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Guía completa de gestión de viajes para pequeñas empresas

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Viajar es importante, incluso para las empresas más pequeñas. Hablar cara a cara puede ser un factor sutil pero decisivo a la hora de convertir un cliente potencial en un cliente real. A continuación le ofrecemos algunos consejos para que su programa de viajes de pequeña empresa sea eficiente y sencillo.

Las empresas de gran tamaño suelen tener un presupuesto establecido para viajes de negocios, lo que no solo les permite reservar con confianza una cierta cantidad de viajes al mes, sino que también les puede proporcionar un poco más de flexibilidad en el viaje en sí. Además es muy probable que cuenten con procedimientos de viaje establecidos.

En el caso de empresas pequeñas con necesidades de viajes de negocios, es posible que estos procedimientos de viaje, presupuestos y otras políticas deban crearse desde cero. Esta perspectiva puede resultar abrumadora, así que reunirse con clientes potenciales mediante videoconferencia en lugar de cara a cara puede parecer la opción más atractiva y sencilla.

Pero no tiene por qué ser así. 

En esta guía repasaremos todo lo que las pequeñas empresas deben tener en cuenta y lo que deben organizar cuando comienzan a enviar empleados en viajes de negocios.

Cómo gestionar viajes de negocios en una pequeña empresa

Las pequeñas empresas suelen dedicar un porcentaje más alto de sus gastos en viajes, en comparación con empresas de mayor tamaño. Por lo tanto, es importante establecer prioridades, objetivos y procesos para que los viajes de negocios resulten lo más rentables posible.

Las principales prioridades para las pequeñas empresas son las siguientes.

  • Consolidación: hay que evitar en todo lo posible la duplicación de actividades y maximizar el rendimiento de los viajes.
  • Cumplimiento: es necesario asegurarse de que la plantilla cumple las reglas de gasto establecidas y entiende por qué debe hacerlo.
  • Flexibilidad: los empleados deben contar con la posibilidad de reservar los viajes que más se ajusten a sus necesidades y deben poder reaccionar rápidamente ante situaciones en las que sea necesario viajar.
  • Transparencia y responsabilidad: hay que supervisar las razones por las que viajan los empleados, al igual que sus gastos y sus objetivos.

Un sistema de viajes bien aplicado da como resultado viajes de negocios productivos, rentables y bien organizados. Y también viajeros satisfechos. 

Cuándo viajar y a quién enviar

Hay dos preguntas muy importantes que debe hacerse al crear una política de viajes para su empresa:

  • ¿Cuándo enviamos a los empleados en viajes de negocios?
  • ¿A quién enviamos en estos viajes?

Las posibles respuestas a estas preguntas dependen de varios factores. Por ejemplo, el tamaño y la composición del equipo, el presupuesto y los detalles de los propios viajes, entre otros. Cuanta más antigüedad tenga un empleado, más flexibilidad y poder de decisión deberá tener a la hora de emprender viajes de negocios. Es posible que los empleados de contratación más reciente se encuentren con límites más estrictos para viajar.

Lo más importante es asegurarse de que las decisiones de la empresa y la política resultante queden claras para todo el equipo. Sobre todo en el caso de pequeñas empresas, es buena idea reducir la cantidad de solicitudes de viaje que deben procesarse y, al mismo tiempo, instar al personal a viajar cuando sea apropiado.

Gastos y facturas

Mantener los gastos de viaje dentro del presupuesto preestablecido es fundamental. Como pequeña empresa, resulta vital mantenerse dentro de este límite, no solo porque las pequeñas empresas disponen de menor flexibilidad para tomar decisiones financieras, sino también porque, a medida que una empresa crece, resulta cada vez más difícil controlar los gastos si no se ha hecho desde un principio.

Aspectos que conviene tener en cuenta:

  • los límites de gasto;
  • las reglas específicas de gasto y cómo varían según la antigüedad de los empleados o la importancia del viaje;
  • los métodos de pago, por ejemplo, la forma en la que los viajeros pagan y facturan a la empresa, las tarjetas de crédito de empresa o las tarjetas prepago;
  • el proceso de facturación, si este es el método de pago elegido.

