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Guide complet de la gestion des voyages pour petites entreprises

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Comment un agent de voyages peut-il aider une petite entreprise

La gestion des ressources peut être un défi pour tout propriétaire de petite entreprise, surtout si les employés voyagent fréquemment. Si les réservations ne sont pas effectuées sur un même canal et que les politiques de voyage ne sont pas prises en compte, une entreprise peut rapidement perdre du temps et de l’argent.

Les petites entreprises disposent de nombreuses options facilement accessibles, qui leur permettent de maximiser leurs ressources et de centraliser leurs dépenses de voyage. De plus en plus de petites et moyennes entreprises choisissent de confier la gestion de leurs déplacements professionnels à des agences de voyages.  Vous vous demandez s’il existe une meilleure solution, et vous ne savez pas si votre petite entreprise gagnerait à faire appel à une agence ? Ce guide peut vous aider. 

Qu’est-ce qu’une agence de voyages d’affaires ?

Comme son nom l’indique, une agence de voyages d’affaires se spécialise uniquement dans les voyages d’affaires. L’étendue des responsabilités de l’agence dépend des besoins de chaque entreprise, mais en général, elle :

  • réserve et gère tous les déplacements de l’entreprise, y compris les réunions, les conférences et les événements.
  • fournit une assistance concernant les annulations, les modifications et l’assistance au cours du voyage.
  • suit et rend compte des dépenses de voyage.
  • crée une politique voyages d’entreprise adaptée.
  • traite les notes de frais des déplacements.
  • négocie les tarifs pour les réservations d’entreprise et de groupe.

Tout comme les entreprises, les agences de voyages d’affaires sont très diversifiées et disposent d’expertises variées. Certaines agences peuvent être de grande taille, avec des bureaux internationaux et un support multilingue, tandis que d’autres agences se concentrent spécifiquement sur une région ou un secteur en particulier. Les coûts typiques d’utilisation d’une agence varient : certaines facturent des frais par transaction, d’autres proposent une redevance mensuelle fixe. 

Comment un agent de voyages peut-il aider une petite entreprise ?

L’utilisation d’une agence de voyage est l’une des options disponibles pour les petites entreprises. Plutôt que d’essayer de tout gérer soi-même sans responsable voyages ni équipe interne, une agence de voyage d’entreprise peut fournir les services nécessaires, laissant les employés se concentrer sur le travail pour lequel ils ont été embauchés. 

Une agence de voyages doit comprendre les besoins de votre entreprise et appliquer une politique de voyage pour respecter les budgets et réduire les coûts.  

Quels sont les avantages de faire appel à une agence de voyages pour une PME ?

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles une petite entreprise peut solliciter l’aide d’une agence de voyages. Voici quelques-uns des principaux avantages :

  • Augmentation de l’efficacité de l’entreprise : les agences peuvent analyser les dépenses par équipe, département ou projet, donnant à une entreprise la possibilité de contrôler ses dépenses et d’optimiser ses budgets.
  • Gain de temps précieux : les entreprises n’ont pas besoin de passer du temps à réserver des trajets, à rassembler des factures ou à interagir avec un support client tiers. 
  • Économies grâce à des tarifs réduits négociés : les agents de voyages d’affaires peuvent négocier pour leurs clients de meilleurs tarifs, qui ne sont parfois pas disponibles au public.
  • Expertise : si votre entreprise a un système de déplacement complexe ou effectue des changements fréquents, les agents ont les connaissances et l’expérience pour vous aider. 
  • Maintien d’une politique de voyage et gestion des notes de frais : une agence rationalisera le programme de voyage d’une entreprise et s’assurera que les réservations s’inscrivent dans une politique de voyage.
  • Assistance voyage : en cas de problème pendant un voyage ou de modification de réservation à la dernière minute, une agence de voyages est généralement disponible 24h/24 et 7j/7 pour aider l’employé.

Quels sont les inconvénients pour les petites entreprises ?

Les petites entreprises disposent d’autres options pour gérer leurs voyages d’affaires, qui peuvent être plus flexibles et plus rentables. Avant de signer avec une agence de voyages d’affaires, il convient d’envisager les inconvénients et les alternatives.

