Reisemanagement für Kleinunternehmen – der große Guide

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Die 7 besten Apps zur Spesenerfassung für kleine Unternehmen

Die Kostenverfolgung kann in kleinen Unternehmen schwierig sein.

Arbeitgeber wollen auf aktuelle Finanzaufzeichnungen zugreifen, ohne sich durch Berge von zerknitterten Belegen oder ellenlange E-Mail-Verläufe wühlen zu müssen. Mitarbeiter möchten ihre Spesen dagegen schnell erfassen und pünktlich eine Rückerstattung erhalten. Mit Apps zur Spesenerfassung profitieren beide Seiten.

Apps zur Spesenerfassung für Kleinunternehmen helfen diesen, die Ausgaben von Mitarbeiter bei Geschäftsreisen zu erfassen und optimieren das gesamte Kostenmanagement. Dieses Apps ermöglichen es Chefs und Finanzmanagern, Spesen im Blick zu behalten und kontinuierlich zu verwalten, um stets einen genauen Überblick über den finanziellen Zustand des Unternehmens zu haben.

Egal, ob Sie Kleinunternehmer sind, ein Unternehmen mit über 500 Mitarbeitern führen oder irgendwo dazwischen positioniert sind: In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die besten Apps zur Spesenerfassung für Kleinunternehmen erkennen und evaluieren. Wir sehen uns deren einzigartige Funktionen, die unterstützen Sprachen und die angebotenen Preismodelle an.

Wie funktionieren Apps zur geschäftlichen Spesenerfassung?

Apps zur Spesenerfassung für Kleinunternehmen ermöglichen es Unternehmen, ihre Spesen in einer umfassenden Lösung zu erfassen und zu verwalten. Zu den Kernfunktionen zählen:

  • das Einrichten eines Unternehmensbudgets
  • Einblicke in Ausgabenmuster
  • Geschäftsfinanzprognosen
  • die Erstellung von Rechnungen und das Akzeptieren von Zahlungen
  • das Einscannen von Belegen und die Rückerstattung von Ausgaben an Mitarbeiter
  • die Organisation von Fälligkeitsterminen für ein- und ausgehende Zahlungen

Mit solchen Apps können Sie Einnahmen, Fixkosten, variable Kosten, einmalige Käufe und Rückerstattungen an Mitarbeiter einfach nachverfolgen. Nutzer können ihr geschäftliches Bankkonto sowie die Kontodaten der Mitarbeiter hinterlegen, um das Ausgabenmanagement zu beschleunigen.

Benötigt mein Unternehmen eine Software zur Spesenerfassung?

Die Verwaltung Ihrer Ausgaben auf Papier oder in Tabellenkalkulationen ist nicht die vernünftigste Lösung – insbesondere wenn Sie vorhaben, Ihr Team zu vergrößern. Zudem können bei Excel-Tabellen zahlreiche Schwierigkeiten auftreten: zum Beispiel Fehler bei der Dateneingabe, beschränkte Automatisierungsmöglichkeiten und zusätzlicher manueller Aufwand.

Apps zur Spesenerfassung könnten eine großartige Möglichkeit für Sie sein, wenn Sie diesen Herausforderungen bei der täglichen Erfassung Ihrer Geschäftsausgaben gegenüberstehen. Achten Sie auf die folgenden Anzeichen, um herauszufinden, ob Sie demnächst in eine Lösung für das Ausgabenmanagement investieren sollten.

