Guide complet de la gestion des voyages pour petites entreprises

17 MIN READ

>
Home>Ressources>Guides>Guide complet de la gestion des voyages pour petites entreprises>Les 7 meilleures applications de suivi des dépenses pour les petites entreprises

Les 7 meilleures applications de suivi des dépenses pour les petites entreprises

Suivre les dépenses pour les petites entreprises peut s'avérer délicat.

Les employeurs veulent avoir accès à des dossiers financiers à jour sans avoir à fouiller dans des piles de reçus froissés ou des chaînes d'e-mails. Les employés veulent déclarer leurs dépenses rapidement et être remboursés à temps. Les applications de suivi des dépenses aident à satisfaire ces deux parties.

Les applications de suivi des dépenses des petites entreprises aident les entreprises à suivre les dépenses des employés lorsqu'ils sont en déplacement professionnel et à simplifier l'ensemble du processus de gestion des dépenses. Ces applications permettent aux chefs d'entreprise et aux responsables financiers de suivre et de gérer les dépenses continuellement pour disposer d'une vision précise de la situation de l'entreprise.

Que vous soyez un chef de petite entreprise, que vous dirigiez une entreprise de plus de 500 employés ou que vous travailliez pour une entreprise entre ces deux options, cet article vous aidera à identifier et à évaluer les meilleures applications de suivi des dépenses pour les petites entreprises. Nous examinerons leurs caractéristiques uniques, les langues qu'elles prennent en charge et les tarifs proposés.

Comment fonctionnent les applications de suivi des dépenses d'entreprise ?

Les applications de suivi des dépenses des petites entreprises permettent aux entreprises de suivre et de gérer leurs dépenses avec une solution tout-en-un. Les fonctionnalités de base comprennent :

  • Création d'un budget d'entreprise
  • Présentation des habitudes de dépenses
  • Fourniture des prévisions financières pour les entreprises
  • Création des factures et acceptation des paiements
  • Numérisation des reçus et remboursement des dépenses des employés
  • Organisation des dates d'échéance des paiements entrants et sortants

Ces applications facilitent le processus de suivi des sources de revenus entrantes, des coûts fixes, des dépenses variables, des achats ponctuels et du remboursement des employés. Les utilisateurs peuvent ajouter le compte bancaire de l'entreprise, ainsi que les coordonnées bancaires des employés, pour accélérer le processus de gestion des dépenses.

Mon entreprise a-t-elle besoin d'un logiciel de suivi des dépenses ?

La gestion des dépenses sur papier ou sur des feuilles de calcul n'est pas la meilleure solution, surtout si vous cherchez à agrandir votre équipe. De plus, les feuilles Excel posent de nombreux problèmes, tels que des erreurs de saisie de données, des options d'automatisation limitées et un travail manuel fastidieux.

Si vous rencontrez l'un de ces problèmes dans votre suivi quotidien des dépenses professionnelles, les applications de suivi des dépenses seront certainement une bonne option pour vous. Essayez de reconnaître ces signes et vous saurez qu'il est temps d'investir dans une solution de gestion des dépenses.

  • Dépenses croissantes : les dépenses de l'entreprise augmentent avec son activité, il est essentiel de garder le contrôle de vos dépenses. Les entreprises qui se noient dans un océan de paperasse devraient automatiser le suivi et la gestion des dépenses.
  • Incapacité de suivre vos données financières : c'est un autre signe révélateur qui indique que vous pourriez avoir besoin d'un logiciel de suivi des dépenses. Les entreprises incapables de prendre des décisions éclairées à partir des processus de gestion financière existants devraient envisager d'adopter des solutions automatisées.
  • Remboursements retardés : le traitement manuel des remboursements réduit la productivité et a un impact sur la satisfaction des collaborateurs. Si vous consacrez plus de deux heures par mois à vérifier et à rembourser les comptes créditeurs, le moment est venu de moderniser votre système.
  • Difficultés de mise en conformité avec la réglementation : si vous rencontrez des difficultés en matière de conformité, un système de suivi des dépenses peut vous aider à simplifier et à éliminer la complexité permanente liée à la conformité et aux risques.