  • Aucune liberté pour le voyageur : de plus en plus de voyageurs d’affaires veulent avoir la possibilité de réserver pour eux-mêmes facilement, tout en restant dans le cadre de la politique de l’entreprise. Cela n’est pas une option en passant par une agence de voyages d’affaires.
  • Manque de contrôle pour la direction et les administrateurs : au lieu d’avoir un accès facile aux rapports, les administrateurs devront contacter l’agence pour demander des informations à l’avance.
  • Technologie moins avancée : les agences de voyages contactent souvent leurs clients par téléphone ou par e-mail. Il n’y a pas une seule plateforme facile à utiliser qui permet d’afficher toutes les informations de voyage.
  • Catalogue limité : bien que les agences de voyages aient des partenariats et des offres, la plupart des agences ne proposent généralement pas d’options low cost, ce qui signifie qu’elles ne peuvent pas réserver l’option la moins chère disponible.
  • Frais élevés : passer par une agence de voyages d’affaires fait augmenter les dépenses globales de voyage pour une entreprise, en raison des frais et majorations de service.

Ce que les petites entreprises devraient rechercher dans une agence de voyages

Si vous possédez une petite entreprise, il est important que l’énergie et les ressources soient concentrées sur ce qui aura le plus d’impact. Voici quelques éléments à considérer lors de la recherche d’une agence qui répond aux besoins de votre entreprise.

  • Coûts transparents. Il est important de savoir comment l’agence facturera ses services. Définissez des accords de paiement et faites attention aux frais et commissions supplémentaires. 
  • Catalogue de voyage de qualité grand public. Plus de choix signifie que vous pouvez réserver l’option la moins chère et ainsi réduire vos dépenses de voyage. Les options disponibles pour les consommateurs non professionnels devraient aussi être disponibles pour les voyageurs d’affaires.
  • Assistance de qualité. Quel type d’accompagnement l’agence propose-t-elle ? Est-ce 24h/24 et 7j/7 ? Le service d’assistance est-il proposé dans votre langue ? C’est un point extrêmement important, et c’est là que l’agence peut offrir une réelle valeur ajoutée. 
  • Rapports de dépenses de voyage. Pour améliorer les budgets, il est essentiel d’avoir un aperçu des dépenses de voyage. Recherchez une agence capable de traiter les notes de frais et de fournir des rapports et des analyses approfondis.
  • Spécialisations et évolutivité. Assurez-vous que l’agence a des partenaires dans les endroits où vous voyagez le plus et qu’elle a la capacité d’évoluer et de se développer à mesure que votre entreprise se développe. 

Existe-t-il une alternative rentable ?

Si vous ne pensez pas qu’une agence de voyages est la meilleure solution pour votre petite entreprise, ou si l’utilisation d’une agence vous pose des problèmes financiers, il existe des alternatives facilement disponibles qui aident les entreprises de la même manière qu’une agence de voyages.

Les outils de gestion des voyages peuvent aider les petites entreprises à réserver, gérer et automatiser leurs voyages d’affaires sans avoir besoin d’embaucher un agent de voyages d’affaires. La plupart des outils permettent au voyageur de prendre ses propres dispositions de voyage, tout en respectant les politiques et les budgets de voyage de l’entreprise. Les équipes de gestion et des finances peuvent accéder facilement aux rapports, avec un aperçu clair des dépenses des employés. 

Il existe un outil qui peut aider votre entreprise à chaque étape du processus de voyage, et il est probable qu’il existe une version gratuite à laquelle vous pouvez accéder ; ce qui en fait une option rentable pour gérer les voyages des petites entreprises. 

Quelle est la meilleure agence de voyages pour les petites entreprises ?

En fait, la meilleure agence de voyages pour une petite entreprise n’est pas une agence en soi, mais un outil de voyage. L’objectif recherché en utilisant une agence de voyages est de gagner du temps et des ressources sur le processus de réservation et de gestion. Les agences de voyages étaient jusque-là la meilleure option disponible dans ce but. Cependant, des outils technologiques avec une assistance 24h/24 et 7j/7 comme TravelPerk offrent l’assistance d’une agence de voyages traditionnelle avec tous les avantages d’une plateforme de réservation en ligne.