En lo que respecta a los métodos de pago, es aconsejable evitar que los empleados se hagan cargo sus propios gastos y luego presenten sus facturas a la empresa. 

Si los viajeros de negocios reciben una tarjeta de crédito de empresa para su uso durante el viaje, deben estipularse claramente las pautas de utilización aceptable al realizar compras y pagos. 

La última opción es proporcionar a los empleados una tarjeta prepago con un límite de gasto; solo hay que asegurarse de que cuenten con una forma de pago adicional si les surge una emergencia y han superado el límite.

Cómo establecer una política de viajes

Una política de viajes bien establecida es esencial a la hora de mantener la sostenibilidad de los viajes de negocios.

El principal objetivo debe ser una clara organización. La política de viajes debe cumplir las siguientes pautas:

  • Debe ser clara y fácil de comprender.
  • Tiene que comunicarse bien a todos los que puedan participar en viajes de negocios.
  • Debe ubicarse en un solo lugar de fácil acceso para todos los empleados.
  • Tiene que ser de fácil aplicación y requerir pocos pasos para que los empleados organicen sus viajes.

Al igual que la política de viajes, deben mantenerse bien organizados todos los documentos importantes para los viajeros de negocios y cualquier otra información al respecto. Mantenga toda la información sobre viajes en un solo lugar, para que cuando los empleados necesiten reservar un vuelo, un automóvil o un hotel, el proceso sea lo más rápido y fácil posible. 

Esto es especialmente importante si la gestión de los viajes de negocios está a cargo de una sola persona que también es responsable de otras tareas. Si esta persona se ausenta unos días, es necesario facilitar el traspaso temporal de sus funciones a otro empleado y garantizar que toda la información relevante pueda encontrarse fácilmente.

Los empleados también deben familiarizarse con todos los aspectos del proceso establecido para solicitar permisos de viaje. Puede utilizarse una plataforma de mensajes como Slack, un correo electrónico, un formulario en línea u otro método no digital; independientemente de cómo se realice la comunicación, los empleados deben contar con toda la información relevante y se les debe alentar a que se adhieran a ella.

También debe haber políticas claras sobre las medidas que se deban tomar en caso de que surjan problemas, ya sea durante o después del viaje, por ejemplo:

  • vuelos perdidos;
  • habitaciones de hotel no disponibles;
  • cancelación de la reunión por parte del cliente/contacto poco antes del viaje;
  • recibos perdidos y reclamos de gastos incompletos;
  • situaciones extremas que requieran una rápida repatriación. 

Si quiere consultar una guía más detallada, lea el artículo sobre por qué y cómo redactar una política de gastos para pequeñas empresas.

Cumplimiento de la política

Si su política de viajes está lista y cumple con los 4 estándares descritos en la sección anterior, puede comenzar a estudiar cómo garantizar su cumplimiento.

Si toda la empresa se adhiere a estas reglas, los viajes de negocios serán mucho más eficientes y darán como resultado empleados más satisfechos y productivos. 

Las prioridades de los viajes de negocios modernos han cambiado recientemente. El principal objetivo ya no es encontrar el proveedor más barato, sino garantizar el control de las actitudes y los gastos de los viajeros de negocios. Los empleados que no se adhieren a las reglas durante sus viajes pueden tener un enorme impacto negativo en los resultados financieros.

A pesar de ello, es necesario que exista un cierto nivel de flexibilidad, por lo que alcanzar el equilibrio puede resultar complicado. Es importante saber cuándo interpretar las reglas al pie de la letra y cuándo considerarlas como simples pautas. Para poder alcanzar una flexibilidad ideal, es vital que los viajeros y los gerentes puedan comunicarse con total sinceridad.

Los cambios de plan son algo muy común durante los viajes de negocios. La mayoría de estos viajes son a un país extranjero y requieren la colaboración con organizaciones independientes. A veces pueden darse situaciones inesperadas. Por lo tanto, los cambios son muy frecuentes y pueden afectar al presupuesto o en ocasiones al mismo itinerario.

