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Reisemanagement für Kleinunternehmen – der große Guide

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Reisen ist wichtig, auch für kleinere Unternehmen. Ein persönliches Treffen kann der letzte Stein des Anstoßes sein, der aus einem Interessenten einen Kunden macht. Wir haben für Sie einige Tipps gesammelt, wie Sie als Kleinunternehmen Geschäftsreisen effizient und stressfrei gestalten.

Größere Unternehmen haben in der Regel ein festgelegtes Budget für Geschäftsreisen, durch das sie nicht nur ohne Probleme eine gewisse Anzahl an Reisen pro Monat buchen können, sondern auch während der Reise etwas mehr Flexibilität genießen. Sie haben auch wahrscheinlich einen bereits etablierten Prozessablauf für Geschäftsreisen.

In kleineren Unternehmen, in denen Geschäftsreisen erst allmählich zum Thema werden, müssen diese Abläufe, Budgets und andere Richtlinien erst von Grund auf neu erstellt werden. Auf den ersten Blick scheint dies eine unüberwindbare Aufgabe zu sein, weshalb ein Videoanruf mit dem Interessenten zunächst attraktiver und einfacher erscheinen kann als ein persönliches Treffen.

Das muss aber nicht der Fall sein. 

In diesem Guide erfahren Sie alles, was Kleinunternehmen beachten und arrangieren sollten, wenn Mitarbeiter erstmals auf Geschäftsreisen geschickt werden.

So funktionieren Geschäftsreisen für Kleinunternehmen

Kleinunternehmen geben im Vergleich zu größeren Unternehmen tendenziell einen größeren Prozentsatz für Reiseausgaben aus. Daher ist es wichtig, Prioritäten, Ziele und Prozesse festzulegen, durch die Geschäftsreisen so kostengünstig wie möglich werden.

Die wichtigsten Prioritäten für Kleinunternehmen sind:

  • Konsolidierung: Versuchen Sie, keine doppelte Arbeit zu machen und so viel wie möglich auf einer Rundreise zu erledigen.
  • Compliance: Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter die Ausgabenrichtlinien einhalten und wissen, warum diese gelten.
  • Flexibilität: Lassen Sie Ihre Mitarbeiter Reisen so buchen, dass sie für sie gut funktionieren und sie die Möglichkeit haben, schnell zu reagieren, wenn eine Geschäftsreise nötig wird
  • Transparenz und Nachweisbarkeit: Behalten Sie den Überblick darüber, warum Ihre Mitarbeiter Geschäftsreisen unternehmen, und beachten Sie Ausgaben und Ziele.

Ein gutes Reisesystem führt – wenn es ordentlich eingehalten wird – zu gut organisierten, kostengünstigen und produktiven Geschäftsreisen. Und zu glücklichen Reisenden!

Wer reist wann wohin?

Wenn Sie beginnen, eine Reiserichtlinie für Ihr Unternehmen einzuführen, gibt es zwei wichtige Fragen, die Sie sich stellen müssen:

  • Wann schicken wir Mitarbeiter auf Geschäftsreisen?
  • Wen schicken wir auf solche Reisen?

Die Antworten darauf hängen von mehreren Faktoren ab: der Größe und Zusammensetzung Ihres Teams, Ihrem Budget, den Details der Reisen und mehr. Ein Beispiel dafür ist die Höhe der Position: Je höher die Position des Mitarbeiters, desto mehr Flexibilität und Entscheidungsfreiheit sollte er bei Geschäftsreisen haben. Mitarbeiter in weniger hohen Positionen haben dagegen wahrscheinlich strengere Grenzen, was ihre Möglichkeiten für Geschäftsreisen betrifft.

Wichtig ist dabei, dass Sie Ihre Entscheidung und die daraus resultierenden Richtlinien Ihrem Team klar kommunizieren. Gerade in Kleinunternehmen ist es sinnvoll, möglichst wenig Reiseanträge zu bearbeiten, aber dennoch die Mitarbeiter dazu zu motivieren, Geschäftsreisen zu unternehmen, wenn diese angemessen sind.

