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Guía completa de gestión de viajes para pequeñas empresas

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¿Qué hace que una agencia de viajes sea adecuada para una pequeña empresa?

La gestión de recursos puede ser un reto para los propietarios de pequeñas empresas, especialmente si sus empleados viajan con frecuencia. Si las reservas no se realizan a través de solo un canal y no se tienen en cuenta las políticas de viaje, la empresa puede perder tiempo y dinero muy rápidamente.

Hay muchas opciones disponibles para que las pequeñas empresas maximicen sus recursos y centralicen los gastos de viajes. Muchas pequeñas y medianas empresas están empezando a trabajar con agencias de viajes para gestionar sus viajes de negocios. Si no sabe si su pequeña empresa se beneficiaría al contratar a una agencia o si se pregunta si existe una solución mejor, esta guía puede resultarle de ayuda. 

¿Qué es una agencia de viajes de negocios?

Como indica su nombre, una agencia de viajes de negocios se especializa exclusivamente en viajes de negocios. Las responsabilidades de la agencia dependen de las necesidades de cada empresa concreta, pero por lo general consisten en lo siguiente:

  • Reservar y gestionar todos los viajes de empresa, por ejemplo, reuniones, conferencias y eventos.
  • Brindar ayuda en materia de cancelaciones, modificaciones y asistencia durante los viajes.
  • Realizar seguimientos e informes sobre los gastos de viaje.
  • Crear una política de viajes de empresa adecuada.
  • Procesar gastos de viaje.
  • Negociar tarifas para reservas de grupo y de empresa.

Al igual que en el caso de las empresas, existen muchos tipos diferentes de agencias con diferentes grados de experiencia. Algunas agencias son de gran tamaño, con oficinas internacionales y atención al cliente en varios idiomas, mientras que otras agencias se dedican a una región o a un sector concreto. Los costes típicos de las agencias pueden variar: algunas cobran por transacción y otras aplican una tarifa mensual fija. 

¿Qué hace que una agencia de viajes sea una buena opción para una pequeña empresa?

Colaborar con una agencia de viajes es una de las opciones disponibles para pequeñas empresas. En lugar de tratar de gestionar todo sin un administrador de viajes y sin un equipo interno, las agencias de viajes para empresas pueden brindar los servicios necesarios y permitir que los empleados se concentren en su propio trabajo. 

La agencia de viajes debe comprender las necesidades de la empresa y establecer una política de viajes para mantenerse dentro de los presupuestos y ahorrar costes. 

¿Cuáles son las ventajas de utilizar una agencia de viajes para pymes?

Existen muchas razones por las que una pequeña empresa puede recurrir a la ayuda de una agencia de viajes. Estas son algunas de las principales ventajas.

  • Aumenta la eficiencia de la empresa: las agencias pueden crear informes sobre gastos por equipo, departamento o proyecto, lo que le brinda a la empresa la oportunidad de controlar sus costes y optimizar los presupuestos.
  • Se ahorra un tiempo muy valioso: las empresas no tienen que perder tiempo reservando itinerarios, recopilando facturas o comunicándose con servicios de atención al cliente de terceros. 
  • Se ahorran costes mediante la negociación de tarifas con descuento: los agentes de viajes corporativos pueden negociar tarifas para sus clientes que no siempre están disponibles para particulares.
  • Las agencias cuentan con toda la experiencia: si su empresa tiene un sistema de viajes complejo o si se realizan cambios frecuentes, las agencias pondrán a su disposición todos sus conocimientos y experiencia para ayudarle. 
  • Se mantiene la política de viajes y el control de gastos: colaborar con una agencia simplifica el programa de viajes de la empresa y garantiza que las reservas se ajusten a una política de viajes.
  • Las agencias ofrecen asistencia para viajes: si surge algún problema durante el viaje o hay que cambiar una reserva a última hora, las agencias de viajes suelen estar disponibles las 24 horas del día y los 7 días de la semana para ayudar al empleado.

¿Cuáles son las desventajas para las pequeñas empresas?

Existen otras opciones disponibles para que las pequeñas empresas administren sus viajes de negocios de forma más flexible y rentable. Antes de comprometerse con una agencia de viajes para empresa, cabe considerar las desventajas y las alternativas.