Por norma general, la comunicación y la visibilidad son aspectos clave para garantizar el cumplimiento de la política de viajes. Los viajes de negocios dependen de que los empleados dispongan de toda la información y estén al día de la política. Incluso en empresas pequeñas, es un error dar por hecho que todo el personal conoce bien la política. Por lo tanto, es importante garantizar que la política se comunique bien a la plantilla y que pueda consultarse fácilmente.

Informes y medición del impacto

Una contabilidad de gastos sólida facilita los viajes de negocios en un futuro. Los viajeros de negocios deben saber cómo registrar sus gastos y el proceso tiene que ser rápido y sencillo. La mejor solución para lograrlo es utilizar una plataforma de reserva de viajes o software de contabilidad/gastos. 

Si realiza un registro completo de los datos financieros de los viajes de negocios, más adelante podrá realizar análisis anuales de la rentabilidad de inversión que han generado y decidir hasta qué punto son convenientes las inversiones futuras.

Por último, también es muy importante facilitar información sobre ciertos aspectos no financieros de los viajes. Después de cada viaje de negocios, se debe animar al viajero a que dé su opinión sobre los resultados, tal vez en forma de un breve cuestionario. Las siguientes son algunas preguntas que se deben considerar:

  • ¿Se quedó sin recursos financieros en algún momento del viaje?
  • ¿Tuvo suficiente tiempo para hacer todo lo que tenía previsto?
  • ¿Estaban claras las instrucciones?
  • ¿Cree que la comunicación previa al viaje fue suficiente?
  • ¿Sintió el respaldo de la empresa durante el viaje?

El cuestionario debe ser de fácil acceso y rápido de responder; si los viajeros pueden rellenarlo mientras esperan su vuelo, tanto mejor.

Opciones de reserva de viajes para pequeñas empresas

Las pequeñas empresas pueden utilizar varios métodos para reservar y gestionar sus viajes de negocios. Cada uno de ellos tiene sus ventajas y sus inconvenientes. Las opciones son las siguientes:

  • agencias de viajes;
  • sitios web de viajes para consumidores;
  • herramientas de viaje gratuitas centradas en empresas.

Si quiere consultar una guía detallada, le recomendamos que lea nuestro artículo sobre las mejores herramientas gratuitas de reserva de viajes para pequeñas empresas. En él se incluyen además algunos consejos para ahorrar en gastos.

Agencias de viajes para empresas

Las agencias de viajes pueden colmar lagunas importantes en equipos pequeños. Son de especial utilidad para empresas que no cuentan con un agente de viajes en su propia plantilla o, al menos, con un administrativo que se ocupe principalmente de la gestión de viajes. Estas agencias pueden cumplir una valiosa función como intermediarias y ayudar a negociar tarifas más económicas con los proveedores necesarios, por ejemplo, hoteles, aerolíneas, alquiler de automóviles, etc.

Las agencias de viajes no son tan caras como solemos pensar y el toque personal de sus servicios puede ser muy útil. Sin embargo, muchas agencias cobran a sus clientes en función del tiempo de gestión de llamadas y del número de reservas. Además, en muchos casos, lo único que la empresa necesita es hacer una reserva rápida en un portal en línea y no tener que pasar mucho tiempo al teléfono para explicar qué necesita.

A menudo las agencias de viajes tienen acceso a descuentos secretos que no se hacen públicos en línea y no están al alcance de particulares. Sin embargo, estas agencias también son empresas que deben generar beneficios, lo que a veces puede resultar en un coste neto más alto para su propia empresa.

Sitios web para consumidores

Los sitios web para consumidores son aquellos que permiten a sus usuarios introducir ciertos parámetros de viaje (lugares, fechas, límites de precio, etc.) y luego muestran una página con opciones ofrecidas por varias aerolíneas. Algunos ejemplos muy conocidos son Kayak, Booking y Skyscanner. Se utilizan principalmente para viajes que no son de negocios, pero también pueden ser útiles para pequeñas empresas.

