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Guide complet de la gestion des voyages pour petites entreprises

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Les déplacements sont importants, même pour les petites entreprises. En effet, une rencontre en face à face peut transformer un client potentiel en un nouveau contrat. Voici donc quelques conseils pour rendre votre programme de voyages d’affaires efficace et sans stress.

Les grandes entreprises ont généralement un budget établi pour les voyages d’affaires, ce qui leur permet non seulement de réserver en toute confiance un certain nombre de voyages par mois, mais aussi de profiter de plus de flexibilité lors du voyage lui-même. Les grandes entreprises sont également beaucoup plus susceptibles d’avoir une procédure de voyage déjà établie.

Pour les petites entreprises qui se lancent dans les voyages d’affaires, la politique de voyage, le budget et les autres politiques associées doivent parfois être créés à partir de zéro. Cela peut sembler compliqué, et c’est souvent pour cela qu’organiser un appel vidéo est vu comme une option plus attrayante et plus simple qu’une rencontre en face-à-face.

Cela ne devrait pas être le cas. 

Ce guide couvrira tout ce que les petites entreprises doivent prendre en compte et organiser lorsqu’elles commencent à envoyer des employés en voyage d’affaires.

Comment organiser des voyages d’affaires dans une petite entreprise ?

Dans les petites entreprises, les voyages ont tendance à représenter un pourcentage plus important des dépenses que dans les grandes entreprises. Il est donc important d’établir des priorités, des objectifs et des processus pour rendre vos déplacements professionnels aussi rentables que possible.

Principales priorités pour les petites entreprises :

  • Consolidation : pas de duplication des efforts, il faut s’assurer d’accomplir autant que possible en un seul aller-retour
  • Conformité : assurez-vous que votre personnel respecte vos règles de dépenses et comprenne pourquoi elles sont en place
  • Flexibilité : laissez votre personnel réserver un voyage qui lui convient et qui lui permet de réagir rapidement lorsqu’un déplacement est nécessaire
  • Transparence et responsabilité : gardez le contrôle sur les raisons pour lesquelles votre personnel voyage, ses dépenses et ses objectifs

S’il est bien géré, un bon système de voyage se traduit par des voyages d’affaires bien organisés, rentables et productifs. Et… à des voyageurs heureux !

Quand voyager et qui envoyer ?

Il y a deux questions très importantes à se poser lorsque vous commencez à établir une politique de voyage pour votre entreprise :

  • Quand envoyons-nous des personnes en voyage d’affaires ?
  • Qui envoyons-nous lors de ces voyages ?

Les réponses à ces questions dépendront de plusieurs facteurs. La taille et la composition de votre équipe, votre budget, les détails des voyages eux-mêmes, et plus encore. Par exemple, pour ce qui est de l’ancienneté, plus le rang d’un employé est élevé, plus celui-ci doit disposer de flexibilité et de liberté dans ses décisions de voyages d’affaires. En revanche, le personnel plus junior est susceptible d’avoir des limites plus strictes sur sa capacité à voyager.

L’important ici est de vous assurer que votre décision, et la politique qui en résulte, sont clairement expliquées à votre équipe. Dans une petite entreprise en particulier, il est intéressant de réduire le nombre de demandes de voyage qui doivent être traitées, tout en incitant le personnel à voyager lorsque cela est approprié.

Notes de frais et factures

Il est essentiel de maintenir les frais de déplacement dans le budget préétabli. Il est vital de rester dans cette limite, surtout pour une petite entreprise : non seulement parce que les petites entreprises ont moins de flexibilité pour prendre des décisions financières, mais aussi parce qu’à mesure que l’entreprise se développe, un respect trop flou des frais ne fera que devenir plus chaotique.

Aspects à considérer :

  • Limites de dépenses
  • Règles de dépenses spécifiques, et comment elles varient selon l’ancienneté des employés ou l’importance du voyage
  • Mode de paiement : les voyageurs paient et facturent l’entreprise, utilisent des cartes de crédit d’entreprise ou des cartes prépayées.
  • Processus de facturation, s’il s’agit du mode de paiement choisi

Concernant le mode de paiement, il est généralement conseillé d’éviter de faire payer les frais par les salariés eux-mêmes et de leur demander ensuite de refacturer l’entreprise. 

