿Te gusta la idea? A continuación, vamos a profundizar en nuestras opciones personalizables de aprobación...
Ahorra tiempo con las aprobaciones de viajes automatizadas
Otra ventaja de incorporar tu política de viajes a la plataforma de TravelPerk es la posibilidad de disponer de aprobaciones personalizadas y automatizadas.
Por ejemplo, si un técnico de ventas reserva un tren y un hotel para un evento que se va a celebrar el mes que viene y se ajusta a tu política de viajes, ¡bien por el técnico!, puedes elegir la aprobación automática de este viaje en TravelPerk. Así, tu personal no tendrá que esperar ni que andar detrás de un superior para que le dé su aprobación. Todo estará correcto y se ajustará a la política.
En la configuración de tu cuenta de TravelPerk puedes establecer el proceso de aprobación que desees, a quién se aplica dentro de tu organización y quién se encarga de revisar el viaje de negocios propuesto. Aquí tienes un ejemplo:
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En este caso, cualquier viaje que no se ajuste a la política para esos 3 viajeros quedará pendiente de la aprobación de Matt. También te ofrecemos una integración flexible que acelera las aprobaciones en un 80 % mediante el envío de notificaciones a los administradores de cualquier nuevo viaje que esté pendiente de aprobación. ¿A que es fantástico?
Por último, puedes elegir el nivel de control que desees en tus reservas de viajes de negocios. ¿Quieres aprobar todos los viajes? Pues puedes hacerlo sin problema. ¿Te gusta que las reservas de viajes que están en la política se aprueben de forma automática? ¡Excelente!
Además, ofrecemos la flexibilidad de establecer diferentes aprobaciones para partes interesadas específicas. Por ejemplo, si quieres que todas las reservas de hoteles y billetes de avión de los directivos se aprueben automáticamente, tu proceso de aprobación aparecería así en TravelPerk:
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Todo son ventajas con las aprobaciones de viajes automáticas; tendrás un control total de tu presupuesto sin necesidad de microgestiones. Por no hablar del tiempo que ahorrará tu empresa, ya que no habrá que verificar si un viaje determinado se ajusta a la política. Y a su vez, esto aumenta la satisfacción de los empleados.
También puedes modificar las aprobaciones de viajes en cualquier momento desde la configuración de tu cuenta de TravelPerk. Te ofrecemos total flexibilidad y el mayor control posible de tu presupuesto de viajes de negocios.
Políticas de viaje personalizadas
TravelPerk te ofrece, además, la oportunidad de establecer diferentes políticas de viaje para diferentes miembros de tu organización. En general, recomendamos
que las políticas de viajes corporativos sean lo más simples y claras
posibles. Pero si necesitas establecer reglas diferentes para diferentes equipos para así ayudar a mejorar el cumplimiento de la política de viajes, TravelPerk lo hace realmente fácil.Por ejemplo, es posible que tengas que establecer diferentes costes de viaje, clases de asientos de cabina y costes de habitaciones de hotel para tu equipo ejecutivo y para el resto de tu empresa.
Aquí tienes un ejemplo de lo fácil que sería esta gestión con TravelPerk:
Visibilidad total de los gastos de viajes
¿Has detectado que se está excediendo el presupuesto de viajes de negocios pero no tienes claro por qué? Suele pasar.
Con las sofisticadas herramientas de informes de TravelPerk, puedes ver fácilmente y en tiempo real en qué se gasta el presupuesto y quién se ajusta a la política de viajes de la empresa.
¿Tu equipo de marketing sigue ignorando tu programa de viajes y reservando viajes de última hora, lo que te hace gastar más de la cuenta en vuelos que podrían haber sido a mitad de precio? O quizá tus equipos de ventas gastan demasiado en taxis cuando podrían usar el transporte público... Con los informes de TravelPerk, tu administrador o tu equipo de finanzas pueden clasificar los informes por departamento, equipo o servicio, entre otras categorías, para que puedas detectar de forma sencilla el comportamiento de los viajeros y controlar tu presupuesto.
Solicita ya una demostración
para descubrir cómo gestionar los viajes de negocios de forma sencilla con TravelPerk y disfrutar de una mayor flexibilidad, un control total de tus gastos y un mayor ahorro con un catálogo de vuelos, hoteles, trenes y coches sin igual. Descubre por qué miles de empresas de todo el mundo confían en nosotros.
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