Guía completa de gestión de viajes para pequeñas empresas

17 MIN READ

>
Home>Recursos>Guides>Guía completa de gestión de viajes para pequeñas empresas>Las 7 mejores aplicaciones de supervisión de gastos para empresas pequeñas

Las 7 mejores aplicaciones de supervisión de gastos para empresas pequeñas

La supervisión de los gastos en las empresas pequeñas puede ser complicado.

Los responsables de las empresas quieren acceder a registros financieros actualizados sin necesidad de perderse entre montañas de recibos y cadenas infinitas de correos electrónicos. Los empleados quieren enviar cuanto antes los informes de gastos y recibir sus reembolsos a tiempo. Las aplicaciones de supervisión de gastos son útiles para unos y otros.

Las aplicaciones de supervisión de gastos para empresas pequeñas ayudan a las empresas a llevar a cabo un seguimiento de los gastos de los empleados cuando viajan por negocios y a agilizar todo el proceso de gestión de gastos. Gracias a estas aplicaciones, los empresarios y los gerentes financieros pueden realizar un seguimiento continuado de los gastos y administrarlos, con lo que consiguen una panorámica bastante precisa de la salud de la empresa.

Tanto si eres un pequeño o mediano empresario como si estás al frente de una empresa con más de 500 empleados, a lo largo de este artículo podrás identificar y evaluar las mejores aplicaciones de supervisión gastos para empresas pequeñas que hay en el mercado. Nos fijaremos en sus características especiales, en los idiomas disponibles y en los tipos de subscripción que ofrecen.

¿Cómo funcionan las aplicaciones de supervisión de gastos para empresas?

Las aplicaciones de supervisión de gastos para empresas pequeñas permiten a las empresas realizar un seguimiento de los gastos y administrarlos, todo en un mismo sitio. Entre las funcionalidades básicas encontramos:

  • La posibilidad de definir un presupuesto para la empresa
  • Información sobre los patrones de gasto
  • Previsiones sobre las finanzas de la empresa
  • Generación de facturas y aceptación de pagos
  • Escaneo de recibos y reembolso de gastos a los empleados
  • Organización de las fechas de vencimiento de los pagos entrantes y salientes

Estas aplicaciones facilitan el proceso de supervisión de las fuentes de ingresos entrantes, los costes fijos, los gastos variables, las compras únicas y los reembolsos a empleados. Los usuarios pueden añadir la cuenta corriente de la empresa y los datos bancarios de los empleados para agilizar el proceso de gestión de gastos.

¿Necesita mi empresa un programa para supervisar los gastos?

Gestionar los gastos en papel o en hojas de cálculo no es la solución más práctica, sobre todo si tienes en mente contratar a más personal. Además, las hojas de Excel pueden complicarnos la vida: es posible cometer errores al introducir información, las opciones de automatización son limitadas y hay que hacer más trabajo a mano.

Si te has encontrado en alguna de las situaciones anteriores respecto a la supervisión rutinaria de los gastos de tu empresa, posiblemente las aplicaciones de supervisión de gastos sean la opción que buscas. Fíjate en estas señales para saber si te conviene invertir en una herramienta de gestión de gastos.

  • Aumento de los gastos: los gastos de la empresa crecen con ella, por lo que tener el control de los gastos resulta fundamental. Las empresas que terminan enterradas en papeleo deberían automatizar la supervisión y la gestión de los gastos.
  • Imposibilidad de supervisar la información financiera: otra señal que nos indica que necesitamos un programa de supervisión de gastos. Las empresas que no pueden tomar decisiones a partir de la información de sus procesos gestión financiera deberían plantearse la introducción de soluciones automatizadas.
  • Retrasos en los reembolsos: administrar a mano los reembolsos es negativo para la productividad y tiene un efecto en la satisfacción de los empleados. Si pasas más de dos horas al mes verificando y reembolsando recibos pendientes, deberías actualizarte.
  • Dificultades para cumplir con las diferentes normativas: si tienes dificultades con el cumplimiento de las diferentes normativas, un sistema de supervisión de gastos puede ayudarte a simplificar y a sintetizar tanto el cumplimiento continuo de las normativas como los riesgos inherentes a la complejidad de los procesos.

