Reisemanagement für Kleinunternehmen – der große Guide

7 MIN READ

>
Home>Ressourcen>Guides>Reisemanagement für Kleinunternehmen – der große Guide>Wie erkennt man, ob ein Reisebüro für Kleinunternehmen ideal ist?

Wie erkennt man, ob ein Reisebüro für Kleinunternehmen ideal ist?

Für Kleinunternehmer ist es oft eine Herausforderung, ihre Ressourcen zu verwalten – insbesondere dann, wenn die Mitarbeiter häufig Geschäftsreisen unternehmen. Werden die Buchungen nicht über einen Kanal getätigt und die Richtlinien für Geschäftsreisen nicht eingehalten, kann ein Unternehmen schnell Zeit und Geld verlieren.

Für Kleinunternehmen gibt es zahlreiche praktische Optionen, um ihre Ressourcen bestmöglich zu nutzen und Reiseausgaben zentral zu verwalten. Immer mehre kleine und mittlere Unternehmen wenden sich an Reisebüros, um ihre Geschäftsreisen zu verwalten. Sind Sie sich unsicher, ob Ihr Kleinunternehmen von der Zusammenarbeit mit einem Reisebüro profitieren würde, oder fragen Sie sich, ob es eine bessere Lösung gäbe? In diesem Leitfaden erfahren Sie mehr darüber. 

Was ist ein Reisebüro für Geschäftsreisen?

Wie der Name schon vermuten lässt, sind solche Reisebüros auf Geschäftsreisen spezialisiert. Es hängt von den Bedürfnissen des jeweiligen Unternehmens ab, wofür das Reisebüro genau verantwortlich ist. Normalerweise bietet das Reisebüro folgende Tätigkeiten an:

  • Buchung und Verwaltung aller geschäftlichen Reisen, unter anderem auch für Meetings, Konferenzen und Veranstaltungen.
  • Unterstützung bei Stornierungen, Änderungen sowie Unterstützung während der Reise.
  • Nachverfolgung und Berichterstattung über die Reiseausgaben.
  • Erstellung einer passenden, unternehmensweiten Reiserichtlinie.
  • Abwicklung von Reisekosten.
  • Preisverhandlungen für Unternehmens- und Gruppenbuchungen.

So wie jedes Unternehmen einen unterschiedlichen geschäftlichen Schwerpunkt hat, gibt es auch unterschiedliche Reisebüros für Geschäftsreisen mit verschiedenen Schwerpunktbereichen. Manche Reisebüros sind groß, haben internationale Büros und bieten Unterstützung in mehreren Sprachen, während andere wiederum auf eine Region oder Branche spezialisiert sind. Die typischen Kosten, die bei der Zusammenarbeit mit einem Reisebüro für Geschäftsreisen anfallen, sind unterschiedlich: Bei manchen zahlen Sie pro Transaktion, andere verrechnen eine fixe monatliche Gebühr. 

Wie erkennt man, ob ein Reisebüro für Kleinunternehmen ideal ist?

Ein Reisebüro ist eine Möglichkeit, wie sich Kleinunternehmen mit dem Thema „Geschäftsreisen“ auseinandersetzen. Anstatt zu versuchen, alles ohne Reise-Manager oder internes Team selbst zu koordinieren, bietet ein Reisebüro für Geschäftsreisen alle benötigten Services an, sodass sich Ihre Mitarbeiter auf die Tätigkeiten konzentrieren können, für die sie eingestellt wurden. 

Ein Reisebüro sollte die Anforderungen Ihres Unternehmens verstehen und eine Reiserichtlinie einführen, um Budgets einzuhalten und Kosten zu sparen. 

Welche Vorteile bietet ein Reisebüro für kleine und mittlere Unternehmen?

Es gibt viele Gründe, warum ein Kleinunternehmen die Hilfe eines Reisebüros in Anspruch nimmt. Dies sind die wichtigsten Vorteile:

  • Ein Reisebüro erhöht die Effizienz Ihres Unternehmens – Reisebüros erstellen Ausgabenberichte je nach Team, Abteilung oder Projekt. Das Unternehmen hat dadurch die Möglichkeit, Ausgaben zu kontrollieren und Budgets zu optimieren.
  • Ein Reisebüro spart wertvolle Zeit. – Verschwenden Sie im Unternehmen keine Zeit mehr darauf, Reiseabläufe zu planen, Rechnungen zu suchen oder mit einem externen Kundendienst zu interagieren. 
  • Ein Reisebüro spart Zeit durch ausgehandelte, vergünstigte Preise. – Vertreter von Reisebüros verhandeln bessere Preise für ihre Kunden, die für die Öffentlichkeit meist gar nicht möglich sind.
  • Mitarbeiter in Reisebüros verfügen über Fachwissen. – Auch wenn das Reisesystem Ihres Unternehmens komplex ist und Sie häufig Änderungen vornehme, wissen die Mitarbeiter des Reisebüros, was zu tun ist, und können Ihnen helfen. 
  • Ein Reisebüro beachtet Reiserichtlinien und Reiseausgaben – Das Büro optimiert die Geschäftsreisen eines Unternehmens und stellt sicher, dass Buchungen der festgelegten Reiserichtlinie entsprechen.
  • Ein Reisebüro bietet Unterstützung während der Reise. – Wenn unterwegs etwas schief geht oder eine Reservierung in letzter Minute geändert werden muss, steht das Reisebüro normalerweise rund um die Uhr zur Verfügung, um Ihre reisenden Mitarbeiter zu unterstützen.

Wo liegen die Nachteile für Kleinunternehmen?