  • Falta de libertad para el viajero: cada vez con más frecuencia, los viajeros de negocios desean tener la oportunidad de hacer sus propias reservas, de forma sencilla y según la política de la empresa, lo cual no es una opción con una agencia de viajes de negocios.
  • Falta de control para gerentes y administradores: en lugar de tener acceder fácilmente a sus propios informes, los gerentes tienen que ponerse en contacto con la agencia para solicitar información anticipada.
  • La tecnología no es tan avanzada: las agencias de viajes a menudo se comunican con sus clientes por teléfono o por correo electrónico y no ofrecen una plataforma de fácil uso para ver todos los datos de viaje.
  • Inventario limitado: si bien las agencias de viajes tienen acceso a socios y ofertas, la mayoría de ellas no suelen trabajar con proveedores de bajo coste, lo que significa que no siempre pueden reservar la opción más económica.
  • Tarifas elevadas: las agencias de viajes de negocios aumentan el gasto general en viajes debido a sus tarifas y recargos de servicio.

¿Qué deben buscar las pequeñas empresas en una agencia de viajes?

Los dueños de pequeñas empresas deben dedicar toda su energía y recursos a generar el mayor impacto posible. A continuación destacamos algunos aspectos que debe tener en cuenta al buscar una agencia que satisfaga sus necesidades comerciales.

  • Claridad en los costes. Es importante comprender bien la forma en la que la agencia cobra por sus servicios. Establezca contratos de pago y preste atención a los cargos y comisiones adicionales. 
  • Inventario de viajes en el plano del consumidor. Si cuenta con más opciones, podrá reservar la opción más barata y reducir sus gastos de viaje. Las opciones disponibles para particulares también deberían estar disponibles para los viajeros de negocios.
  • Atención al cliente de alta calidad. ¿Qué tipo de atención ofrece la agencia? ¿Está disponible 24 horas al día y 7 días a la semana? ¿Se ofrece en su idioma? Este es un factor crucial y es el aspecto en el que la agencia puede ofrecer un auténtico valor añadido. 
  • Informes sobre gastos de viaje. Para mejorar los presupuestos, es fundamental estar al tanto de los gastos de viaje. Busque una agencia que pueda procesar los gastos y proporcionar informes y análisis detallados.
  • La agencia debe estar especializada y ofrecer un modelo escalable. Asegúrese de que la agencia tenga conexiones en los lugares a los que viaja con mayor frecuencia y que tenga la capacidad de desarrollar y escalar los servicios a medida que su empresa crezca. 

¿Existe una alternativa rentable?

Si cree que una agencia de viajes no es la mejor opción para su pequeña empresa o si tiene inquietudes financieras al respecto, existen otras alternativas que aportan los mismos beneficios que una agencia de viajes.

Las herramientas de gestión de viajes pueden ayudar a las pequeñas empresas a reservar, gestionar y automatizar los viajes de negocios sin necesidad de contratar a una agencia de viajes corporativos. La mayoría de las herramientas permiten al viajero realizar sus propias gestiones y garantizan que estas se adhieran a las políticas y presupuestos de viaje. Los equipos de administración y contabilidad pueden acceder fácilmente a los informes y consultar descripciones generales claras de los gastos de los empleados. 

Hay muchas herramientas que pueden ayudar a su empresa en cada etapa del proceso de viaje y es probable que exista una versión gratuita disponible; por ello son una opción rentable para gestionar los viajes de pequeñas empresas. 

¿Cuál es la mejor agencia de viajes para pequeñas empresas?

En resumen, la mejor agencia de viajes para una pequeña empresa no es una agencia de viajes, sino una herramienta de viajes. El objetivo de contratar a una agencia de viajes es ahorrar tiempo y recursos en el proceso de reserva y gestión. Las agencias de viajes solían ser la mejor opción disponible para este fin. Sin embargo, las herramientas tecnológicas como TravelPerk, con atención al cliente 24 horas al día y 7 días a la semana, ofrecen la misma asistencia que una agencia de viajes tradicional con todas las ventajas de una plataforma de reservas en línea.