Vous ne savez pas quelles fonctionnalités votre suivi des dépenses devrait avoir ? Nous avons rassemblé les fonctions essentielles des outils de suivi des dépenses d'entreprise qui sont pratiques lorsque vous développez votre activité.

Que rechercher dans une application de suivi des dépenses professionnelles pour une petite entreprise ?

Les applications de suivi des dépenses des petites entreprises aident les propriétaires d'entreprise à réduire la trace écrite, à simplifier la saisie des dépenses, à suivre les déductions fiscales et à gérer les finances plus efficacement.

Aujourd'hui, les solutions logicielles de pointe pour le suivi des dépenses sont dotées de diverses fonctionnalités, mais que devez-vous vraiment rechercher ?

Voici les fonctionnalités recommandées à rechercher lorsque vous choisissez une application de suivi des dépenses :

  • Facile à utiliser : évaluez la facilité avec laquelle vous pouvez apprendre et utiliser l'interface et les fonctionnalités de l'application.
  • Disponibilité : vérifiez si l'application est disponible sur Android, iOS et les ordinateurs de bureau.
  • Intégrations : évaluez si un outil permet l'intégration d'applications tierces que vous utilisez régulièrement. Par exemple, si vous utilisez un outil de gestion des voyages moderne comme TravelPerk, vous avez besoin d'un système qui peut s'intégrer harmonieusement pour fournir des informations plus approfondies sur les frais de déplacement.
  • Évolutivité : réfléchissez à la façon dont le fournisseur peut vous aider à répondre aux exigences futures.

L'automatisation de la gestion des dépenses et l'intégration des applications sont des facteurs clés pour les petites entreprises. Globalement, vous recherchez une solution qui vous aidera à réclamer facilement des déductions fiscales, à remplir les déclarations IRS et à gérer les finances de l'entreprise sans problème.

Un bon outil de suivi des dépenses est facile à utiliser, assure le suivi des factures, rembourse les collaborateurs, conserve les données relatives aux finances en vue de la saison fiscale et est disponible en déplacement. Pour choisir un outil de suivi des dépenses, il est essentiel d'évaluer les besoins organisationnels et de déterminer dans quelle mesure l'application peut accomplir ces tâches régulièrement.

7 meilleurs outils de suivi des dépenses pour les petites entreprises

Jetons un coup d'œil aux sept meilleures solutions pour aider votre entreprise à simplifier la gestion des dépenses.

1. Ramp

Ramp est une plateforme de gestion des cartes de crédit et des dépenses d'entreprise visant à aider les petites entreprises à simplifier l'automatisation et à réduire les dépenses professionnelles. Ce logiciel de gestion des dépenses 5 en 1 permet de gagner un temps précieux en prenant en charge les cartes d'entreprise, la gestion des dépenses, le paiement des factures, la comptabilité et les rapports.

Non seulement vous pouvez automatiser le suivi des dépenses, mais vous pouvez également gérer la comptabilité plus rapidement grâce à la réconciliation automatisée. Les entreprises peuvent intégrer Ramp à plus de 100 applications, dont Slack, Okta, Xero, Google, Oracle NetSuite, QuickBooks et Sage Intacct.

Parmi les caractéristiques remarquables de Ramp, nous pouvons citer :

  • Cartes d'entreprise : Ramp permet aux entreprises de détenir des cartes virtuelles et des cartes physiques de marque pour les dépenses des collaborateurs et les frais de déplacement.
  • Gestion des dépenses : la fonctionnalité de gestion des dépenses de Ramp vous permet de contrôler les dépenses grâce à des restrictions personnalisables. Vous pouvez également tirer parti de la mise en correspondance des reçus et des politiques de dépenses numériques alimentée par l'IA pour rembourser les collaborateurs en un clic.
  • Paiements de factures : le traitement des factures par l'IA est une autre excellente fonctionnalité que vous pouvez utiliser pour automatiser les comptes fournisseurs et les processus d'approbation à plusieurs niveaux.
  • Automatisation comptable : outre la synchronisation des transitions en temps réel pour obtenir une vue d'ensemble actualisée, Ramp propose des intégrations directes pour une comptabilité plus rapide.
  • Reporting en temps réel : vous permet de réaliser des économies grâce à des recommandations alimentées par l'IA pour réduire les dépenses hors politique.