Für Kleinunternehmen gibt es flexiblere und kostengünstigere Optionen, um ihre Geschäftsreisen zu verwalten. Bevor Sie einen Vertrag mit einem Reisebüro für Geschäftsreisen unterschreiben, wägen Sie die Nachteile ab und sehen Sie sich die Alternativen an.

  • Ein Reisebüro bietet keine Freiheit für den Reisenden. – Immer mehr Geschäftsreisende möchten ihre Geschäftsreisen einfach und unter Berücksichtigung der unternehmensweiten Reiserichtlinie selbst buchen, was bei der Zusammenarbeit mit einem Reisebüro nicht möglich ist.
  • Ein Reisebüro bietet wenig Kontrolle für Management und Verwaltung. – Administratoren haben nicht einfach Zugriff auf Berichte, sondern müssen sich im Voraus an das Reisebüro wenden, um die Informationen zu erhalten.
  • Die Technologie von Reisebüros ist nicht sonderlich fortschrittlich. – Reisebüros kontaktieren ihre Kunden oft per Telefon oder E-Mail; es gibt keine benutzerfreundliche Plattform, auf der alle Reiseinformationen angezeigt werden.
  • Ein Reisebüro hat eine begrenzte Auswahl. – Reisebüros gehen zwar oft Partnerschaften ein und vereinbaren Angebote, bieten aber oft keine Anbieter im günstigen Segment an. Das bedeutet, dass sie nicht die günstigste verfügbare Option buchen können.
  • Ein Reisebüro verlangt hohe Gebühren. – Reisebüros für Geschäftsreisen erhöhen mit ihren Gebühren und Serviceaufschlägen die insgesamten Reiseausgaben.

Darauf sollten Kleinunternehmen achten, wenn sie nach einem Reisebüro suchen

Wenn Sie ein Kleinunternehmen haben, ist es wichtig, Ihre Energie und Ressourcen auf das zu konzentrieren, das die größte Wirkung hat. Diese Dinge sollten Sie beachten, wenn Sie nach einem Reisebüro suchen, das den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht.

  • Klare Kostenstruktur: Sie sollten genau wissen, wie die Agentur ihre Services berechnet. Legen Sie Zahlungsvereinbarungen fest und achten Sie auf zusätzliche Gebühren und Provisionen. 
  • Reiseauswahl für Verbraucher: Mehr Auswahl bedeutet, dass Sie die günstigste Option buchen und ihre Reisekosten senken können. Optionen, die für normale Reisende zur Verfügung stehen, sollten auch von Geschäftsreisenden gebucht werden können.
  • Guter Support: Welche Art von Unterstützung bietet das Reisebüro? Ist es rund um die Uhr verfügbar? Wird Unterstützung in Ihrer Sprache angeboten? Diese Punkte sind äußerst wichtig und lassen auf einen echten Mehrwert schließen, den das Reisebüro Ihnen bieten kann. 
  • Berichte zu Reiseausgaben: Einblicke in die Reiseausgaben sind unerlässlich, um Budgets zu optimieren. Suchen Sie nach einem Reisebüro, das die Ausgaben bearbeiten und detaillierte Berichte und Analysen erstellt.
  • Spezialisiert und skalierbar: Stellen Sie sicher, dass das Reisebüro Kontakte in jenen Gegenden hat, in die Sie am häufigsten reisen. Vergewissern Sie sich auch, dass das Reisebüro Wachstumskapazitäten hat und mit Ihrem Unternehmen mitwachsen kann. 

Gibt es eine kostengünstige Alternative?

Wenn Sie der Meinung sind, dass ein Reisebüro für Ihr Kleinunternehmen nicht die beste Wahl ist oder wenn Sie finanzielle Bedenken haben, mit einem Reisebüro zusammenzuarbeiten, gibt es einige Alternativen, die Ihr Unternehmen ähnlich wie ein Reisebüro unterstützen.

Reisemanagement-Tools helfen Kleinunternehmen bei der Buchung, Verwaltung und Automatisierung von Geschäftsreisen, ohne dafür die Dienste eines Reisebüros in Anspruch zu nehmen. Die meisten Tools ermöglichen es dem Reisenden, eigene Reisevorbereitungen zu treffen und gleichzeitig die Reiserichtlinien und -budgets des Unternehmens einzuhalten. Das Management und die Finanzabteilung erhalten durch solche Tools einfachen Zugriff auf Berichte und sehen die Ausgaben der einzelnen Mitarbeiter aufgeschlüsselt dargestellt. 

Es gibt ein Tool, das Ihr Unternehmen in jedem Schritt des Reiseprozesses unterstützt – vermutlich gibt es davon sogar eine kostenlose Version. Dadurch haben Sie auf kostengünstige Weise die Möglichkeit, Geschäftsreisen für Ihr Kleinunternehmen zu verwalten. 

Welches Reisebüro ist am besten für Kleinunternehmen geeignet?

Ganz klar: Das beste Reisebüro für Kleinunternehmen ist … kein Reisebüro, sondern ein Reise-Tool. Bei der Zusammenarbeit mit einem Reisebüro geht es darum, Zeit und Ressourcen beim Buchungs- und Verwaltungsprozess zu sparen. Früher waren Reisebüros dafür die beste Option. Dies hat sich durch technische Tools wie TravelPerk, die rund um die Uhr verfügbar sind, jedoch geändert, denn diese Tools bieten dieselbe Unterstützung wie traditionelle Reisebüros, haben aber auch alle Vorteile einer Online-Buchungsplattform in sich vereint.