Wie TravelPerk Ihnen hilft, die Einhaltung der Reiserichtlinien zu verbessern

Es ist eine große Herausforderung für viele Unternehmen, sicherzustellen, dass Mitarbeiter das Reisebudget nicht überschreiten und sich an die Richtlinien halten. Da Geschäftsreisen in der Regel einen großen Teil Ihres Gesamtbudgets ausmachen, ist es wichtig, dabei die Kontrolle zu behalten.

In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie TravelPerk die

Einhaltung der Reiserichtlinien

für Ihr gesamtes Unternehmen vereinfacht. Das reicht von der Zufriedenheit von Claire im Finanzbereich dank flexibler Richtlinien und automatisierten Genehmigungsprozessen, die fester Bestandteil unserer Plattform sind, bis hin zur Zufriedenheit Ihrer viel fliegenden Reisenden, das sie mehr Autonomie bei der Buchung ihrer eigenen Reisen und Informationen rund um ihre Wahlmöglichkeiten erhalten, die tatsächlich im Rahmen des Budgets liegen.

Aber viele Unternehmen haben ihre Richtlinien auf einem gemeinsamen Laufwerk oder in einem Firmen-Intranet versteckt. Dort werden sie leicht vergessen und Mitarbeiter können auf die wichtigen Informationen nicht zugreifen, wenn sie sie brauchen.

Mit TravelPerk gibt es keine Ausreden, wenn Reisende behaupten, sie wüssten nicht, was in der Richtlinie steht! Wir machen das Bewusstsein und die Einhaltung von Vorschriften ganz einfach, indem wir Ihnen die Möglichkeit geben, die Reiserichtlinien Ihres Unternehmens in unser Buchungstool einzubinden. Das bedeutet, dass Mitarbeiter nicht länger lange Dokumente durchforsten müssen oder verzweifelt versuchen müssen, Ihre Reiserichtlinien auf gemeinsamen Laufwerken Ihres Unternehmens ausfindig zu machen.

Sobald Sie Ihre Reiserichtlinie auf TravelPerk hochgeladen haben, ist sie nahtlos in die Suche nach Geschäftsreisen integriert, sodass Reisende immer wissen, ob ein Flug, ein Hotel oder ein Zug innerhalb der Richtlinien liegt oder nicht.

Hier ein Beispiel dafür, wird Ihre Richtlinien in die TravelPerk-Plattform integriert werden …

Zum einen entlastet es Administratoren und

Reisemanager

, indem Mitarbeitern mehr Autonomie gegeben wird, ihre eigenen Reisen zu buchen und fundierte Entscheidungen zu treffen, wobei das Budget eingehalten wird.

Zweitens gibt es auch Ihrem Finanzteam absolute Sicherheit. (Kein Nachtschweiß mehr für Nigel, Ihren CFO …)

Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise versucht, Flüge in der ersten Klasse zu einer Konferenz oder die Penthouse-Suite für ein Unternehmenstreffen zu buchen, zeigt unsere Plattform automatisch an, dass dies nicht mit den Richtlinien vereinbar ist. Sie finden nachfolgend ein Beispiel dazu.

Wir empfehlen für zusätzliche Sicherheit und eine bessere Kontrolle Ihres Geschäftsreisebudgets die Einrichtung individueller Genehmigungen innerhalb der TravelPerk-Plattform. Wenn also ein Mitarbeiter versucht, eine Reise zu buchen, die außerhalb der Richtlinien liegt, können Sie einen Teamleiter oder Reisemanager in Ihrem Unternehmen auswählen, der für die Genehmigung dieser Reise verantwortlich ist.

Entspricht das Ihren Vorstellungen? Nachfolgend sehen wir uns die anpassbaren Genehmigungsoptionen genauer an ...