Langues prises en charge : Anglais

Coût : Gratuit

Découvrez comment Ramp s'intègre à TravelPerk pour simplifier vos voyages d'affaires.

2. Rydoo

Rydoo améliore les prévisions et les analyses financières tout en épargnant à votre équipe financière des maux de tête liés à la gestion des dépenses. Cet outil de gestion des finances des petites entreprises vous aide à centraliser les reçus des employés, à suivre les frais kilométriques et à garder trace des indemnités journalières.

Vous serez en mesure d'améliorer la conformité, de raccourcir les cycles de remboursement et d'assurer un flux de trésorerie prévisible.

Parmi les caractéristiques remarquables de Rydoo, nous pouvons citer :

  • Traitement des demandes de remboursement : Rydoo réduit la charge de travail liée à l'approbation des dépenses grâce à une alerte pour les dépenses hors politique et à l'automatisation de l'approbation des dépenses.
  • Informations clés : trouvent les goulots d'étranglement, prévoient les dépenses et identifient les possibilités de réduction des coûts grâce à des tableaux de bord préconçus pour les collaborateurs et les projets.
  • Conformité locale : minimisez votre charge de travail manuel en définissant des taux de compétence par défaut ou des taux d'indemnité journalière personnalisés.
  • Suivi du kilométrage : le service de cartographie intégré de Rydoo permet aux collaborateurs de créer des voyages et de gérer les kilométrages en temps réel.
  • Technologie de numérisation facile : Rydoo convertit les reçus des employés en données clés consultables et utilisables très rapidement, ce qui vous permet de trouver plus facilement les anomalies.
  • Dépenses ligne par ligne : évitez de paniquer en fin de mois grâce à des notes de frais ligne par ligne que vous approuvez instantanément.

Langues prises en charge : anglais, néerlandais, français, allemand, portugais, espagnol, italien, danois, tchèque, polonais, slovaque, hongrois, suédois, finnois, chinois (simplifié) et japonais.

Coût : Essentials (8 € par utilisateur par mois), Pro (10 € par utilisateur par mois) et Enterprise (prix disponible sur demande).

Découvrez comment Rydoo s'intègre à TravelPerk pour alléger les tâches administratives des collaborateurs et des équipes financières en déplacement.

3. Circula

Circula est une plateforme intelligente de financement des employés qui vous aide à gérer les dépenses des employés et les avantages sociaux de l'entreprise. Cette application est conçue pour offrir une expérience utilisateur intuitive tout en aidant votre petite entreprise à rester conforme et à réduire les coûts des processus.

Les solutions d'IA de Circula sont super utiles pour la gestion des dépenses et l'automatisation des politiques. Vous pouvez également vous intégrer aux systèmes ERP, aux plateformes de réservation de voyages comme TravelPerk, ainsi qu'aux solutions de RH et de paie.

Parmi les caractéristiques remarquables de Circula, nous pouvons citer :

  • Gestion des dépenses : réduisez le travail administratif grâce à la solution de contrôle des reçus de Circula, optimisée sur le plan fiscal et adaptée aux appareils mobiles, et à ses intégrations de paie.
  • Cartes de crédit d'entreprise : créez et gérez des cartes de crédit physiques et virtuelles pour les employés, et contrôlez les dépenses grâce à un budget préétabli.
  • Avantages sociaux : récompensez vos employés avec un ensemble d'avantages optimisés sur le plan fiscal, notamment des tickets restaurant numériques, un budget mobilité et des ressources en déplacement.
  • Avantages du déjeuner : augmentez l'engagement des employés grâce au Circula Lunch, simple, rentable et facile à mettre en place.