  • Wachsende Ausgaben: Unternehmensausgaben wachsen mit dem Unternehmen mit – es ist unerlässlich, dass Sie den Überblick über Ihre Ausgaben behalten. Unternehmen, bei denen der Verwaltungsaufwand Überhand nimmt, sollten die Ausgabenerfassung und -verwaltung automatisieren.
  • Finanzdaten können nicht nachverfolgt werden: Dies ist ein weiteres untrügliches Anzeichen dafür, dass Sie eine Software zur Spesenverfolgung benötigen. Unternehmen, die nicht in der Lage sind, anhand bestehender Finanzmanagementprozesse fundierte Entscheidungen zu treffen, sollten eine automatisierte Lösung dringend in Betracht ziehen.
  • Verzögerte Erstattungen: Die manuelle Bearbeitung von Erstattungen senkt die Produktivität und wirkt sich negativ auf die Mitarbeiterzufriedenheit aus. Wenn Sie mehr als ein paar Stunden pro Monat damit verbringen, die Verbindlichkeiten zu verifizieren und zu erstatten, ist es Zeit für ein Upgrade.
  • Schwierigkeiten bei der Einhaltung von Richtlinien: Wenn Sie Schwierigkeiten haben, Richtlinien einzuhalten, kann Ihnen ein Spesenerfassungssystem helfen, Prozesse zu vereinfachen, eine kontinuierliche Compliance sicherzustellen und die Risikokomplexität zu verringern.

Sind Sie nicht nicht sicher, welche Funktionen eine Spesenerfassungslösung haben sollte? Wir haben die wichtigsten Funktionen von Spesenerfassungssystemen zusammengefasst, die insbesondere im Hinblick auf ein zukünftiges Unternehmenswachstum nützlich sind.

Worauf sollten Sie bei einer App zur Spesenerfassung für Kleinunternehmen achten?

Apps zur Spesenerfassung für Kleinunternehmen helfen Unternehmern dabei, ihre endlosen Papierberge zu reduzieren, die Spesenerfassung zu optimieren, Steuerabzüge zu verfolgen und ihre Finanzen effizienter zu verwalten.

Die heutigen, modernen Softwarelösungen zur Spesenerfassung bieten zahllose Funktionen, doch welche benötigen Sie wirklich?

Wir empfehlen die folgenden Funktionen, auf die Sie bei der Auswahl einer App zur Spesenerfassung achten sollten:

  • Benutzerfreundlichkeit: Bewerten Sie, wie einfach die Benutzeroberfläche und die Funktionen der App zu erlernen und zu verwenden sind.
  • Verfügbarkeit: Überprüfen Sie, ob die App auf Android, iOS und am Computer verfügbar ist.
  • Integrationen: Bewerten Sie, ob die App Integrationen mit anderen Apps, die Sie regelmäßig verwenden, ermöglicht. Wenn Sie beispielsweise ein modernes Reisemanagementtool wie TravelPerk verwenden, sollten Sie sich für eine Lösung entscheiden, die sich nahtlos integrieren lässt und Ihnen so detaillierte Einblicke in Ihre Reiseausgaben ermöglicht.
  • Skalierbarkeit: Überlegen Sie, ob der Anbieter dazu geeignet ist, Ihre zukünftigen Anforderungen zu erfüllen.

Die Automatisierung der Ausgabenverwaltung und die Integration in andere Anwendungen sind wichtige Überlegungen für kleine Unternehmen. Insgeheim sollten Sie nach einer Lösung suchen, mit der Steuerabzüge einfach eingereicht werden, IRS-Erklärungen erstellt werden und die Unternehmensfinanzen nahtlos verwaltet werden können.

Eine gute Spesenerfassungslösung ist benutzerfreundlich und ermöglicht es, Rechnungen nachzuverfolgen, Rückerstattungen an Mitarbeiter zu veranlassen, Finanzdaten für Steuerzwecke aufzubereiten und sie unterwegs zu nutzen. Am wichtigsten bei der Auswahl einer Spesenerfassungssoftware ist es, die betrieblichen Anforderungen zu kennen und abzuschätzen, wie gut eine App diese Aufgaben regelmäßig ausführen kann.

Die 7 besten Spesen-Tracker für kleine Unternehmen

Sehen wir uns nun die sieben besten Lösungen an, die Ihr Unternehmen bei der Verwaltung von Ausgaben unterstützen.