Ausgaben und Rechnungen

Es ist wichtig, dass sich Reisekosten innerhalb des vorab festgelegten Budgets bewegen. Gerade als Kleinunternehmen ist es wichtig, diese Grenzen nicht zu überschreiten – nicht nur, weil kleine Unternehmen bei finanziellen Entscheidungen weniger Spielraum haben, sondern auch, weil diese laxe Einhaltung von Ausgabenlimits nur noch chaotischer wird, wenn das Unternehmen wächst.

Beachten Sie folgende Punkte:

  • Ausgabenlimits
  • Spezifische Ausgabenregeln und deren Abweichungen je nach Dienstalter bzw. -höhe des Mitarbeiters und Bedeutung der Reise
  • Zahlungsmethode: Bezahlen die Reisenden im Voraus und verrechnen dann mit dem Unternehmen, nutzen sie Kreditkarten des Unternehmens oder Prepaid-Karten?
  • Rechnungsabwicklung, wenn dies die gewählte Zahlungsmethode ist

In Bezug auf Zahlungen sollten Sie generell vermeiden, dass Mitarbeiter die Kosten selbst bezahlen und dann dem Unternehmen die Ausgaben verrechnen. 

Wenn Geschäftsreisende die Kreditkarte des Unternehmens für Geschäftsreisen erhalten, muss ihnen klar kommuniziert werden, welche Einkäufe und Bezahlungen mit dieser Karte getätigt werden dürfen. 

Die letzte Möglichkeit besteht darin, den Mitarbeitern eine Prepaid-Karte mit Ausgabenlimit zu geben. Stellen Sie dabei nur sicher, dass die Mitarbeiter eine weitere Zahlungsart zur Verfügung haben, wenn das Limit überschritten wurde oder ein Notfall vorliegt.

Erstellung einer Reiserichtlinie

Eine gut etablierte Reiserichtlinie ist wichtig, um nachhaltig Kapazitäten für Geschäftsreisen zu schaffen.

Dabei sollte die Organisationen im Fokus stehen. Die Reiserichtlinie sollte folgende Kriterien erfüllen:

  • Sie muss klar und einfach verständlich sein.
  • Sie muss jedem Mitarbeiter, der auf Geschäftsreise geschickt werden kann, gut kommuniziert werden.
  • Sie muss an einem Ort gespeichert und für jeden einfach zugänglich sein.
  • Sie muss einfach zu handhaben sein und nur wenige Schritte enthalten, die notwendig sind, damit Mitarbeiter ihre Reisen organisieren können.

Neben der Reiserichtlinie ist eine gute Organisationen von wichtigen Informationen und Dokumenten für Geschäftsreisende von großer Bedeutung. Speichern Sie alle Reiseinformationen an einem Ort, sodass Mitarbeiter schnell und einfach handeln können, wenn sie einen Flug buchen, ein Auto mieten oder ein Hotelzimmer buchen müssen. 

Dies ist besonders dann ausschlaggebend, wenn Geschäftsreisen von einer einzigen Person verwaltet werden, die auch andere Aufgaben im Unternehmen hat. Wenn diese Person dann für einige Tage nicht im Büro ist, sollten auch andere Personen einfach die Möglichkeit haben, deren Aufgaben zu übernehmen und trotzdem alle relevanten Informationen zu finden.

Die Mitarbeiter sollten auch genau wissen, wie Freigaben für solche Reisen beantragt werden. Egal, ob über ein Messaging-Programm wie Slack, per E-Mail, über ein Online-Formular oder eine analoge Methode kommuniziert wird: Die Mitarbeiter sollten sich dessen bewusst sein und angehalten werden, diese Methoden auch zu nutzen.

Daneben sollte es klare Richtlinien geben, was zu tun ist, wenn während oder nach einer Reise etwas passiert, wie etwa:

  • verpasste Flüge
  • kein verfügbares Hotelzimmer
  • vom Kunden/Interessenten kurz vor der Reise abgesagtes Meeting
  • verlorene Belege und unvollständige Spesenabrechnungen
  • Extremsituationen, die eine schnelle Rückführung erfordern. 