¿No tienes claro qué funciones debería incorporar tu aplicación de supervisión de gastos? Hemos recopilado las funciones que toda aplicación de supervisión de gastos debería incorporar y que te serán muy útiles cuando tu empresa crezca.

¿En qué debe fijarse una empresa pequeña a la hora de elegir una aplicación de supervisión de gastos?

Las aplicaciones de supervisión de gastos para empresas pequeñas ayudan a los empresarios a reducir el uso del papel, agilizan la introducción de información y son útiles para realizar un seguimiento de las deducciones fiscales y administrar las cuentas de la empresa con más eficiencia.

Los programas más avanzados de supervisión de gastos que hay disponibles hoy en día incorporan diferentes utilidades, pero ¿cuáles son las que necesitas?

Estas son las funciones que te recomendamos y que deberías tener en cuenta al elegir una aplicación de supervisión de gastos:

  • Facilidad de uso: valora cómo de fácil te resultará aprender a usar (y usar) la interfaz y las utilidades de la aplicación.
  • Disponibilidad: comprueba si la aplicación está disponible en versiones Android, iOS y de escritorio.
  • Integraciones: averigua si una aplicación permite la integración con aquellas aplicaciones de terceros que sueles utilizar. Por ejemplo, si utilizas una herramienta moderna de gestión de viajes como TravelPerk, te vendrá bien que se pueda integrar con facilidad en la aplicación para acceder a una información más detallada sobre los gastos de viaje.
  • Adaptabilidad: sopesa si el proveedor te será de ayuda con tus posibles necesidades futuras.

La automatización de la gestión de gastos y la integración de aplicaciones son cuestiones esenciales a valorar por parte de las empresas pequeñas. Por resumir, lo que más te conviene es una aplicación que te ayude a reclamar fácilmente deducciones fiscales, a presentar las declaraciones de Hacienda y a administrar las cuentas de la empresa sin problemas.

Una buena aplicación para supervisar los gastos debe ser fácil de usar y ofrecer la posibilidad de realizar un seguimiento de las facturas o reembolsar a los empleados. Además, debe tener toda la información preparada de cara a las declaraciones y ser accesible desde cualquier sitio. La clave respecto a la elección de un programa de supervisión de gastos radica en determinar lo que la organización necesita y la capacidad de la aplicación para realizar con regularidad ciertas tareas.

Los 7 mejores programas de supervisión de gastos para empresas pequeñas

Repasemos las siete herramientas más útiles para simplificar la gestión de gastos de tu empresa.

1. Ramp

Ramp es una plataforma para gestionar las tarjetas de crédito y el gasto de las empresas pensada para ayudar a los pequeños negocios a optimizar la automatización y a reducir gastos. Este software de gestión de gastos «5 en 1» nos ahorra un tiempo precioso, ya que se ocupa de las tarjetas de crédito de la empresa, de la gestión del gasto, de los pagos de facturas, la contabilidad y los informes.

No solo podrás automatizar la supervisión de los gastos, sino que podrás además gestionar con más rapidez la contabilidad gracias a la conciliación de cuentas automatizada. Las empresas pueden integrar Ramp con más de 100 aplicaciones, incluidas Slack, Okta, Xero, Google, Oracle NetSuite, QuickBooks y Sage Intacct.

Estas son algunas de las características más destacadas de Ramp:

  • Tarjetas de crédito empresariales: Ramp facilita a las empresas tarjetas virtuales y tarjetas físicas con su propia marca para los gastos de viajes y de los empleados.
  • Gestión de gastos: la función de gestión de gastos de Ramp te permite controlar los gastos e introducir restricciones personalizadas. También puedes aprovecharte de su función para la comprobación digital del cumplimiento de las políticas de gastos y recibos de la empresa mediante inteligencia artificial (IA) y así reembolsar a los empleados con un solo clic.
  • Pago de facturas: el procesamiento de facturas mediante IA es otra función muy útil puede utilizar para automatizar las cuentas por pagar y los procesos de aprobación a varios niveles.
  • Contabilidad automatizada: además de la sincronización de transición en tiempo real que ofrece una panorámica general y actualizada, Ramp ofrece integraciones directas para agilizar la contabilidad.
  • Informes en tiempo real: podrás ahorrar gracias a recomendaciones basadas en IA y reducir de esa forma los gastos que no se ajusten a las políticas de la empresa.