Langues prises en charge : anglais, tchèque, slovaque et néerlandais.

Coût : Basic (85 € pour 10 utilisateurs), Professional (130 € pour 10 utilisateurs) et Enterprise (prix disponible sur demande).

Découvrez comment Circula s'intègre à TravelPerk pour vous aider à automatiser vos processus de compte pour les voyages d'affaires.

4. Divvy

Divvy est une solution gratuite et tout-en-un de gestion des dépenses qui vous aide à gérer les achats et les dépenses de votre entreprise.

L'automatisation des comptes fournisseurs de Divvy simplifie l'approbation des paiements et la synchronisation bidirectionnelle des données. Divvy protège également les données financières de votre entreprise grâce à des normes de pointe telles que PCI DSS et SOC2 Type 1.

Parmi les caractéristiques remarquables de Divvy, nous pouvons citer :

  • Cartes virtuelles : gérez les abonnements et effectuez des achats en ligne avec des cartes uniques. Divvy facilite les dépenses des entreprises avec des cartes prépayées pour une utilisation unique et des cartes d'abonnement pour les paiements récurrents.
  • Remboursements : le processus de gestion des remboursements sans douleur de Divvy permet aux petites entreprises de traiter efficacement les dépenses ponctuelles et les remboursements de frais kilométriques.
  • Récompenses : gagnez des récompenses hebdomadaires, bimensuelles et mensuelles lorsque vous réalisez des paiements fréquents en utilisant Divvy.
  • Développement du crédit : Le programme de développement du crédit de Divvy est idéal pour les entreprises qui cherchent à obtenir une ligne de crédit au moyen d'une simple demande en ligne.
  • Intégrations : Divvy offre des intégrations flexibles avec des solutions logicielles populaires telles que QuickBooks et Oracle NetSuite.
  • Reporting : obtenez des détails et des analyses granulaires des dépenses, et prévoyez les dépenses futures grâce aux rapports détaillés de Divvy.
  • Paiements : simplifiez le processus de paiement grâce à la solution gratuite de paiement des fournisseurs de Divvy qui vous permet de limiter les efforts manuels et de payer les fournisseurs à temps.

Langues prises en charge : Anglais

Coût : Gratuit

Découvrez comment Divvy s'intègre à TravelPerk pour donner à vos employés en déplacement la carte de visite la plus intelligente du monde.

5. Payhawk

Payhawk est un logiciel financier tout-en-un qui vous aide à automatiser et à gérer vos activités bancaires et comptables. De la gestion des dépenses au paiement des factures en passant par l'automatisation de la comptabilité, Payhawk offre tout pour les entreprises de toutes tailles.

Vous pouvez également l'intégrer à de nombreux systèmes ERP, notamment Oracle NetSuite, Xero, QuickBooks, Microsoft Dynamics, Sage, Exact et Datev.

Parmi les caractéristiques remarquables de Payhawk, nous pouvons citer :

  • Paiements des factures : gagnez un temps précieux avec l'automatisation des paiements, grâce aux IBAN dédiés de Payhawk.
  • Remboursements : améliorez l'expérience des employés avec des approbations et des remboursements en un clic.
  • Gestion des factures : Numérisez l'extraction et la réconciliation des données de vos factures grâce à une puissante combinaison de reconnaissance optique de caractères et d'apprentissage automatique.
  • Cartes Visa : obtenez des cartes commerciales Visa physiques et virtuelles pour effectuer des paiements dans le cadre de votre activité.

Langues prises en charge : anglais, espagnol et allemand.

Coût : cartes Premium (149 € par mois + 9 € par mois par carte), solution tout-en-un(299 € par mois + 9 € par mois par carte) et Enterprise Suite (prix disponible sur demande).

Découvrez comment Payhawk s'intègre à TravelPerk pour simplifier les voyages d'affaires.

6. Expensify

Expensify est un outil de suivi des dépenses qui offre une série de fonctionnalités gratuites, notamment le suivi des dépenses, la facturation, les paiements, la réservation de voyages et les cartes d'entreprise.