Detailliertere Informationen dazu finden Sie in unserem Guide zum Verfassen von Spesenrichtlinien für Kleinunternehmen.

Einhaltung der Richtlinie

Sobald Ihre Reiserichtlinie vollständig ist und alle vier oben erwähnten Punkte umfasst, können Sie sich darauf konzentrieren, dass sie auch eingehalten wird.

Wenn alle Mitarbeiter diese Regeln einhalten, werden Geschäftsreisen viel effizienter und führen zu zufriedeneren und produktiveren Mitarbeitern. 

Der Fokus moderner Geschäftsreisen hat sich von der Suche nach dem günstigsten Anbieter hin zu mehr Kontrolle über das Verhalten und die Ausgaben von Geschäftsreisenden verlagert. Mitarbeiter, die sich bei Reisen nicht an die Regeln halten, können die finanziellen Ergebnisse erheblich verzerren.

Dennoch ist ein gewisses Maß an Flexibilität erforderlich, was das Ganze zu einer Gratwanderung macht. Es ist wichtig zu wissen, wann welche Regeln unbedingt eingehalten werden müssen und wann es sich eher um Richtlinien handelt. Eine offene Kommunikation zwischen den Reisenden und den Managern ist unerlässlich, damit Flexibilität möglich wird.

Während einer Geschäftsreise werden Pläne ständig geändert. Die meisten solcher Reisen führen ins Ausland, was bedeutet, dass mit einem anderen Unternehmen zusammengearbeitet wird. Dabei treten sicher Punkte auf, die zuvor nicht berücksichtigt wurden. Daher werden häufig Änderungen vorgenommen – entweder am Budget oder manchmal sogar an der Reiseroute.

Im Allgemeinen sind Kommunikation und Sichtbarkeit der Schlüssel zum Erfolg, was die Einhaltung von Reiserichtlinien betrifft. Geschäftsreisen hängen davon ab, dass Ihre Mitarbeiter die Richtlinie in ihrer aktuellen Version kennen. Selbst in kleinen Unternehmen ist es ein Fehler, einfach anzunehmen, dass jeder die Richtlinie kennt. Kommunizieren Sie daher die Richtlinie offen an Ihre Mitarbeiter und stellen Sie sicher, dass sie wissen, wo diese zu finden ist, falls es Unklarheiten gibt.

Wie erfolgreich ist die Geschäftsreise?

Eine solide Spesenabrechnung erleichtert zukünftige Geschäftsreisen erheblich. Geschäftsreisende müssen wissen, wie sie ihre Ausgaben erfassen. Das sollte schnell und einfach zu erledigen sein. Nutzen Sie dazu am besten eine Reisebuchungsplattform oder eine Buchhaltungs-/Spesensoftware. 

Werden die finanziellen Aspekte von Geschäftsreisen detailliert erfasst, dann können Sie eine jährliche Analyse des durch die Reisen erzielten ROI durchführen und erfahren, ob es sich in Zukunft auszahlt, weiterhin Geld in solche Geschäftsreisen zu stecken

Erfassen Sie jedoch auch die nicht-finanziellen Aspekte der Reise. Nach einer Geschäftsreise sollte der Reisende ermutigt werden, seine Eindrücke der Reise z. B. durch einen kurzen Fragebogen zu schildern. Hier sind einige mögliche Fragen, die interessant sind:

  • Waren Sie während der Reise einmal knapp bei Kasse?
  • Hatten Sie genug Zeit, alles zu erledigen?
  • Waren die Anweisungen klar?
  • War die Kommunikation vor der Reise ausreichend?
  • Fühlten Sie sich während der Reise vom Unternehmenssitz unterstützt?

Sorgen Sie dafür, dass dieser Fragebogen einfach zugänglich und schnell zu beantworten ist – wenn er während der Wartezeit auf einen Flug ausgefüllt werden kann, ist das ideal.