Si les voyageurs d’affaires reçoivent une carte de crédit d’entreprise à utiliser pendant le voyage, les directives sur ce qu’il est acceptable d’acheter et de payer doivent leur être clairement indiquées. 

La dernière option consiste à donner aux employés une carte prépayée avec une limite de dépenses : assurez-vous simplement qu’ils ont un moyen de payer s’ils se trouvent au-dessus de la limite et en cas d’urgence.

Mise en place d’une politique de voyage

Il est important de disposer d’une politique de voyage bien établie pour maintenir votre capacité à effectuer des voyages d’affaires.

Les organisations devraient être l’objectif initial. La politique de voyage doit être :

  • Claire et facile à comprendre.
  • Bien communiquée à tous ceux qui peuvent être concernés par un voyage d’affaires.
  • Rassemblée en un même endroit et facilement accessible par tout le monde.
  • Facile à utiliser, avec un nombre réduit d’étapes pour permettre aux employés d’organiser leur voyage.

Parallèlement à la politique de voyage, les informations et documents importants pour les voyageurs d’affaires doivent également être bien organisés. Conservez toutes les informations sur les voyageurs au même endroit. Ainsi, lorsqu’ils doivent prendre l’avion, louer une voiture ou réserver un hôtel, le processus sera aussi rapide et facile que possible. 

Ceci est particulièrement important si les voyages d’affaires sont gérés par une seule personne, dont le travail exige également qu’elle soit responsable d’autres tâches. Si cette personne s’absente pendant quelques jours, vous voulez qu’il soit facile pour quelqu’un d’assumer temporairement ses responsabilités, tout en étant en mesure de trouver toutes les informations pertinentes.

Les employés doivent également connaître le processus exact de demande d’autorisation pour ces déplacements. Que ce soit par le biais d’un programme de messagerie comme Slack, d’un e-mail, d’un formulaire en ligne ou d’un moyen non numérique : quelle que soit la manière dont la communication est faite, les employés doivent en être informés et être encouragés à y adhérer.

Il devrait également y avoir des politiques claires sur ce qu’il faut faire en cas de problème, pendant ou après le voyage, comme par exemple :

  • Vols manqués.
  • Absence de chambre d’hôtel disponible.
  • Annulation d’une réunion par un client/lead peu de temps avant le voyage.
  • Reçus perdus et notes de frais incomplètes.
  • Situations extrêmes qui nécessitent un rapatriement rapide. 

Pour des informations plus détaillées, lisez l’article sur pourquoi et comment rédiger une politique de dépenses pour une petite entreprise.

Conformité à la politique

Si votre politique de voyage est complète et répond à chacune des 4 normes de la section ci-dessus, vous pouvez alors commencer à vous concentrer sur la conformité.

Le fait que toute votre entreprise adhère à ces règles rendra les voyages d’affaires beaucoup plus efficaces et se traduira par des employés plus satisfaits et productifs. 

Les voyages d’affaires modernes ont vu leur objectif passer de la recherche de l’option la moins chère à un contrôle du comportement et des dépenses des voyageurs d’affaires. Les employés qui ne respectent pas les règles en voyage peuvent grandement fausser les résultats financiers.

Cependant, il est important de disposer d’un certain niveau de flexibilité, ce qui en fait un exercice d’équilibre. Il est important de savoir quand traiter les règles comme des obligations, et quand il s’agit plutôt de lignes directrices. Pour que la flexibilité soit possible, une communication ouverte entre les voyageurs et les gestionnaires est vitale.

Des changements de plans sont courants pendant les voyages d’affaires. La plupart de ces voyages se font dans un pays étranger et impliquent de travailler avec une organisation distincte. Il y a forcément des aspects qui n’ont pas été pris en compte. Ainsi, des changements sont souvent effectués, que ce soit au budget ou même parfois même à l’itinéraire.