La fonctionnalité unique de suivi des reçus et des dépenses en un clic d'Expensify lui a permis de gagner en popularité auprès des entreprises de toutes tailles, des indépendants aux entreprises du Fortune 500. Suivre les dépenses professionnelles n'a jamais était aussi facile.

Parmi les caractéristiques remarquables d'Expensify, nous pouvons citer :

  • Scanner de reçus en un clic : grâce à SmartScan, vous pouvez soumettre une demande de remboursement avec une photo de votre reçu.
  • Importation de cartes de crédit : fusionnez et identifiez facilement les dépenses personnelles et les transactions par carte de visite.
  • Flux de travail d'approbation à plusieurs niveaux : répondez aux besoins d'une entreprise qui évolue rapidement et réduisez le temps de remboursement des employés grâce à des règles de politique de dépenses personnalisées.
  • Suivi fiscal avancé : créez des politiques de dépenses avec des codes, des noms et des taux de taxation personnalisés pour synchroniser les taux de taxation avec votre progiciel de comptabilité.
  • Audit et conformité : automatiser le renforcement des politiques avec des vérifications de la validité des transactions, de l'exactitude des taux de change et des reçus en double.
  • Accès délégué : offre un accès réservé aux auditeurs et permet aux responsables d'approuver les notes de frais au nom de l'entreprise, avec différentes options d'accès.

Langues prises en charge : Anglais

Coût : Gratuit (0 $), Collect (5 $ par utilisateur par mois avec la carte Expensify) et Control (9 $ par utilisateur par mois avec la carte Expensify).

Découvrez comment Expensify s'intègre à TravelPerk pour aider les équipes financières à automatiser la déclaration des frais de déplacement.

7. Emburse : Captio

Emburse est un logiciel de comptabilité unifié qui aide les entreprises modernes à optimiser et à catégoriser tous les types de dépenses. Emburse est spécialisée dans les solutions de facturation et de paiement, ainsi que dans les processus de gestion des dépenses et des voyages.

Emburse a gagné la confiance de plus de 16 000 organisations à ce jour et aide les équipes débordées à assurer la conformité, à se débarrasser des tâches manuelles chronophages et à fournir des informations exploitables sur les dépenses. G2 a même classé Emburse dans son top 50 des meilleurs produits de finance.

Parmi les caractéristiques remarquables d'Emburse, nous pouvons citer :

  • Gestion des dépenses : et des solutions AP pour les entreprises complexes afin de simplifier les processus.
  • Détecter et auditer : audits des audits humains utilisant la technologie pour aider à identifier les fraudes, et assurer la conformité des réservations de voyage.
  • Contrôle des dépenses : des cartes virtuelles et physiques pour permettre à votre équipe de dépenser dans le respect du budget, à chaque fois.
  • Analyse avancée : pour permettre à vos équipes financières de prendre des décisions fondées sur des données concernant les dépenses liées aux voyages d'affaires.

Langues prises en charge : Anglais

Coût : Starters (9 $ par utilisateur par mois), formule Professional et Enterprise (devis personnalisés).

Découvrez comment Emburse s'intègre à TravelPerk pour moderniser votre programme de voyages d'affaires.

Conclusion sur les meilleures applications de suivi des dépenses professionnelles

Un processus de gestion des frais fragmenté est un travail à moitié fait, et comme nous le savons tous, un travail à moitié fait est un travail mal fait.

En tant que petite entreprise, votre objectif est de simplifier le suivi des dépenses tout en dégageant des informations et en améliorant les processus. Le meilleur outil de suivi des frais professionnels vous aidera à créer des politiques personnalisées, à gérer les approbations de remboursement en déplacement et à prendre des décisions financières judicieuses.

Le suivi des dépenses ne devrait pas être une énigme. Grâce à ces outils, vous ne serez jamais perdu et vous pourrez choisir l'outil qui convient le mieux à votre entreprise et à l'orientation que vous souhaitez lui donner.