1. Ramp

Ramp ist eine Firmenkreditkarten- und Ausgabenmanagement-Plattform, die kleinen Unternehmen dabei hilft, Automatisierungen zu optimieren und Geschäftsausgaben zu reduzieren. Die 5-in-1-Ausgabenverwaltungsplattform spart wertvolle Zeit, indem die Verwaltung von Firmenkreditkarten, das Ausgabenmanagement, Bezahlung von Rechnungen, die Buchhaltung und Berichte in einer Lösung kombiniert werden.

So können Sie nicht nur die Spesenerfassung automatisieren, sondern auch die Buchhaltung mit der automatisierten Funktion zum Abgleich schneller verwalten. Unternehmen können Ramp in über 100 Anwendungen integrieren, darunter Slack, Okta, Xero, Google, Oracel NetSuite, QuickBooks und Sage Intacct.

Die herausragenden Funktionen von Ramp sind:

  • Firmenkreditkarten: Ramp ermöglicht es, virtuelle und gebrandete physische Karten für Mitarbeiterspesen und Reisekosten zu verwenden.
  • Ausgabenmanagement: Mit dem Ausgabenmanagement von Ramp können Sie Ausgaben dank anpassbarer Einschränkungen steuern. Zudem können Sie KI-gestützte Richtlinien für Belege und digitale Ausgaben nutzen, um Rückerstattungen an Mitarbeiter mit einem Klick vorzunehmen.
  • Bezahlung von Rechnungen: Die KI-gestützte Rechnungsbearbeitung ist eine weitere tolle Funktion, mit der Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung sowie mehrstufige Genehmigungsprozesse automatisieren können.
  • Buchhaltungsautomatisierung: Neben der Übertragungssynchronisierung in Echtzeit, mit der Sie stets einen aktuellen Überblick haben, bietet Ramp direkte Integrationen, die eine schnellere Buchhaltung ermöglichen.
  • Berichterstattung in Echtzeit: Dank der KI-gestützten Empfehlungen verringern Sie Ausgaben, die nicht den Richtlinien entsprechen, und können so Einsparungspotenzial nutzen.

Unterstützte Sprachen: Englisch

Kosten: kostenlos

Erfahren Sie, wie sich Ramp in TravelPerk integrieren lässt, um Ihre Geschäftsreisen zu optimieren.

2. Rydoo

Rydoo verbessert Finanzprognosen und -analysen und erleichtert Ihrem Team das Ausgabenmanagement. Dieses Finanzmanagementtool für Kleinunternehmen hilft Ihnen, Belege von Mitarbeitern zu zentralisieren, Ausgaben für Kilometerpauschalen nachzuverfolgen und den Überblick über Tagessätze zu behalten.

Verbessern Sie damit die Einhaltung Ihrer Richtlinien, verkürzen Sie Erstattungszyklen und ermöglichen Sie einen vorhersehbaren Cashflow.

Die herausragenden Funktionen von Rydoo sind:

  • Verarbeitung von Spesenrückforderungen: Rydoo verringert den Arbeitsaufwand bei Spesen, indem Warnungen zu Ausgaben angezeigt werden, die nicht den Richtlinien entsprechen, und die Spesengenehmigung automatisiert wird.
  • Wichtige Erkenntnisse: Decken Sie Engpässe auf, prognostizieren Sie Ausgaben und finden Sie Einsparungspotenziale mit vorgefertigten Mitarbeiter- und Projekt-Dashboards.
  • Lokale Compliance: Minimieren Sie den manuellen Arbeitsaufwand, indem Sie standardmäßige Sätze für die unterschiedlichen Gerichtsbarkeiten oder individuelle Tagessätze festlegen.
  • Kilometerverfolgung: Mit der integrierten Karte von Rydoo können Mitarbeiter Reisen erstellen und ihre zurückgelegten Kilometer in Echtzeit verwalten.
  • Einfache Scan-Technologie: Rydoo wandelt Belege von Mitarbeitern im Handumdrehen in durchsuchbare, nutzbare Daten um, sodass Sie Anomalien leichter finden können.
  • Zeilenweise Spesenabrechnung: Vermeiden Sie durch zeilenweise Spesenabrechnungen die übliche Panik am Monatsende und genehmigen Sie die Anträge sofort.