Las ventajas de estos sitios web son su amplia gama de opciones y la facilidad para encontrar opciones muy económicas. Para las empresas que optan por utilizar una política de reserva abierta en sus viajes de negocios, esta es una opción bastante sencilla que permite a los empleados reservar sus propios viajes fácilmente. Por último, dado que estos sitios web son muy populares para reservar vacaciones, es probable que toda la plantilla esté acostumbrada a usarlos, por lo que no es necesario tener en cuenta ningún tipo de formación.

Sin embargo, el uso de estos sitios también presenta sus inconvenientes. En primer lugar, las políticas de reserva abiertas generan una gran cantidad de papeleo para los responsables de la gestión de viajes. Todos los empleados presentan sus propias facturas y a menudo varias, si reservan los vuelos a través de varios proveedores. 

También puede dar lugar a gastos excesivos por parte los empleados, por lo que el cumplimiento de la política cobra una gran importancia.

Herramientas de reserva gratuitas para pequeñas empresas

La opción más adecuada para los viajes de negocios es utilizar herramientas de reserva en línea, ya que están mucho más orientadas a los viajes de negocios que a las vacaciones. Por lo general, combinan las ventajas y la facilidad de uso de los sitios para consumidores, al igual que la atención al cliente e información especializada que ofrecen las agencias de viajes de negocios.

Estos sitios brindan a las empresas la ventaja de poder controlar y supervisar los viajes de sus empleados, pero no requieren que se contraten los caros servicios de una agencia de viajes. La mayoría de ellos ofrecen una versión gratuita del servicio.

Además, estas herramientas disponen de servicios de atención al cliente. De esta forma los usuarios obtienen los beneficios de una plataforma digital automatizada, al igual que en los sitios web de viajes para consumidores, pero también tienen la opción de solicitar atención al cliente como harían con una agencia de viajes.

Si sabe que lo que necesita es una agencia, consulte nuestra guía sobre agencias de viajes de negocios para pequeñas empresas.

El único verdadero inconveniente es la ligera curva de aprendizaje que se necesita en comparación con el simple uso de un sitio web de viajes para consumidores, pero el aprendizaje suele ser rápido y las ventajas a largo plazo superan con creces el tiempo que conlleva la adopción de estas herramientas.

Consejos para reducir costes en viajes de pequeñas empresas

Tarjetas de crédito para viajes de negocios

Muchos proveedores de tarjetas de crédito ofrecen opciones de fidelización diseñadas específicamente para viajes de negocios, con grandes beneficios. Estas tarjetas cuentan con ventajas no solo a la hora de reservar vuelos, sino también en lo que respecta a hoteles, alquiler de automóviles y otros.

El único inconveniente de estas tarjetas es la tarifa anual, pero este coste suele amortizase rápidamente si la empresa invierte en viajes de negocios.

Estos son algunos de sus principales beneficios:

  • puntos extra en vuelos y hoteles;
  • descuentos al pagar con puntos;
  • crédito anual para recargos ocasionales de aerolíneas;
  • acceso a salas VIP en aeropuertos; 
  • acceso a programas de fidelización;
  • estancias gratuitas en hoteles, en determinados días.

Programas de recompensas

Algunos proveedores como aerolíneas, hoteles, empresas de alquiler de automóviles y otros también disponen de sus propios programas de recompensas. El objetivo es crear fidelidad a la marca, por lo que estos programas de recompensas deben tenerse en cuenta al considerar qué proveedor es el más adecuado. Al largo plazo, realizar la elección correcta puede dar lugar a ahorros significativos en los gastos de viajes de negocios y aumentar la satisfacción de los empleados.

Aerolíneas:

  • Eliminación de las restricciones de fechas, puntos extra con cada reserva.
  • Descuentos en mejoras, por ejemplo, para asientos con más espacio o para transportar animales. 
  • Posibilidad de evitar las colas de seguridad.
  • Facturación gratuita de varios bultos de equipaje.
  • Cancelaciones sin recargo.