So können Kleinunternehmen Reisen buchen

Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Kleinunternehmen ihre Geschäftsreisen buchen und verwalten können. Jede hat ihre eigenen Vor- und Nachteile. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

  • Reisebüros
  • Reise-Websites für Privatnutzer
  • kostenlose Reisetools für Geschäftsreisen

Detaillierte Informationen finden Sie in unserem Artikel über die besten, kostenlosen Reisebuchungstools für Kleinunternehmen. Dort finden Sie auch einige Tipps, wie Sie Kosten sparen.

Reisebüros für Geschäftsreisen

Reisebüros können in kleinen Teams eine wichtige Lücke füllen. Sie sind besonders nützlich für all jene Unternehmen, die keinen eigenen Reisemanager oder keinen Büroleiter haben, zu dessen Hauptaufgaben das Reisemanagement zählt. Diese Reisebüros fungieren als Vermittler und helfen dabei, mit wichtigen Anbietern günstigere Preise z. B. für Hotels, Flüge, Mietwagen und mehr auszuhandeln.

Reisebüros sind nicht so teuer, wie Sie vielleicht glauben, und auch die menschliche Seite des angebotenen Services kann hilfreich sein. Oft verrechnen sie ihren Kunden die Dienstleistungen jedoch basierend auf Anrufzeit und getätigten Buchungen. Außerdem möchten Sie vielleicht in vielen Fällen nur schnell etwas über ein Online-Portal buchen, ohne in einem langen Telefongespräch zu klären, was Sie genau brauchen.

Reisebüros kennen oft versteckte Rabatte, die nicht öffentlich online für ein breites Publikum zugänglich sind. Sie sind jedoch selbst auch Unternehmen, die überleben möchten, sodass die Nutzung eines Reisebüros für Ihr eigenes Unternehmen manchmal zu höheren Nettokosten führt.

Websites für Privatnutzer

Privatnutzer-Websites sind Seiten, in denen der Benutzer seine Reiseparameter (Orte, Datum, Preisbereiche und mehr) selbst eingibt und dann Optionen von vielen verschiedenen Anbietern angezeigt bekommt. Berühmte Beispiele dafür sind Kayak, Booking und Skyscanner. Sie werden hauptsächlich für Privatreisen verwendet, können aber auch für Kleinunternehmen nützlich sein.

Die Vorteile liegen in der großen verfügbaren Auswahl an Optionen und der Möglichkeit, günstigere Optionen zu finden. Für Unternehmen, die eine offene Buchungsrichtlinie für Geschäftsreisen haben, ist dies ein relativ einfacher Ansatz, mit dem Mitarbeiter ganz einfach ihre Reisen selbst buchen können. Da diese Websites ja sehr häufig für die Buchung von Urlaubsreisen verwendet werden, ist es sehr wahrscheinlich, dass Ihre Mitarbeiter mit deren Nutzung bereits vertraut sind und dadurch keine Zeit verloren geht, in der sich die Mitarbeiter erst mit dem Tool vertraut machen müssen.

Die Nutzung solcher Websites hat jedoch auch Nachteile. Zunächst einmal führt eine solche offene Buchungsrichtlinie dazu, dass diejenige Person, die die Reisen verwaltet, sehr viel Papierkram zu erledigen hat. Jeder Mitarbeiter schickt seine eigenen Rechnungen, und das oft in größerer Zahl, wenn Flüge bei verschiedenen Anbietern gebucht werden. 

Sie ermöglichen den Mitarbeitern auch, mehr als vorgesehen auszugeben, wodurch es besonders wichtig ist, auf die strikte Einhaltung der Richtlinie zu achten.

Kostenlose Buchungstools für kleine Unternehmen

Die beste Lösung für Geschäftsreisen ist, vorhandene Online-Buchungstools zu nutzen, die stärker auf Geschäftsreisen als auf Urlaubsreisen ausgerichtet sind. Sie verbinden im Allgemeinen die Vorteile von benutzerfreundlichen Websites für Privatnutzer mit der Unterstützung und den Erkenntnissen von Reisebüros für Geschäftsreisen.

