Guide complet de la gestion des voyages pour petites entreprises

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Réservation de voyage d'affaires : un guide complet

Alors que de plus en plus d'employés voyagent, il est plus important que jamais d'être intelligent et stratégique dans la réservation et la gestion des voyages d'affaires. Les logiciels de gestion des voyages sont désormais facilement disponibles et abordables pour toutes les entreprises, quelle que soit leur taille. Les petites et moyennes entreprises n'ont plus à se contenter des sites grand public, qui faisaient de la collecte des factures une tâche pénible, et elles peuvent commencer à goûter aux avantages de l'utilisation d'un logiciel de voyage conçu pour les entreprises.

Que vous fassiez des réservations en tant que gestionnaire de voyages ou en tant qu'employé, ce guide vous présentera les meilleurs outils gratuits pour rendre les voyages d'affaires faciles, qu'il s'agisse de réserver, d'automatiser ou de gérer les voyages en tant que petite entreprise.

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Comment un logiciel de réservation de voyages peut-il aider les organisations dans leur gestion des voyages ?

Le rôle d'un gestionnaire de voyages comporte de nombreuses responsabilités entre lesquelles il doit jongler à tout moment. Les entreprises de gestion de voyages et les outils de réservation en ligne peuvent aider à simplifier les processus et à éliminer de nombreux défis liés à l'organisation de voyages d'affaires et aux dépenses qui y sont associées. Les solutions avancées pour les voyages d'affaires peuvent vous aider pour un grand nombre, voire la totalité, des éléments suivants :

  • Modalités de réservation via un tableau de bord facile à utiliser.
  • Assistance 24 h/24 pour résoudre tous les problèmes en déplacement.
  • Garantie d'une plus grande conformité par l'intégration de politiques de voyage d'entreprise dans le processus de réservation.
  • Amélioration de l'expérience de réservation en permettant aux voyageurs d'affaires d'être autonomes dans leurs projets de voyage.
  • Des processus automatisés qui simplifient les validations, libèrent du temps et minimisent le risque d'augmentation des tarifs.
  • Centralisation de la facturation réduisant la charge de travail des équipes financières débordées.
  • Génération de rapports de frais de voyage en un clic.
  • Visibilité accrue avec un accès à plus de données pour une analyse approfondie du retour sur investissement des programmes de voyage.
  • Utilisation de systèmes existants comme Slack pour les notifications.
  • Amélioration de la durabilité, avec des options de voyage plus écologiques et une assistance dans la compensation des émissions de carbone.
  • Jusqu'à 25 % d'économies supplémentaires sur les dépenses de voyage annuelles grâce au support de la récupération de TVA.
  • Contribution au devoir de diligence et à la sécurité des voyageurs grâce à des solutions intégrées de gestion des risques liés aux voyages.

Les meilleurs outils de réservation de voyages d'affaires gratuits

De la réservation de billets d'avion à la gestion des dépenses, voici notre liste des meilleurs outils de réservation gratuits pour les voyages d'affaires internationaux.

Meilleurs sites de réservation de voyages d'affaires offrant un inventaire complet

TravelPerk

Avec le plus grand inventaire au monde, TravelPerk offre aux voyageurs d'affaires les meilleurs tarifs du secteur et une multitude de fonctionnalités pour simplifier tous les aspects des voyages d'affaires. Solution complète de gestion des voyages, il permet aux utilisateurs de réserver des vols, des hébergements, des trains et des locations de voitures sur une seule et même plateforme simple à utiliser.

TravelPerk offre une version gratuite de son système de gestion des voyages d'affaires, ainsi que des mises à niveau payantes pour les gestionnaires de voyages qui souhaitent profiter de l'ensemble de ses fonctionnalités.

Les gestionnaires de voyages peuvent intégrer facilement les politiques de voyages de leur entreprise dans les flux automatisés de validation en quelques minutes seulement. Une fois les paramètres en place, les voyageurs d'affaires peuvent choisir des arrangements en fonction de leurs préférences personnelles tout en respectant les politiques en vigueur.

Dans le même temps, l'innovant système GreenPerk présente des options plus respectueuses de l'environnement et suit les émissions de carbone générées par les voyages.

Les dépenses liées aux voyages sont faciles à contrôler grâce aux rapports en temps réel qui peuvent être organisés par destination, par service ou par employé individuel. De plus, avec FlexiPerk, les voyageurs d'affaires peuvent profiter des tarifs les plus flexibles du marché.