Idiomas admitidos: inglés.

Precio: gratuita

Descubre cómo se integra Ramp con TravelPerk para dinamizar tus viajes de negocios.

2. Rydoo

Rydoo mejora la previsión y el análisis sobre las cuentas de la empresa al tiempo que ahorra quebraderos de cabeza relacionados con la gestión de gastos al equipo financiero. Esta herramienta de administración financiera para empresas pequeñas te ayudará a centralizar los recibos de los empleados y a realizar un seguimiento de los gastos de kilometraje y de las dietas.

Podrás mejorar el cumplimiento de las políticas de la empresa, acortar los ciclos de reembolso y garantizar un flujo de caja predecible.

Estas son algunas de las características más destacadas de Rydoo:

  • Procesamiento de reclamaciones de gastos: Rydoo reduce la carga de trabajo a la hora de aprobar gastos gracias a las notificaciones de incumplimiento de la política de gastos y a la automatización de las aprobaciones de gastos.
  • Información relevante: detección de cuellos de botella, previsión de gastos e identificación de oportunidades de ahorro en costes con paneles de control prediseñados para empleados y para proyectos.
  • Cumplimiento de las normativas locales: reduce al máximo el trabajo manual estableciendo tasas de jurisdicción predeterminadas o tasas de asignaciones diarias personalizadas.
  • Control del kilometraje: el servicio de mapas integrado de Rydoo permite a los empleados crear viajes y gestionar el kilometraje en tiempo real.
  • Tecnología de escaneo fácil: Rydoo convierte los recibos de los empleados en datos esenciales que se pueden buscar y utilizar casi al instante, lo que facilita la búsqueda de anomalías.
  • Gastos «línea por línea»: evita que cunda el pánico a final de mes gracias a los informes de gastos «línea por línea» que puedes aprobar instantáneamente.

Idiomas admitidos: inglés, holandés, francés, alemán, portugués, español, italiano, danés, checo, polaco, eslovaco, húngaro, sueco, finlandés, chino simplificado y japonés.

Precio: Essentials (8 € por usuario/mes), Pro (10 € por usuario/mes) y Enterprise (precio disponible previa solicitud).

Descubre cómo se integra Rydoo con TravelPerk para facilitar las tareas administrativas de los empleados que salen de viaje y de los equipos financieros.

3. Circula

Circula es una plataforma financiera inteligente para empleados que te ayudará a gestionar los gastos de los empleados y las prestaciones de la empresa. Esta aplicación se ha diseñado para ofrecer una experiencia de usuario intuitiva al tiempo que a las empresas pequeñas a cumplir con sus políticas y a reducir los costes de los procesos.

Las herramientas de Circula, basadas en IA, son muy útiles para la gestión de gastos y la automatización de las políticas empresariales. Además, puede integrarse con sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), con plataformas de reservas de viajes como TravelPerk y con herramientas de recursos humanos y de nóminas.

Estas son algunas de las características más destacadas de Circula:

  • Gestión de gastos: reduce el trabajo administrativo con la herramienta de control de recibos y las integraciones de nóminas de Circula. Está optimizada para las declaraciones de impuestos y es compatible con dispositivos móviles.
  • Tarjetas de crédito empresariales: crea y administra tarjetas de crédito físicas y virtuales para los empleados y controla el gasto con un presupuesto preestablecido.
  • Prestaciones para empleados: ofrece a los empleados una serie de prestaciones optimizadas para las declaraciones de impuestos que incluyen vales de comida digitales, un presupuesto de movilidad y recursos que se pueden usar donde y cuando sea.
  • Gastos de comida: consigue un mayor compromiso por parte de los empleados gracias a Circula Lunch; sencillo, rentable y fácil de configurar.