Diese Websites bieten Unternehmen Kontrolle und Überblick über ihre Mitarbeiter, die auf Geschäftsreise gehen, erfordern jedoch nicht, dass das Unternehmen einen teuren Vertrag mit einem Reisebüro unterzeichnet. Der Großteil dieser Seiten bietet eine kostenlose Version ihrer Services an.

Darüber hinaus ist für diese Tools ein Kundensupport verfügbar. Der Benutzer profitiert also von den Vorteilen einer automatisierten, digitalen Plattform (ähnlich wie bei Reise-Websites für Privatnutzer), kann bei Bedarf aber auch auf menschliche Unterstützung wie bei einem Reisebüro zählen.

Wenn Sie wissen, dass die Zusammenarbeit mit einem Reisebüro für Sie das Richtige ist, lesen Sie unseren Guide zur Nutzung von Reisebüros für Geschäftsreisen.

Der einzige Nachteil dieser Lösung ist, dass sie im Vergleich zu einer simplen Privatnutzer-Reisewebsite ein wenig Zeit zum Erlernen benötigt. Das dauert in der Regel jedoch nicht lange und die Vorteile überwiegen schon nach kurzer Zeit.

Tipps, um Kosten bei Geschäftsreisen für Kleinunternehmen zu sparen

Kreditkarten für Geschäftsreisen

Viele Kreditkartenanbieter bieten Optionen, die speziell auf Geschäftsreisen ausgerichtet sind und legitime Vorteile bieten. Diese Karten bieten Vergünstigungen bei Flügen, aber auch bei Hotels, Mietwagen und mehr.

Der einzige Nachteil solcher Karten ist die jährliche Gebühr, die sich aber in der Regel schnell amortisiert, wenn Ihr Unternehmen in Geschäftsreisen investiert.

Dies sind die wichtigsten Vorteile für Sie:

  • Extrapunkte bei der Buchung von Flügen und Hotels
  • Rabatte beim Bezahlen mit Punkten
  • jährliche Gutschrift für Nebengebühren der Fluggesellschaft
  • Zugang zu Flughafenlounges 
  • Zugang zu Treueprogrammen
  • kostenlose Hotelübernachtungen an bestimmten Tagen

Bonusprogramme

Auch Anbieter wie Fluglinien, Hotels, Autovermietungen und andere bieten Bonusprogramme. Sie möchten, dass Menschen ihrer Marke treu bleiben, weshalb diese Bonusprogramme bei der Auswahl der Anbieter berücksichtigt werden sollten. Im Laufe der Zeit kann die richtige Wahl erhebliche Einsparungen bei den Kosten für Geschäftsreisen und deutlich zufriedenere Mitarbeiter bedeuten.

Bei Fluggesellschaften:

  • Keine Sperrzeiten, Extrapunkte bei der Buchung
  • Rabatte auf Upgrades, z. B. auf zusätzliche Sitzplätze oder das Mitbringen von Tieren 
  • Möglichkeit, die Warteschlange vor der Sicherheitskontrolle abzukürzen
  • Kostenloser Check-in für zusätzliche Gepäckstücke
  • Gebührenerlass bei Stornierungen

Bei Hotels:

  • Keine Sperrdaten
  • Garantierte Zimmertypen und Zimmerverfügbarkeit
  • Später Check-out
  • Kostenlose Extras wie WLAN im Zimmer und Frühstück

Bei der Autovermietung:

  • Private Flughafenzustellung des Fahrzeugs
  • Garantierte Mietverfügbarkeit
  • Kostenlose zusätzliche Miettage
  • Kostenlose Fahrzeugauswahl
  • Unternehmenstarife

Die Anbieter sind besonders an Geschäftsreisenden interessiert und bieten oft Unternehmenstarife an. Für solche Unternehmen ist es besonders wichtig, das Vertrauen von Unternehmen zu gewinnen, die viele Mitarbeiter auf Geschäftsreisen schicken. Sie möchten zur ersten Wahl Ihres Unternehmens werden – nutzen Sie dies also, um sich große Rabatte zu sichern. 