Dans l’ensemble, la communication et la visibilité seront essentielles pour s’assurer de la conformité à la politique de voyage. Les voyages d’affaires dépendent de la connaissance et de l’actualisation de la politique. Même dans une petite entreprise, c’est une erreur de supposer que tout le monde connaît la politique. Ainsi, communiquer la politique au personnel et faciliter sa consultation sont des éléments qu’il est important de garantir.

Reporting et mesure de l’impact

Une comptabilité des dépenses solide rend les futurs voyages d’affaires beaucoup plus faciles. Les voyageurs d’affaires doivent savoir comment enregistrer leurs notes de frais, et cela devrait être pour eux un processus rapide et facile. Dans ce but, la meilleure suggestion est d’utiliser une plateforme de réservation de voyages ou un logiciel de comptabilité/de notes de frais. 

Un journal complet d’informations financières provenant des voyages d’affaires peut vous permettre d’effectuer des analyses annuelles du retour sur investissement qu’ils ont obtenu et vous informer sur la mesure dans laquelle ils valent la peine d’investir pour l’avenir.

Enfin, il est également très important de rendre compte des aspects non financiers du voyage. Après un voyage d’affaires, le voyageur doit être encouragé à donner son avis sur la façon dont celui-ci s’est déroulé, par exemple sous la forme d’un court questionnaire. Voici certaines questions à considérer :

  • Avez-vous manqué de liquidités pendant le voyage ?
  • Avez-vous eu assez de temps pour tout mener à bien ?
  • Les instructions étaient-elles claires ?
  • La communication préalable au voyage était-elle suffisante ?
  • Vous êtes-vous senti soutenu par votre bureau pendant le voyage ?

Rendez ce questionnaire facile d’accès et assez rapide à remplir : vos employés pourront par exemple le compléter en attendant leur vol.

Comment les petites entreprises peuvent-elles réserver des voyages ?

Il existe quelques méthodes différentes de réservation et de gestion des voyages d’affaires qui sont disponibles pour les petites entreprises. Elles ont chacune leurs avantages et leurs inconvénients. Voici les options disponibles :

  • Agences de voyages
  • Sites de voyages grand public
  • Outils de voyage gratuits axés sur les affaires

Pour un guide détaillé, vous pouvez lire notre article sur les meilleurs outils gratuits de réservation de voyages pour les petites entreprises. Cela vous donnera également quelques conseils pour réaliser des économies.

Agents de voyages d’affaires

Les agences de voyages peuvent combler des lacunes importantes dans les petites équipes. Elles sont particulièrement utiles pour ceux qui n’ont pas de responsable voyages et déplacements dédié au sein de leur personnel, ou au moins un employé responsable de bureau qui s’occupe en priorité de la gestion des voyages. Ces agences peuvent fonctionner comme un intermédiaire précieux et peuvent aider à négocier des tarifs moins chers avec les prestataires indispensables, par exemple les hôtels, les compagnies aériennes, les locations de voitures, etc.

Les agents de voyages ne sont pas aussi chers que vous ne le pensez, et l’aspect humain de leur service peut être utile. Cependant, de nombreuses entreprises factureront les clients en fonction du temps de traitement des appels et des numéros de réservation. De plus, dans de nombreux cas, vous cherchez simplement à réserver rapidement via un portail en ligne, et à ne pas devoir gérer un appel téléphonique prolongé pour expliquer ce dont vous avez besoin.

Les agences de voyages sont souvent au courant de remises secrètes : celles qui ne sont pas mises en ligne pour le grand public. Cependant, ces agences sont aussi des entreprises, et elles cherchent elles-aussi à faire de la marge, ce qui peut parfois signifier un coût net plus élevé pour votre propre entreprise.

Sites Web de consommateurs

Les sites Web de consommateurs sont ceux qui permettent aux utilisateurs de saisir leurs paramètres de voyage (lieux, dates, fourchettes de prix, etc.), puis d’afficher une page d’options avec de nombreuses compagnies aériennes différentes. On peut citer des exemples célèbres tels que Kayak, Booking et Skyscanner. Ils sont principalement utilisés pour les voyages non professionnels, mais ils peuvent également être utiles pour les petites entreprises.