Idiomas admitidos: inglés, checo, eslovaco y alemán.

Precio: Basic (85 €, 10 usuarios), Professional (130 €, 10 usuarios) y Enterprise (precio disponible previa solicitud).

Descubre cómo se integra Circula con TravelPerk para automatizar los procesos de tus cuentas para viajes de negocios.

4. Divvy

Divvy es una solución gratuita de gestión integral de gastos con la que podrás gestionar tanto las compras como los gastos de la empresa.

La automatización de las cuentas por pagar de Divvy simplifica la aprobación de pagos y la sincronización de datos bidireccionales. Además, Divvy protege la información financiera de tu empresa mediante los mejores estándares del sector, como el PCI DSS o el SOC 2 tipo I.

Estas son algunas de las características más destacadas de Divvy:

  • Tarjetas virtuales: gestiona suscripciones y realiza compras en Internet con tarjetas exclusivas. Divvy ayuda a agilizar los gastos de la empresa con tarjetas de prepago de un solo uso y tarjetas de suscripción para pagos recurrentes.
  • Reembolsos: el proceso de gestión de reembolsos de Divvy es pan comido y ofrece a las empresas pequeñas una solución para lidiar de forma eficiente con los gastos únicos y los reembolsos por kilometraje.
  • Gratificaciones: recibe gratificaciones semanales, semestrales o mensuales al realizar pagos de manera habitual con Divvy.
  • Desarrollo de historial crediticio: el programa de desarrollo de historial crediticio de Divvy es perfecto para aquellas empresas que desean acceder a una línea de crédito mediante una sencilla aplicación.
  • Integraciones: Divvy ofrece integraciones flexibles con programas muy conocidos, como QuickBooks u Oracle NetSuite.
  • Informes: accede a información y análisis detallados del gasto y anticipa a los gastos futuros gracias a los informes en profundidad de Divvy.
  • Pagos: agiliza el proceso de pagos con la herramienta gratuita de pagos a proveedores de Divvy, con la que eliminarás mucho del trabajo a mano y pagarás a tiempo a los proveedores.

Idiomas admitidos: inglés.

Precio: gratuita

Descubre cómo se integra Divvy con TravelPerk para darles más recursos a tus empleados y que puedan viajar con la mejor tarjeta inteligente de crédito para empresas.

5. Payhawk

Payhawk es un software financiero integral que te ayudará a automatizar y a gestionar los trámites bancarios y contables. Payhawk ofrece todo tipo de recursos para empresas de cualquier tamaño: desde la gestión de los gastos hasta el pago de facturas o la automatización de la contabilidad.

Además, puedes integrarlos con diversos sistemas ERP, incluidos Oracle NetSuite, Xero, QuickBooks, Microsoft Dynamics, Sage, Exact o Datev.

Estas son algunas de las características más destacadas de Payhawk:

  • Pago de facturas: ahorra mucho tiempo con la automatización de pagos gracias a los IBAN dedicados de Payhawk.
  • Reembolsos: mejora la experiencia de los empleados con aprobaciones y reembolsos en un solo clic.
  • Gestión de facturas: digitaliza la extracción y la conciliación de los datos de las facturas con una potente combinación de reconocimiento óptico de caracteres y aprendizaje automático.
  • Tarjetas Visa: accede a tarjetas comerciales Visa, físicas o virtuales, para realizar los pagos de la empresa.

Idiomas admitidos: inglés, español y alemán.

Precio: Tarjetas Premium (149 € al mes + 9 € al mes por tarjeta), opción integral (299 € al mes + 9 € al mes por tarjeta) y Enterprise Suite (precio disponible previa solicitud).

Descubre cómo se integra Payhawk con TravelPerk para agilizar los viajes de negocios.

6. Expensify

Expensify es una herramienta de supervisión de gastos que incorpora todo un abanico de funciones gratuitas: supervisión de gastos, facturación, pagos, reservas de viajes o tarjetas corporativas, entre otras.