Les entreprises peuvent annuler les arrangements jusqu'à deux heures avant le départ, en obtenant un remboursement garanti de 80 %, sans discussion. De plus, TravelPerk permet aux administrateurs d'ajouter des profils de voyageurs temporaires pour les amis et la famille qui cherchent à rejoindre les employés lors de voyages mêlant travail et loisirs.

Avantage : L'équipe du service client de TravelPerk est composée de vrais êtres humains, et est disponible 24 h/24, 7 j/7, 365 jours par an, permettant aux utilisateurs d'obtenir des réponses à leurs questions en seulement 15 secondes.

TravelBank

TravelBank offre deux canaux distincts pour les organisations qui recherchent une assistance dans la gestion de leurs voyages d'affaires. Les gestionnaires de voyages peuvent choisir entre deux formules d'abonnement. L'une fournit des solutions pour la réservation d'arrangements de voyage et l'autre des outils pour le traitement des dépenses.

Les voyageurs d'affaires peuvent rechercher des tarifs d'entreprise pour l'hébergement et le transport grâce à un tableau de bord très simple, et réserver des itinéraires grâce à des intégrations avec les principales cartes de crédit. Si les dispositifs de sécurité sont élémentaires, les voyageurs d'affaires peuvent bénéficier d'une assistance en déplacement grâce aux équipes de conciergerie.

Avantage : En plus de l'assistance par téléphone et par e-mail, les voyageurs d'affaires peuvent parler à des experts en voyage sur le canal Slack de TravelBank.

Corporate Traveller

Dans le but d'étendre ses services de voyage, Corporate Traveller a récemment lancé son outil de réservation d'affaires Melon. Conçu pour simplifier l'organisation des voyages d'affaires, les voyageurs d'affaires peuvent y faire des recherches parmi une gamme modeste de tarifs négociés pour l'hébergement et le transport.

Pour les demandes spéciales, les voyageurs d'affaires peuvent faire appel aux services de l'équipe de conciergerie et enregistrer leurs préférences pour accélérer la réservation de leurs futurs voyages. Melon a des partenariats avec certains des principaux systèmes de dépenses et de RH. Cependant, il n'offre pas autant d'intégrations que ses concurrents.

Avantage : le système de suivi de Corporate Traveller permet aux gestionnaires de garder un œil sur leurs employés pendant qu'ils sont sur la route.

Meilleurs sites gratuits pour réserver des vols

Prendre l'avion est une option assez populaire pour les voyages d'affaires. Veillez à réserver un vol qui permettra à vos voyageurs d'être aussi productifs que possible. Tenez compte des possibilités de flexibilité, des temps de correspondance, des itinéraires et des préférences de siège.

KAYAK

KAYAK est un moteur de recherche de voyage populaire qui peut vous aider à trouver le tarif le moins cher et les meilleures offres pour tous vos besoins de voyage : y compris les vols, les hôtels et les voitures de location. KAYAK a également évolué vers la gestion des voyages d'affaires, avec la création de KAYAK for Business, qui utilise le contenu et l'interface simple de KAYAK, mais s'adresse aux voyageurs d'affaires. Les employés peuvent réserver des offres compétitives tout en respectant les processus de validation et les politiques de voyage de leur entreprise.

Avantage : pour une petite ou moyenne entreprise qui n'a pas encore mis en place un système de voyages d'affaires, cet outil gratuit peut être très pratique.

Meilleurs sites gratuits pour réserver un hébergement

Une bonne nuit de sommeil est capitale, et avoir un bon endroit où dormir peut contribuer grandement à la réussite d'un voyage d'affaires. Utilisez des filtres pour vous assurer que l'établissement que vous réservez est proche du bureau, qu'il inclut les éléments essentiels aux voyages d'affaires (dont le Wi-Fi !) et que les horaires d'enregistrement sont flexibles.

Booking.com

Booking.com est la plus grande plateforme de réservation d'hébergement au monde et son outil de gestion d'entreprise permet aux voyageurs d'affaires d'accéder à des tarifs exclusifs tout en leur offrant une visibilité et un contrôle complets sur chaque voyage d'affaires.

Booking.com Business est un outil centralisé qui permet aux employés de réserver et de gérer leurs propres voyages en toute confiance. Les fonctions de gestion et de reporting permettent aux utilisateurs de suivre les dépenses par service et par destination pour obtenir des informations adaptées aux besoins de l'entreprise.