Les avantages qu’ils proposent sont le large éventail d’options disponibles et la possibilité de trouver des options moins chères. Pour les entreprises qui choisissent d’utiliser une politique de réservation ouverte pour les voyages d’affaires, il s’agit d’une option assez simple et qui permet aux employés de réserver leur propre voyage plus facilement. Enfin, étant donné que ces sites Web sont couramment utilisés pour réserver des vacances, tout votre personnel est probablement habitué à les utiliser, il n’y a donc aucune courbe d’apprentissage à prendre en compte.

Il y a cependant des inconvénients à utiliser ces sites. Tout d’abord, une politique de réservation ouverte entraînera certainement beaucoup de paperasse pour celui qui est en charge de la gestion des voyages. Chaque employé enverra ses propres factures, souvent plusieurs s’il réserve des vols avec plusieurs prestataires. 

Vous donnez également le contrôle des dépenses à vos employés, ce qui rend la conformité aux politiques de voyages très importante.

Outils de réservation gratuits pour les petites entreprises

L’option la plus appropriée pour les voyages d’affaires est d’utiliser les outils de réservation en ligne disponibles, qui sont beaucoup plus adaptés aux voyages d’affaires qu’aux vacances. En règle générale, ils combinent les avantages de sites de consommation faciles à utiliser et l’assistance et les connaissances des agences de voyages d’affaires.

Ces sites offrent aux entreprises les avantages du contrôle et de la surveillance de leurs employés en déplacement, mais n’obligent pas l’entreprise à s’inscrire auprès d’une agence de voyages coûteuse. La majorité des sites propose une version gratuite du service.

De plus, un support client est disponible avec ces outils. Cela signifie que les utilisateurs bénéficient des avantages d’une plateforme numérique automatisée, comme avec les sites Web de voyages grand public, mais ont également la possibilité de demander une assistance humaine comme avec une agence de voyages.

Si vous savez qu’une agence est ce qu’il vous faut, alors lisez notre guide des agences de voyages d’affaires pour les petites entreprises.

Le seul véritable inconvénient est qu’il y a une légère courbe d’apprentissage par rapport à un site Web de voyage grand public, simple à utiliser. Cependant, cela n’a pas tendance à durer longtemps, et les avantages au fil du temps dépassent de loin le temps qu’il faut pour apprendre à utiliser ces outils.

Conseils pour réduire les coûts des déplacements des petites entreprises :

Cartes de crédit pour voyages d’affaires

De nombreux fournisseurs de cartes de crédit proposent des options visant spécifiquement à récompenser les voyages d’affaires et offrant des avantages légitimes. Ces cartes offrent des avantages non seulement pour la réservation de vols, mais également pour les hôtels, les locations de voitures, etc.

Le seul inconvénient de ces cartes est la cotisation annuelle, mais ce coût est généralement amorti rapidement si votre entreprise investit dans les voyages d’affaires.

Quelques avantages clés auxquels vous pouvez vous attendre :

  • Points supplémentaires sur les vols et les hôtels.
  • Remises lors du paiement de points.
  • Crédit annuel pour les frais accessoires des compagnies aériennes
  • Accès aux lounges des aéroports 
  • Accès aux programmes de fidélité
  • Séjours à l’hôtel gratuits certains jours

Programmes de fidélité

Les prestataires tels que les compagnies aériennes, les hôtels, les agences de location de voitures, etc. proposent également des programmes de fidélité. Ils ont intérêt à ce que les gens soient fidèles à leur marque, c’est pourquoi ces programmes de récompenses doivent être pris en compte lors du choix des prestataires. Au fil du temps, le bon choix peut signifier des économies importantes sur les frais de déplacement professionnel et des employés bien plus satisfaits.