Unterstützte Sprachen: Deutsch, Englisch, Niederländisch, Französisch, Portugiesisch, Spanisch, Italienisch, Dänisch, Tschechisch, Polnisch, Slowakisch, Ungarisch, Schwedisch, Finnisch, Chinesisch (vereinfacht) und Japanisch.

Kosten: Essentials (8 € pro Nutzer und Monat), Pro (10 € pro Nutzer und Monat) und Enterprise (Preise auf Anfrage).

Erfahren Sie, wie sich Rydoo in TravelPerk integrieren lässt, um administrative Aufgaben für Geschäftsreisende und Finanzteams zu erleichtern.

3. Circula

Circula ist eine intelligente Finanzplattform, auf der Sie Spesen von Mitarbeitern und Unternehmensleistungen verwalten können. Die App bietet eine intuitive Benutzererfahrung und hilft kleinen Unternehmen dabei, konform zu bleiben und Prozesskosten zu senken.

Die KI-Lösungen von Circula sind äußerst hilfreich für das Kostenmanagement und die Automatisierung von Richtlinien. Sie können Circula außerdem in ERP-Systeme, Reisebuchungsplattformen wie TravelPerk sowie HR- und Entgeltabrechnungslösungen integrieren.

Die herausragenden Funktionen von Circula sind:

  • Ausgabenmanagement: Reduzieren Sie den Verwaltungsaufwand durch die steueroptimierte, mobil verwendbare Rechnungslösung sowie die Integration in Entgeltabrechnungsprozesse.
  • Firmenkreditkarten: Erstellen und verwalten Sie physische und virtuelle Kreditkarten für Mitarbeiter und steuern Sie Ausgaben mit vorab definierten Budgets.
  • Mitarbeitervorteile: Belohnen Sie Mitarbeiter durch steueroptimierte Vorteile wie digitale Essensgutscheine, einem Mobilitätsbudget und mobilen Ressourcen.
  • Vorteile für Mittagessen: Steigern Sie das Engagement Ihrer Mitarbeiter mit der einfachen, kostengünstigen und einfach einzurichtenden Option „Circula Lunch“.

Unterstützte Sprachen: Deutsch, Englisch, Tschechisch und Slowakisch.

Kosten: Basic (85 € für 10 Nutzer), Professional (130 € für 10 Nutzer) und Enterprise (Preis auf Anfrage).

Erfahren Sie, wie sich Circula in TravelPerk integrieren lässt, um die Buchhaltung von Geschäftsreisen zu vereinfachen.

4. Divvy

Divvy ist eine kostenlose Komplettlösung für das Ausgabenmanagement, die Ihnen bei der Verwaltung von geschäftlichen Einkäufen und Spesen hilft.

Durch die automatisierte Kreditorenbuchhaltung von Divvy werden die Genehmigung von Zahlungen und die bidirektionale Datensynchronisierung vereinfacht. Divvy schützt die Finanzdaten Ihres Unternehmens mit branchenführenden Standards wie PCI DSS und SCO2 Typ 1.

Die herausragenden Funktionen von Divvy sind:

  • Virtuelle Karten: Verwalten Sie Abonnements und tätigen Sie Online-Einkäufe mit einzigartigen Karten. Divvy vereinfacht Ihre geschäftlichen Ausgaben durch Karten für die einmalige Verwendung sowie Abonnementkarten für regelmäßige Zahlungen.
  • Erstattungen: Das unkomplizierte Erstattungsmanagement von Divvy ermöglicht es kleinen Unternehmen, einmalige Ausgaben und Kilometererstattungen effizient zu verwalten.
  • Prämien: Verdienen Sie wöchentliche, vierzehntägige und monatliche Prämien, wenn Sie Zahlungen mit Divvy tätigen.
  • Kredit-Builder: Das Kredit-Builder-Programm von Divvy ist mit seiner einfachen Online-Anwendung ideal für Unternehmen, die ein Kreditlimit benötigen.
  • Integrationen: Divvy bietet flexible Integrationen in häufig verwendete Softwarelösungen wie QuickBooks und Oracle NetSuite.
  • Berichte: Erhalten Sie über die detaillierten Berichtfunktionen von Divvy aufgeschlüsselte Details und Analysen zu Ihren Ausgaben und prognostizieren Sie zukünftige Ausgaben.
  • Zahlungen: Optimieren Sie den Zahlungsprozess mit der kostenlosen Zahlungslösung von Divvy, um den manuellen Aufwand zu verringern und Lieferanten pünktlich zu bezahlen.

Unterstützte Sprachen: Englisch

Kosten: kostenlos

Erfahren Sie, wie sich Divvy in TravelPerk integrieren lässt, damit Sie Ihren Mitarbeitern die smartesten Firmenkreditkarten der Welt bieten können.

5. Payhawk

Payhawk ist eine umfassende Finanzsoftware, mit der Sie Bank- und Buchhaltungsaufgaben automatisieren und verwalten können. Egal, ob Ausgabenmanagement, Bezahlung von Rechnungen oder Automatisierung von Buchhaltungsaufgaben: Payhawk bietet verschiedenste Lösungen für Unternehmen aller Größen.

Sie können das Programm auch in viele ERP-Systeme wie Oracle NetSuite, Xero, QuickBooks, Microsoft Dynamics, Sage, Exact und Datev integrieren.

Die herausragenden Funktionen von Payhawk sind:

  • Bezahlung von Rechnungen: Sparen Sie durch Zahlungsautomatisierung und die eigenen IBANs von Payhawk wertvolle Zeit.
  • Erstattungen: Verbessern Sie die Mitarbeitererfahrung durch Genehmigungen und Rückerstattungen mit einem Klick.
  • Rechnungsmanagement: Digitalisieren Sie die Datenerfassung aus Rechnungen sowie den Abgleich von Rechnungsdaten durch das leistungsstarke Zusammenspiel von optischer Zeichenerkennung und maschinellem Lernen.
  • Visa-Karten: Erhalten Sie physische und virtuelle Visa-Karten, um geschäftliche Zahlungen zu tätigen.

Unterstützte Sprachen: Deutsch, Englisch und Spanisch.

Kosten: Premium-Karten (149 € pro Monat + 9 € pro Monat und Karte), Ausgaben-Komplettlösung (299 € pro Monat + 9 € pro Monat und Karte) und Enterprise-Suite (Preis auf Anfrage).

Erfahren Sie, wie sich Payhawk in TravelPerk integrieren lässt, um Geschäftsreisen zu optimieren.

6. Expensify

Expensify ist ein Tool zur Spesenerfassung, das zahlreiche kostenlose Funktionen bietet, unter anderem Spesenerfassung, Rechnungsstellung, Zahlungen, Reisebuchung und Firmenkreditkarten.

Expensify bietet eine einzigartige Funktion, um Belege und Spesen mit einem Klick zu erfassen – dies hat dazu beigetragen, dass es bei Unternehmen aller Größen, die vom selbstständigen Freiberufler bis hin zu Fortune-500-Unternehmen reichen, beliebt ist. Es war noch nie so einfach, Geschäftsausgaben zu erfassen.