Wenn beispielsweise Mario im Vertrieb nächsten Monat einen Zug und ein Hotel für eine Networking-Veranstaltung bucht und dies mit Ihrer Reiserichtlinie vereinbar ist (gut gemacht, Mario!), können Sie diese Reise automatisch in TravelPerk genehmigen lassen. Jetzt muss Mario nicht mehr warten oder seinem Teamleiter hinterherjagen, um die Genehmigung einzuholen – er kann reisen, da er sich an die Richtlinie hält!

Sie können in Ihren Kontoeinstellungen in TravelPerk den gewünschten Genehmigungsprozess festlegen sowie bestimmen, für wen dies in Ihrem Unternehmen gilt und wer für die Überprüfung der vorgeschlagenen Geschäftsreise verantwortlich ist. Nachfolgend ein Beispiel:

In diesem Fall werden also alle Reisen dieser 3 Reisenden, die nicht mit der Richtlinie zu vereinbaren sind, Matt zur Genehmigung zugewiesen. Wir bieten auch eine Slack-Integration, die Genehmigungen um 80 % beschleunigt, indem wir Benachrichtigungen an Admins über jede neu zu genehmigende Reise senden. Traumhaft!

Letztendlich können Sie wählen, wie viel Kontrolle Sie über Ihre Geschäftsreise-Buchungen haben möchten. Möchten Sie jede Reise genehmigen? Absolut in Ordnung! Sind Sie begeistert davon, dass Reisebuchungen, die den Richtlinien entsprechen, automatisch genehmigt werden? Super!

Wir bieten zudem die Flexibilität, unterschiedliche Genehmigungen für bestimmte Teams einzurichten. Wenn Sie beispielsweise möchten, dass alle C-Suite-Buchungen automatisch genehmigt werden, würde Ihr Genehmigungsprozess in TravelPerk in etwa so aussehen:

Automatisierte Reisegenehmigungen bieten Ihnen das Beste aus beiden Welten: vollständige Kontrolle über Ihr Budget ohne Mikromanagement. Sie sparen Ihrem Unternehmen außerdem viel Zeit, indem sie die Notwendigkeit beseitigen, jede einzelne Reise zu überprüfen, wenn sie im Rahmen der Richtlinie erfolgt. Und das wiederum steigert die Mitarbeiterzufriedenheit.

Sie können die Reisegenehmigungen zudem jederzeit in Ihren Kontoeinstellungen in TravelPerk ändern. So erhalten Sie volle Flexibilität und Kontrolle über Ihr Geschäftsreisebudget.

Möglicherweise müssen Sie für Ihr Führungsteam im Vergleich zum Rest Ihres Unternehmens unterschiedliche Reisekosten, Sitzplatzklassen und Hotelzimmerkosten festlegen.

Hier ist ein Beispiel, wie einfach das mit TravelPerk ist:

Mit Hilfe der anspruchsvollen Tools zur Berichterstattung von TravelPerk können Sie leicht erkennen, wo das Budget ausgegeben wird und wer sich an die Reiserichtlinien Ihres Unternehmens hält.

Wartet Ihr Marketing-Team mit der Buchung von Reisen bis zur letzten Minute und gibt dann zu viel für Flüge aus, die halb so teuer sein könnten? Oder geben Ihre Verkaufsteams zu viel Budget für Taxis aus, wenn sie öffentliche Verkehrsmittel nutzen könnten? Mit TravelPerk-Berichten kann Ihr Admin- oder Finanzteam Berichte nach Abteilung, Team, Reiseservice und mehr kategorisieren, sodass Sie Trends wie diese leicht erkennen und Ihrem Budget immer einen Schritt voraus sind.

Buchen Sie noch heute eine Demo

, um zu erfahren, wie TravelPerk die Verwaltung von Geschäftsreisen vereinfacht. Profitieren Sie von mehr Flexibilität, voller Kontrolle über Ihre Ausgaben und Geldersparnis sowie von einem branchenführenden Reiseinventar. Finden Sie heraus, warum uns Tausende von Unternehmen weltweit vertrauen.