Pour les compagnies aériennes :

  • Pas de dates d’interdiction, points supplémentaires gagnés à la réservation
  • Réductions sur les surclassements, par exemple pour des sièges offrant plus d’espace ou pour le transport d’animaux 
  • Possibilité de sauter les files d’attente de sécurité
  • Enregistrement gratuit pour plusieurs bagages
  • Suppression des frais d’annulation

Pour les hôtels :

  • Aucune date d’interdiction
  • Types de chambres garantis et disponibilité des chambres
  • Départs tardifs
  • Suppléments gratuits, comme le wifi ou les petits déjeuners en chambre

Location de voitures

  • Mise à disposition du véhicule à l’aéroport
  • Disponibilité locative garantie
  • Journées supplémentaires gratuites de location
  • Sélection gratuite de véhicule
  • Tarifs d’entreprise

Les fournisseurs sont particulièrement intéressés par les voyageurs d’affaires et proposent souvent des tarifs d’entreprise. Pour ces entreprises, gagner la confiance d’une organisation qui envoie un grand nombre d’employés en déplacement est une priorité absolue. Elles veulent devenir votre premier choix, vous pouvez donc en tirer parti pour obtenir des réductions importantes. 

En contactant directement les fournisseurs et en expliquant que vous représentez une entreprise, vous pouvez négocier de meilleurs tarifs. Cela vaut la peine d’entrer en contact avec une poignée de fournisseurs et de comparer leurs offres.

Déductions sur frais de déplacement

Pour les voyageurs d’affaires eux-mêmes, certaines déductions peuvent être appliquées aux déclarations de revenus annuelles. Ces déductions peuvent être accordées si le voyageur :

  • Paie ses propres repas
  • Utilise son propre véhicule pour se déplacer
  • Paie pour l’expédition ou les bagages
  • Paie les frais de péages

Obstacles fréquents

Les applications de covoiturage et votre politique de voyage

Une question à considérer lors de la mise en place d’une politique de voyage est de savoir quels modes de transport vos voyageurs peuvent utiliser lorsqu’ils visitent une autre ville.

Les taxis sont :

  • Rapides et pratiques
  • Chers

Les transports en commun sont :

  • L’option la moins onéreuse
  • Peu flexibles, et peuvent obliger le voyageur à parcourir une distance significative vers/depuis les gares et les arrêts

Location de véhicule :

  • Prix intermédiaire entre les taxis et les transports en commun, et une option très pratique pour les voyageurs

La dernière option consiste à utiliser des applications de covoiturage, qui gagnent en popularité, en particulier aux États-Unis. Elles pourraient être considérées comme une option potentielle car elles sont moins chères que les taxis, mais un peu plus pratiques que les transports en commun.

Hébergements partagés

L’hébergement partagé peut représenter des économies importantes si vous envoyez plus d’une personne en voyage d’affaires.

Cependant, cela peut être un sujet épineux pour les voyageurs d’affaires. Beaucoup n’ont aucun problème à partager une chambre avec un autre voyageur, mais d’autres accordent la priorité à leur vie privée et à leur espace personnel, en particulier lorsqu’ils travaillent dans une ville étrangère.

Il est crucial d’être transparent avec vos employés. Si vous choisissez de faire partager un logement aux voyageurs, cela ne devrait jamais être fait par surprise. Avant même de confirmer leur voyage, les employés doivent être informés de l’éventualité qu’ils devront partager leur chambre d’hôtel avec un autre employé. C’est un facteur important pour de nombreux employés, et cela peut entraîner une profonde insatisfaction s’ils apprennent qu’ils partagent une chambre avec quelqu’un à l’improviste.

Directives de voyage spécifiques à chaque zone géographique 

La politique et les directives relatives aux voyages devraient également prendre en compte des facteurs spécifiques à chaque destination. Les voyageurs d’affaires doivent s’attendre à des expériences très différentes lorsqu’ils voyagent dans des pays étrangers, qui ont des cultures étrangères, des pratiques commerciales différentes et peut-être un niveau de sécurité différent, selon le pays.

Il est donc utile d’adapter certains aspects de votre politique selon le lieu du déplacement, comme par exemple : 

  • Limites de dépenses quotidiennes
  • Accès aux locations de voitures et aux taxis
  • Déplacements individuels, par deux ou en groupes d’employés

Une réalité des voyages d’affaires est que les employés peuvent être envoyés vers des destinations qui ne sont généralement pas aussi sûres que celles auxquelles ils sont habitués. Des conseils doivent donc être fournis à ces employés, et d’autres exceptions doivent être envisagées, comme par exemple une garantie d’accès à des véhicules de transport privés ou à de grandes chaînes hôtelières qui mettent l’accent sur la sécurité des clients.