Wenn Sie Anbieter direkt kontaktieren und erläutern, dass Sie ein Unternehmen vertreten, können Sie bessere Preise verhandeln. Es lohnt sich, mit mehreren Anbietern in Kontakt zu treten und deren Angebote zu vergleichen.

Abzüge von Reisekosten

Geschäftsreisende können bei ihrer jährlichen Steuererklärung einige Abzüge geltend machen. Diese Einsparungen können gewährt werden, wenn der Reisende:

  • selbst für seine Mahlzeiten bezahlt hat.
  • sein eigenes Fahrzeug für die Reise verwendet hat.
  • für Versand oder Gepäck bezahlt hat.
  • Maut bezahlt hat.

Häufige Herausforderungen

Mitfahr-Apps und Ihre Reiserichtlinie

Eine Frage, die Sie sich bei der Erstellung Ihrer Reiserichtlinie stellen sollen, ist jene nach den Verkehrsmitteln, die Ihre Geschäftsreisenden in der neuen Stadt nutzen dürfen.

Taxis sind:

  • schnell und komfortabel.
  • teuer.

Öffentliche Transportmittel sind:

  • die günstigste Variante.
  • unflexibel und machen es gegebenenfalls nötig, dass der Reisende Wege zu Fuß von und zu den Bahnhöfen und Haltestellen zurücklegt.

Mietwagen sind:

  • preislich zwischen Taxis und öffentlichen Verkehrsmittel angesiedelt und sehr praktisch für Reisende.

Die letzte Möglichkeit sind Mitfahr-Apps, die sich insbesondere in den USA steigender Beliebtheit erfreuen. Sie können als potenzielle Option gesehen werden, da sie günstiger als Taxis, aber etwas bequemer als öffentliche Verkehrsmittel sind.

Gemeinsame Unterkünfte

Wenn Sie mehr als eine Person auf eine Geschäftsreise schicken, kann eine gemeinsame Unterkunft eine enorme Kostenersparnis sein.

Bei Geschäftsreisenden kann dies jedoch ein heikles Thema sein. Manche haben kein Problem damit, ein Zimmer mit ihrem Reisekollegen zu teilen. Andere wiederum legen großen Wert auf Privatsphäre und ihren persönlichen Raum, insbesondere wenn sie in einer fremden Stadt arbeiten.

Hier können wir Ihnen nur zu Transparenz raten. Wenn Sie festlegen, dass Ihre Mitarbeiter auf Geschäftsreisen gemeinsam untergebracht werden, sollte das für niemanden eine Überraschung sein. Schon vor der Bestätigung der Reise sollten die Mitarbeiter darauf hingewiesen werden, dass die gegebenenfalls ein Hotelzimmer mit einem Kollegen teilen. Dies ist für viele Mitarbeiter ein ausschlaggebender Faktor und kann zu großer Unzufriedenheit führen, wenn sie erst zu spät erfahren, dass sie das Zimmer mit jemandem teilen müssen.

Geospezifische Reiserichtlinien 

In Reiserichtlinien sollten auch geospezifische Faktoren berücksichtigt werden. Bei Reisen in fremde Länder erwartet Geschäftsreisende ein ganz anderes Erlebnis – fremde Kulturen, andere Geschäftspraktiken und vielleicht ein ganz anderes Sicherheitsniveau.

Es ist also sinnvoll, manche Aspekte Ihrer Reiserichtlinie vom Standort abhängig zu machen, wie etwa: 

  • das tägliche Ausgabenlimit
  • den Zugang zu Mietwagen und Taxis
  • individuelles Reisen oder Mitarbeitergruppen

Bei Geschäftsreisen kann es vorkommen, dass Mitarbeiter an Orte geschickt werden, die nicht so allgemein sicher sind, wie sie es von zu Hause gewohnt sind. Weisen Sie diese Mitarbeiter darauf hin und ziehen Sie andere Ausnahmen in Betracht, etwa die Nutzung eines privaten Fahrzeugs oder die Buchung bei größeren Hotelketten, in denen die Sicherheit der Gäste besonders ernst genommen wird.