Expensify se ha hecho muy popular entre empresas y profesionales de todo tipo —desde autónomos a compañías de la lista Fortune— gracias a su exclusiva función de supervisión de recibos y gastos en un solo clic. Supervisar los gastos de la empresa es ahora más fácil que nunca.

Estas son algunas de las características más destacadas de Expensify:

  • Escaneo de recibos con un solo clic: gracias a SmartScan, puedes enviar una petición de reembolso con una foto del recibo.
  • Importación de tarjetas de crédito: combina e identifica los gastos personales y las transacciones de las tarjetas de la empresa sin problemas.
  • Flujos de trabajo con aprobación de varios niveles: cubre las exigencias del frenético mundo empresarial moderno y reduce los plazos de reembolso de los empleados con reglas de políticas de gastos personalizadas.
  • Supervisión fiscal avanzada: crea políticas de gastos con códigos fiscales, nombres y tasas personalizados para sincronizar las tasas de impuestos con tu programa de contabilidad.
  • Auditoría y cumplimiento de políticas: automatiza el cumplimiento de las políticas con comprobaciones de validez de las transacciones, tipos de cambio precisos y duplicación de recibos.
  • Acceso delegado: ofrece acceso «solo para revisión» a los auditores y permite a los gerentes aprobar informes de gastos en nombre de la empresa con diferentes opciones de acceso.

Idiomas admitidos: inglés.

Precio: Free (0 $), Collect (5 $ por usuario/mes con la tarjeta Expensify) y Control (9 $ por usuario/mes con la tarjeta Expensify).

Descubre cómo se integra Expensify con TravelPerk para ayudar a los equipos financieros a automatizar los informes de gastos de viaje.

7. Emburse: Captio

Emburse es un software unificado de contabilidad que ayuda a las empresas modernas a optimizar y categorizar cada tipo de gasto. Emburse se especializa en soluciones de facturación y de pagos, así como en gestión de gastos y procesos de viaje.

Más de 16 000 organizaciones han depositado su confianza en Emburse, ya que es de lo más útil para los equipos con grandes cargas de trabajo y les ayuda a garantizar el cumplimiento de las políticas, a sortear mucho del trabajo manual y a ofrecer información relevante sobre los gastos. De hecho, G2 incluyó a Emburse en su lista de los 50 mejores productos financieros.

Estas son algunas de las características más destacadas de Emburse:

  • Gestión de gastos: y herramientas para administrar las cuentas pendientes de pago para simplificar el trabajo hasta en las corporaciones más complejas.
  • Detectar y auditar: tecnología para asistir a los auditores en la detección del fraude y en el cumplimiento de las políticas en las reservas de viajes.
  • Control de gastos: tarjetas virtuales y físicas para que tu equipo se mantenga siempre dentro de su presupuesto.
  • Análisis avanzados: para que tus equipos financieros puedan tomar decisiones en función de los datos sobre gastos relativos a viajes de negocios.

Idiomas admitidos: inglés.

Precio: Starter (9 $ por usuario/mes), planes Professional y Enterprise (precios personalizados).

Descubre cómo se integra Emburse con TravelPerk para modernizar tu programa de viajes de negocios.

Conclusiones sobre las mejores aplicaciones de supervisión de gastos para empresas

Si fragmentamos el proceso de gestión de gastos estamos haciendo el trabajo a medias y, sobra decirlo, no hay mucha diferencia entre hacer un trabajo a medias y no hacerlo.

Las empresas pequeñas deben aspirar a simplificar la supervisión de gastos al tiempo que se libera la información y se mejoran los procesos. Una buena aplicación para la supervisión de gastos te ayudará a crear políticas personalizadas, a gestionar desde cualquier sitio las aprobaciones de reembolsos y a tomar mejores decisiones financieras.

La supervisión de gastos no tiene que ser algo inaccesible: con estas herramientas tendrás siempre las cuentas claras y podrás elegir la que más convenga a tu empresa y a tus objetivos.