Hoteles:

  • Eliminación de fechas restringidas.
  • Disponibilidad y tipos de habitaciones garantizados.
  • Salidas tardías.
  • Extras incluidos, por ejemplo, wifi en la habitación y desayunos.

Alquiler de vehículos:

  • Entrega privada del vehículo en aeropuerto.
  • Disponibilidad de alquiler garantizada.
  • Días de alquiler gratuitos.
  • Selección de vehículo sin límites.
  • Tarifas de empresa.

Los proveedores siempre muestran un especial interés en los viajeros de negocios y a menudo ofrecen tarifas de empresa. Para estas empresas, es una prioridad ganarse la confianza de cualquier organización que realice un gran número de viajes de negocios. El objetivo es convertirse en la primera opción y por ello las empresas pueden obtener grandes descuentos. 

Si se pone personalmente en contacto con un proveedor y le explica que representa a una empresa, podrá negociar mejores tarifas. Es recomendable ponerse en contacto con varios proveedores y comparar todas las ofertas.

Deducciones por gastos de viaje

Las personas que realizan viajes de negocios pueden aplicar algunas deducciones en sus declaraciones anuales de la renta. Los viajeros tienen derecho a estas deducciones en los siguientes casos:

  • si pagan sus propias comidas;
  • si utilizan un vehículo particular para viajar;
  • si tienen gastos de envío o de facturación de equipaje;
  • si pagan peajes.

Retos frecuentes

Apps para compartir viajes y la política de viajes

Al establecer una política de viajes deben considerarse los modos de transporte que están permitidos en la ciudad de destino.

Los taxis son:

  • rápidos y cómodos;
  • pero caros.

El transporte público es:

  • la opción más barata;
  • pero no aporta flexibilidad y puede requerir que el viajero tenga que caminar desde una estación o parada a otra.

Los coches de alquiler son:

  • una opción a medio camino entre los taxis y el transporte público, y muy conveniente para los viajeros.

La última opción es utilizar apps para compartir viajes, que van gozando de una gran popularidad, sobre todo en EE. UU. Pueden ser una posible opción, ya que su uso resulta más económico que el de los taxis y es una alternativa cómoda al transporte público.

Alojamiento compartido

El alojamiento compartido puede generar ahorros muy importantes si envía a más de una persona en viaje de negocios.

Sin embargo, puede ser un tema espinoso para los viajeros. La mayoría no ponen pegas a la hora de compartir una habitación con un compañero de viaje, pero otros valoran mucho su privacidad y su espacio personal, sobre todo cuando tienen que trabajar en el extranjero.

Lo más importante en estos casos es garantizar la transparencia. Si los viajeros tienen que compartir el alojamiento, esta decisión nunca debería pillarlos por sorpresa. Incluso antes de confirmar su viaje, los empleados deben estar informados si existe la posibilidad de que tengan que compartir una habitación de hotel con otro empleado. Se trata de un factor vital para muchos empleados y puede dar lugar a una profunda insatisfacción si de repente se enteran de que tienen que compartir habitación.

Pautas de viaje por ubicación geográfica 

La política de viajes y sus pautas también deben tener en cuenta factores específicos para algunas zonas geográficas. Los viajeros de empresa deben tener en cuenta que su experiencia al visitar un país extranjero puede ser muy diferente a lo que están acostumbrados: se enfrentan a culturas diferentes, a prácticas comerciales diferentes y quizás a un nivel de seguridad diferente.

Por lo tanto, es recomendable que algunos aspectos de la política dependan de la ubicación, por ejemplo: 

  • los límites de gasto diario;
  • el acceso a coches de alquiler y taxis;
  • los viajes individuales en comparación con los de parejas o grupos de empleados.

Una realidad de los viajes de negocios es que los empleados pueden tener que desplazarse a destinos que no ofrecen el mismo nivel de seguridad al que están acostumbrados. Por lo tanto, debe brindarse asesoramiento a estos empleados y tener en cuenta posibles excepciones, por ejemplo, el acceso garantizado a vehículos privados o a cadenas hoteleras grandes que se centren en la seguridad de los huéspedes.