Die herausragenden Funktionen von Expensify sind:

  • Beleg-Scanner mit einem Klick: Dank SmartScan können Sie eine Rückerstattung mit einem Foto des Belegs einreichen.
  • Kreditkartenimport: Führen Sie persönliche Ausgaben und Transaktionen mit Firmenkreditkarten einfach zusammen und erkennen Sie diese.
  • Mehrstufige Genehmigungs-Workflows: Werden Sie den schnelllebigen Anforderungen der Geschäftswelt gerecht und reduzieren Sie die Zeit, die Rückerstattungen an Mitarbeiter dauern, indem Sie individuelle Spesenrichtlinien und -regeln verwenden.
  • Erweiterte Steuernachverfolgung: Erstellen Sie Ausgabenrichtlinien mit benutzerdefinierten Steuercodes, Namen und Sätzen, um die Steuersätze mit Ihrem Buchhaltungssystem zu synchronisieren.
  • Audit und Compliance: Automatisieren Sie die Einhaltung von Richtlinien und legen Sie Prüfungen von Transaktionen, die Genauigkeit von Wechselkursen und Duplikaterkennung für Belege fest.
  • Delegierter Zugriff: Bieten Sie Auditoren reinen Lesezugriff und ermöglichen Sie es Managern, Spesenabrechnungen im Namen des Unternehmens mit verschiedenen Zugriffsoptionen freizugeben.

Unterstützte Sprachen: Englisch

Kosten: Free (0 $), Collect (5 $ pro Nutzer mit Expensify-Karte und Monat) und Control (9 $ pro Nutzer mit Expensify-Karte und Monat).

Erfahren Sie, wie sich Expensify in TravelPerk integrieren lässt, um Finanzteams durch automatisierte Reisekostenabrechnungen zu unterstützten.

7. Emburse: Captio

Emburse ist eine vereinheitlichte Buchhaltungssoftware, mit der moderne Unternehmen alle Arten von Ausgaben optimieren und kategorisieren können. Emburse ist auf Rechnungs- und Zahlungslösungen sowie auf Ausgabenverwaltung und Reiseprozesse spezialisiert.

Über 16.000 Unternehmen vertrauen derzeit auf Emburse. Die Lösung hilft vielbeschäftigten Teams, die Compliance sicherzustellen, zeitaufwändige manuelle Aufgaben zu eliminieren und umsetzbare Einblicke in die Ausgaben zu erhalten. G2 zeichnete Emburse sogar als eines der 50 besten Finanzprodukte aus.

Die herausragenden Funktionen von Emburse sind:

  • Ausgabenmanagement: und API-Lösungen für komplexe Unternehmen, um viele Aspekte zu vereinfachen.
  • Erkennung und Audit: Technisch unterstützte Audits durch Menschen, um Betrug zu erkennen und sicherzustellen, dass Reisebuchungen den Richtlinien entsprechen.
  • Ausgabenkontrolle: Virtuelle und physische Karten, durch die Ihr Team jederzeit Ausgaben innerhalb des Budgets tätigen kann.
  • Moderne Analysen: Ermöglichen Sie Ihren Finanzteams, datengestützte Entscheidungen zu Ausgaben für Geschäftsreisen zu treffen.

Unterstützte Sprachen: Englisch

Kosten: Starter (9 $ pro Nutzer und Monat), Professional und Enterprise (Individuelles Angebot).

Erfahren Sie, wie sich Emburse in TravelPerk integrieren lässt, um Ihr Geschäftsreiseprogramm zu modernisieren.

Übersicht über die besten Spesenerfassungs-Apps für Unternehmen

Ein fragmentiertes Ausgabenmanagement ist nur eine halbe Sache – und halbe Sachen sind ja bekanntlich verschwendete Mühe.

Als kleines Unternehmen möchten Sie die Spesenerfassung vereinfachen und gleichzeitig Erkenntnisse gewinnen und Prozesse verbessern. Ein gutes Spesenerfassungstool hilft Ihnen, benutzerdefinierte Richtlinien zu erstellen, Erstattungen auch unterwegs zu verwalten und zu genehmigen und solide Finanzentscheidungen zu treffen.

Die Spesenerfassung sollte kein Mysterium sein – im Gegenteil. Diese Tools stellen sicher, dass Sie nicht im Dunkeln tappen, weshalb es wichtig ist, das richtige Tool für Ihr Unternehmen und Ihren Weg in die Zukunft zu wählen.