Avantage : les voyageurs fréquents peuvent également bénéficier du programme de réduction Genius Business, qui récompense les voyageurs en leur offrant des surclassements, des petit-déjeuners gratuits et des tarifs réduits. Cela peut vous faire économiser beaucoup d'argent si vos employés voyagent souvent.

Airbnb for Work

Airbnb est un marché communautaire qui permet aux voyageurs de séjourner dans des logements uniques à travers le monde. Airbnb for Work ne fait pas exception à cette règle. C'est un outil gratuit qui facilite la réservation et la gestion des voyages d'entreprise sur Airbnb.

Si vous envisagez d'utiliser Airbnb for Work, voici quelques-uns de ses avantages :

  • Grâce aux rôles des employés, vous pouvez définir les autorisations d'accès pour les employés, déterminant qui peut réserver, gérer et télécharger les rapports de l'entreprise
  • Le tableau de bord Airbnb for Work permet de suivre les dépenses des employés et de générer des factures et des rapports précis pour chaque réservation
  • Les annonces destinées aux réservations professionnelles sur Airbnb for Work vous garantissent une connexion Wi-Fi, des espaces adaptés au travail, un enregistrement automatique et des conditions d'annulation flexibles, conçus pour les voyageurs d'affaires
  • C'est une option rentable si plusieurs collègues séjournent dans une seule propriété plutôt que dans plusieurs chambres d'hôtel
  • Airbnb for Work propose des espaces à louer pour des conférences, des salles de réunion et des bureaux

Avantage : Airbnb for Work est particulièrement adapté aux petites entreprises et peut même encourager la collaboration et la consolidation d'équipes. C'est une option à prendre en considération, et pas seulement parce qu'elle est gratuite.

Si vous souhaitez obtenir plus d'informations sur les voyages pour votre petite entreprise, vous pouvez consulter notre guide rapide ici.

Meilleur logiciel gratuit pour les voyageurs pendant leur voyage

Laissez les outils de gestion vous aider lors de vos déplacements et concentrez-vous sur les tâches vraiment importantes.

TripIt

TripIt est un excellent outil pour le voyageur d'affaires, avec une solution simple pour planifier les projets de voyage. Il vous suffit de transmettre vos e-mails de confirmation de réservation (ou de permettre à TripIt de scanner automatiquement votre courrier) et TripIt fera le reste, générant instantanément un itinéraire pour le voyage, quel que soit l'endroit où il a été réservé.

TripIt offre des services d'abonnement gratuits et payants, chacun avec des avantages uniques.

Fonctionnalités de la version gratuite :

  • Les numéros de confirmation, les informations de contact et les réservations sont tous stockés dans un itinéraire qui peut être vérifié et modifié manuellement à tout moment
  • Les voyages peuvent être synchronisés avec votre agenda et partagés par SMS ou par e-mail
  • Les documents de voyage peuvent être stockés en toute sécurité dans TripIt, ce qui supprimant le besoin de transporter des copies physiques ou des documents précieux

Avec la version payante de TripIt Pro, les voyageurs reçoivent des alertes si leur vol est retardé ou annulé, peuvent utiliser des cartes interactives de leur destination, et peuvent même sélectionner leur siège.

Avantage : si vous êtes soucieux de l'environnement, l'outil suit vos émissions de carbone et affiche des options de compensation.

Spendee

Spendee est une application simple et gratuite de budgétisation et de suivi. Elle n'est pas nécessairement conçue pour les voyageurs d'affaires, mais elle peut être utilisée par les employés qui aiment suivre leurs dépenses en déplacement. Avec les portefeuilles partagés les entreprises peuvent avoir une visibilité sur toutes les dépenses de voyage des employés.

De plus, vous pouvez définir des budgets convenus avec vos employés et, serez averti si le budget quotidien est atteint. Il s'agit donc un outil très efficace pour contrôler les dépenses de voyage des employés.

Avantage : Spendee prend en charge plusieurs devises pour faciliter le suivi des dépenses internationales, où que vous soyez dans le monde. Vous recherchez une solution complète de gestion des voyages pour votre organisation ? Pour voir comment TravelPerk peut simplifier chaque aspect de votre voyage d'affaires, vous pouvez nous contacter pour une démonstration dès aujourd'hui.