La gestión de recursos puede ser un reto para los propietarios de pequeñas empresas, especialmente si sus empleados viajan con frecuencia. Si las reservas no se realizan a través de solo un canal y no se tienen en cuenta las políticas de viaje, la empresa puede perder tiempo y dinero muy rápidamente.Hay muchas opciones disponibles para que las pequeñas empresas maximicen sus recursos y centralicen los gastos de viajes. Muchas pequeñas y medianas empresas están empezando a trabajar con agencias de viajes para gestionar sus viajes de negocios. Si no sabe si su pequeña empresa se beneficiaría al contratar a una agencia o si se pregunta si existe una solución mejor, esta guía puede resultarle de ayuda.

Como indica su nombre, una agencia de viajes de negocios se especializa exclusivamente en viajes de negocios. Las responsabilidades de la agencia dependen de las necesidades de cada empresa concreta, pero por lo general consisten en lo siguiente:Al igual que en el caso de las empresas, existen muchos tipos diferentes de agencias con diferentes grados de experiencia. Algunas agencias son de gran tamaño, con oficinas internacionales y atención al cliente en varios idiomas, mientras que otras agencias se dedican a una región o a un sector concreto. Los costes típicos de las agencias pueden variar: algunas cobran por transacción y otras aplican una tarifa mensual fija.

Colaborar con una agencia de viajes es una de las opciones disponibles para pequeñas empresas. En lugar de tratar de gestionar todo sin un administrador de viajes y sin un equipo interno, las agencias de viajes para empresas pueden brindar los servicios necesarios y permitir que los empleados se concentren en su propio trabajo.La agencia de viajes debe comprender las necesidades de la empresa y establecer una política de viajes para mantenerse dentro de los presupuestos y ahorrar costes.

Existen muchas razones por las que una pequeña empresa puede recurrir a la ayuda de una agencia de viajes. Estas son algunas de las principales ventajas.

Existen otras opciones disponibles para que las pequeñas empresas administren sus viajes de negocios de forma más flexible y rentable. Antes de comprometerse con una agencia de viajes para empresa, cabe considerar las desventajas y las alternativas.

Los dueños de pequeñas empresas deben dedicar toda su energía y recursos a generar el mayor impacto posible. A continuación destacamos algunos aspectos que debe tener en cuenta al buscar una agencia que satisfaga sus necesidades comerciales.

Si cree que una agencia de viajes no es la mejor opción para su pequeña empresa o si tiene inquietudes financieras al respecto, existen otras alternativas que aportan los mismos beneficios que una agencia de viajes.Las herramientas de gestión de viajes pueden ayudar a las pequeñas empresas a reservar, gestionar y automatizar los viajes de negocios sin necesidad de contratar a una agencia de viajes corporativos. La mayoría de las herramientas permiten al viajero realizar sus propias gestiones y garantizan que estas se adhieran a las políticas y presupuestos de viaje. Los equipos de administración y contabilidad pueden acceder fácilmente a los informes y consultar descripciones generales claras de los gastos de los empleados.Hay muchas herramientas que pueden ayudar a su empresa en cada etapa del proceso de viaje y es probable que exista una versión gratuita disponible; por ello son una opción rentable para gestionar los viajes de pequeñas empresas.

En resumen, la mejor agencia de viajes para una pequeña empresa no es una agencia de viajes, sino una herramienta de viajes. El objetivo de contratar a una agencia de viajes es ahorrar tiempo y recursos en el proceso de reserva y gestión. Las agencias de viajes solían ser la mejor opción disponible para este fin. Sin embargo, las herramientas tecnológicas como TravelPerk, con atención al cliente 24 horas al día y 7 días a la semana, ofrecen la misma asistencia que una agencia de viajes tradicional con todas las ventajas de una plataforma de reservas en línea.